NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA AUDITORIAS - PREFÁCIO

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO - Prefácio e Esclarecimentos

Prefácio

Este documento está baseado no Guia que foi encomendado pelo Comitê de Firmas de Pequeno e Médio Porte da IFAC para promover a aplicação consistente da Norma de Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurídicas e Físicas) de Auditores Independentes (equivalente à NBC-PA-01 emitida pelo CFC).

Apesar de que o Guia original do IFAC ter sido desenvolvido pela Associação de Contadores Certificados do Canadá (CGA-Canadá), o Guia é de total responsabilidade do Comitê de Firmas de Pequeno e Médio Porte da IFAC. A equipe do Comitê Internacional de Normas de Auditoria e Asseguração (IAASB) e um painel de assessoria global, com integrantes de grande número de órgãos membros da IFAC, auxiliaram na revisão da versão deste Guia emitida pela IFAC.

A versão brasileira foi emitida pelo CFC e o IBRACON com o auxílio do Grupo de Trabalho (GT) de Pequenas e Médias Empresas de Auditoria e do Comitê de Normas de Auditoria do IBRACON.

O Guia fornece orientação não oficial sobre a aplicação da NBC-PA-01, que requer que as firmas estabeleçam sistemas de controle de qualidade de acordo com essa norma. Ele não deve substituir a leitura da NBC-PA-01, mas deve ser usado como suplemento para auxiliar os auditores independentes a entenderem e implementarem de maneira consistente essa Norma em suas firmas no desenvolvimento de sistema de controle de qualidade para auditorias e revisões de informações contábeis, e outros trabalhos de asseguração e de serviços correlatos.

Fornecendo uma análise detalhada da NBC-PA-01 e os requerimentos no contexto do ambiente de firmas de auditoria de pequeno e médio porte (doravante FPMP(*)), o Guia trata dos conceitos-chave sobre responsabilidade da liderança pela qualidade na firma, exigências éticas relevantes, aceitação e continuidade de clientes e trabalhos específicos, recursos humanos, execução do trabalho, monitoramento e documentação. O Guia oferece orientação para firmas sobre como abordar o controle de qualidade por meio do desenvolvimento de políticas próprias e fornece algumas contribuições práticas e úteis. Entretanto, ele não fornece um kit de ferramentas completo com todos os formulários, listas de verificação e programas necessários para satisfazer todos os requisitos da NBC-PA-01.

(*) Essa expressão firmas de auditoria de pequeno e médio porte (FPMP) é utilizada para as firmas de auditoria que apresentam as seguintes características: seus clientes são, principalmente, entidades de pequeno e médio porte; utilizam recursos externos para complementar seus recursos internos, que normalmente são limitados e possuem número limitado de empregados.

O Guia tem a finalidade de explicar e ilustrar de forma a desenvolver um entendimento mais profundo dos requisitos necessários para cumprir as normas de controle de qualidade de acordo com a NBC-PA-01. Ele oferece uma abordagem prática que os auditores independentes podem usar ao desenvolverem o sistema de controle de qualidade de suas firmas. Enfim, ele deve ajudar as firmas de auditoria de pequeno e médio porte a prestarem serviços de alta qualidade a seus clientes e dessa forma permitir que sirvam melhor ao interesse público. A previsão é que o Guia será usado por firmas como base para a educação e o treinamento de auditores profissionais e estudantes.

Solicitação de comentários

Este guia foi baseado na segunda edição do Guia emitido pela IFAC. Embora consideremos que o Guia seja de alta qualidade e útil em sua forma atual, ele pode ser aperfeiçoado como qualquer publicação. Portanto, a IFAC (e, por consequência, o CFC em conjunto com IBRACON)) tem o compromisso de atualizar o Guia regularmente para assegurar que ele reflita normas vigentes e seja o mais útil possível. A próxima revisão deve ocorrer em fins de 2011, portanto, sugestões e comentários sobre a utilização deste Guia podem ser apresentados ao Conselho Federal de Contabilidade e ao IBRACON.

