INVENTÁRIO E BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS NO SETOR PÚBLICO

CONTABILIDADE PÚBLICA OU GOVERNAMENTAL

São Paulo, 04/03/2011 (Revisado em 16-03-2024)

Referências: Decreto 99.658/1990, reaproveitamento, movimentação, alienação e outras formas de desfazimento de material (BAIXA). Controle Patrimonial, Patrimônio Público, Federal, Estadual, Municipal, Distrito Federal e Territórios, Ativo Fixo, Bens do Imobilizado de Uso, do Intangível e Investimentos Permanentes, Inventário Periódico. Avaliação ou Mensuração dos Bens ao Valor Justo, Manual de Procedimentos Contábeis Patrimoniais, Princípios e Normas de Contabilidade Aplicáveis ao Setor Público. Lei 4.320/1964, Lei Complementar 101/2000 - Responsabilidade Fiscal. Situação Líquida Patrimonial da Entidade.

1. A QUESTÃO: BAIXA DE BENS MÓVEIS E IMÓVEIS

Em 08/02/2011, usuária do COSIFe, que é chefe do Setor de Patrimônio de Prefeitura de um dos municípios do Estado de Rondônia, escreveu:

Gostaria de saber quais os procedimentos legais para efetuar baixa dos bens móveis e imóveis do patrimônio público de uma prefeitura.

Preciso saber se há a necessidade de Projeto de Lei sancionada pelo poder legislativo municipal autorizando a feitura do inventário ou se o prefeito tem autonomia para nomear comissão para o levantamento dos bens patrimoniais.

Se nomeada a comissão, poderia efetuar esse procedimento (inventário e baixa dos bens)? Após concluir o relatório da real situação dos bens localizados, poderia efetuar a baixa dos que sejam considerados inservíveis?

No caso de imóveis e móveis (veículos), a alienação por Leilão Público precisa aprovação pela câmara?

Preciso que me dê alguma informação pois será de grande valia para efetuarmos nossos trabalhos. Estamos pensando na possibilidade de nomeação de uma comissão para essa finalidade.

Gostaria que mencionasse alguma Legislação como a Lei 4.320/1964 e a Lei Complementar 101/2000 ou outras que discorram sobre bens públicos e baixas dos mesmos.

Também preciso saber se determinados bens podem ser incinerados após autorização do poder executivo. Entre esses bens estão carteiras escolares e outros bens considerados obsoletos ou sem utilidade, assim como outros que não possam ser reformados ou que não tenham partes aproveitáveis.

Em 26/09/2015, um servidor do Monistérioda Saúde escreveu:

O Decreto 99.658, 30.10.1990 fala sobre desfazimento. Quando o bem (veículo) é irrecuperável, valor passa dos 50%. Dessa forma, esse percentual, ele é somatório no ano,  ou é válido somente pra cada orçamento realizado?

RESPOSTA DO COSIFe

2. PRINCÍPIO DE CONTABILIDADE DA ENTIDADE

No que se refere às NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade e aos PC - Princípios de Contabilidade, não há restrições para que sejam efetuadas as baixas de bens obsoletos ou faltantes. Pelo contrário, as Demonstrações Contábeis devem apresentar a real situação líquida patrimonial das entidades jurídicas (Princípio de Contabilidade da Entidade, entre outros).

Veja as normas de contabilidade editadas especialmente para o setor publico.

A não observação das NBC e dos PC pelo contabilista implica em abertura de processo administrativo com base na NBC-PG-01 (Código de Ética Profissional do Contador) pelo não cumprimento das normas expedidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade. Dependendo da gravidade das irregularidades profissionais apuradas, o contabilista pode ser até impedido de exercer a profissão.

Veja as explicações sobre os Princípios de Contabilidade aplicáveis ao Setor Público no Manual de Procedimentos Contábeis Patrimoniais expedido pela STN - Secretaria do Tesouro Nacional, que é o órgão oficial para estabelecer os procedimentos a serem adotados na Contabilidade Governamental (nas esferas federal, estadual e municipal), incluindo-se as empresas públicas, autarquias e fundações subordinadas ao poder público.

Portanto, o exercício da contabilidade independe de lei estadual ou municipal. A legislação que regulamenta a contabilidade é exclusivamente da alçada federal (Decreto-lei 9.295/1946 com alterações).

Veja a Lei 4.320/1964, a Lei Complementar 101/2000, o Código Civil Brasileiro em Direito da Empresa - Escrituração e o Decreto-Lei 486/1969. No RIR/1999 - Regulamento do Imposto de Renda veja em Escrituração do Contribuinte. A partir de 2011, sobre contabilidade, o que vale no Setor Privado, vale também no Setor Público.

3. DECRETO 99.658/1990 REGILAMENTA A BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS

No que concerne especificamente à legislação e regulamentação sobre os Bens Baixados, veja o Decreto 99.658/1990, acima citado, que regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material.

Portanto, como o mencionado Decreto abrange apenas a Administração Pública Federal, semelhantes Decretos devem ser redigidos no âmbito do Distrito Federal e dos Estados e Municípios. Mas, torna-se importante destacar que existe a Supremacia dos Princípios e das Normas de Contabilidade sobre quaisquer outras, conforme está demonstrado a seguir.

