CONTABILIDADE GERENCIAL - PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

CONTABILIDADE GERENCIAL - PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

CONTABILIDADE ORÇAMENTÁRIA - ORÇAMENTO PÚBLICO E PRIVADO (Revisado em 19-10-2024)

1. ORÇAMENTO PRÉ-OPERACIONAL

Orçamento Pré-Operacional é aquele efetuado antes da constituição e implantação de um empreendimento empresarial ou não, para que se possa estimar o seu porte, os investimentos necessários, os gastos anteriores à sua entrada em vigor, os custos e despesas necessárias à atividade operacional e as receitas mínimas necessárias à manutenção do empreendimento.

Na maioria dos casos, antes de estimar as receitas é preciso a realização de estudo ou pesquisa mercadológica para se saber as potencialidades do mercado. Ou seja, verificar quais são as possibilidades de se conquistar os fregueses ou clientes para os produtos ou serviços que se quer produzir e comercializar ou prestar.

Como exemplo, veja questões colocadas usuários do COSIFE em Mensagens Recebidas.

Sobre a constituição da empresa veja Contabilidade Societária e o texto sobre Firma Individual

2. ORÇAMENTO DE GESTÃO

Vejamos a seguir como pode ser feito o Orçamento de Gestão anual, mensal, trimestral, semestral ou quinquenal.

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Quando se fala em Previsão Orçamentária, esta geralmente está ligada ao Orçamento Nacional e dos Estados e Municípios, que também pode ser chamada de Contabilidade Orçamentária, que é completada pela Contabilidade Financeira e pela Contabilidade Patrimonial.

Veja a legislação e demais aspectos da Previsão Orçamentária na área governamental.

O FIM DO ORÇAMENTO

Na esfera empresarial a previsão orçamentária também é realizada por muitas empresas, embora existam os contras, mencionados a seguir.

Nas empresas, assim como nas entidades sem fins lucrativos, a previsão orçamentária também pode ser contabilizada, conforme foi demonstrado em Contabilidade Orçamentária.

3. ELABORANDO O ORÇAMENTO DE GESTÃO ANUAL

3.1. CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES

Para confecção do Orçamento de Gestão, tomando-se como base a constituição do escritório de contabilidade acima descrito, deve-se começar pelo salário líquido que o contabilistas pretende ter por mês. Para se estabelecer qual seria o salário bruto deve ser acrescentado o que seria descontado. Entre esses descontos estão o Imposto de Renda Retido na Fonte, o encargo para o INSS e outros mais como, por exemplo, um investimento em previdência privada.

Depois de obtido o salário bruto, pode-se multiplicá-lo por 3 ou 4 para que se tenha uma ideia da Receita Bruta mensal necessária. Sobre essa Receita Bruta serão inicialmente calculados os tributos incidentes (ISS, PIS, COFINS). Sobre a Receita Líquida (Lucro Tributável) são calculado o IRPJ - Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e a CSLL - contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

Veja outras informações sobre tributos em Contabilidade Fiscal e Tributária.

3.2. CUSTOS FIXOS = IMOBILIZADO DE USO

Depois serão fixados os valores como a depreciação ou o arrendamento mercantil dos equipamentos necessários, constantes do Orçamento Pré-Operacional.

Em seguida coloca-se os demais custos fixos como aluguel, luz, água, IPTU, telefone e outras despesas constantes, regularmente pagas (mensalmente).

3.3. CUSTOS DA MÃO DE OBRA

Então, coloca-se o salário do contabilista e o de seus funcionários como office-boy, auxiliar de escritório, faxineira, etc... e seus respectivos encargos sociais, que geralmente dobram o montante dos salários pagos.

Entre esses encargos estão, INSS, FGTS (também pode ser recolhido FGTS do empresário como um fundo de previdência), 13º salário, aviso prévio, férias, Vale transporte e alimentação, cesta básica, auxílio saúde.

Informações complementares sobre os Encargos Sociais, veja em Contabilidade Social.

Deduzindo-se os custos e as despesas das receitas, chega-se ao Lucro ou Prejuízo.

Veja também em Mensagens Recebidas as explicações sobre o Custo com Empregados e demais Custos Operacionais

3.4. QUANTO DEVE SER COBRADO DOS CLIENTES

Se houver prejuízo depois de elaborado o Orçamento de Gestão, é preciso aumentar o valor da Receita Bruta mensal, que foi inicialmente estimada em 3 vezes o salário bruto do contabilista, aumentando-a para 4 vezes.

Se em média for cobrado meio salário-mínimo de cada microempresário, com base na Receita Bruta é possível saber quantos clientes o escritório precisa ter.

Então é importante verificar (pesquisar) a quantidade de clientes em potencial que existam nas redondeza do escritório, contando-se com a possibilidade de arrematar inicialmente 20% deles. Também é preciso saber se há escritório concorrente por perto. Se houver, a chance de obtenção de clientes é menor.