Nota de isenção de responsabilidade

O Guia foi elaborado para auxiliar auditores independentes na implementação da Norma de Controle de Qualidade aplicável às firmas de auditoria (NBC-PA-01, no Brasil) para firmas de pequeno e médio porte, mas não tem a finalidade de substituir a própria NBC-PA-01. Além disso, o auditor deve utilizar o Guia levando em consideração seu julgamento profissional e os fatos e as circunstâncias envolvidas em sua firma e em cada trabalho específico. A IFAC (e, por conseguinte, o CFC e o IBRACON) abstém-se de qualquer responsabilidade ou obrigação que possa ocorrer, direta ou indiretamente, em consequência do uso e da aplicação do Guia.

Como usar o guia

O objetivo do Guia é fornecer orientação prática para a implementação de sistema de controle de qualidade para FPMP. Entretanto, nenhum material do Guia deve ser usado como substituto de:

Leitura da NBC-PA-01

Presume-se que os auditores independentes já conhecem a NPC PA 01 - Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurídicas e Físicas) de Auditores Independentes.

• Uso de julgamento profissional

O julgamento profissional é requerido com base nos fatos e nas circunstâncias específicas envolvidas na firma e em cada trabalho específico, e onde for necessária a interpretação de norma específica.

Embora seja esperado que as FPMPs sejam o principal grupo usuário, o Guia pode ajudar outros auditores independentes a implementarem os requisitos de controle de qualidade para auditorias e revisões de informação contábil histórica, e outros trabalhos de asseguração e de serviços correlatos.

O Guia pode ser usado para:

1. auxiliar a firma a desenvolver um sistema de controle de qualidade;
2. promover a aplicação consistente dos requisitos de controle de qualidade na auditoria, na revisão, e em outros trabalhos de asseguração e de serviços correlatos; e
3. fornecer documento de referência para treinamento na firma.

O Guia refere-se frequentemente à equipe de trabalho, o que implica que há mais de uma pessoa envolvida na condução do trabalho. Contudo, os mesmos princípios gerais também se aplicam a trabalhos executados exclusivamente por uma pessoa (auditor independente).

Conteúdo e organização

Resumo do conteúdo

A seguir resume-se o conteúdo de cada parte do Guia.

Anexos

Os Anexos do Guia incluem sete recursos adicionais:

• Anexo A - Declaração de independência de sócios e equipe
• Anexo B - Declaração de confidencialidade
• Anexo C - Aceitação de cliente (assuntos sugeridos a serem considerados)
• Anexo D - Designação de pessoal para os trabalhos (etapas sugeridas de planejamento)
• Anexo E - Consulta
• Anexo F - Revisão da qualidade do trabalho (procedimentos sugeridos)
• Anexo G - Processo de monitoramento do sistema de controle de qualidade (considerações sugeridas)
• Anexo H - Relatório de monitoramento (conteúdo sugerido)

Esses Anexos estão apresentados como ajuda prática para as firmas que optarem por utilizá-los. Podem ser adaptados conforme necessário e podem ser personalizados conforme adequado com base nas políticas e nos procedimentos da firma.

Resumo da organização

Cada capítulo do Guia foi organizado no seguinte formato:

• Título do capítulo
• Objetivo do capítulo

Descreve o conteúdo e o objetivo do capítulo.

• Referências primárias

As referências observadas no início de cada capítulo referem-se aos itens da NBC-PA-01 que são mais aplicáveis ao objeto tratado no referido capítulo. Isso não significa que se deva assumir que outras referências não são aplicáveis ou não precisam ser consideradas.

• Visão geral e material do capítulo

A visão geral fornece:

1. o texto dos requisitos aplicáveis da NBC-PA-01; e
2. um resumo do que é tratado no capítulo.

A visão geral é seguida pela discussão mais detalhada do objeto e orientação prática e metodológica, passo a passo, sobre como implementar os requisitos. Isso inclui referências cruzadas para outro material relevante, mais especificamente a NBC-TA-220, que trata do controle de qualidade na auditoria de demonstrações contábeis.

