início > contabilidade Ano XX - 20 de abril de 2019



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MNI 06-05-01

MNI - MANUAL DE NORMAS E INSTRUÇÕES
MANUAL ALTERNATIVO ELABORADO PELO COSIFE
REGULAMENTOS E DISPOSIÇÕES ESPECIAIS - 6
MICROFILMAGEM - 5
DE DOCUMENTOS EM GERAL - 1

MNI 06-05-01 (Revisada em 10/04/2019)

1 - As instituições financeiras e demais entidades sob controle e fiscalização do Banco Central do Brasil e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) podem microfilmar e posteriormente eliminar seus documentos operacionais sujeitos a fiscalização daqueles Órgãos, observadas as disposições da legislação federal vigente, as normas desta seção, bem como que (Res 913 (RA) art 1 parágrafo 1/3):

a) devem ser mantidos arquivos dos microfilmes, pelas instituições, de fácil consulta, devidamente ordenados, classificados e catalogados, sem prejuízo de outras medidas que objetivem facilitar e agilizar consultas, reconstituição de operações e atender outras exigências da fiscalização (Res 913 RA art 1 parágrafo 1):

b) as normas relativas ao sigilo bancário exigido pelo artigo 38 da Lei 4595, de 31/12/64, e os preceitos restritivos contidos em legislações especiais (tributaria, previdenciária, trabalhista, etc) para os serviços de microfilmagem, próprios ou contratados com terceiros (Res 913 ra art 1 parágrafo 2, 3).

2 - Os contratos de empréstimos, financiamentos e outras operações de crédito, bem como os documentos comprobatórios pertinentes (instrumentos de garantias, fichas cadastrais, relatórios de análises de projetos), depois de liquidada a operação e ultimada a microfilmagem, podem ser eliminados, tornando-se imprescindível, nesse caso, a manutenção de sistema de indexação que contenha os elementos caracterizadores básicos de cada operação (Res 913 ra art 2).

3 - As instituições que adotem sistemas micrográficos devem zelar especialmente pelo controle de qualidade, pela segurança dos serviços e dos filmes e por sua adequada conservação, observadas as normas da legislação e desta seção (Res 913 ra art 3).

4 - É obrigatória a produção de dois microfilmes, permanecendo um no arquivo comum e destinando-se o outro ao arquivo de segurança, observado que (Res 913 ra art 4 parágrafo 1/3):

a) o microfilme original de câmara deve constituir-se na unidade de arquivamento de segurança (Res 913 ra art 4 parágrafo 1);

b) os microfilmes devem ser colocados a disposição da  fiscalização do Banco Central do Brasil e da CVM pelos mesmos prazos prescricionais atinentes aos documentos neles contidos (Res 913 ra art 4 parágrafo 2);

c) o arquivo de segurança deve estar situado em local diferente daquele onde se situar o arquivo comum (Res 913 ra art 4 parágrafo 3).

5 - Antes da microfilmagem os documentos devem ser convenientemente preparados, entendendo-se por preparação a retirada de clipes, grampos e alfinetes, colagem, se necessária, e indexação de papeis (Res 913 ra art 5).

6 - Os documentos que apresentarem deficiências graves, que possam gerar duvidas (estragos materiais, dificuldades para leitura, caracteres superpostos, rebatidos ou adulterados), podem ser microfilmados desde que recebam carimbo indicativo e sejam conservados (Res 913 ra art 6 e parágrafo único).

7 - Quando a microfilmagem acusar defeitos, os documentos originais correspondentes devem ser novamente microfilmados e, persistindo a deficiência, os documentos originais devem ser conservados (Res 913 ra art 7).