3.5. RATEIO DOS CUSTOS DO ESCRITÓRIO

Nem todos os clientes apresentam as mesmas dificuldades para que sejam plenamente atendidos. Assim sendo, o custo total do escritório deve ser rateado entre os clientes na proporção do trabalho que o escritório tenha com cada um deles.

Relembrando ou repassando o que tinha sido escrito nesta página em 2007:

3.6. SALÁRIOS E ENCARGOS PATRONAIS

Para que seja feito o Orçamento de Gestão, é preciso saber inicialmente quanto o proprietário do escritório de contabilidade pretende ganhar mensalmente para sua sobrevivência e quais os custos complementares, tais como os encargos sociais e profissionais pessoais e do escritório, entre eles os valores das anuidades a serem pagas ao CRC e CRA, alvará de localização, a contribuição ao INSS e a eventual contribuição a fundo de previdência privada e a plano de saúde.

Em seguida é preciso saber quantos empregados serão necessários para auxiliá-lo e quais são os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários, como as contribuições ao INSS e ao FGTS e o aprovisionamento de despesas com férias, 13º salário e aviso prévio. Além destas, ainda se faz necessário projetar as eventuais despesas com plano de saúde dos empregados, vale-transporte, vale alimentação, cesta básica, etc...

Também devem ser previstos os gastos com aluguel, condomínio, água, luz, telefone, material de escritório, limpeza e conservação do escritório e manutenção dos equipamentos necessários ao exercício profissional.

Dos equipamentos a serem a adquiridos para utilização no escritório é preciso calcular a depreciação mensal, de preferência pelo método da "soma dos dígitos" que é o mais utilizado para efeito de cálculo dos custos fixos (contabilidade de custos), embora esse método não seja permitido pela legislação tributária brasileira.

Por esse motivo existe o LALUR - Livro de Apuração do Lucro Real, para que sejam efetuados os ajustes necessários.

Neste caso de equipamentos do Ativo Permanente, também deve ser efetuado um orçamento com o preço de compra ou arrendamento mercantil dos mesmos. No caso de compra, os bens serão depreciados de acordo com o tempo de vida útil prevista. No caso de arrendamento mercantil (leasing) as contraprestações serão adicionadas mensalmente ao custo operacional.

3.7. PRINCÍPIO DE CONTABILIDADE DA PRUDÊNCIA

Tendo-se como base o Princípio de Contabilidade da Prudência é importante que se leve em consideração no orçamento os custos mais elevados. Diante do explicado no parágrafo anterior, pode ser utilizado o custo do arrendamento que geralmente tem prazo menor que o de vida útil do bem.

3.8. EDUCAÇÃO CONTINUADA

É importante salientar que todo contabilista, assim como nas demais profissões regulamentas, necessitam disponibilizar recursos à educação continuada. Ou seja, precisam reservar recursos para participação em cursos, seminários e palestras relativos à sua profissão, assim como para obtenção de livros e resenhas contábeis e legais atinentes à profissão.

3.9. CUSTO TOTAL DE MANUTENÇÃO DO ESCRITÓRIO

Obtido o custo de manutenção mensal do escritório, já é possível saber qual será o faturamento mínimo necessário para manutenção desse custo de gestão apurado. É importante saber que sobre esse faturamento vão incidir alguns impostos e contribuições como o imposto de renda, a contribuição social sobre o lucro líquido, o COFINS e o PIS. Sobre o depósito do faturamento em instituição financeira vai incidir despesas bancárias e também a CPMF (quando ainda existia e se voltar a existir; a lei não foi revogada, apenas deixou de vigorar porque expirou o prazo que foi determinado).

3.10. ASPECTOS TRIBUTÁRIOS

De modo geral, os empresários que explorem profissões regulamentadas, não podem optar tributação pelo sistema de tributação denominado "SIMPLES" (Lei 9.317/1996 em vigor até 30/06/2007).

A nova Lei Complementar 123/2006, que entrou em vigor em 01/07/2007 abriu algumas exceções, integrando os contabilistas, por exemplo, na classe de empresários que podem optar pelo agora chamado de SIMPLES NACIONAL. Contudo, aqueles empresários prestadores de serviços, que estiverem impedidos de optar pelo SIMPLES NACIONAL, poderão optar pelo sistema de tributação denominado Lucro Presumido, cujo valor tributável será correspondente a 32% da Receita Bruta.

3.11. QUANTOS CLIENTES SERÃO NECESSÁRIOS

Para se saber quantos clientes serão suficientes para obtenção da receita bruta necessária é preciso saber no Sindicato dos Contabilista do Estado, cidade ou região, qual é a Tabela de Honorários Profissionais mínimos em vigor. É sempre importante manter um número de clientes 10 ou 20% maior que o necessário.