Siglas e abreviações usadas no guia

• IFRS - Normas Internacionais de Relatórios Financeiros, (consubstanciados no Brasil pelos pronunciamentos emitidos pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC), aprovados pelo CFC)
• NBC TA - Normas Técnicas de Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica (equivalentes às ISA)
• NBC TO - Normas Técnicas de Asseguração de Informação não Histórica (equivalentes às ISAE)
• NBC-PA-01 - Controle de Qualidade para Firmas (Pessoas Jurídicas e Físicas) de Auditores Independentes (norma profissional emitida pelo CFC, equivalente ao ISQC 1)
• NBC TR - Normas Técnicas de Revisão de Informação Contábil Histórica (equivalentes às ISRE)
• NBC TSC - Normas Técnicas de Serviço Correlato (equivalentes às ISRS)
• EPM - Entidades de pequeno e médio porte
• FPMP - Firmas de auditoria de pequeno e médio porte

O Código de Ética Profissional do Contador emitido pelo CFC está em fase de atualização para incorporar todos os aspectos abordados no Código da IESBA (International Ethics Standards Board for Accountants).

Nessa fase de transição, além dele próprio, os interessados devem consultar também a própria NBC-PA-01 atual e suas futuras atualizações, e as demais normas profissionais do CFC, entre elas a NBC-PA-290 e NBC-PA-291.

Objetivo

O objetivo do Guia é manter e aumentar a qualidade do desempenho com relação à condução de uma firma de auditoria como um todo. Dessa forma, o Guia combina os requisitos e o material de aplicação para fornecer cobertura abrangente da NBC-PA-01.

À medida que os auditores independentes implementam as sugestões do Guia, devem assegurar que as comunicações com o pessoal descrevam em detalhe as políticas e os procedimentos de controle de qualidade, além dos objetivos que devem alcançar. Eles também devem enfatizar que cada pessoa tem responsabilidade pessoal pela qualidade e espera-se que as políticas e os procedimentos da firma sejam cumpridos.

A NBC-PA-01 trata das responsabilidades da firma por seu sistema de controle de qualidade para auditorias e revisões de informações contábeis, e outros trabalhos de asseguração e de serviços correlatos. Todos os requisitos da NBC-PA-01 mencionados no Guia tiveram que ser cumpridos até a sua entrada em vigência.

Personalização dos exemplos de manuais

As firmas devem desejar personalizar os exemplos de manuais fornecidos para se adequarem à sua própria firma. Consequentemente, será necessário lê-los detalhadamente e adaptá-los especificamente para a firma de auditoria.

O texto que constitui a melhor prática sugerida e não um requisito. As firmas podem optar por eliminar essas partes de texto dos referidos exemplos.

As áreas a seguir devem ser modificadas para se adequarem ao uso do manual na prática:

1. Selecionar referências da posição da firma que se aplicam (foram fornecidas posições da firma sugeridas em todos os exemplos de manuais - nos dois exemplos de manuais de controle de qualidade apresenta as posições sugeridas da firma).
2. Definir responsabilidade para todas as funções-chave de controle de qualidade aplicáveis à firma.
3. Selecionar as políticas (quando apresentadas) ou modificar as políticas conforme adequado.
4. Assegurar que os exemplos de papéis de trabalho estejam atualizados para refletir as políticas no manual.
5. Assegurar a concordância de todos os sócios e responsáveis técnicos (no caso de sociedade).
6. Apresentar o manual a todos os sócios e equipe, de preferência em evento especifico de treinamento.
7. Trocar os cabeçalhos e rodapés para inserir o nome da firma e a data da conclusão do manual. (Essa data deve ser alterada para cada atualização futura.)
8. Como parte da orientação de novos profissionais admitidos na firma, fornecer o manual e fazer uma entrevista de acompanhamento para assegurar que tenha sido lido e entendido.
9. Revisar e atualizar o manual à medida que são desenvolvidas novas normas e novas políticas da firma (sugere-se que essa tarefa seja realizada no mínimo uma vez por ano).

