ELABORAÇÃO DE BALANÇOS E BALANCETES

ELABORAÇÃO DE BALANÇOS E BALANCETES

BALANÇOS PATRIMONIAIS, BALANCETES DE VERIFICAÇÃO E BALANÇOS DE ABERTURA (Revisada em 07-03-2024)

1 - Procedimentos Básicos para Levantamento de Balancetes

Como regra geral, para o perfeito Levantamento de de Balancetes e Balanços inicialmente devem ser conciliadas as contas com saldos, começando-se por aquelas em que esses saldos sejam mais significativos (Saldos com maior Relevância ou Maior Materialidade). Devem ser utilizados os mesmos conceitos de relevância ou materialidade utilizados na Auditoria (Veja a  NBC-TA-320 - Materialidade no Planejamento e na Execução da Auditoria).

Considerando que a maior parte das empresas e das demais instituições (com ou sem fins lucrativos) não tem a grandeza suficiente que obrigue a manutenção de Auditor Interno e Auditor Independente, o responsável pela contabilidade deve tomar todas medidas recomendadas pela Teoria Contábil em escala menor às que seriam tomadas pelos Auditores Internos ou pela Auditoria Independente das grandes entidades juridicamente constituídas. Para isso, é importante que se conheça as regras contidas nos Princípios e Normas de Contabilidade e especialmente as seguintes:

1. NBC-TI-01 - Auditoria Interna
2. NBC-TA - Auditoria Independente

Antes do encerramento do Balancete ou do Balanço, devem ser apropriadas todas as despesas e receitas pelo Regime de Competência, observado também o Princípio da Prudência. Na observação desse princípio de contabilidade é importante levar em consideração as normas que entraram em vigor a partir de 2011 denominadas como NBC-TG - Normas Técnicas - Gerais.

Veja também no Índice das NBC-T-10 - Aspectos Contábeis Específicos de Entidades Diversas quais são as entidades que ainda têm normas antigas vigorando. Ainda sobre o Levantamento de Balanços e Balancetes, veja as observações contidas no roteiro de pesquisa e estudo sobre Análise de Balanços.

Veja ainda:

1. Estrutura Básica do Balancete, do Balanço e da Demonstração do Resultado
2. Princípios, Normas e Critérios de Avaliação Patrimonial

2 - Levantamento do Balanço de Abertura

Em alguns casos de Falência (judicial) e de decretação de Liquidação Extrajudicial (ou de administração temporária) decretada pelo Banco Central, pode acontecer que a Escrituração Contábil da entidade não seja digna de fé pública. Neste caso, o liquidante ou interventor, ou ainda o Síndico da Massa Falida deve fazer a apuração de Ativos e Passivos para levantamento de Balanço de Abertura da Escrituração Contábil (NBC-TG-21 - Demonstração Intermediária) na data da sua efetiva posse como novo responsável pela entidade jurídica, para que a partir dali sejam contabilizados os atos e fatos de sua gestão.

Veja os procedimentos que devem ser adotados pelos referidos gestores em Contabilidade Forense.

Veja também as explicações sobre Escrituração Contábil Completa e Simplificada.

Veja ainda os trâmites que devem ser observados nos casos de decretação da Intervenção ou da liquidação judicial pelo Banco Central no texto sobre a Contabilidade das Entidades em Regime Especial (MNI 1-8 e COSIF 1.29 ), cujas regras devem ser adotadas nos casos de Perícia Judicial ou qualquer outro tipo de Perícia, inclusive nos casos em que policiais e oficiais de justiça executem buscas e apreensões ou penhoras por decisão judicial. Nestes termos, chama-se a especial atenção para a elaboração de Termos de Apuração que devem ter também a assinatura do representante legal da pessoa física ou jurídica que tenha bens e documentos apreendidos.

Para os efeitos tributários a legislação pertinente alerta que as empresas optantes pela tributação com base no Lucro Real devem ter escrituração completa, assim como, também devem ter as instituições imunes e isentas e aquelas que gozem da não incidência de tributação para que possam ter tal benefício fiscal e tributário.

No caso da distribuição de lucros para os sócios das entidades optantes pela tributação com base no Lucro Presumido, é importante a leitura do texto em que se discorre sobre os indiretos Incentivos Fiscais à Contabilização. No referido texto estão as informações sobre o processamentos da distribuição de resultados pelas entidades optantes pelo Lucro Presumido ou Arbitrado e pelo Simples Nacional.

