RETROSPECTIVA DOS SISTEMAS DE ESCRITURAÇÃO DISPONÍVEIS

CONTABILIDADE INTEGRADA

RETROSPECTIVA DOS SISTEMAS DE ESCRITURAÇÃO DISPONÍVEIS

São Paulo, 17 de junho de 2010 (Revisado em 07/03/2024)

1. LEGISLAÇÃO SOBRE A ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E FISCAL

Embora já existissem vários sistemas de escrituração contábil, o Decreto-lei486/1969, expedido durante o Regime Militar, passou a dispor sobre os sistemas de contabilização manual, maquinizado e mecanizado, estabelecendo regras sobre o sistema de autenticação dos livros contábeis e fiscais nas JuntasComerciais e, onde estas não existissem, em órgão público conveniado. O Decreto-lei 496/1969 foi regulamentado pelo Decreto 64.567/1969.

O Processamento Eletrônico de Dados foi mencionado pelo RIR -Regulamento do Imposto de Renda no seu capítulo relativo à Escrituração doContribuinte e se encontra no artigo 255 do RIR/1999,referindo-se ao Decreto-lei 486/1969.

A legislação complementar sobre o Sistema Escritural Eletrônico,expedida até 1999, está consolidada nos artigos 265 a 267 do RIR/1999.

A escrituração do Livro Razão tornou-se obrigatória a partir de 1991, cuja legislação está consolidada no artigo 259 do RIR/1999.

Veja informações complementares no texto sobre o Decreto-lei 486/1969 em que é descrita com mais detalhe a regulamentação da escrituração contábil no Brasil.

2. SINIEF - NOTAS FISCAIS E LIVROS FISCAIS

No final do ano de 1970, foi aprovado o Convênio SINIEF - Sistema Integrado Nacional de Informações Econômico Fiscais para padronização das notas fiscais, faturas e duplicatas (datilografados), dos Livros de Entrada e Saída de Mercadorias, do Livro de Inventário e do Livro de Apuração de Impostos(manuscritos), entre outros que foram introduzidos com o passar do tempo.

A partir de então os Livros Auxiliares de entrada e saída de mercadorias são escriturados detalhadamente e os seus totais diários ou mensais escriturados nos Livros Diário e Razão. Veja a NBC-TG-16 as normas sobre a escrituração contábil dos Estoques.

As duplicatas eram utilizadas para controle de contas a receber (clientes) e contas a pagar (fornecedores). Alguns desses controles eram efetuados mediante a escrituração de Livros Auxiliares, cuja totalização é contabilizada no Livro Diário.

Depois, algumas empresas começaram a usar "máquinas de contabilidade"(mecânicas e depois eletrônicas) para processamento das entradas e saídas de mercadorias e para controle dos estoques.Tais controles verdadeiramente evoluíram depois da introdução dos computadores eletrônicos ligados ao computador central como terminais de teleprocessamento.

3. EVOLUÇÃO DOS MÉTODOS DE ESCRITURAÇÃO A PARTIR DE 1946

Desde a criação do Conselho Federal de Contabilidade foram utilizados os seguintes métodos ou formas de escrituração contábil:

1) - MANUSCRITO - Diário, Razão, Cardex ou Kardex

2) - MAQUINIZADO - Sistema Remington - Datilografado - Front-Feed - FichaTríplice (original - débito - crédito)

3) - MECANIZADO - Máquinas de Contabilidade (voucher = original, débito e crédito)

4) - MISTO - Computador de 2ª Geração (eletrônico e mecanizado)

5) - MISTO - Computador de 3ª Geração (eletrônico e mecanizado)

6) - ELETRÔNICO - Terminais de Processamento(8 bits)

7) - ELETRÔNICO - Computador Pessoal (eletrônico)(16 bits)

8) -ELETRÔNICO- Sistemas Integrados (32 bits) (eletrônico avançado)

9) - SPED - Sistema Público de Escrituração Digital

10) - RESUMINDO O EXPOSTO

1) - SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO MANUSCRITO

O sistema de partidas dobradas exista desde o final do Século 15 (ano de1494), quando o Frade Luca Paccioli publicou sua obra em que havia um capítulo intitulado de Tratado Particular de Conta e Escrituração (método das partidas dobradas). Veja em Contabilidade Básica ou Introdutória.