Segundo a Lei 6.404/1976 (em Critérios de Avaliação de Ativo - artigo 183), que foi adaptada aos Princípios e às Normas de Contabilidade, assim como, a legislação tributaria também foi adaptada pela Lei 12.973/2014 (Medida Provisória 627/2013), todos os bens patrimoniais devem ser avaliados por ocasião do levantamento de balancetes mensais e principalmente quando houver o levantamento de Balanços Patrimoniais.

Dúvidas existem sobre a utilização da palavra DESFAZIMENTO utilizada no Decreto 99.658/1990. Tal palavra geralmente não é utilizada por contabilistas. É mais usada na área do direito.

Embora ninguém possa alegar o desconhecimento da Lei, os legisladores fazem questão de redigi-la de modo que o cidadão comum não a possa entender. Então, vamos às explicações feitas por um Contador.

O dicionário Aulete online explica: DESFAZIMENTO

1. Ação ou resultado de desfazer(-se)

2. Alteração ou transformação de alguma coisa, material ou não (desfazimento do acordo, desfazimento do muro); DESMANCHO; DESMONTE [ Antônimo: construção, estruturação.]

3. Eliminação de ordem anterior; ANULAÇÃO; INVALIDAÇÃO; REVOGAÇÃO [ Antônimo: homologação, revalidação. ]

Assim sendo, considerando-se que desfazimento é o ato de desfazer-se de algo, significa a baixa por obsolescência ou por ociosidade de bem tecnicamente considerado irrecuperável para uso normal.

Porém, a dúvida apontada pelo usuário do COSIFE está na alínea "b" do parágrafo único do artigo 3º do Decreto 99.658/1990, em que se lê:

Parágrafo único. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como:

a) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

b) recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinqüenta por cento de seu valor de mercado;

Portanto, a avaliação individual de cada bem deve ser efetuada sempre que aconteça os referidos eventos. No caso de danos causados por acidentes, avaliação deve ser feita levando em conta o acontecido naquele evento.

Mas, independentemente do contido na legislação, mesmo que o bem patrimonial possa consertado mediante o pagamento de no máximo 50% do seu valor de mercado, seria necessário um laudo técnico, concedido pela empresa realizadora do serviço, garantindo que depois da reforma o seu funcionamento seria satisfatório. Considerando-se que geralmente a empresa não assumirá essa responsabilidade, obviamente o bem vai ser considerado irrecuperável. Para isto, também seria necessário um Laudo Técnico Especializado.

4. ALTERAÇÕES NA CONTABILIDADE PÚBLICA

Nos textos do COSIFe sobre Contabilidade Pública ou Governamental (roteiro de pesquisa e estudo como autodidata) estão as regras expedidas pela STN – Secretaria do Tesouro Nacional a serem implantadas a partir de 2011 na esfera federal, a partir de 2012 na esfera estadual e a partir de 2013 na esfera municipal. Isto significa que a partir de agora as entidades públicas também devem observar as NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade expedidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade.

As Normas Brasileiras de Contabilidade para o Setor Público (NBCSP) estão catalogadas na NBC-TSP - Normas Técnicas. Na referida página (resumo das normas existentes) também está o endereçamento para a interpretação dos Princípios de Contabilidade Aplicáveis ao Setor Público.

As páginas neste COSIFE podem ser facilmente encontradas. Porém, no site do Tesouro Nacional, os endereçamentos foram modificados, o que tem provocado muitos contratempos para os internautas. Na medida do possível, será concertado o que foi estragado pelos responsáveis por aqueles site.

5. CONTROLE PATRIMONIAL (ATIVO FIXO)

Todos os bens patrimoniais do município devem estar respaldados por Documentos Hábeis.

Existem restrições legais sobre a origem desses documentos hábeis que estão num texto específico intitulado Baixa de Bens do Ativo Permanente. Veja também os textos sob a denominação (TAG) de Documentos Hábeis. Veja ainda em Contabilidade de Custos as informações sobre a subdivisão das entidades públicas e privadas em departamentos, divisões, secretarias, etc...

6. ASPECTOS LEGAIS NA ESFERA MUNICIPAL

Quanto aos procedimentos legais a serem observados pelo Prefeito ou pela Câmara Municipal, seria necessário consultar a legislação já existente no município e procurar saber quais os seriam os textos faltantes.

A base legal sobre o poder de legislar dos representantes da municipalidade está na Constituição Federal de 1988 em seus artigos 29 a 31 - dos Municípios.

Portanto, esse trabalho legislativo pode e deve ser feito com maior precisão pela assessoria jurídica do Prefeito ou da Câmara Municipal.

Caso a prefeitura não tenha esse tipo de assessoria direta, poderia recorrer à assessoria indireta da ABM.

7. ABM - ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE MUNICÍPIOS

Segundo explicações obtidas no site da Associação Brasileira de Municípios ela é uma sociedade civil de utilidade pública federal, sem fins lucrativos, e com representação junto ao Comitê de Assuntos Federativos da Presidência da República e em Conselhos e Fóruns Nacionais. Os membros e associados são os municípios, as Associações Estaduais e Microrregionais, bem como, gestores, técnicos e servidores de comprovada atuação no movimento municipalista, congregando inclusive os ex-administradores municipais.