Observar que no caso do exemplo do manual para uma firma individual, o termo “equipe” é usado significando equipe técnica não profissional, ou seja, os membros da equipe que realizam tarefas técnicas relacionadas com trabalhos de suporte ao único auditor, excluindo, assim, equipe que realiza apenas tarefas administrativas não técnicas.

Introdução

A natureza, a extensão e a documentação das políticas e dos procedimentos de controle de qualidade que as firmas desenvolvem varia e depende de muitos fatores, incluindo o porte e a natureza da firma e suas características operacionais. Políticas e procedimentos efetivos não precisam tomar muito tempo nem serem complexos. Em firma de pequeno porte, uma pessoa pode executar a maioria das funções necessárias para implementar o sistema de controle de qualidade, ou a firma pode decidir contratar os serviços de pessoa qualificada fora da firma para prestar esse serviço.

O Guia inclui um estudo de caso que pode ser usado como base para material de treinamento e discussão.

Introdução ao estudo de caso

Foi desenvolvido um estudo de caso para acompanhar o Guia com o objetivo de ilustrar como certos elementos do sistema de controle de qualidade podem ser aplicados na prática. A descrição a seguir fornece informações preliminares sobre a firma individual fictícia, M.M Auditores Independentes. Os capítulos seguintes incluem comentários sobre o estudo de caso para ilustrar os conceitos na prática.

Os leitores devem lembrar que esse estudo de caso é puramente ilustrativo. Os dados, a análise e os comentários não representam todas as circunstâncias e considerações que a firma precisa tratar em uma circunstância específica. Como sempre, os sócios e a equipe devem exercer julgamento profissional.

Glossário de termos

As definições a seguir fornecidas são as que na sua essência foram usadas nas normas emitidas pelo CFC. Os sócios e demais profissionais devem conhecer essas definições.

Trabalho de asseguração

Um trabalho em que o auditor independente expressa uma conclusão, cujo propósito é elevar o grau de confiança dos usuários previstos, que não a parte responsável sobre o resultado da avaliação ou mensuração de determinado objeto, de acordo com os critérios aplicáveis. O resultado da avaliação ou mensuração do objeto é a informação resultante da aplicação dos critérios.

Equipe de asseguração

• (a) todos os membros da equipe do trabalho de asseguração;
• (b) todas as outras pessoas na firma que podem influenciar diretamente o resultado do trabalho de asseguração, incluindo:
  • aquelas que recomendam a remuneração, ou que exerçam supervisão direta, administração ou outra forma de monitoramento do sócio do trabalho em relação à execução do trabalho de asseguração;
  • aquelas que são consultadas sobre assuntos técnicos ou assuntos específicos do setor, transações ou eventos para o trabalho de asseguração; e
  • aquelas que efetuam controle de qualidade para o trabalho de asseguração, incluindo as que realizam a revisão do controle de qualidade do trabalho de asseguração.

Especialista

Uma pessoa ou organização com especialização em campo que não seja de contabilidade ou auditoria, cujo trabalho nesse campo é usado pelo auditor para ajudá-lo a obter evidência de auditoria apropriada e suficiente. O especialista pode ser um especialista interno (um sócio(*) ou uma pessoa que faz parte da equipe, incluindo equipe temporária, da firma do auditor ou de uma firma em rede), ou um especialista externo.

(*) Sócio e firma devem ser lidos fazendo referência a seus equivalentes no setor público, quando relevante.

Data do relatório

A data determinada pelo auditor para seu relatório.

Documentação do trabalho

O registro do trabalho executado, dos resultados obtidos e das conclusões tiradas pelo auditor (muitas vezes o termo “papéis de trabalho” é usado).

Sócio do trabalho(*)

(*) Sócio do trabalho, sócio e firma devem ser lidos fazendo referência aos seus equivalentes no setor público, quando relevante.

O sócio, ou outra pessoa na firma, responsável pelo trabalho (alguns casos temos a figura do responsável técnico) e sua execução, e pelo relatório que é emitido em nome da firma, e que, quando necessário, tem a autoridade apropriada reconhecida por órgão profissional, legal ou regulador.

