CONTABILIDADE DA ADMINISTRADORA DE BENS E CONDOMÍNIOS

Administração de Condomínios RESIDENCIAIS e NÃO RESIDENCIAIS

CONTABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS (Revisado em 21-02-2024)

1. INTRODUÇÃO

Dificilmente encontraremos um condomínio residencial ou comercial que faça a sua própria contabilidade. Por esse motivo, este módulo dedica-se especialmente às empresas administradoras de condomínios.

O ideal seria que a terceirização da administração do condomínio seja entregue a uma empresa especializada. Assim seno, para que possa dar melhores explicações aos Síndicos, essas administradoras de condomínios devem ter a estrutura organizacional dos escritórios de contabilidade.

Os escritórios de contabilidade têm a obrigação de apresentar mensalmente aos seus clientes um balancete acompanhado de  relatório explicativo com as verbas recebidas dos condôminos, com a aplicação dessas verbas em despesas necessárias à manutenção do condomínio, observada a ordenação de suas respectivas materialidades monetárias, todas devidamente comprovadas mediante a utilização de documentos hábeis que, em suma, são idênticos aos utilizados em quaisquer tipos de empresas e demais entidades com ou sem fins lucrativos.

Veja o texto sobre A Escrituração Contábil e seus Documentos Hábeis.

2. ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS - CONTABILIZAÇÃO INDIVIDUALIZADA

A contabilização dos atos e fatos administrativos, econômicos, tributários, financeiros, gerenciais, trabalhistas e previdenciários das empresas administradoras de bens é idêntica a qualquer outra entidade prestadora de serviços.

Entretanto, cada um dos condomínios administrados são entidades independentemente constituídas. Portanto, cada um dos condomínios deve ter a sua própria contabilidade, isto é, deve ter o seu Livro Diário e Razão próprios (individuais), conforme será demonstrado a seguir.

3. ASPECTOS ESPECÍFICOS À CONTABILIDADE DOS CONDOMÍNIOS

1. Princípios e Normas Contábeis
2. Previsão Orçamentária do Condomínio
3. A Terceirização do Serviços Essenciais

Veja também:

1. A Terceirização dos Serviços e o Aumento da Criminalidade

3.1. Princípios e Normas Contábeis

Tomando-se por base o Princípio de Contabilidade da Entidade cada um dos condomínios administrados deve ter a sua contabilidade em separado da escrituração contábil da administradora de bens imóveis. Mas, os registros contábeis dos condomínios administrados podem ser efetuados nos mesmos livros contábeis da administradora, no grupamento de contas de compensação.

Considerando-se que a empresa administradora de condomínios  não tem um contrato de prestação de serviço vitalício com cada um dos condomínios administrados, é importante que tenha um Livro Diário Auxiliar para cada um desses condomínios, acompanhado de um Livro Razão Auxiliar também para cada um desses condomínios administrados.

O Livro Diário e o Livro Razão, de cada um dos condomínios quando emitidos por processamento de dados, podem ser encadernados em um único livro, dividido em duas partes: Parte A - Livro Diário e Parte B - Livro Razão.

Também podem ser observados os requisitos mínimos estabelecidos pela Contabilidade Digital estabelecida pelo SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, embora os Condomínios não estejam sujeitos à entrega da DIPJ - Declaração de Informações da Pessoa Jurídica. Mas, estão obrigados a apresentar a DIRF - Declaração do IR-Fonte e as informações trabalhistas e previdenciárias.

Se o Livro Razão for escriturado com a individuação e clareza estabelecida pelo Decreto-Lei 486/1969 , a escrituração do Livro Diário pode ser substituída pelo Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Veja como são contabilizados os seguintes tipos de associações, pelo seus respectivos administradores:

1. Sociedades em Conta de Participação
2. Fundo de Aval das Cooperativas de Crédito
3. Patrimônio de Afetação
4. Fundos e Clubes de Investimentos
5. Grupos de Consorciados para Compra de Bens Móveis e Imóveis

A contabilização dos atos e fatos ocorridos nos condomínios fechados, sejam eles de apartamentos ou casas, será feita pela administradora de bens utilizando os mesmos critérios usados para os tipos de patrimônios colocados como acima exemplos.

3.2. Previsão Orçamentária do Condomínio

A administração contábil de um condomínio deve começar pela Previsão Orçamentária, que deve ser aprovada pela Assembleia Geral principalmente quando existirem obras a serem realizadas.

Por intermédio da Previsão Orçamentária serão estimados todos os gastos mensais do condomínio, naturalmente partindo-se de dados passados. Quando não existirem esses dados, por ser um condomínio novo, recém inaugurado, as previsões podem ser baseadas em outros condomínios semelhantes.