3 - Levantamento do Balancete de Verificação

1. ESTRUTURA BÁSICA DO PLANO DE CONTAS
2. RESULTADOS DE EXERCÍCIOS FUTUROS = RECEITAS DIFERIDAS
3. CONTAS DE COMPENSAÇÃO
4. CONTABILIDADE DE CUSTOS
5. LIVRO DE BALANCETES DIÁRIOS E BALANÇOS

Veja também o texto sobre os Ajustes de Avaliação Patrimonial

3.1. ESTRUTURA BÁSICA DO PLANO DE CONTAS

O PADRON - Plano de Contas Padronizado está atualizado com a Nova Estrutura estabelecida estabelecida pelas NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade. Em razão das NBC convergidas às Normas Internacionais, foi alterada a Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404/1976 - Capítulo XV e seguintes) para que a antiga lei se adaptasse às novas normas baixadas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade.

Anos depois, a Lei 12.973/2014 também reformulou a Legislação do Imposto e Renda para adaptá-las às NBC.

Assim sendo, o Plano de Contas passou a ser dividido e subdividido em Grupos, subgrupos, títulos, subtítulos, contas e subcontas. Exemplo:

1. Divisões do Plano de Contas Padronizado = Ativo Circulante; Ativo Não Circulante; Passivo Circulante; Passivo Não Circulante; Patrimônio Líquido; Custos; Receitas; Despesas; Contas de Compensação
2. Divisão do Ativo = Ativo Circulante; Ativo Não Circulante = Realizável a Longo Prazo e Ativo Permanente; Ativo Compensado
   • Divisão do Ativo Circulante = Disponibilidades; Créditos; Estoques; Despesas Antecipadas: Outros Valores e Bens.
   • Divisão do Realizável a Longo Prazo = (igual ao Ativo Circulante)
   • Divisão do Ativo Permanente = Investimentos; Imobilizado Tangível; Imobilizado Intangível; Imobilizado de Arrendamento
3. Divisão do Passivo = Passivo Circulante; Passivo Não Circulante = Exigível a Longo Prazo e Receitas Diferidas ; Patrimônio Líquido; Passivo Compensado
   • Divisão do Passivo Circulante: Fornecedores; Obrigações Financeiras; Obrigações Tributárias; Obrigações Sociais; Outras Obrigações
   • Divisão do Exigível a Longo Prazo = (igual ao Passivo Circulante)
   • Divisão do Patrimônio Líquido = Capital; Reservas; Ajustes de Avaliação Patrimonial; Lucros ou Prejuízos Acumulados
4. Divisão das Receitas = Receitas Operacionais e Receitas Não Operacionais
   • Divisão das Receitas Operacionais = Receita de Venda de Mercadorias; Receita da Prestação de Serviços; Receita de Exportação; Outras Receitas
5. Divisão dos Custos = Custos Diretos; Custo Indiretos
   • Divisão dos Custos Diretos = Custos de Produção; Custos de Armazenamento; Custos de Distribuição; Outros Custos Diretos
6. Divisão das Despesas = Despesas Operacionais; Despesas Não Operacionais
   • Divisão das Despesas Operacionais = Custo das Mercadorias Vendidas; Salários e Encargos Sociais; Despesas Tributárias; Despesas Administrativas.

3.2. RESULTADOS DE EXERCÍCIOS FUTUROS = RECEITAS DIFERIDAS

Nas atuais NBC e também na Lei 6.404/1976 atualmente não consta o grupamento denominado "Resultados de Exercícios Futuros" que passou a integrar o Passivo Não Circulante como Receitas Diferidas. Porém, alguns planos de contas antigos o possuem, como por exemplo o COSIF expedido pelo Banco Central do Brasil. Assim acontece em razão do disposto no artigo 61 da Lei 11.941/2009 que desobrigou as instituições autorizadas a funcionar por aquela autarquia federal da utilização das NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade.

3.3. CONTAS DE COMPENSAÇÃO

Sobre as Contas de Compensação, veja o disposto na NBC-ITG-2000. Considerando que no SFN - Sistema Financeiro Nacional são bastante utilizadas essas Contas de Compensação, o Banco Central do Brasil estabeleceu regras de escrituração que podem ser seguidas por quaisquer outras entidades que as desejem utilizar. Veja no COSIF 1-18 - Contas de Compensação.

3.4. CONTABILIDADE DE CUSTOS

Veja em Contabilidade de Custos como podem ser subdivididos os Custos, as Receitas e as Despesas de forma que se consiga apurar a lucratividade e a rentabilidade de cada segmento operacional, ou por produto, nas empresas de modo geral, nas prestadores de serviços e principalmente nas indústrias. Esse mesmo método pode ser implantado até em entidades sem fins lucrativos que recebam verbas para aplicação em setores distintos.

Observe no exposto como é importante a organização das contas em grupos de conformidade com a função de cada uma. E essa organização é mais importante ainda na Contabilidade de Custos.

