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CONFERÊNCIA DA MOVIMENTAÇÃO DIÁRIA DO CAIXA

CONFERÊNCIA DA MOVIMENTAÇÃO DIÁRIA DO CAIXA

CONTROLADORIA EM ÓRGÃOS, AUTARQUIAS E EMPRESAS PÚBLICOS

São Paulo, 20/04/2010

Referências: TERMOS DE APURAÇÃO DE CAIXA e de outros Ativos e de Passivos em entidades públicas e privadas com ou sem fins lucrativos, Auditoria Interna e externa - independente, prevenção contras fraudes, desfalques ou desvios. Atribuição do Técnico em Contabilidade. Balancetes Mensais, Trimestrais e Anuais, Controles Internos, Conciliação de Saldos, Balanço Patrimonial, Situação Líquida Patrimonial. Balanço de Abertura da Escrituração Contábil.

A QUESTÃO

Em 31/03/2010, usuário do Cosife escreveu:

Trabalho em uma Autarquia Municipal de cidade do interior de estado de São Paulo. O Diretor está solicitando para que eu faça uma conferência diária nas movimentações de caixa. Não sei da existência de lei nem regulamento com essa determinação.

Preciso saber se o contador tem obrigatoriedade de fazer esta peritagem no fim do expediente, pois faço a contabilidade da AUTARQUIA.

Caso a resposta seja afirmativa, favor mencionar em base legal, caso negativa também cite a base legal e como proceder junto ao Diretor. Assim ficarei de acordo com as normas expedidas pelo CFC.

RESPOSTA DO COSIFE

por Americo G Parada Fº - Contador CRC-RJ 19750

Não há definição específica para a periodicidade dos levantamentos a serem feitos para dar conformidade aos recursos de Caixa, assim como aos demais Ativos e também Passivos. Os auditores independentes (externos) e os internos costumam fazer levantamentos mensais, trimestrais ou anuais no sentido de dar conformidade ou não às contas com saldos mais significativos.

EXEMPLOS

O Banco Central do Brasil, que é uma autarquia federal, exige que as instituições na sua área de atuação façam conciliações de saldos mensalmente para que os balancetes a ele remetidos estejam com valores dignos de fé. Isto é, os balancetes mensais devem expressar a verdadeira situação líquida patrimonial da entidade naquele momento do levantamento dos dados.

Existem empresas comerciais e industriais que fazem o inventário dos estoques semanalmente, mas a legislação tributária (RIR/99) menciona que o Livro de Registro do Inventário deve ser escriturado pelo menos por ocasião do levantamento do Balanço Patrimonial - Inventário Periódico.

No caso do Inventário Perpétuo, a contabilidade é processada mediante a escrituração diária dos Estoques, com saldo anterior, entradas, saídas e saldo final em valores e quantidades, destacando o ICMS e o IPI nos Estoques.

Nas empresas que pagam o IRPJ - Imposto de Renda trimestralmente, esses levantamentos e escriturações do Inventário devem ser pelo menos nesses períodos de tempo, embora o Princípio Fundamental de Contabilidade - da Competência deixe transparecer que deva ser mensal, período que serve de base para o recolhimento da maior parte dos tributos aos cofres públicos.

CAIXA DOS BANCOS

Nos estabelecimentos bancários os Caixas (operadores de caixa) no início do expediente assinam um termo ou relatório de recebimento de valores e no final do expediente entregam à tesouraria um termo ou relatório de entrega de comprovantes e devolução de valores. Depois de conciliados os valores com os correspondentes comprovantes, é possível dar conformidade ao saldo de caixa diariamente.

Este talvez seja o procedimento mais adequado no caso da autarquia municipal.

Considerando-se que há um responsável pelos recursos transitados pelo Caixa (operador ou tesoureiro) e que existem os comprovantes das entradas e saídas diárias, um "termo de conferência" poderia ser feito semanalmente ou mensalmente para ser comparado com os relatórios diários de caixa.

USANDO A TECNOLOGIA

Existem máquinas registradoras e programas para computadores que possibilitam a feitura automática desses relatórios diários.

Nas papelarias ainda são encontrados os Livros Caixa (auxiliares) que são escriturados manualmente e que podem ser utilizados nas microempresas e empresas de pequeno porte.

Portanto, o termo de conferência semanal, mensal ou trimestral não precisa ser efetuado em determinada data (dia da semana, do mês ou do trimestre). Para que exista o fator “surpresa”, o termo de conferência deve ser lavrado em data incerta, para que seja possível o ato de pegar o responsável pelo caixa desprevenido.

TERMO DE CONFERÊNCIA

Veja exemplos de apurações e Termos de Conferência no texto sobre Balanço de Abertura das Demonstrações Contábeis ou em Contabilidade das Entidades em Regime Especial (falência, intervenção, liquidação extrajudicial, entre outras formas de regime especial).

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

Veja a NBC-T-12 - Auditoria Interna.

Em complementação, veja:

a) - NBC-TR-2410 - Revisão de Informações Intermediárias Executada pelo Auditor da Entidade (Auditor Interno)

b) - NBC-TSC-4400 - Trabalhos e Procedimentos Previamente Acordados sobre Informações Contábeis.

Veja ainda na NBC-TA-01 - Estrutura Conceitual para Trabalhos de Asseguração especialmente os itens 7 a 11.

Veja também:

a) - NBC-TA - Normas Técnicas de Auditoria Independente que se aplicam aos Auditores Internos

b) - NBC-T-13 - Perícia Contábil

c) - NBC-TO-3000 - Trabalho de Asseguração Diferente de Auditoria e Revisão

DEFINIÇÕES

Veja no Dicionário Aurélio as definições para ASSEGURAR = tornar seguro; garantir; afirmar com segurança ou certeza; asseverar; tornar certo ou seguro. Enfim, é o ato de se convencer (assegurar) a si próprio ou a outrem de que algo está certo ou errado.

QUEM DEVE EXECUTAR O TRABALHO?

Esses trabalhos de apuração devem ser feitos por auditor interno ou externo. Nos órgãos públicos deve ser feito pela Controladoria ou pela Secretaria de Finanças ou da Fazenda ou ainda pelos Tribunais de Contas.

Mas, pode ser feito por pessoas não ligadas à tesouraria, sob orientação do responsável pela contabilidade (técnico em contabilidade, contador ou auditor).

Observe que os técnicos em contabilidade não têm a prerrogativa de fazer trabalhos de auditoria, salvo nos casos em que o levantamento será apenas utilizado internamente pela entidade em que trabalha. Isto é, a apuração ou análise feita por técnico em contabilidade não pode ser utilizada como trabalho de auditoria. Só poderá ser utilizada para uso interno da empresa - sem publicação de parecer - Resolução CFC 560/1983.

CONCLUSÃO

Se a intenção é a de pegar em flagrante algum deslize do responsável pela movimentação financeira de entidade juridicamente constituída, melhor será que o trabalho de conferência seja feito de surpresa e em data imprevista.

Os mesmos procedimentos explicados no texto servem para efeito de se dar conformidade ou não a outros ativos e também a passivos.