Sócio e Firma devem ser lidos fazendo referência a seus equivalentes no setor público, quando relevante.

Revisão do controle de qualidade do trabalho

Um processo concebido para fazer uma avaliação objetiva, antes ou na data de emissão do relatório, dos julgamentos significativos feitos pela equipe encarregada do trabalho e das conclusões alcançadas na elaboração do relatório. O processo de revisão da qualidade do trabalho é elaborado para auditorias de demonstrações contábeis de companhias abertas, e para os outros trabalhos para os quais a firma determinou a necessidade de revisão do controle de qualidade do trabalho.

Revisor do controle de qualidade do trabalho

Um sócio ou outro profissional da firma, um terceiro qualificado, ou uma equipe composta por essas pessoas, nenhuma delas fazendo parte da equipe de trabalho, com experiência e autoridade suficientes e apropriadas para fazer uma avaliação objetiva, antes da emissão do relatório, os julgamentos significativos feitos pela equipe do trabalho e das conclusões alcançadas na formulação do relatório.

Equipe de trabalho

Todos os sócios e demais profissionais envolvidos no trabalho e qualquer outro profissional contratado pela firma ou por firma de auditoria participante de rede para executar procedimentos do trabalho. Isso exclui especialistas externos contratados pela firma ou firma de auditoria participante de rede.

Demonstrações contábeis

O termo “demonstrações contábeis” refere-se normalmente ao conjunto completo de demonstrações contábeis conforme determinado pelos requisitos da estrutura conceitual aplicável para elaboração de relatórios financeiros, mas também pode referir-se a quadros isolados das demonstrações contábeis.

Esse conjunto é a representação estruturada de informações contábeis históricas, incluindo notas explicativas, com a finalidade de informar os recursos ou as obrigações econômicas da entidade em determinado momento ou as mutações de tais recursos ou obrigações durante um período de tempo de acordo com estrutura conceitual para elaboração de relatórios financeiros. As respectivas notas explicativas normalmente compreendem o resumo das principais políticas contábeis e outras informações.

Firma

Um único profissional ou sociedade de pessoas que atuam como auditores independentes.

Independência

(a) postura mental independente é a postura mental que permite a apresentação de opinião que não sofra efeitos de influências que comprometam o julgamento profissional, permitindo que a pessoa atue com integridade e exerça objetividade e ceticismo profissional; e

(b) independência na aparência consiste em evitar fatos e circunstâncias que sejam tão significativos a ponto de que um terceiro razoavelmente bem informado, tendo conhecimento de todas as informações relevantes, incluindo as salvaguardas aplicadas, conclua dentro do razoável que a integridade, a objetividade ou o ceticismo profissional da firma, ou de membro da equipe de asseguração ficaram comprometidos.

Inspeção

São aplicados aos trabalhos concluídos, consistindo na aplicação de procedimentos estabelecidos para evidenciar o cumprimento (ou observância), por parte da equipe encarregada do trabalho, das políticas e procedimentos de controle de qualidade da firma.

Usuários previstos

Pessoa, pessoas, ou grupo para quem o auditor independente submeterá o seu relatório de asseguração. A parte responsável pode ser um dos usuários previstos, mas não o único.

Sócio-chave da auditoria

É o sócio do trabalho, a pessoa responsável pela revisão do controle de qualidade do trabalho, e outros sócios da auditoria, se houver, da equipe de trabalho que tomam decisões chave ou fazem julgamentos sobre assuntos significativos com relação à auditoria das demonstrações contábeis sobre as quais a firma emitirá uma opinião. Dependendo das circunstâncias e do papel das pessoas na auditoria, “outros sócios da auditoria” podem fazer parte da equipe, por exemplo, sócios da auditoria responsáveis por subsidiárias ou divisões significativas.

Companhia aberta

A entidade que tem ações, cotas ou dívida cotadas ou registradas em bolsa de valores reconhecida, ou negociadas de acordo com os regulamentos de bolsa de valores reconhecida ou outro órgão equivalente.

