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São Paulo, dd/mm/aaaa (Revisado em 01/02/2024)

REFERÊNCIA

SUMÁRIO

Por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador deste COSIFE

NOTA

CONTABILIDADE DE CONDOMÍNIOS HABITACIONAIS

OBRIGAÇÕES CONTÁBEIS E FISCAIS DOS SÍNDICOS E ADMINISTRADORES

São Paulo, 24/03/2009 (Revisada em 01/02/2024)

Referências: Contabilidade de Condomínios Residenciais, Recibo de Pagamento à Autônomo, Retenção da Contribuição do Empregado ao INSS e a Contribuição do Empregador, Retenção de ISS - Imposto sobre Serviços, Retenção da Contribuição Sindical e do Imposto de Renda na Fonte. Desfalque - Crime de Apropriação Indébita - Falsificação Material e Ideológica da Escrituração Contábil e de seus Comprovantes, Terceirização da Administração, Responsabilidades do Síndico e da Empresa Administradora.

1. A QUESTÃO - FALTA DE DOCUMENTOS HÁBEIS

Em 13/03/2009 usuário do Cosife escreveu:

Como cidadão cumpridor dos seus deveres e obrigações, inclusive como contribuinte de impostos, fico indignado com as tentativas de sonegação do IR - Imposto de Renda por profissionais autônomos que prestam serviços em condomínios, fornecendo recibos simples, com nomes incompletos e sem CPF.

Qual o endereço do setor da SRF - Secretaria da Receita Federal do Brasil onde o contribuinte possa enviar cópias desses recibos, que supostamente são documentos fraudulentos, visando inibir tais práticas por intermédio de uma possível ação fiscalizadora da SRF?

RESPOSTA DO COSIFE

Na página de abertura do site da Receita Federal, clicando na lacuna, que fica no alto da página à esquerda, em que está escrito “ONDE ENCONTRO” procure por “Denúncia” ou vá diretamente ao seguinte endereço:

RECEITA FEDERAL DO BRASIL - MPF - Mandado de Procedimento Fiscal - Orientações ao Contribuinte.

Depois de remetida essa resposta por mensagem eletrônica, em 23/03/2009 o mesmo usuário escreveu:

Tenho apenas interesse pessoal, como condômino. Gostaria de saber se o pró-labore do sindico é tributável, valor de R$ 2.000,00 por mês, inclusive sobre valor do 13º salário sacado sem respaldo na convenção?

2. OS DOCUMENTOS DEVEM SER HÁBEIS E OS PROFISSIONAIS TAMBÉM

Toda entidade formalmente constituída, seja ela com ou sem fins lucrativos, deve ter uma contabilidade bem organizada. Até as entidades informais como a dos mafiosos e dos narcotraficantes também têm contabilidade, por esse motivo ninguém duvida quando os meios de comunicação, vulgarmente chamados de Mídia, apontam as organizações criminosas (Lei 9.034/1995) como bem organizadas.

Assim, torna-se inadmissível que os condomínios residenciais não tenham a sua contabilidade bem organizada e profissional com competência técnica e legal para promover essa necessária organização.

O artigo 1.182 do Código Civil Brasileiro menciona que a contabilidade deve estar sob a responsabilidade de profissional habilitado, ou seja, com competência técnica e legal para o exercício da profissão.

O grande problema a ser enfrentado pelos condôminos e muitas vezes pelo próprio síndico é que grande parte das empresas administradoras de condomínios não são dirigidas por contabilistas.

Sendo um leigo o responsável pela administração do condomínio, inclusive o síndico, ele nem procura saber que requisitos mínimos devem ser observados para confecção de bem embasada prestação de contas tanto da administradora como do síndico de modo que não seja contestada por algum condômino possuidor de melhores conhecimentos sobre esse tema.

Portanto, o gerente ou o administrador, neste caso o síndico ou a empresa administradora, deve dispensar toda sua atenção aos requisitos legais que devem ser adotados em sociedades ou associações civis, especialmente àqueles requisitos necessários à sua prestação de contas a quem de direito.