8 - Para autenticidade dos rolos de microfilmes convencionais, são utilizadas, obrigatoriamente, as seguintes imagens (Res 913 ra art 8 I/III):

a) de abertura, para indicar o inicio da microfilmagem e o conteúdo resumido do microfilme (Res 913 ra art 8 I);

b) de encerramento, para indicar o término da microfilmagem (Res 913 ra art 8 II);

c) de observação, para indicar quaisquer irregularidades constatadas nos documentos originais, ou na operação de microfilmagem, ou ainda detalhamentos sobre os documentos microfilmados (Res 913 ra art 8 III).

9 - A imagem de abertura deve conter (Res 913 ra art 9 I/VI);

a) a identificação da instituição, o número do microfilme e o local e data de inicio da microfilmagem (Res 913 ra art 9 I);

b) resumo da documentação microfilmada (Res 913 ra art 9 II)

c) menção, quando for o caso, de que a documentação microfilmada e continuação de documentação contida em microfilme anterior (Res 913 ra art 9 III);

d) identificação do operador, do equipamento utilizado, da unidade filmadora e da redução (Res 913 ra art 9 IV);

e) declaração de que a microfilmagem foi realizada com observância das normas técnicas e legais, assegurando a fiel reprodução dos documentos (Res 913 ra art 9 V);

f) assinatura, nome e qualificação funcional do responsável pela documentação e do responsável pela micro-filmagem (Res 913 ra art 9 VI).

10 - A imagem de encerramento deve conter (Res 913 ra art 10 I/IV);

a) a identificação da instituição e local e data do término da microfilmagem (Res 913 ra art 10 I);

b) indicação da espécie, quantidade e ordem da documentação e outras observações necessárias sobre os documentos contidos no filme (Res 913 ra art 10 II);

c) termo de encerramento do filme, com a assinatura do responsável pela microfilmagem (Res 913 ra art 10 III);

d) menção, quando for o caso, de que a sequência da documentação microfilmada continua em microfilme posterior (Res 913 ra art 10 IV).

11 - A imagem de observação deve conter (Res 913 ra art 11 I/III)

a) identificação do microfilme, local e data (Res 913 ra art 11 I);

b) indicação das irregularidades constatadas (Res 913 ra art 11 II);

c) assinatura, nome e qualificação funcional do responsável pela microfilmagem (Res 913 ra art 11 III).

12 - Quando utilizados serviços micrográficos centralizados, que realizem microfilmagem de documentos de diversas origens ou procedências, deve ser feita, obrigatoriamente, após a imagem de abertura ou antes da imagem de encerramento, a microfilmagem do termo de transferência de documentos, contendo (Res 913 ra art 12,13 I/IV):

a) indicação da procedência ou origem dos documentos (Res 913 ra art 13 I);

b) indicação da espécie e quantidade dos documentos (Res 913 ra art 13 II);

c) declaração atestando a autenticidade dos documentos transferidos e a data da transferência (Res 913 ra art 13 III);

d) assinatura, nome e qualificação funcional do detentor da documentação, na origem (Res 913 ra art 13 IV).

13 - Quando for constatada, após a operação de microfilmagem, a omissão de algum documento, este deve ser microfilmado mediante inserção de imagem de observação (Res 913 ra art 14).

14 - As autoridades fiscalizadoras do Banco Central do Brasil e da CVM podem exigir a extração de copia de microfilme original de câmara, podendo ser utilizados microfilmes dos tipos halogenetos de prata, diazoicos, térmicos, vesiculares, ou outros de especificações similares e a copia ser substituída por microfilme original de câmara gerado simultaneamente na mesma microfilmadora (Res 913 ra art 15 e parágrafo único).

15 - Para fins de fiscalização do Banco Central do Brasil e da CVM deve ser observado que (Res 913 ra art 16/18):

a) e permitida a utilização de microfilmes - cópia sob a forma de jaqueta, cartão - janela ou outra conveniente ao fim a que se destina, desde que observados padrões de plena legibilidade (Res 913 ra art 16);

b) pode ser utilizado qualquer grau de redução, desde que assegurada a integridade da imagem, sua leitura em aparelho apropriado e a reprodução de copia em papel, para ser lida a olho nu (Res 913 ra art 17);

c) são vedados, sob pena de perda de autenticidade, o corte e a emenda nos rolos de microfilmes de segurança originais de câmara (Res 913 ra art 18).