3.12. CUIDANDO DOS PRIMEIROS CLIENTES

Para obtenção dos primeiros clientes muitas vezes é preciso começar em casa e por indicação de terceiros, sem arcar com os citados gastos como o do aluguel do escritório e suas despesas acessórias. Por isso muitos profissionais têm uma placa na fachada da casa em que residem.

A segunda providência seria a de visitar empresas nas redondezas e convencê-las de que, tendo um contabilista por perto, terá uma assessoria melhor, oferecendo serviços que os outros escritórios teriam dificuldade técnica e operacional de oferecer.

Os primeiros e os demais clientes bem servidos sempre serão referência para os demais.

3.1.3 QUANTIDADE E QUALIDADE DOS CLIENTES

Considerando o que foi explicado sobre o BSC e o Custo ABC é preciso prestar a devida atenção quanto a quantidade e a qualidade dos clientes.

Seria algo parecido ao investimento em títulos e valores mobiliários. Os profissionais do mercado de capitais geralmente recomendam a diversificação dos investimentos. Ser houve a concentração do investimento em um só título e este desvalorizar, a perda pode ser irreparável. Na diversificação o prejuízo com determinado título pode ser absorvido por lucro em outros.

Assim sendo, não é satisfatório para o escritório dedicar-se a um único cliente de elevado potencial. Pois, se tal cliente for perdido, o escritório fica sem a receita necessária a sua sobrevivência. Por isso é interessante ter muitos clientes. Se algum for perdido, não fará falta.

4. CONSIDERAÇÕES SOBRE NOVOS MÉTODOS

4.1. BSC - BALANCED SCORECARD E CUSTEIO ABC

No que se refere aos empreendimentos empresarias, principalmente de grande porte, existe um pronunciamento decididamente contra a perda de tempo com a confecção e controle do Orçamento de Gestão Mensal, Anual ou Plurianual nas empresas e nas demais entidades com ou sem fins lucrativos.

O referido intitula-se O Fim do Orçamento e seu defensor diz ser mais importante o BSC - Balanced Scorecard e do Custeio ABC (Contabilidade de Custos - Novos Métodos de Custeamento).

Veja os textos:

• Contabilidade Gerencial: Um Estudo sobre a Contribuição do Balanced Scorecard
• Balanced Scorecard: Aplicação e Impactos: Um Estudo com Jogos de Empresas

A definição de Custo ABC (Activity Based Costing) ou Custeio Baseado em Atividades pode ser tida como o método contábil que permite a empresa saber como e onde realiza seus lucros ou prejuízos.

Veja o texto: O Custeio ABC como Ferramenta para uma Resposta Eficiente ao Consumo

4.2. QUANTIDADE VERSUS QUALIDADE DA CLIENTELA

O site Guia da Logística ainda define como ABC Classification ou Classificação ABC a utilização da Curva de Pareto para classificar produtos em três categorias, usando critérios de demanda e valor:

• Itens do grupo "A" - pouca quantidade, mas representam grande valor (20%)
• Itens do grupo "B" - quantidade e valores intermediários
• Itens do grupo "C" - muita quantidade, mas representam pouco valor (80%)

"A Curva ABC" ou Curva de Pareto "é demonstração gráfica com eixos de valores e quantidades, que considera os materiais divididos em três grandes grupos, de acordo com seus valores de preço ou custo e quantidades, onde materiais do grupo "A" representam a minoria da quantidade total e a maioria do valor total, grupo "C" a maioria da quantidade total e a minoria do valor total e "B" valores e quantidades intermediários".

4.3. CURVA DE PARETO - TEORIA DOS 80% VERSUS 20%

Segundo o site Wikipédia, Vilfredo Pareto é um cientista italiano que no século XIX fez um estudo sobre a Renda e Riqueza. Assim descobriu uma relação de causa e efeito no mundo. Dessa relação resultou a Curva ABC de Pareto ou a Relação 80x20.

Significa em síntese que 80% dos resultados são gerados por apenas 20% dos agentes (por exemplo: a riqueza de um país pertencente às classes sociais A e B).

Nesse mesmo sentido, temos:

"20% dos vendedores de uma empresa geram 80% das vendas; 20% dos revendedores de uma empresa obtém 80% dos melhores negócios; 20% dos produtores rurais de qualquer cidade ou cooperativa do país geram 80% da produção; 20% dos alunos de uma classe são brilhantes e 80% vão da média para o insatisfatório".

No Brasil, apenas 20% da população detém 80% do poder econômico.

5. CONCLUSÃO

Nas médias, pequenas e microempresas, aliado ao Orçamento Pré-Operacional, podemos chegar à conclusão que o Orçamento de Gestão é importante para que possa mensurar as necessidades de faturamento mínimo e incentivar a procura de clientes para os serviços prestados ou de fregueses para os produtos e mercadorias comercializados.