3.5. LIVRO DE BALANCETES DIÁRIOS E BALANÇOS

Então a estrutura desse Balancete de Verificação pode ser semelhante àquela que é utilizada no Livro de Balancetes Diários e Balanços. É importante destacar que tanto as NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade como o Código Civil de 2002, que entrou em vigor em 2003, permitem a substituição do Livro Diário pelo Livro de Balancetes Diários e Balanços quando o Livro Razão contenha todos os lançamentos contábeis com individuação e clareza. Ou seja, o Livro Razão deve conter todas as informações que estariam no Livro Diário. A diferença básica entre os dois é que o Livro Diário teria os lançamentos contábeis em ordem cronológica de dia, mês e ano à medida que os atos e fatos contábeis forem acontecendo, enquanto que o Livro Razão tem esses lançamentos separadamente para cada conta do Plano Contábil Padronizado.

4. Balanço Patrimonial e seus Anexos

Sobre as Demonstrações Contábeis, vejamos inicialmente os conceitos das NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade e da Lei das Sociedades por Ações. Veja também o índice geral sobre as Demonstrações Contábeis que obedecem a seguinte sequência:

1. Balancete de Verificação
2. Ajustes de Avaliação Patrimonial - base legal: Lei das S/A - §3º do artigo 182
3. Balanço Patrimonial - base legal: Lei das Sociedades por Ações
4. Demonstração dos Resultados do Exercício - base legal: Lei das Sociedades por Ações
5. Demonstração do Lucro Real - base legal: Regulamento do Imposto de Renda
   • LALUR - Livro de Apuração do Lucro Real - veja também na mesma página =>  e-Lalur & e-Lacs
6. Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados - base legal: Lei das Sociedades por Ações
7. Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido - base legal: Lei das Sociedades por Ações
8. Demonstração do Fluxo de Caixa - base legal: Lei das Sociedades por Ações
9. Demonstração do Valor Adicionado - base legal: Lei das Sociedades por Ações
10. Informação Por Segmento Operacional - base normativa: NBC-TG-22
11. Relatórios do Conselho de Administração e da Diretoria - base legal: Lei das Sociedades por Ações
    • Governança Corporativa - Veja também A Crise da Governança Corporativa
    • Compliance - Gerenciamento de Controles Internos e de Riscos de Liquidez
    • Parecer dos Auditores Independentes
12. Notas Explicativas do Balanço Patrimonial - base legal: Lei das Sociedades por Ações
    • Textos e Normas sobre as Notas Explicativas

O Balanço Patrimonial nada mais é que o Balancete de Verificação com os Ajustes de Avaliação Patrimonial (que deve coincidir com o LALUR - Livro de Apuração do Lucro Real) efetuados antes do encerramento das contas de receita, custos e despesas, com a apuração do lucro ou prejuízo do período ou exercício social, que, para os efeitos fiscais e tributários, deve coincidir com o ano-calendário (segundo a Lei 4.750/1985 - Veja comentário no artigo 175 da Lei 6.404/1976). A soma algébrica das receitas, custos e despesas, que é chamada de Resultado do Exercício Social (Lucro ou Prejuízo), será contabilizado no Patrimônio Líquido na conta "Lucros ou Prejuízos Acumulados".

Desse resultado obtido surgem dois novos demonstrativos, que são a Demonstração dos Resultados do Exercício e a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados.

Antes mesmo de terminada a Demonstração do Resultado do Exercício é preciso estabelecer o quanto será pago como Imposto de Renda (IRPJ) e como Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Então será necessário apurar o que foi escriturado durante o exercício social no LALUR - Livro de Apuração do Lucro Real (e-LALUR & e-LACS), previsto no RIR - Regulamento do Imposto de Renda e em normas recentes.

Cabe uma pequena observação. Na realidade o que a legislação chama de Lucro Real é o Lucro Tributável, pois o verdadeiro lucro real foi aquele apurado na Demonstração do Resultado antes da Provisão do Imposto de Renda e da CSLL, que se vai apurar.

Para apurar esse Lucro Tributável é tomado o Resultado do Exercício e a ele somadas os custos e despesas não-dedutíveis para efeito do cálculo dos referidos tributos. E podem ser deduzidas as eventuais receitas consideradas pela legislação como não-tributáveis. O resultado algébrico dessa operação será o lucro tributável, que a legislação chama de LUCRO REAL. Desse LUCRO REAL ainda podem ser abatidos e devem ser somados alguns saldos escriturados em exercícios anteriores de conformidade com a legislação vigente, como por exemplo Prejuízos Fiscais Acumulados podem ser abatidos em anos-calendário seguintes. Terminada essa apuração, no LALUR será escriturada a Demonstração do Lucro Real.

