DESPESAS ANTECIPADAS

PADRON - PLANO DE CONTAS PADRONIZADO

FUNÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS CONTAS

1.000. ATIVO CIRCULANTE

1.190. DESPESAS ANTECIPADAS (Revisado em 21/02/2024)

• 1.191. Estoques de Materiais de Escritório
• 1.192. Seguros a Apropriar
• 1.193. Juros Pagos Antecipadamente
• 1.194. Adiantamentos para Despesas
• 1.195. Antecipação do 13º Salário
• 1.196. Estoques de Sucata
• 1.197. Estoque de Produtos de Limpeza e Conversação
• 1.198. Estoque de Peças de Reposição do Imobilizado
• 1.199. Outras Despesas Antecipadas

ÍNDICE DESTA PÁGINA:

1. CONCEITUAÇÃO
2. CONSIDERAÇÕES TEÓRICAS
3. SPED - SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL
4. APROPRIAÇÃO DE RECEITAS E DESPESAS PELO REGIME DE COMPETÊNCIA
5. CONCILIAÇÃO DE CONTAS
6. INVENTÁRIO DE ESTOQUES E VALORES
7. AVALIAÇÃO DE ATIVOS E PASSIVOS
8. LEGISLAÇÃO E NORMAS REGULAMENTARES

Por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador do COSIFE

1. CONCEITUAÇÃO

Despesas Antecipadas são as aplicações em gastos que tenham realização no curso do período subsequente à data do balanço patrimonial.

As Despesas Diferidas de Curto Prazo (Despesas Pagas Antecipadamente ou Despesas Antecipadas) devem ser rateadas mensalmente com base no Princípio de Contabilidade da Competência, principalmente quando o rateio deve acontecer em mais de um Exercício Fiscal

Devem ser contabilizados nesta conta os valores pagos antecipadamente, tais como os prêmios de seguro, os juros de desconto de notas promissórias, entre outros valores correlatos sempre que forem pagos antecipadamente ou na forma de deságio (Despesas a Apropriar).

Esse valor pago antecipadamente também pode ser chamado de DESÁGIO, no caso da obtenção de um empréstimo bancário em os juros são cobrados antecipadamente (Despesas a Apropriar).

ATIVO INTANGÍVEL - DESPESAS DIFERIDAS DE LONGO PRAZO

As Despesas Diferidas de Longo Prazo, quando tiverem as características de Ativo Permanente, devem ser lançadas no Ativo Intangível. Veja também as explicações em Ativo Diferido (denominação anteriormente utilizada).

RECEITAS DIFERIDAS OU RENDAS A APROPRIAR

Também existe o deságio recebido (obtido) nos investimentos em Letras de Câmbio e em outros tipos de Aplicações de Renda Fixa. Neste casso trata-se de uma receita obtida, que será contabilizada em Rendas a Apropriar. Trata-se do inverso ao explicado no parágrafo imediatamente acima.

2. CONSIDERAÇÕES TEÓRICAS

Embora as Normas de Contabilidade e a Legislação pertinente tenham adotado a antiga classificação das DESPESAS ANTECIPADAS (Despesas Pagas Antecipadamente) na qualidade de Ativos (Valores a Receber), seria mais precisa a classificação da mencionada conta no grupamento de Ajustes de Avaliação Patrimonial. Por quê?

Porque naquele grupamento situado no Patrimônio Líquido estão todas as Receitas e Despesas (Provisões e Contingências Ativas e Passivas) que serão apropriadas pelo Regime de Competência em Exercícios Fiscais seguintes.

O mesmo procedimento deveria ser adotados com os Resultados Exercícios Futuros em que estão as Receitas Diferidas e os Correspondentes Custos e Despesas.

3. SPED - SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

Veja a NBC-CTG-2001 - Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Digital para Fins de Atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)

Segundo o Plano de Contas Referencial da Receita Federal (SPED), o grupamento relativo aos CRÉDITOS deve ter obrigatoriamente as seguintes contas básicas:

1. Despesas do Exercício Seguinte
2. Outras Contas

4. APROPRIAÇÃO DE RECEITAS E DESPESAS PELO REGIME DE COMPETÊNCIA

Por ocasião do levantamento de balancete e dos balanços patrimoniais ou em período menores devem ser efetuados os lançamentos de apropriação das despesas relativas ao mês findo, que serão registradas proporcionalmente ao prazo total dos contratos firmados.

