NBC-TA-505 - CONFIRMAÇÕES EXTERNAS - APLICAÇÃO - MATERIAIS EXPLICATIVOS - Procedimentos

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-T - NORMAS TÉCNICAS

NBC-TA - NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORIA INDEPENDENTE

NBC-TA-505 - CONFIRMAÇÕES EXTERNAS ["CIRCULARIZAÇÃO"]

Procedimentos de confirmação externa - item A1 - A7

• Determinar as informações a serem confirmadas ou solicitadas - item A1
• Selecionar a parte apropriada para confirmar - item A2
• Planejamento de solicitações de confirmação - item A3 - A6
• Acompanhamento de solicitações de confirmação - item A7

Determinar as informações a serem confirmadas ou solicitadas (ver item 7(a)) - item A1

A1. Os procedimentos de confirmação externa são frequentemente usados para confirmar ou solicitar informações relativas a saldos contábeis e seus elementos. Podem ser usados, também, para confirmar os termos de acordos, contratos ou transações entre a entidade e outras partes, ou para confirmar a ausência de certas condições como um “acordo paralelo” (side letter).

Selecionar a parte apropriada para confirmar (ver item 7(b)) - item A2

A2. As respostas às solicitações de confirmação fornecem evidência de auditoria mais relevante e confiável quando são enviadas a um terceiro (parte que confirma), que no entendimento do auditor tem conhecimento sobre as informações a serem confirmadas. Por exemplo, um alto-funcionário de uma instituição financeira que tem conhecimento sobre as transações ou acordos para os quais é solicitada a confirmação pode ser a pessoa mais apropriada na instituição financeira para quem solicitar a confirmação.

Planejamento de solicitações de confirmação (ver item 7(c)) - item A3 - A6

A3. A forma como uma solicitação de confirmação é planejada pode afetar diretamente a taxa de resposta de confirmação, a confiabilidade e a natureza da evidência de auditoria obtida das respostas.

A4. Os fatores a serem considerados na elaboração de solicitações de confirmação incluem:

1. afirmações que estão sendo abordadas como procedimento;
2. riscos específicos de distorção relevante, que foram identificados, incluindo riscos de fraude;
3. forma e a apresentação da solicitação de confirmação;
4. experiência anterior na auditoria ou trabalhos semelhantes;
5. método de comunicação (por exemplo, em papel, em formato eletrônico ou outro meio);
6. autorização ou incentivo da administração para as partes que confirmam para responderem ao auditor. As partes que confirmam podem querer responder somente a uma solicitação de confirmação que contém autorização da administração;
7. capacidade de determinada parte que confirma em fornecer ou confirmar as informações solicitadas (por exemplo, valor de nota fiscal individual versus saldo total).

A5. A solicitação de confirmação externa positiva pede que a parte que confirma, em todos os casos, responda ao auditor seja pela indicação de sua concordância com as informações enviadas ou pelo fornecimento de informações. Normalmente se espera que a resposta a uma solicitação de confirmação positiva forneça evidência de auditoria confiável. Entretanto, existe o risco de que a parte que confirma possa responder à solicitação de confirmação sem verificar se as informações estão corretas. O auditor pode reduzir esse risco usando solicitações de confirmação positiva que não determinam o valor (ou outra informação) na solicitação de confirmação, e pedem à parte que confirma preencher o valor ou fornecer outra informação. Por outro lado, usar esse tipo de solicitação de confirmação “em branco” pode resultar em porcentagens de respostas mais baixas em decorrência do esforço adicional exigido das partes que confirmam.

A6. Determinar que as solicitações estejam devidamente endereçadas inclui testar a validade de alguns ou todos os endereços nas solicitações de confirmação antes de serem enviadas.

Acompanhamento de solicitações de confirmação (ver item 7(d)) - item A7

A7. O auditor pode enviar uma solicitação de confirmação adicional quando não receber uma resposta a uma solicitação anterior dentro de prazo razoável. Por exemplo, o auditor pode, depois de verificar novamente a precisão do endereço original, enviar uma solicitação adicional ou 2º. pedido.

Recusa da administração em permitir que o auditor envie solicitações de confirmação - item A8 - A10

• Razoabilidade da recusa da administração - item A8
• Implicações para a avaliação de risco de distorção relevante - item A9
• Procedimento alternativo de auditoria - item A10

Razoabilidade da recusa da administração (ver item 8(a)) - item A8

A8. A recusa da administração em permitir que o auditor envie solicitações de confirmação constitui uma limitação sobre a evidência de auditoria que o auditor deseja obter. O auditor deve, portanto, indagar sobre as razões para a limitação. Uma razão comum apresentada é a existência de uma disputa legal ou negociação em andamento com a pretensa parte que confirma, cuja solução pode ser afetada por uma solicitação de confirmação inoportuna. O auditor deve procurar evidência de auditoria sobre a validade e razoabilidade das razões em decorrência do risco de que a administração pode estar tentando negar ao auditor o acesso a evidência de auditoria que pode revelar fraude ou erro.