A edição do Decreto-lei 2.627/1940 (antiga Lei das SOCIEDADES ANÔNIMAS) não chegou a influenciar significativamente na escrituração contábil. Nos seus artigos 129 a136, o citado decreto-lei discorria sobre o exercício social, o balanço, as amortizações, as reservas e os dividendos. Diante da pequena quantidade de artigos sobre a contabilização, podemos supor que pouco existia que se pudesse regulamentar. Ou seja, não existia tecnologia que pudesse provocar algum avanço na forma de escrituração da contabilidade.

Na prática valiam os tradicionais conhecimentos básicos sobre escrituração ensinados nas escolas comerciais.

Existia o curso comercial básico que correspondia ao atual ensino do 6º ao 9ºano do curso elementar (antigo ginasial).

Por sua vez, o curso para formação de técnicos em contabilidade de nível médio (equivalente ao antigo colegial ou científico) era ministrado quase queexclusivamente para o ensino da escrituração contábil, que se fundamentava nalegislação fiscal e tributária vigente e na indispensável necessidade decontrole financeiro e patrimonial pelas empresas e pelo Estado.

O curso superior de ciências contábeis e atuariais (incluindo o de ciências econômicas) só foi implantado a partir da edição do Decreto-lei 7.988/1945, que extinguiu a partir de 1946 os cursos superiores de administração e finanças e o de atuário regulados pelo Decreto20.158/1931. Isto é, antes da expedição do Decreto-lei 7.988/1945 não existia curso superior com a denominação de ciências contábeis.

Entre os sistemas auxiliares de controle (manuscritos), o mais avançado era o Kardex, utilizado especialmente para controle de estoques. Consistia em uma ficha para cada item do estoque que era anotada no momento da entrada e da saída da mercadoria negociada. Idênticos sistemas eram utilizados para outras finalidades nos escritórios de modo geral.

2) - SISTEMA DE CONTABILIZAÇÃO MAQUINIZADO

Sistema Remington - Datilografado - Front-Feed - Ficha Tríplice (voucher =original - débito - crédito)

Algumas “modernidades” foram introduzidas, com destaque para o sistema de“Ficha Tríplice” e para o sistema “Front Feed”.

SISTEMA DE FICHA TRÍPLICE

Um novo método de escrituração do Livro Diário e do Razão foi chamado “FichaTríplice” porque consistia de um formulário em três vias, sendo que a 1ª via era datilografada com fita copiativa roxa e as demais por cópia com carbono preto.

A 1ª via era copiada no Livro Diário por um sistema que usava folhas de gelatina copiativa e as duas cópias por carbono eram utilizadas uma como Débito e a outra como Crédito para serem separadas por conta a ser movimentada. As cópias relativas aos débitos e créditos tinham cores diferentes para facilitar a separação. Depois de obtidos os totais dos débitos e dos créditos de cada conta,o somatório das fichas era utilizado para escrituração do Razão.

Algum tempo depois o sistema de ficha tríplice passou a ser utilizado para preenchimento do formulário de balancetes diários em carbono copiativo que eram copiados no Livro de Balancetes Diários e Balanços pelos bancos. Esse livro continha em cada uma de suas linhas o código de cada conta, o seu saldo anterior, os totais dos débitos e créditos do dia e o seu saldo atual.

SISTEMA FRONT FEED

Também como avanço na escrituração contábil alguns contabilistas deixaram de lado os livros manuscritos para usar livros datilografados.

Para permitir a simultânea escrituração do Diário e do Razão, mediante a introdução de fichas de cartolina sobre o carro (rolo) da máquina de escrever, foi criado um dispositivo para inserção da ficha do Razão que ficava sobre o formulário do Diário. Então, ao efetuar o lançamento no Razão, por cópia em carbono copiativo era escriturado o Diário.

Esse mecanismo foi chamado de sistema Front Feed e permitiu o uso do primeiro sistema de integração contábil, ainda, bem rudimentar.

Idêntico sistema datilográfico era usado para confecção da Folha de Pagamento de empregados. Pelo sistema de inserção frontal sobre o carro da máquina de escrever, no lugar que era inserida a Ficha de cartolina de cada conta do Razão,era introduzido o envelope de pagamento dentro do qual era colocado o dinheiro relativo ao salário líquido do empregado. Na parte frontal desse envelope eram datilografados em quadros pré-impressos o salário e as deduções que, por carbono, eram impressos no formulário da Folha de Pagamentos.