Monitoramento

Processo que compreende uma consideração e avaliação constante do sistema de controle de qualidade da firma, incluindo inspeção periódica de seleção dos trabalhos completados, planejados para prover a firma da segurança razoável de que seu sistema de controle de qualidade está operando eficazmente.

Rede

A estrutura maior que:

• (a) tem por objetivo a cooperação; e
• (b) tem claramente por objetivo a participação nos lucros ou divisão de cotas de participação, o controle ou a administração, políticas e procedimentos de controle de qualidade em comum, estratégia de negócios comum, o uso de marca comercial comum, ou parte significativa dos recursos profissionais.

Firma de auditoria participante de rede

Firma ou entidade que pertence a uma rede.

Sócio

Qualquer pessoa com autoridade para vincular a firma à execução de contrato de serviços profissionais.

Pessoal

Sócios e demais profissionais.

Auditor independente

Contador que atua como auditor independente.

Contador

Profissional que possui registro em Conselho Regional de Contabilidade.

Normas profissionais (no contexto da NBC-PA-01)

As normas Profissionais e Técnicas do CFC incluindo requerimentos éticos profissionais.

Entidade de interesse público

Compreende:

• (a) uma companhia aberta; e
• (b) qualquer entidade que (a) seja definida por regulamento ou legislação como entidade de interesse público, ou (b) para a qual o regulamento ou a legislação requer auditoria e que seja conduzida de acordo com os mesmos requerimentos de independência que se aplicam à auditoria de companhias abertas, como por exemplo, no caso do Brasil, as entidades de grande porte definidas na Lei n.º 11.638/07. Esse regulamento pode ser promulgado por qualquer órgão regulador competente, incluindo um órgão regulador de auditoria.

Setor público

Governos federais, estaduais e municipais e órgãos governamentais a eles relacionados (por exemplo, agências reguladoras, órgãos, comissões e empresas estatais).

Segurança razoável

No contexto do Guia e da NBC-PA-01, um nível alto, mas não absoluto, de segurança.

Serviços correlatos

Compreendem trabalhos com procedimentos previamente acordados e compilações. Nesses tipos de trabalhos, o auditor não fornece qualquer tipo de asseguração.

Exigências éticas relevantes

Exigências éticas às quais estão sujeitos a equipe de trabalho e o revisor da qualidade do trabalho, que estão implícitas no Código de Ética Profissional do Contador do CFC ou nas demais normas profissionais emitidas pelo CFC, relacionadas à auditoria de demonstrações contábeis juntamente com outras exigências de órgãos reguladores que possam ser mais restritivas.

Parte responsável(*)

(*) Ver também a NBC-TA-01 - Estrutura Conceitual para Trabalhos de Asseguração emitida pelo CFC que define estes termos e os demais termos utilizados em trabalhos dessa natureza.

A pessoa (ou pessoas) que:

• (a) em trabalho de relatório direto, é responsável pelo objeto; ou
• (b) em trabalho baseado em afirmações, é responsável pelas informações do objeto (a afirmação) e pode ser responsável pelo objeto.

Revisão (com relação à qualidade)

Avaliação de controle de qualidade do trabalho executado por terceiros e das conclusões por eles alcançadas.

Equipe

Profissionais, exceto sócios, incluindo especialistas que a firma empregue.

Informações sobre o objeto

O resultado da avaliação ou mensuração do objeto. São as informações sobre o objeto para o qual o auditor independente coleta evidência adequada e suficiente para proporcionar base razoável para expressar uma conclusão em relatório de asseguração.

Pessoa externa adequadamente qualificada

Qualquer pessoa que não pertença à firma e tenha capacidade e competência para atuar como sócio encarregado do trabalho, por exemplo, um sócio de outra firma, ou empregado (com experiência adequada) de órgão profissional relacionado, cujos membros possam executar trabalhos de auditoria e de revisão de informações contábeis históricas, outros trabalhos de asseguração ou serviços correlatos, ou de organização que preste serviços de controle de qualidade relevantes.