Seguros - Normalmente a apropriação se faz na forma linear, mas esta apropriação deve ser efetuada no mesmo método de apropriação utilizado pela seguradora.

Juros - No caso das despesas financeiras relativas a empréstimos ou financiamentos bancários a apropriação geralmente é na forma exponencial. A apropriação deve ser efetuada na mesma forma utilizada pela instituição que concedeu o empréstimo ou financiamento. Existem caso em que a apropriação é linear.

Materiais em Estoque - Os custos com os materiais de escritório devem ser apropriados por ocasião da utilização dos mesmos ou mensalmente, por ocasião do levantamento de balancetes e balanços patrimoniais, depois de efetuado o inventário das quantidades existentes.

Despesas de Pequena Monta (Bens de Pequeno Valor ou com Vida Útil inferior a Um Ano) - Veja as explicações no grupamento do Imobilizado. (artigo 301 do RIR/2018)

5. CONCILIAÇÃO DE CONTAS

O saldo das contas deve conciliado mensalmente por ocasião do levantamento dos balancetes e balanços ou em períodos menores. Os papéis relativos às conciliações devem ser guardados para posterior conferência juntamente com os documentos contábeis ou em arquivo especialmente destinado a essa finalidade.

Eventuais diferenças apuradas devem ser regularizadas mediante o lançamento de acerto dos saldos.

6. INVENTÁRIO DE ESTOQUES E VALORES

Mensalmente, por ocasião do levantamento dos balancetes e dos balanços patrimoniais, devem ser efetuados os inventário dos materiais em estoque, tais como os materiais de escritório e dos estoques de sucata.

Para tal deve ser lavrado termo de apuração, devidamente firmado por seus responsáveis.

Os valores constantes do Termo de Apuração devem ser comparados com a escrituração contábil.

Caso sejam apuradas diferenças entre os valores inventariados e os contabilizados, devem ser apuradas as razões dessas diferenças, atribuídas as responsabilidades e contabilizados os acertos.

7. AVALIAÇÃO DE ATIVOS E PASSIVOS

A avaliação de Estoques de Mercadorias ou Produtos pode ser feita pelo sistema PEPS (primeiro a entrar é o primeiro a sair) ou pelo custo médio. A avaliação também poderá levar em conta o preço de reposição (preço atual).

Como os estoques de materiais de consumo são de uso exclusivo da entidade, geralmente não têm valor comercial e, assim, poderá ser constituída provisão para trazê-los ao preço de venda como sucata.

A contabilização da provisão para desvalorização para trazer os saldo ao valor de mercado deve ser efetuada mensalmente. Esta última, não será dedutível para efeito do imposto de renda, de conformidade com a legislação em vigor. Por esse motivo será contabilizada tendo como contrapartida a conta Ajustes de Avaliação Patrimonial

Também deve ser providenciada a apuração dos créditos de liquidação duvidosa em Entidades em Regime Especial (liquidação extrajudicial, intervenção, recuperação judicial e falência) para efeito de constituição da provisão, conforme prevê a legislação societária, ou do lançamento em despesas, conforme prevê a legislação do imposto de renda.

Veja outras explicações na Conta Ajustes de Avaliação Patrimonial e na legislação e normas indicadas a seguir.

8. LEGISLAÇÃO E NORMAS REGULAMENTARES

1. Provisões e Contingências - texto
2. NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade
   • NBC-TG-25 - Provisões e Contingências Ativas e Passivas
3. RIR/2018 - Regulamento do Imposto de Renda
   • Provisões
   • Créditos de Liquidação Duvidosa = Perdas no Recebimento de Créditos = PDD -Provisão para Devedores Duvidosos = Inadimplemtes
4. Lei 6.404/76 - Lei das Sociedades por Ações (art.183) - Critérios de Avaliação de Ativos
5. Ajustes de Avaliação Patrimonial
6. Textos Elucidativos - Critérios de Apropriação de Receitas e Despesas