3) - MECANIZADO - Máquinas de Contabilidade

As primeiras máquinas de contabilidade eram somente numéricas, razão pela qual do Decreto-lei 486/1969 passou a permitir a utilização de códigos numéricos para identificação das contas e dos históricos dos lançamentos. Aliás, essas identificações numéricas ainda são utilizadas nos extratos das contas correntes bancárias.

Como sofisticação do sistema mecanizado logo surgiram as máquinas de contabilidade com teclado alfabético mecânico e depois elétrico.

As máquinas tinham poucos totalizadores, geralmente três, o que permitia pegar o número da conta, o saldo anterior e um número de controle gerado pela máquina, para evitar o inicial erro digitação do código da conta a ser lançado no Livro Diário.

Então, no formulário do Livro Diário era impresso o número da conta a ser movimentada, eram efetuados os lançamentos de débito e crédito e obtido o saldo final. Este saldo final não era impresso no Diário; era impresso somente noRazão, porque este tinha à sua direita uma coluna a mais que o Diário; por sua vez, o Diário tinha uma coluna a mais à sua esquerda onde era impresso o número da conta movimentada.

Terminada a impressão do formulário do diário, os outros dois totalizadores,por subtotal imprimiam a soma dos débitos e dos créditos a transportar. Na última página de cada dia era impresso o total geral dos débitos e créditos, que obviamente deviam ter o mesmo somatório.

Essas máquinas de contabilidade só faziam as operações de soma e subtração.Depois chegaram as máquinas que faziam as multiplicações, o que permitiu utilizá-las para impressão de notas fiscais faturas com a respectiva duplicata.

Esse processo de faturamento já era feito com as máquinas de escrever. As máquinas de contabilidade tinham como vantagem efetuar automaticamente todos os cálculos necessários.

Então, às velhas máquinas de contabilidade foram acrescentados mais alguns totalizadores eletrônicos e um dispositivo para efetuar as divisões para efetuar o controle de estoques físico e em valores, calculando preço médio, estoque mínimo, imprimindo advertências e ordens de compra de mercadorias.

Para as empresas que já possuíam centros processamento de dados - CPD com a utilização de computadores IBM ou Burroughs, as máquinas de contabilidade podiam ser fornecidas com um sistema de perfuração de fita de papel com 6 ou 8 bits que possibilitava a gravação dos dados em fita magnética para processamento no CPD.

Esse sistema de fita papel perfurado obviamente baseou-se em noutro que já existia com método de entrada de dados, chamado de hollerith. Através dos cartões perfurados hollerith podiam ser introduzidos dados em computadores mediante a gravação em fita magnética. Esses mesmos cartões também podiam ser classificados para impressão de relatórios em máquinas apropriadas.

Diante desses avanços nas máquinas de contabilidade, na década de 1970algumas empresas também usavam como sistema de integração a escrituração mecanizada do Livro de Entrada e de Saída de Mercadorias.

O Livro de Entrada de Mercadorias era integrado ao controle do Contas a Pagar(Fornecedores) e ao controle de Estoques. Por sua vez, o Livro de Saída de Mercadorias era integrado ao controle de Contas a Receber (Clientes) e ao Controle de Estoques.

4) - MISTO - Computador de 2ª Geração

Os computadores de eletrônicos de 2ª geração (usando transistores) nada mais eram que a conjugação de uma máquina de calcular eletrônica programável com uma máquina de escrever elétrica acoplada.

Eram mais rápidos que as máquinas de contabilidade porque seu sistema de cálculo era eletrônico. De resto faziam tudo exatamente como as suas congêneres mecânicas.

Algumas tinham sistema de tração para formulários contínuos e sistema de inserção para fichas de cartolina (Razão) sobre o formulário do Livro Diário.

Tais máquinas tinham por finalidade a integração do faturamento (emissão de Nota fiscal fatura e da duplicata em formulário contínuo) com o imediato controle do estoque, escrituração do livro de saída de mercadorias que era substituído pelas cópias das notas fiscais faturas como última via do formulário contínuo e a contabilização das Duplicatas a Receber por cliente.

Também podiam ser utilizados para confecção da folha de pagamentos de empregados entre outros trabalhos.