Responsáveis pela governança

As pessoas ou organizações (por exemplo, agente fiduciário) com responsabilidade pela supervisão da direção estratégica da entidade e das obrigações relacionadas à responsabilidade final da entidade. Isso inclui a supervisão do processo de elaboração dos relatórios financeiros. Para algumas entidades em algumas jurisdições, os responsáveis pela governança podem incluir pessoal da administração, como por exemplo, membros executivos de conselho de entidade do setor público ou privado, ou gerente-proprietário.

Papéis de trabalho

O material elaborado pelo auditor independente para seu uso ou, ainda, obtido e retido pelo auditor independente, em conexão com a execução do trabalho. Os papéis de trabalho podem estar na forma de dados armazenados em papel, filme, meios eletrônicos ou outros meios.

Declaração de política geral

Visão geral

A NBC-PA-01, item 11, afirma:

11. O objetivo da firma é estabelecer e manter sistema de controle de qualidade para obter segurança razoável que:

• (a) a firma e seu pessoal cumprem as normas técnicas e as exigências regulatórias e legais aplicáveis; e
• (b) os relatórios sobre demonstrações contábeis e demais relatórios emitidos pela firma e pelos sócios encarregados do trabalho são apropriados nas circunstâncias.

A NBC-PA-01, itens 16 e 17, afirma:

16. A firma deve estabelecer e manter sistema de controle de qualidade que inclua políticas e procedimentos que tratam dos seguintes elementos:

• (a) responsabilidades da liderança pela qualidade na firma;
• (b) exigências éticas relevantes;
• (c) aceitação e continuidade do relacionamento com clientes e de trabalhos específicos;
• (d) recursos humanos;
• (e) execução do trabalho;
• (f) monitoramento.

17. A firma deve documentar suas políticas e procedimentos e comunicá-las ao pessoal da firma (ver itens A2 e A3 da NBC-PA-01).

A firma deve estabelecer, implementar, manter, monitorar e aplicar sistema de controle de qualidade que fornece segurança razoável que seu pessoal cumpre as normas profissionais e as exigências legais e regulatórias, e que os relatórios dos trabalhos da firma são adequados para as circunstâncias.

Consequentemente, o sistema de controle de qualidade da firma deve incluir políticas e procedimentos adequadamente documentados, comunicados e monitorados que tratam dos seguintes tópicos:

1. responsabilidades da liderança pela qualidade na firma;
2. exigências éticas relevantes (incluindo independência);
3. aceitação e continuidade do relacionamento com clientes e de trabalhos específicos;
4. recursos humanos;
5. execução do trabalho (incluindo revisão da qualidade do trabalho);
6. monitoramento.

Sugere-se que os pilares do sistema de controle de qualidade sejam compostos por princípios que enfatizam:

1. conduta ética;
2. independência e objetividade;
3. manutenção da competência profissional;
4. devido zelo e qualidade de trabalho;
5. normas e práticas geralmente aceitas;
6. clareza do texto e da orientação;
7. viabilidade e relevância equilibradas com economia, tamanho e recursos da firma, e considerações de custo/benefício razoável para os clientes e a firma;
8. retenção de clientes razoável; e
9. desenvolvimento, satisfação e retenção de membros da firma.

Consequentemente, o sistema de controle de qualidade é planejado para abranger e tratar os elementos e as práticas específicas necessárias para cumprir ou exceder as normas profissionais, as exigências legais e regulatórias aplicáveis e o Código de Ética Profissional do Contador.

Na introdução da declaração da política geral da firma sobre controle de qualidade, a firma pode incluir a declaração da sua missão. Ela também pode querer identificar suas metas e detalhes sobre a estrutura organizacional.

Papéis e responsabilidades gerais de todos os sócios e da equipe

Todos os sócios e a equipe são responsáveis, em graus variados, pela implementação das políticas e dos procedimentos de controle de qualidade da firma.

