ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS - ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL COMPLETA

CONTABILIDADE DO TERCEIRO SETOR

ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS - ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL COMPLETA (Revisada em 20/10/2024)

1. MENSAGENS RECEBIDAS

Em 19/11/2008 um contador responsável pela escrituração contábil de uma entidade de Assistência Social explicou que estava requerendo a renovação do certificado CNAS - Conselho Nacional de Assistência Social para isenção da contribuição da parte patronal ao INSS, escreveu:

1. O agente fiscal da Previdência Social está exigindo que a contabilidade da entidade sem fins lucrativos seja efetuada com base no Regime de Competência (isto é, com escrituração contábil completa do Livro Diário e do Razão).
2. O contador explicava ainda que a contabilidade da entidade era efetuada pelo Regime de Caixa, visto que o repasse das verbas de convênio atrasava em muitos meses.
3. Com base no exposto, pergunta:
   1. Posso continuar a contabilidade por regime de caixa?
   2. Caso afirmativo existe alguma publicação a este respeito?

Em 14/07/2014, outro usuário do COSIFE escreveu:

1. Assumi a direção de associação de rádio comunitária no Estado de Mato Grosso e, no breve levantamento sobre a situação da mesma, constatei que não possui qualquer tipo de registro contábil.
2. A mesma foi constituída de acordo com a Lei 9.612/1998 e da Lei de sociedades civis.
3. Gostaria de saber qual é o regime contábil que a mesma deve adotar?

RESPOSTA DO COSIFE - Por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador do COSIFE

Embora as duas questões acima enumeradas tenham sido direcionadas a casos de específicos, envolvendo OS - ORGANIZAÇÃO SOCIAL e RÁDIO COMUNITÁRIA, a reposta a seguir é válida para quaisquer outros tipos de entidades SEM FINS LUCRATIVOS que de algumas forma recebam incentivos fiscais (entre eles a imunidade tributária, isenção ou não-incidência de tributos) ou quaisquer tipos de verbas governamentais.

As prestações de contas a órgãos governamentais devem ser efetuadas com base na escrituração contábil, que é o meio que permite uma eventual fiscalização, auditoria ou perícia.

2. O QUE MENCIONA A LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA

É preciso destacar que, em caso de dúvidas quanto à interpretação das normas de contabilidade, sempre prevalecerá o contido na Legislação Tributária, principalmente no caso da escrituração contábil das entidades sem fins lucrativos (do Terceiro Setor) que recebem verbas públicas, além dos pertinentes benefícios tributários.

No artigo 12 da Lei 9.532/1997 lê-se:

Art. 12. Para efeito do disposto no art. 150, inciso VI, alínea "c", da Constituição, considera-se imune a instituição de educação ou de assistência social que preste os serviços para os quais houver sido instituída e os coloque à disposição da população em geral, em caráter complementar às atividades do Estado, sem fins lucrativos.

h) outros requisitos, estabelecidos em lei específica, relacionados com o funcionamento das entidades a que se refere este artigo.

Observe que as alíneas “c”, “d” e “e” do § 2º do artigo 12 da Lei 9.532/1997 mencionam que a escrituração deve ser completa.

3. O QUE SE ENTENDE POR ESCRITURAÇÃO COMPLETA

Escrituração Completa significa que os lançamentos nos Livros Contábeis devem ser efetuados de conformidade como o que é exigido às pessoas jurídicas tributadas pelo regime de LUCRO REAL.

Por sua vez, no artigo 14 da Lei 9.718/1998 lê-se (artigo 246 do RIR/1999):

Art. 14. Estão obrigadas à  [efetuar a escrituração contábil completa, necessária à]  apuração do lucro real as pessoas jurídicas:

IV - que, autorizadas pela legislação tributária, usufruam de benefícios fiscais relativos à isenção ou redução do imposto;

Então, torna-se necessário verificar o que a Legislação do Imposto de Renda menciona sobre a Escrituração do Contribuinte, cuja consolidação da legislação em vigor está nos artigos 251 a 274 do RIR/1999.

É importante observar o contido nos artigos 269 e 270 do RIR/199999 sobre a Escrituração Completa, que se baseiam no Decreto-lei 486/1969 e no Decreto-lei 1.598//1977, sendo que este último sofreu alterações.