Isto é, o administrador ao não primar pelo bom serviço está pressupondo que todo condômino é ignorante, no sentido de não ter conhecimento técnico sobre o tema em questão. E o falso administrador, assim procedendo, na verdade é um charlatão, um impostor, e talvez esteja mal intencionado. A falta desse conhecimento por parte dos condôminos possibilita a realização de falcatruas. Isto acontece também nas empresas.

A contabilização de documentação inábil pode ser considerada como falsificação material e ideológica da escrituração de seus comprovantes. Esse enquadramento criminal está disposto no artigo 256 do RIR/2018 - Regulamento do Imposto de Renda que se baseia no parágrafo 1º do artigo 7º do Decreto-Lei 1.598 de 1977. Como tal procedimento é considerado crime, a falsificação ou utilização de documentos inidôneos pode ensejar processo criminal contra o praticante, pois o citado decreto-lei menciona a possibilidade de ser proposta ação penal além de multa fiscal.

3. LEGISLAÇÃO SOBRE A CONSTITUIÇÃO DE CONDOMÍNIO

Desde 1964 os condomínios são regidos pela Lei 4.591/1964. A partir de 11/01/2003 o Código Civil Brasileiro também passou a reger a matéria em seus artigos 1331 a 1358.

Vejamos, então, qual é a incumbência do Síndico, segundo a Lei 4.591/1964:

Na forma prevista pela Convenção aprovada pela Assembléia Geral de condôminos, o síndico será eleito com mandato que não poderá exceder de 2 anos, permitida a reeleição.

Compete ao síndico:

1. representar ativa e passivamente, o condomínio, em juízo ou fora dele, e praticar os atos de defesa dos interesses comuns, nos limites das atribuições conferidas por esta Lei ou pela Convenção;
2. exercer a administração interna da edificação ou do conjunto de edificações, no que respeita à sua vigência, moralidade e segurança, bem como aos serviços que interessam a todos os moradores;
3. praticar os atos que lhe atribuírem as leis, a Convenção e o Regimento Interno;
4. impor as multas estabelecidas na Lei, na Convenção ou no Regimento Interno;
5. cumprir e fazer cumprir a Convenção e o Regimento Interno, bem como executar e fazer executar as deliberações da assembléia;
6. prestar contas à assembléia dos condôminos.
7. manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidade de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio. (obrigação estabelecida pelo artigo 1º da Lei 6.434/1977)

Ainda segundo a Lei 4.591/1964, as funções administrativas no Condomínio podem ser delegadas a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade, mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos.

A Convenção poderá estipular que dos atos do síndico caiba recurso para a assembleia, convocada pelo interessado.

Ao síndico, que poderá ser condômino ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio, será fixada a remuneração pela mesma assembleia que o eleger, salvo se a Convenção dispuser diferentemente.

O síndico poderá ser destituído, pela forma e sob as condições previstas na Convenção, ou, no silêncio desta pelo voto de dois terços dos condôminos, presentes, em assembleia geral especialmente convocada.

A Convenção poderá prever a eleição de subsíndicos, definindo-lhes atribuições e fixando-lhes o mandato, que não poderá exceder de 2 anos, permitida a reeleição.

Será eleito, na forma prevista na Convenção, um Conselho Consultivo, constituído de três condôminos, com mandatos que não poderão exceder de 2 anos, permitida a reeleição. Funcionará o Conselho como órgão consultivo do síndico, para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a Convenção definir suas atribuições específicas.

Haverá, anualmente, uma assembleia geral ordinária dos condôminos, convocada pelo síndico na forma prevista na Convenção, à qual compete, além das demais matérias inscritas na ordem do dia, aprovar, por maioria dos presentes, as verbas para as despesas de condomínio, compreendendo as de conservação da edificação ou conjunto de edificações, manutenção de seus serviços e correlatas.