Essa previsão orçamentária é necessária para se estabelecer a cota que deverá ser paga mensalmente pelos condôminos. Assim, deverão ser previstos diversos tipos de gastos, como:

1. Salários dos Empregados adicionados dos respectivos encargos sociais como: INSS, FGTS
2. Provisões para Férias e Décimo Terceiro Salário proporcionais
3. Contribuição ao PIS e ao COFINS
4. Percentual da Folha de Pagamentos destinado para suprir eventual aviso prévio por dispensa de empregado (Este percentual irá para um Fundo de Reserva específico e servirá para outros tipos de indenizações trabalhistas).
5. Despesas com Seguros
6. Despesas de Manutenção dos Elevadores (contratos firmados com empresas especializadas)
7. Despesas de Limpeza e Conservação das áreas comuns do condomínio
8. Despesas de Conservação e Manutenção de Equipamentos
9. Despesas com Água (o ideal é que exista um hidrômetro para cada residência)
10. Despesas com Luz, Telefone, Antena Coletiva de TV
11. Despesa com a Administração do Condomínio
12. Percentual do valor total da cota de condomínio para compor um Fundo de Reserva para Contingências

Periodicamente a previsão orçamentária deve ser revista para correção de discrepâncias entre o orçado e a realidade acontecida. A correção das cotas condominiais também devem ser revistas quando houver a entrada de novos moradores ou a saída de moradores.

Um dos gastos mais significativos nos condomínios geralmente é com o consumo de água, principalmente quando não há hidrômetro em cada uma das residências. Portanto, para evitar o desperdício é importante que condomínio tenha um serviço de manutenção não pago diretamente pelos moradores para conserto de torneiras e válvulas de descarga dos vasos sanitários. Quando o morador fica responsável que manutenção individual, pode deixar de consertar eventuais vazamentos porque o gasto extra será rateado com os demais condôminos.

As aplicações em bens patrimoniais também devem ser orçadas e os orçamentos aprovados em Assembleia Geral, que aprovará o rateio entre os moradores ou o aproveitamento de Fundo de Reserva que seja considerado em montante superior ao efetivamente necessário.

As eventuais despesas com reformas nas partes de alvenaria, de hidráulica de água potável, prevenção de incêndio e esgoto, de eletricidade e de gás encanado devem ser efetuadas mediante orçamento prévio com aprovação da Assembleia Geral, exceto nos casos de emergência. Nestes casos a Assembleia Geral poderia aprovar a contratação dos serviços de empresa especializada nesses serviços de  manutenção.

3.3. A Terceirização do Serviços Essenciais

Ao contrário do que dizem, a terceirização dos serviços essenciais das entidades de modo geral não diminui os custos e também não melhora a qualidade dos serviços obtidos.

A terceirização dos serviços só se justifica quando há a necessidade da contratação de profissionais especializados em serviços que necessitem de alta capacitação técnica ou científica, porque a contratação desse tipo de funcionário efetivo seria de elevado custo e porque seus serviços só seriam necessários esporadicamente.

Em primeiro lugar é preciso considerar que nos custos dos serviços terceirizados, além dos salários dos empregados e dos encargos sociais trabalhistas e previdenciários, o condomínio pagará à empresa terceirizada a sua margem de lucro que será distribuída como rendimento de seus cotistas ou acionistas. O condomínio também pagará todos os custos administrativos, financeiros, operacionais e gerenciais da empresa terceirizada. Ou seja, para que o condomínio tenha funcionários terceirizados ganhando os mesmos salários que poderia pagar para funcionários próprios, terá que pagar ainda pelo menos três vezes mais à empresa terceirizada do que normalmente gastaria.

Se a empresa terceirizada oferecer seus serviços por preços baixos, fatalmente estará reduzindo os salários dos empregados, o que obviamente reduzirá a qualidade desses serviços prestados e aumentará a possibilidade de contratação de pessoas que não inspirem confiança. Esta é a principal razão do aumento da criminalidade em condomínios.

Os funcionários mal remunerados e constantemente substituídos pela empresa terceirizada possibilita a infiltração de bandidos que passarão a seus cúmplices os detalhes de como invadir o condomínio e até facilitarão essa invasão, além de conhecerem os eventuais sinais exteriores de riqueza dos moradores. Por isso, é importante ter funcionários próprios e de preferência com pouca rotatividade. O mesmo critério vale para cada um dos condôminos relativamente aos seus próprios serviçais.

Por exemplo, não adianta contratar um empresa para manutenção da piscina, porque ela mandará um empregado apenas uma vez por semana ou quinzenalmente. Para que a piscina esteja apta para uso precisa ser cuidada todos os dias. Portanto, a finalidade da empresa terceirizada seria a de somente inspecionar a manutenção semanalmente, efetuando as medições de qualidade necessárias, para evitar problemas de saúde pública, as eventuais multas e a interdição pelos órgãos públicos fiscalizadores.