Para elevar os níveis de eficiência, eficácia e gestão de resultados no setor público, representantes da municipalidade podem participar do Programa de Qualificação da Gestão Pública para fortalecer as condições de governabilidade com responsabilidade fiscal, bem como estimular o desenvolvimento de habilidades e de competências nos governos locais, objetivando o desenvolvimento econômico sustentável, socialmente justo e ambientalmente equilibrado.

8. BENS OBSOLETOS E BENS FALTANTES POR DESVIOS, FURTOS E ROUBOS

Como está descrito no texto sobre a Baixa de Bens do Ativo Permanente, a obsolescência dos bens pode ser atestada por seus respectivos fabricantes e especialmente por oficinas de assistência técnica especializada, com a anuência dos respectivos servidores (usuários) ou cuja ineficiência ou obsolescência seja facilmente observada e atestada pela população usuária dos serviços públicos.

No caso de o bem ser considerado com defeito, obsoleto ou impróprio para uso, a pessoa responsável pelo mesmo deveria imediatamente informar por escrito ao controlador do patrimônio municipal. Esse procedimento também deve ser observado nas empresas. Não se trata de norma legal, mas de regra básica da boa administração, executada com profissionalismo e mediante dever cívico pelos servidores públicos. O Município deve ter lei estabelecendo as regras punitivas para os servidores que não cumprirem o seu dever cívico e profissional.

O maior problema a ser enfrentado talvez seja a possibilidade da existência de desvios (fraudes, furtos, roubos) que devem estar documentados por boletins de ocorrência lavrados pela autoridade policial, para que sejam tomadas as medidas administrativas e penais cabíveis, conforme o caso.

Veja em Contabilidade Forense como agem os auditores ou os peritos contadores. Veja também os textos sobre  Auditoria, Perícia e Fiscalização.

9. INVENTÁRIO PERIÓDICO

Considerando-se que os servidores da Prefeitura em questão não tinham o hábito da realização de inventários periódicos, o setor de controle do patrimônio inicialmente deve proceder um inventário extraordinário para que sejam identificados todos os bens catalogados (contabilizados) como patrimônio municipal.

Depois de identificados os bens existentes (obsoletos ou não), restarão as medidas a serem adotadas para baixa dos não localizados (faltantes) e dos obsoletos.

Relativamente aos bens não localizados (faltantes), seria necessário obter uma justificativa das pessoas que os tinham sob sua responsabilidade, guarda ou utilização.

Quando inexiste contabilização ou controle em data anterior é preciso que seja feito um Balanço de Abertura da Escrituração Contábil, tal como aquele que deve ser feito nas entidades privadas que não tenham contabilidade digna de fé pública. Essa seria uma das razões que deram origem às modificações introduzidas na Contabilidade Pública.

Como os sistema de contabilização introduzido pela Lei 4.320/1964 não foi feito por contabilistas, obviamente o contido nas peças de registro orçamentário, financeiro e patrimonial não atendiam às necessidades básica exigidas pela Teoria Contábil.

Sobre o Controle de Estoque que deve existir em todos os tipos de entidades públicas e privadas com ou sem fins lucrativos, veja a página de COSIFE em que se discorre sobre a contabilização dos ESTOQUES.

10. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Se o pedido verbal feito ao servidor usuário do bem pelo controlador do patrimônio municipal não surtir efeito, deve ser instaurado o competente processo administrativo para averiguação e aferição da responsabilidade do servidor que deixou de cuidar do patrimônio público.

Depois de instaurado o competente processo administrativo, os bens inexistentes podem ser baixados se, no prazo estabelecido, as pessoas responsáveis pelos mesmos não informarem o seu paradeiro.

Os servidores que não apresentarem justificativas plausíveis estariam sujeitas às penalidades previstas na legislação vigente (descaso com o Patrimônio Público).

Como exemplo, veja o disposto na Lei 8.112/1990, especialmente nos seus artigos 121 a 126 sobre as responsabilidades dos servidores públicos federais que são idênticas as dos demais (estaduais e municipais). As penalidades aplicáveis estão descritas a partir do artigo 127.

Deve existir legislação municipal compatível com a mencionada lei federal, com essa mesma função regulatória.

11. CONCLUSÃO

O trabalho a ser realizado é árduo. Por isso, os controladores públicos federais, estaduais e municipais desde já devem começar a estudar as normas a serem obrigatoriamente implantadas, todas mencionadas nesta página.

Obviamente que as citadas regras básicas de avaliação, mensuração e controle podem ser imediatamente procedidas, independentemente da forma como vinham sendo contabilizados os bens da entidade ou órgão do setor público.

Na falta de peça contábil que possa servir de base para implantação de um sistema contábil eficiente, resta a técnica conhecida como Balanço de Abertura da Escrituração Contábil.

Veja também o roteiro de pesquisa e estudo sobre Contabilidade Forense, que deve ser utilizado nos casos de DESCAMINHO.