Segundo a Lei 9.267/1996, nas decisões da Assembleia que não envolvam despesas extraordinárias do condomínio, o locatário poderá votar, caso o condômino locador a ela não compareça.

É importante destacar que, embora o Código Civil esteja hierarquicamente acima das Leis mencionadas, não é necessário discorrer sobre o mesmo porque em nada alterou a legislação anteriormente vigente. Apenas a ratificou.

4. O CONDOMÍNIO COMO EMPREENDIMENTO - SOCIEDADE CIVIL

Se o condomínio como entidade formalmente constituída fosse uma empresa sujeita ao pagamento do IRPJ - Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e da CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido teria que zelar pela qualidade dos recibos como documentos hábeis para comprovar despesas. Sem a perfeita comprovação das despesas mediante documentos hábeis, o montante do imposto a pagar seria bem maior.

Mas, como os condomínios não estão sujeitos à tributação, por serem sociedade ou associações sem fins lucrativos, então, seus administradores e também os condôminos não dão a devida importância à documentação a ser apresentada nas prestações de contas.

5. O CONDOMÍNIO COMO AGENTE ARRECADADOR DE TRIBUTOS

Não somente para os condôminos como também para o síndico, essa forma de agir sem a obtenção da documentação hábil para comprovação de despesas pode trazer prejuízos.

Por quê?

Porque é obrigatória a retenção de impostos e contribuições por ocasião dos pagamentos efetuados a funcionários, dirigentes, profissionais autônomos ou quaisquer outras pessoas seja qual for a razão do pagamento efetuado. Essa retenção de impostos também é obrigatória quando efetuado o pagamento à empresas prestadoras de serviços.

Em suma, ninguém é isento de tributação, exceto naqueles casos especiais expressamente estabelecidos pela legislação em vigor. Isto é, todas as entidades registradas no CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, com ou sem fins lucrativos, são agentes arrecadadores do Estado e não podem se desobrigar dessa determinação legal de serem mandatários para cobrança de tributos.

A não retenção dos tributos pela fonte pagadora não a desobriga do recolhimento aos cofres públicos. Ou seja, mesmo que não os tenha retido, os tributos devem ser recolhidos aos cofres públicos. O não recolhimento do que foi arrecadado (mesmo que não tenha sido descontado no momento do pagamento dos ganhos ou rendimentos de terceiros) constitui-se em crime de apropriação indébita.

Por essa razão faz-se necessário repetir:

A contabilização de documentação inábil (impróprias como comprovação de despesas) pode ser considerada como falsificação material e ideológica da escrituração contábil e de seus comprovantes com o intuito de postergação do pagamento de tributos ou com o intuito de sonegação fiscal, principalmente se forem efetuadas operações simuladas ou dissimuladas com esse intuito de sonegação fiscal, que alguns chamam de Planejamento Tributário (Elisão Fiscal).

Veja o texto sobre A Escrituração Contábil e seus Documentos Hábeis. Mas, em tese, todas as despesas e receitas devem ser contabilizadas, mesmo que não estejam respaldadas por documentos hábeis. Nestes casos, as despesas não são dedutíveis para efeito do cálculo do imposto de Renda, razão pela qual muitas empresas preferem optar pela tributação com base no LUCRO PRESUMIDO.

Entretanto, serão tributadas todas as RECEITAS, inclusive aquelas SEM documentação hábil. O pagamento do tributo sobre as receitas de origem criminosa, não impede que a pessoa seja condenada pelos eventuais crimes cometidos. Apenas deixa de ser condenada pelo crime de sonegação fiscal.

Essa determinação legal (sobre a falsificação da escrituração) está no RIR/2018 - Regulamento do Imposto de Renda que se baseia no parágrafo 1º do artigo 7º do Decreto-Lei 1.59/1977. E essa citada forma de falsificação pode ensejar processo criminal contra o praticante ou contra o responsável legal pela prática, neste caso o síndico, pois o citado decreto-lei menciona a possibilidade de ser proposta ação penal, que pode ser impetrada não só pelos condôminos com também pelo Ministério Público, se o crime for cometido contra o Estado ou a ordem pública, econômica ou tributária.