5) - ELETRÔNICO - Computador de 3ª Geração (8 bits)

Os primeiros computadores de terceira geração (usando microchip - circuito integrado), de 8 bits, foram inicialmente utilizados como computador pessoal.Ainda NÃO tinham em seu interior o disco rígido para armazenamento de dados. Osdados eram armazenados em disquetes externos.

Alguns pequenos programas podiam ser feitos na linguagem Basic, Dbase e outros utilizando o DOS, que era o sistema operacional.

Antes de ser ligado o computador, era colocado na unidade de disquetes A (drive A) o disco com o Sistema Operacional DOS que era gravado na memória. Então nessa mesma unidade A era inserido o disquete com o programa a ser utilizado. Na unidade B era colocado o disquete de armazenamento dos arquivos gerados pelo programa utilizado.

Os programas básicos eram o processamento de textos e o processador de planilhas eletrônica para cálculos programados mediante a introdução de instruções lógicas e fórmulas matemáticas.

Nesse novo sistema, os textos, as planilhas e os resultados obtidos por outros programas eram impressos somente depois de confeccionados e conferidos,economizando o gasto de papel e fita de impressão semelhante a das máquinas de escrever. Portanto, os trabalhos eram impressos somente depois que o usuário tinha dado o seu trabalho como terminado. Os trabalhos eram visualizados através do Monitor (vídeo), que não existia nas máquinas anteriormente utilizadas.

Este novo sistema de processamento de dados definitivamente aposentou as máquinas de escrever na década de 1990. Assim como também foram eliminados aqueles formulários de colunas em que eram manuscritas a lápis as planilhas de cálculo.

6) - ELETRÔNICO - Terminais de Processamento (8 bits)

Nas empresas que tinham Centro de Processamento de Dados, os computadores de8 bits eram utilizados como terminais de pesquisa e para introdução de dados no computador central, além de servir como processador de texto e de planilhas de cálculos.

Com uma impressora a ele ligada, o computador de 8 bits também buscava dados do computador central para serem impressos no local em que se encontrava o usuário.

Assim começaram os sistemas de integrados de processamento de dados com a utilização das telecomunicações. Nessa época a internet ainda era um sonho distante.

7) - ELETRÔNICO - Computador Pessoal (16 bits)

Os computadores de 16 bits já possuíam disco rígido acoplado permitindo sua utilização em substituição às antigas máquinas de contabilidade.

Os lançamentos contábeis podiam ser efetuados em planilhas das quais eram digitados os dados a serem processados.

O diário e o razão eram impressos somente depois que todos os lançamentos contábeis de determinado período eram processados.

Nesse período os computadores de 8 bits passaram a ser utilizados somente como terminais de busca e impressão de dados. Estes só foram aposentados com achegada da internet.

Aliás, logo depois a internet também forçou a aposentadoria dos computadores de 16 bits.

Embora considerados obsoletos, os computadores caseiros de 16 bits da décadade 1990 já eram mais potentes que os computadores usados por grandes empresas na década de 1970.

8) - ELETRÔNICO - Sistemas Integrados (32 bits)

Com a chegada dos computadores de 32 bits a internet cresceu mais rapidamente e passou a ser mais bem utilizada. Programas mais sofisticados permitiram autilização das redes locais em casa ou nas empresas, o que facilitou aintegração de dados.

Programas para trabalhos técnicos e científicos deram excelentes opções aos usuários da informática. Os processadores de textos e de planilhas, que foram os primeiros programas a serem utilizados em larga escala, ficaram mais sofisticados.

Atualmente, um pequeno escritório de contabilidade, com alguns computadores em rede acoplados ao seu “servidor”, teria condições de oferecer excelente serviço de processamento contábil para dezenas de grandes empresas, com qualidade e rapidez muito superior àquela como era processado pelas mesmas na década de 1970.

9) - SPED - SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

Foram esses avanços na informática e nas telecomunicações que possibilitaram a implantação do SPED - Sistema Público de Escrituração Digital.

Nos textos sobre Contabilidade Digital estão as informações sobre a implantação desse sistema estatal a partir de 2008 como parte do Programa de Aceleração doCrescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010), instituído pelo Decreto6.022/2007.

Veja outras informações em A História do Hardware - Wikipédia - Brasil.

10) - RESUMINDO O EXPOSTO

É preciso deixar claro que os sistemas informatizados (de processamento dedados) surgiram inicialmente em razão das necessidades contábeis e estatísticasdo Estado (do Governo).