16 - A validade do microfilme original de câmara independe de qualquer autenticação, desde que, na hipótese de eliminação de documentos originais, tenham sido lavrados os termos correspondentes, de que trata o item 20 (Res 913 ra art 21).

17 - As transcrições de dados podem ser feitas pelo uso de microfilme original de câmara, gerado através de sistema de processamento eletrônico, devendo ser observado, para efeitos de fiscalização do Banco Central do Brasil e da CVM, os seguintes requisitos (Res 913 ra art 22 e parágrafo único I/III):

a) manutenção dos documentos geradores da informação, em original ou em microfilme convencional (Res 913 ra art 22 parágrafo único I);

b) microfichas, bem como fotogramas, de ordem independente numeral, sequencial, crescente, a disposição da fiscalização (Res 913 ra art 22 parágrafo único II);

c) as microfichas devem ter título de identificação legível a olho nu e qualidade de imagem que assegure perfeita legibilidade (Res 913 ra art 22 parágrafo único III).

18 - A instituição que se propuser a fazer prova, perante a fiscalização do Banco Central do Brasil e da CVM, mediante microfilme, deve propiciar as autoridades fiscalizadoras os meios necessários a perfeita execução de seus trabalhos, tais como (Res 913 ra art 23):

a) locais, equipamentos e materiais adequados a fiscalização (Res 913 ra art 23);

b) leitores compatíveis com o sistema utilizado, assegurando perfeita legibilidade e reprodução do microfilme (Res 913 ra art 23)

c) funcionário apto a atender as solicitações das autoridades fiscalizadoras quanto ao manuseio dos equipamentos, localização de microfilmes e informações sobre os documentos microfilmados (Res 913 ra art 23).

19 - Observadas as restrições constantes desta seção e de outras disposições legais e regulamentares, os documentos originais, depois de microfilmados, podem ser eliminados por processo mecânico ou manual que assegure sua plena desintegração, face as normas referentes ao sigilo bancário (Res 913 ra art 24).

20 - A eliminação dos documentos originais após a microfilmagem deve ser precedida de termo lavrado em livro, fichas ou outro tipo de registro próprio, com as assinaturas do detentor da documentação e do responsável pela microfilmagem, que devem ser colecionados passando a constituir o Registro de Destruição de Documentos Microfilmados, o qual deve permanecer a disposição das autoridades fiscalizadoras do Banco Central do Brasil e da CVM e conter (Res 913 ra art 19 e parágrafo único 20 I/IV):

a) páginas numeradas, quando utilizado livro, ou numeração sequencial, quando utilizadas fichas ou registros semelhantes (Res 913 ra art 20 I);

b) tipo, espécie e quantidade dos documentos eliminados e os números dos rolos de microfilmes correspondentes (Res 913 ra art 20 II);

c) local e data do termo de destruição (Res 913 ra art 20 III);

d) assinatura, nome e qualificação funcional do responsável pela documentação original arquivada e do responsável pela microfilmagem (Res 913 ra art 20 IV).

21 - O material resultante da eliminação de documentos, desde que adequadamente desintegrado, de forma a não permitir sua recuperação ou reconstituição, pode ser alienado (Res 913 ra art 25)

22 - A instituição e a única responsável, perante terceiros, pelos fatos decorrentes da eliminação de quaisquer documentos (Res 913 ra art 26).

23 - Para a microfilmagem de cheques devem ser observadas as disposições da seção 6-5-2 (Res 913 ra art 27).

24 - As infrações dos dispositivos desta seção sujeitam as instituições e seus administradores as penalidades do artigo 44 da Lei 4595/64 (Res 913 ra art 28).


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