Com base na contabilização e nos seus respectivos comprovantes hábeis, os agentes de fiscalização fazendária verificam se aquela determinada entidade está agindo de conformidade com o determinado pelas leis, inclusive no que se refere à arrecadação dos tributos que é incumbida de fazer.

Por isso a contabilidade não pode ser desprezada, mesmo que o condomínio seja uma entidade sem fins lucrativos.

6. VALORES DESCONTADOS DO PAGAMENTO A AUTÔNOMOS

Quanto efetuado o pagamento de honorários a profissionais autônomos deve ser retida a contribuição para o INSS, que será adicionada daquela devida obrigatoriamente pelo empregador (tomador do serviço).

Em complementação deve ser retido o ISS - Imposto sobre Serviços se assim estabelecer a legislação municipal.

Se o trabalhador autônomo, depois de encerrado o primeiro trimestre de cada ano, não apresentar o recibo de pagamento da contribuição sindical, a fonte pagadora do honorário deve descontar o estabelecido como contribuição sindical para recolhimento ao pertinente sindicato de trabalhadores.

E por último será descontado o eventual imposto de renda devido de acordo com a tabela em vigor.

7. RETENÇÃO NO PAGAMENTO A EMPRESAS TERCEIRIZADAS

De conformidade com a legislação do Imposto de Renda na Fonte, as empresas prestadoras de serviços também estão sujeitas à retenção do imposto a pagar como antecipação do devido na declaração de ajuste anual.

A legislação municipal também pode determinar a retenção do ISS - Imposto Sobre Serviços, principalmente quando a empresa prestadora do serviço está sediada em município diverso daquele em que está a contratante do serviço.

8. FALTA DO DESCONTO DO IR-FONTE

Se o imposto de renda não foi retido pela fonte pagadora, o condomínio, ele automaticamente passa a ser o devedor responsável pelo seu pagamento. Neste caso deve ser aplicada uma regra de três em que o total pago à empresa ou ao autônomo é valor líquido depois de deduzido o imposto e as demais obrigações acessórias.

O RIR/2018 discorrem sobre a retenção e o recolhimento de tributos. Veja especialmente a Responsabilidade da Fonte Pagadora no caso de não retenção do imposto, a qual assume automaticamente a responsabilidade e o ônus do seu recolhimentos aos cofres públicos.

O mesmo raciocínio vale para os demais impostos e contribuições.

9. DIRF - DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

Todo pagamento efetuado por qualquer tipo de entidade com ou sem fins lucrativos está sujeito a tributação na fonte. Por essa razão, com base nos valores pagos e no imposto retido, tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas, no início de cada ano o condomínio, e também as demais entidades, deve remeter à Receita Federal a DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.

A falta de remessa da DIRF sujeita o agente arrecadador (o condomínio) ao pagamento de multa mínima de R$ 500 e máxima de 20% do IR-Fonte não informado.

Muitos esquecem ou mesmo não sabem que o condomínio, assim como qualquer outra pessoa jurídica, está obrigado a ter um número de registro no CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas porque elas são automaticamente nomeadas como agentes arrecadadoras de tributos e também da contribuição para a previdência social.

Ou seja, o condomínio é um mandatário para cobrança de impostos e contribuições e por isso, de conformidade com o disposto no Código Civil (artigos 667 e 668), deve informar aos órgãos públicos o que fez no desempenho desse mandato, além de ser obrigado a transferir para os cofres públicos o dinheiro arrecadado dentro dos prazos estabelecidos.

O não recolhimento aos cofres públicos desses valores arrecadados no prazo máximo de 90 dias é considerado como crime de apropriação indébita (artigos 168 a 170 do Código Penal).