Observe também o que os artigos 258 e 259 mencionam sobre as escriturações dos Livros Comerciais e Fiscais que neste caso são os Livros Diário e Razão.

4. REGIME DE COMPETÊNCIA

Veja o disposto no Princípio de Contabilidade da Competência

Veja também a NBC-ITG-2002 - Entidades sem Finalidade de Lucros. No texto expedido pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade estão as demais normas correlacionadas.

Explicações complementares sobre a escrituração contábil completa podem ser vistas em Contabilidade das Rádios Comunitárias - Aspectos Contábeis Específicos, inclusive sobre uma simplória Contabilidade de Custos que facilitaria as Prestações de Contas nos casos em que existam Subvenção ou Assistência Governamental.

5. INOBSERVÂNCIA DO REGIME DE COMPETÊNCIA

Por sua vez, é importante atentar para o descrito no artigo 273 do RIR/1999 quanto à Inobservância do Regime de Competência. Ou seja, da leitura do texto legal podemos concluir que o Regime de Competência previsto nos Princípios de Contabilidade deve ser observado pelo contribuinte, que neste caso são as instituições ou entidades isentas, imunes e as beneficiadas pela não incidência de tributos.

6. CONTABILIZAÇÃO DAS VERBAS PÚBLICAS A RECEBER

Também é necessário atentar que a contabilidade de determinada entidade jurídica, com ou sem fins lucrativos, pública ou privada, deve estar conciliada com a contabilidade de sua contraparte.

Assim sendo, as entidades sem fins lucrativos que recebam verbas públicas também estão obrigadas a manter uma contabilização correspondente ao que está sendo contabilizado pelo órgão cedente da verba pública.

Isto significa que, se o órgão público empenhou determina verba a uma entidade, esta já deve efetuar o lançamento contábil pelo Regime de Competência no Ativo como “Verbas Públicas a Receber” e no Passivo como “Verbas Públicas Sujeitas a Prestação de Contas”.

Débito = Verbas Públicas a Receber
Crédito = Verbas Públicas Sujeitas a Prestação de Contas

Quando recebida a verba será contabilizada a débito de Disponibilidades (Caixa ou Bancos) e a crédito de Verbas Públicas a Receber.

Débito = Disponibilidades (Caixa ou Bancos)
Crédito = Verbas Públicas a Receber

O controle contábil das Verbas Públicas deve ser efetuado com individuação e clareza (Decreto-Lei 486/1969, artigo 2º) com controles em separado por tipo de verba recebida.

Portanto, as despesas incorridas serão creditadas as Disponibilidades e debitadas à mencionada conta do Passivo de Verbas Públicas Sujeitas à Prestação de Contas.

Débito = Verbas Públicas Sujeitas à Prestação de Contas
Crédito = Disponibilidades

Contabilizando-se desse modo, a própria folha (ou folhas) do Livro Razão, correspondentes às Verbas Públicas Sujeitas à Prestação de Contas, servirão como extrato do que deve ser comprovado ao órgão governamental cedente do referido numerário.

7. AJUSTES DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

No caso da contabilização ter sido feita pelo Regime de Caixa, veja também as informações sobre os Ajustes de Exercícios Anteriores.

Isto significa dizer que, depois do encerramento do Exercício Social ou do Ano Fiscal estipulado pelo órgão público, os lançamentos contábeis eventualmente efetuados pelo Regime de Caixa devem ser completados como os lançamentos pelo Regime de Competência.

Para que os lançamentos de acerto da contabilização não fiquem em folha do Razão de Exercícios Fiscais ou Sociais diferentes, na conta de Ajustes de Exercícios Anteriores (subconta de Déficits ou Superávits Acumulados / Perdas ou Sobras Acumuladas) inicialmente procede-se o estorno do contabilizado pelo Regime de Caixa. Em seguida são procedidos os lançamentos contábeis pelo Regime de Competência. No histórico de cada um dos lançamentos contábeis deve ser colocada a data em que deveria ter sido contabilizado.

Torna-se importante destacar mais uma vez que cada verba deve ser contabilizada em contas diferentes.

8. SUSPENSÃO DA IMUNIDADE

É importante atentar também para o disposto nos artigos 172 e 173 do RIR/1999 que se refere à Suspensão da Imunidade nos casos de inobservância do contido nos artigos 169 e 170 do RIR/1999.