Mediante consulta a todos os sócios e à equipe, a firma pode optar por identificar os valores comuns aos quais deseja aderir e que farão parte do seu manual de controle de qualidade. Esses valores podem incluir qualidade do serviço, comunicação tempestiva e adequada com o cliente, e atitude de companheirismo profissional na firma que é sustentada por integridade, consciência e consulta.

É importante que a equipe interprete a cultura interna como sendo aquela que recompensa o desempenho e o trabalho de qualidade. Essa mensagem deve ficar clara para a equipe por todos os meios de comunicação, como a declaração da missão e as metas da firma, treinamentos internos e externos e diálogo com os sócios da firma.

Por exemplo, a firma deve considerar a revisão de todas as práticas atuais, o que estimularia os sócios e a equipe a adequarem essas práticas às orientações e políticas de controle de qualidade, como:

1. tratar o comportamento ético e a qualidade do serviço como prioridade máxima; as considerações comerciais não podem suprimir a qualidade do trabalho executado;
2. ler, entender e seguir o Código de Ética Profissional do Contador e Normas Profissionais;
3. entender as responsabilidades da firma e das pessoas envolvidas na firma para identificar, divulgar e documentar ameaças à independência e o processo a ser seguido para tratar e administrar as ameaças identificadas;
4. evitar circunstâncias em que a independência pode estar (ou parece estar) prejudicada;
5. cumprir os requisitos de educação profissional continuada incluindo manutenção de registros como respectiva evidência;
6. permanecer a par das atuais evoluções da profissão, estrutura de relatórios financeiros aplicável e normas de asseguração (por exemplo, NBCs Técnicas e Profissionais, que abordam as normas de auditoria, asseguração e de contabilidade, emitidas pelo CFC ), divulgação de práticas contábeis, controle de qualidade, normas da firma e acontecimentos relevantes do setor e específicos do cliente;
7. prestar auxílio a outros sócios e equipe com atenção, quando necessário e solicitado, para ajudá-los a aprender por meio de conhecimento e experiência compartilhados e a melhorar a qualidade do serviço ao cliente;
8. manter registros de tempo precisos e detalhados (lançados regularmente nos sistemas de horas e de faturamento da firma) para rastrear e identificar o tempo gasto em trabalhos de campo e de escritório (cobráveis e não cobráveis);
9. salvaguardar, usar e manter adequadamente equipamentos de escritório e computador (incluindo recursos de rede e comunicação) e outros bens de uso comum. Isso inclui usar os recursos tecnológicos da firma somente para fins apropriados ao negócio, levando em consideração a ética, confidencialidade e privacidade do cliente;
10. manter os dados da firma e dos clientes, as informações do negócio e dos clientes e as informações pessoais protegidos e totalmente confidenciais;
11. assegurar que as informações eletrônicas geradas pela firma sobre os clientes sejam armazenadas na rede da firma de acordo com os procedimentos de armazenamento de informações adequados (se aplicável);
12. informar ao sócio ou gerente sobre quaisquer observações de violações significativas no controle de qualidade da firma, da ética, incluindo independência, confidencialidade ou uso inadequado de recursos da firma (incluindo internet e correio eletrônico);
13. documentar e manter registros apropriados de todos os contatos de clientes significativos, quando prestada ou solicitada assessoria profissional;
14. documentar e manter registros apropriados de todas as consultas, discussões, análises, soluções e conclusões significativas sobre gestão de ameaça à independência, assuntos difíceis ou controversos, diferenças de opinião e conflitos de interesse; e
15. seguir as práticas padrão da firma para horas de trabalho, atendimento, administração, cumprimento de prazos e controle de qualidade.

No caso de firmas de pequeno porte, as firmas podem optar por contratar essa revisão de prestador de serviço externo.

DICAS ÚTEIS

Reunir todos os sócios e demais profissionais para uma sessão estratégica. Definir juntos a declaração da missão e as metas da firma. Determinar como elas podem ser alcançadas. Examinar o organograma para assegurar que a atual estrutura é capaz de suportar os objetivos da firma.