10. OS DESFALQUES E A FALTA DE DOCUMENTOS HÁBEIS

De outro lado, a falta de documentos hábeis pode significar desfalque, tendo em vista que o responsável pelo condomínio, mediante a utilização de documentos falsos ou inábeis para justificar despesas, pode estar desviando os recursos financeiros do condomínio para outras finalidades que pode não ser uma daquelas a que se destina a associação de moradores.

Assim, além da cabível ação penal pela falsificação de documentos e da escrituração contábil, o responsável pelo condomínio também pode ser processado por apropriação indébita (artigos 168 a 170 do Código Penal).

11. EMPRESAS FORNECEDORAS DE MÃO DE OBRA - CONTRIBUIÇÕES SOCIAIS

Segundo o artigo 3º da Instrução Normativa RFB 971/2009, com as alterações sofridas até 25/01/2019, empresa é o empresário ou a sociedade que assume o risco de atividade econômica urbana ou rural, com fins lucrativos ou não, bem como os órgãos e entidades da Administração Pública Direta ou Indireta.

Assim sendo, as sociedades civis, como são as associações de moradores e os condomínios residenciais ou comerciais, equiparam-se a empresa individual (empresário) ou a sociedade empresária, aquela com dois ou mais sócios para o que dispõe a IN RFB 971/2009, que se baseia na legislação vigente.

Segundo o inciso VI do artigo 78 da IN RFB 971/2009, a empresa é responsável é responsável pela retenção de 11% (onze por cento) sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, inclusive em regime de trabalho temporário, e pelo recolhimento do valor retido em nome da empresa contratada, conforme disposto nos seus artigos 112 a 150.

No artigo 79 da IN RFB 971/2009 lê-se:

O desconto da contribuição social previdenciária e a retenção prevista nos arts. 112 e 145, por parte do responsável pelo recolhimento, sempre se presumirão feitos, oportuna e regularmente, não lhe sendo lícito alegar qualquer omissão para se eximir da obrigação, permanecendo responsável pelo recolhimento das importâncias que deixar de descontar ou de reter. Aplica-se o disposto no caput às contribuições destinadas às outras entidades ou fundos, quando o tomador de serviços for o responsável pela retenção e o recolhimento daquelas contribuições.

No artigo 112 da IN RFB 971/2009 lê-se:

A empresa contratante de serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, inclusive em regime de trabalho temporário, a partir da competência fevereiro de 1999, deverá reter 11% (onze por cento) do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços e recolher à Previdência Social a importância retida, em documento de arrecadação identificado com a denominação social e o CNPJ da empresa contratada, observado o disposto no art. 79 e no art. 145.

§ 1º. Para fins do disposto no caput, a empresa contratada deverá emitir nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços específica para os serviços prestados em condições especiais pelos segurados ou discriminar o valor desses na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços.

§ 2º. Aplica-se o disposto neste artigo ao serviço ou obra de construção civil executado por empresas em consórcio constituído na forma dos arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 1976, observados os seguintes procedimentos: (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.080, de 3 de novembro de 2010)

Os incisos de I a III foram revogados. Nos seguintes, lê-se:

IV - o contratante do serviço ou da obra deve fazer a retenção e recolher o respectivo valor em nome e no CNPJ do emitente da nota fiscal, fatura ou recibo, ressalvado o disposto nos incisos V e VI; (Redação dada pela Instrução Normativa RFB 1.080/2010)

V - se a nota fiscal, fatura ou recibo for emitida pelo consórcio, poderá este informar a participação individualizada de cada consorciada que atuou na obra ou serviço e o valor da respectiva retenção, proporcionalmente à sua participação; (Redação dada pela Instrução Normativa RFB 1.080/2010)

VI - na hipótese do inciso V, o contratante poderá recolher os valores retidos no CNPJ de cada consorciada, de acordo com as informações prestadas pelo consórcio; (Redação dada pela Instrução Normativa RFB 1.080/2010)