Naquela época, depois da segunda guerra mundial, os primeiros computadoreseram gigantescos e à válvula, tal como os receptores de rádio que as pessoastinham em suas residências.

Depois os computadores foram evoluindo e passaram a ser utilizados pelasgrandes empresas; nessa época usavam transistores e circuitos impressos como osantigos rádios portáteis à pilha elétrica. Nesse período as médias empresasainda usavam sistemas contábeis mecanizados. As pequenas empresas usavam aescrituração manual e máquinas de escrever com sistema front-feed em que oscálculos eram efetuados por máquinas de calcular colocada ao lado do operador.

As máquinas de contabilidade produziam semelhantes Diário e Razão; adiferença básica era que estas máquinas possuíam totalizadores mecânicos (“somadores”).

4. SISTEMAS DE ENTRADA DE DADOS

Os primeiros computadores tinham como entrada de dados cartões perfurados(conhecidos como hollerith). Os cartões perfurados (hollerith) podiam ter seus dados gravados em fita magnética.

Em seguida os sistemas mecanográficos passaram a perfurar fitas de papel de 6ou 8 bits, cujos dados também eram gravados em fita magnética.

O detalhe interessante é que, até a eleição de Bush Filho, os cartões perfurados ainda eram utilizados nos Estados Unidos, enquanto no Brasil o sistema eleitoral já era totalmente eletrônico. Semelhante sistema eleitoral eletrônico só foi utilizado experimentalmente nos Estados Unidos quando foi eleito o presidente Barak Obama.

Ainda na década de 1960 foram lançados equipamentos de gravação de dados em fita cassete que também era convertida em fita magnética porque os discos magnéticos lançados em 1957 eram muito caros.

Somente na década de 1970 a IBM lançou discos rígidos a preços acessíveis para serem usados pelos grandes computadores.

5. AUDITORIA ANALÍTICA = FLUXOGRAMA OPERACIONAL

Na segunda metade da década de 1960, no curso de Ciências Contábeis da FEA-UFRJ - Universidade Federal do Rio de Janeiro já era ensinada a informática, quando os alunos aprendiam os fundamentos das linguagens Cobol e Assembler, as formas e métodos de efetuar a análise de sistemas contábeis e de auditoria analítica para elaboração de fluxogramas operacionais.

Tal ensinamento visava dar condições aos alunos, geralmente sem qualquer experiência profissional, para que pudessem exercer o seu futuro trabalho com o uso dos sistemas de processamento de dados já existentes.

Em razão desse esforço e das experiências adquiridas, alguns escritórios de contabilidade foram transformados em “bureau” (birô) ou centros de processamento de dados a partir da segunda metade da década de 1970.

6. COMPUTADORES PESSOAIS - PC

Na década de 1980 surgiram os computadores pessoais de 8 bits utilizados como terminais de pesquisa ligados a grandes computadores. Nesses computadores de 8bits surgiram os processadores de textos e as planilhas eletrônicas. Os programas e os dados eram gravados em disquetes externos.

Como grande parte das empresas privadas não queria investir nessa nova tecnologia, restou mais uma vez ao governo federal, diante de seu gigantismo organizacional, tomar a iniciativa que implantar o teleprocessamento nos órgãos públicos e nas empresas públicas e de economia mista.

Na década de 1990 os computadores de 16 bits já vinham com disco magnético (disco rígido acoplado), o que facilitou o processamento da contabilidade das pequenas e médias empresas.

No século XXI surgiram os computadores de 32 bits e as redes internas (locais e via internet), que possibilitaram a integração da contabilidade das pequenas e médias empresas. As grandes empresas que possuíam centros de processamentos dedados (CPD) tinham condições de integrar a sua contabilidade desde a época dos computadores de 8 bits, mas, os programas de processamento ainda não eram tão avançados.

7. SPED E NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Diante dos avanços na informática em 2008 foi lançado pelo governo federal o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital.

Inicialmente foi implantada a Nota Fiscal Eletrônica e a partir de 2009 a Receita Federal introduziu a ECD -Escrituração Contábil Digital que já está sendo usada por grande número de empresas.

Em Contabilidade Digital veja também SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, EFD - Escrituração Fiscal Digital, ECD - Escrituração Contábil Digital, NFe - Nota Fiscal Eletrônica.

Veja Também SISTEMAS DE INTEGRAÇÃO COM OS CLIENTES