Os tributos apurados serão deduzidos da conta Lucros e Prejuízos Acumulados e creditados às Obrigações Tributárias no Passivo Circulante. Em razão desse lançamento, também serão alteradas a Demonstração do Resultado e a Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados.

Essas três peças contábeis (o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado e a Demonstração dos Lucros e Prejuízos Acumulados), mais a Demonstração do Lucro Real, são remetidas à diretoria que determinará o que pode ser feito com o Resultado do Exercício, com os eventuais Lucros Acumulados e com as eventuais Reservas Livres existentes no grupamento do Patrimônio Líquido. Como base nos saldos anteriormente existentes e as movimentações efetuadas será confeccionada a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido.

Veja também Princípios, Normas e Critérios de Avaliação Patrimonial

A Lei 11.638/2007 alterou a Lei das S/A, cujo Capítulo XV é usado como base para apuração do Lucro Tributável pelo Imposto de Renda e pela CSLL. Mas, essa Lei substituiu a antiga Demonstração da Origem e Aplicação dos Recursos pela nova Demonstração do Fluxo de Caixa e pela Demonstração do Valor Adicionado. Segundo o disposto na referida Lei estes novos Demonstrativos devem conter:

I - A Demonstração dos Fluxos de Caixa deve conter as alterações ocorridas, durante o exercício, no saldo de caixa e equivalentes de caixa, segregando-se essas alterações em, no mínimo, 3 (três) fluxos:

a) das operações;

b) dos financiamentos; e

c) dos investimentos;

II - a Demonstração do Valor Adicionado deve conter o valor da riqueza gerada pela companhia, a sua distribuição entre os elementos que contribuíram para a geração dessa riqueza, tais como empregados, financiadores, acionistas, governo e outros, bem como a parcela da riqueza não distribuída.

A CVM - Comissão de Valores Mobiliários com base na Lei 6.385/1976 expediu uma consolidação de seus Pareceres de Orientação. Essa consolidação tem algumas orientações para o levantamento e apresentação das demonstrações contábeis, especificamente para COMPANHIAS ABERTAS ou SOCIEDADES DE CAPITAL ABERTO. Mas, podem ser perfeitamente utilizadas por todas as demais entidades com ou sem fins lucrativos que desejem fazer um bom trabalho na apresentação de suas Demonstrações Contábeis:

1. Balanço Patrimonial
2. Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido
3. Demonstração do Fluxo de Caixa e Demonstração do Valor Adicionado
4. Notas Explicativas
5. Relatório da Administração
6. Parecer dos Auditores Independentes
7. Demonstrações Consolidadas
8. Demonstrações de Exercícios Anteriores
9. Atualização Monetária da Demonstrações Financeiras
10. Correção Monetária Integral
11. Avanços na Qualidade da Informação e Divulgação das Demonstrações Contábeis

Por outro lado, O Banco Central do Brasil com base na Lei 4.595/1964 também expediu diversas normas sobre as Demonstrações Contábeis, que chama de Demonstrações Financeiras. Vejamos:

1. COSIF 1-2 - Incorporação, Fusão e Cisão - Ajustes de Avaliação Patrimonial e Balanço Intermediário
2. COSIF 1-20 - Levantamento de Balancetes e de Balanços, Apuração e Distribuição de Resultados
3. COSIF 1-21 - Consolidação Operacional das Demonstrações Financeiras
4. COSIF 1.22 - Elaboração e Publicação de Demonstrações Financeiras
5. COSIF 1-23 - Documentação
6. COSIF 1-32 - Demonstrações Contábeis Consolidadas - Conglomerado Prudencial

Veja também os textos de autoria de Américo Parada - Coordenador do site do COSIFE:

1. A DIFÍCIL CONTABILIDADE NO BRASIL
2. A DISPENSA DE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
3. OBRIGATORIEDADE DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
4. O QUE OS EMPRESÁRIOS PRECISAM E DEVEM SABER
5. INCENTIVOS FISCAIS À CONTABILIZAÇÃO (Microempresas e Empresas de Pequeno e Médio Porte)
6. HISTÓRICO DA LEGISLAÇÃO SOBRE CONTABILIDADE NO BRASIL

Outras Normas Gerais e Específicas sobre o Levantamento de Balancetes e Balanços

1. Segundo a Lei das S/A - Sociedades por Ações e Grandes Empresas (Lei 11.638/2007)
2. Segundo o RIR/99 - contribuintes de impostos federais
3. Segundo a SUSEP - Superintendência de Seguros Privados
4. Segundo o PADRON - Plano de contas Padronizado