No artigo 145 da IN RFB 971/2009 lê-se:

Quando a atividade dos segurados na empresa contratante for exercida em condições especiais que prejudiquem a saúde ou a integridade física destes, de forma a possibilitar a concessão de aposentadoria especial após 15 (quinze), 20 (vinte) ou 25 (vinte e cinco) anos de trabalho, o percentual da retenção aplicado sobre o valor dos serviços prestados por estes segurados, a partir de 1º de abril de 2003, deve ser acrescido de 4% (quatro por cento), 3% (três por cento) ou 2% (dois por cento), respectivamente, perfazendo o total de 15% (quinze por cento), 14% (quatorze por cento) ou 13% (treze por cento).

Parágrafo único. Para fins do disposto no caput, a empresa contratada deverá emitir nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços específica para os serviços prestados em condições especiais pelos segurados ou discriminar o valor desses na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços.

No artigo 146 da IN RFB 971/2009 lê-se:

Caso haja previsão contratual de utilização de trabalhadores na execução de atividades na forma do art. 145, e a nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços não tenha sido emitida na forma prevista no parágrafo único do art. 145, a base de cálculo para incidência do acréscimo de retenção será proporcional ao número de trabalhadores envolvidos nas atividades exercidas em condições especiais, se houver a possibilidade de identificação dos trabalhadores envolvidos e dos não envolvidos nessas atividades.

§ 1º Na hipótese do caput, não havendo possibilidade de identificação do número de trabalhadores envolvidos e não envolvidos com as atividades exercidas em condições especiais, o acréscimo da retenção incidirá sobre o valor total dos serviços contido na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, no percentual correspondente à atividade especial.

§ 2º Quando a empresa contratante desenvolver atividades em condições especiais e não houver previsão contratual da utilização ou não dos trabalhadores contratados nessas atividades, incidirá, sobre o valor total dos serviços contido na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços, o percentual adicional de retenção correspondente às atividades em condições especiais desenvolvidas pela empresa ou, não sendo possível identificar as atividades, o percentual mínimo de 2% (dois por cento).

Informações complementares devem ser obtidas na referida Instrução Normativa RFB 971/2009.

12. DIREITOS TRABALHISTAS DE TRABALHADORES AUTÔNOMOS

Há outro detalhe importante a ser observado na contratação de serviços de profissional autônomo. Se ele estiver prestando serviço durante três ou mais dias por semana (24 horas semanais), pode ser considerado como empregado. O mesmo acontece com os empregados domésticos, os diaristas.

Nessas condições, o diarista terá todos os direitos trabalhistas igualmente aos demais empregados registrados e poderá solicitar esses direitos através da justiça do trabalho com acompanhamento direto pelo sindicato de sua categoria profissional que geralmente têm advogados especializados nesse tipo de processo.

É importante salientar também que os documentos contábeis devem ser guardados no mínimo por 5 (cinco) anos, mas os documentos trabalhistas devem ser guardados até que os funcionários ativos e os inativos (já demitidos) tenham conseguido a sua aposentadoria.

13. CONCLUSÃO

A má administração documental por parte do síndico ou da empresa administradora de bens pode significar sérios prejuízos aos condôminos, que arcarão com custos necessários para solução de problemas, incluindo multas, indenizações por danos causados, juros, despesas processuais e os eventuais honorários advocatícios. Mas, os condôminos terão o direito de processar o síndico para que arque com os prejuízos causados à coletividade ali associada.

Nesse momento torna-se importante lembrar aos condôminos que, na qualidade de advertência ao síndico e de elucidação aos condôminos, este texto no seu todo ou em parte pode e deve ser lido durante a realização da Assembléia Geral de Condôminos.

Veja também o texto intitulado Os Condomínios e os Serviços Terceirizados - Retenção do Imposto de Renda nos pagamentos efetuados a pessoas físicas e jurídicas.