Implicações para a avaliação de risco de distorção relevante (ver item 8(b)) - item A9

A9. O auditor pode concluir pela avaliação no item 8(b) que seria apropriado revisar a avaliação dos riscos de distorção relevante no nível de afirmações e modificar os procedimentos de auditoria planejados de acordo com o item 31 da NBC-TA-315. Por exemplo, se a solicitação da administração de não confirmar não for razoável, isso pode indicar um fator de risco de fraude que requer uma avaliação de acordo com a NBC-TA-240, item 24.

Procedimento alternativo de auditoria (ver item 8(c)) - item A10

A10. Os procedimentos alternativos de auditoria executados podem ser semelhantes àqueles considerados apropriados para o caso de respostas não recebidas conforme especificado nos itens A18 e A19 desta Norma. Esses procedimentos também levam em consideração os resultados da avaliação do auditor no item 8(b) desta Norma.

Resultado dos procedimentos de confirmação externa - item A11 - A22

• Confiabilidade da resposta a solicitações de confirmação - item A11 - A17
• Resposta não recebida - item A18 - A19
• Quando uma resposta a uma solicitação de confirmação positiva é necessária para obter evidência de auditoria apropriada e suficiente - item A20
• Exceções - item A21 - A22

Confiabilidade da resposta a solicitações de confirmação (ver item 10) - item A11 - A17

A11. A NBC-TA-500, item A31, indica que, mesmo quando a evidência de auditoria é obtida de fontes externas à entidade, pode haver circunstâncias que afetam sua confiabilidade. Todas as respostas envolvem algum risco de interceptação, alteração ou fraude. Esse risco existe independentemente da resposta ser obtida na forma de papel, em formato eletrônico ou outro meio. Os fatores que podem indicar dúvidas sobre a confiabilidade de resposta incluem o fato da resposta:

1. ter sido recebida pelo auditor indiretamente; ou
2. aparentemente não ter sido recebida originalmente da parte que confirmou.

A12. As respostas recebidas eletronicamente, por exemplo, por fax ou correio eletrônico, envolvem riscos relacionados à confiabilidade podendo ser difícil estabelecer a prova de origem e autoridade da parte que confirma e a identificação de alterações. Um processo usado pelo auditor e a parte que confirma, que institua um ambiente seguro para as respostas recebidas eletronicamente, pode reduzir esses riscos. Se o auditor está satisfeito que esse processo é seguro e adequadamente controlado, aumenta a confiabilidade das respectivas respostas. Um processo de confirmação eletrônica pode incorporar diversas técnicas para validação da identidade do remetente de informações no formato eletrônico, por exemplo, por meio do uso de criptografia, assinaturas digitais eletrônicas e procedimentos para verificação de autenticidade de site.

A13. Se a parte que confirma usa um terceiro para coordenar e fornecer respostas a solicitações de confirmação, o auditor pode executar procedimentos para tratar os riscos de que:

• (a) a resposta pode não ser da fonte apropriada;
• (b) uma parte que confirma pode não ser autorizada a responder; e
• (c) a integridade da transmissão pode ter sido comprometida.

A14. A NBC-TA-500, item 11, requer que o auditor determine se deve modificar ou adicionar procedimentos para resolver dúvidas sobre a confiabilidade de informações a serem usadas como evidência de auditoria. O auditor pode optar por verificar a fonte e o conteúdo da resposta a uma solicitação de confirmação entrando em contato com a parte que confirma. Por exemplo, quando a parte que confirma responde por correio eletrônico, o auditor pode telefonar para verificar se ela, de fato, enviou a resposta. Quando uma resposta foi enviada ao auditor indiretamente (por exemplo, porque a parte que confirma endereçou a resposta incorretamente para a entidade ao invés de encaminhar para o auditor), o auditor pode solicitar a essa parte que envie uma nova resposta por escrito diretamente a ele.

A15. Uma resposta verbal a uma solicitação de confirmação, por si só, não se enquadra na definição de confirmação externa porque não é uma resposta por escrito direta para o auditor. Entretanto, após obter uma resposta verbal a uma solicitação de confirmação, o auditor pode, dependendo das circunstâncias, solicitar à parte que confirma uma resposta por escrito diretamente para ele. No caso dessa resposta não ser recebida, de acordo com o item 12, o auditor procura outra evidência de auditoria para suportar as informações da resposta verbal.

A16. Uma resposta a uma solicitação de confirmação pode conter linguagem restritiva sobre sua utilização. Essas restrições não invalidam necessariamente a confiabilidade da resposta como evidência de auditoria.

A17. Quando o auditor conclui que uma resposta não é confiável, ele pode necessitar revisar a avaliação dos riscos de distorção relevante no nível de afirmações e modificar os procedimentos de auditoria planejados, de acordo com a NBC-TA-315, item 31. Por exemplo, uma resposta não confiável pode indicar um fator de risco de fraude que requer uma avaliação de acordo com a NBC-TA-240, item 24.

Resposta não recebida (ver item 12) - item A18 - A19

A18. Os exemplos de procedimentos alternativos de auditoria que o auditor pode executar incluem:

1. para saldos de contas a receber, examinar recebimentos subsequentes específicos, documentação de embarque e vendas próximas ao final do período;
2. para saldos de contas a pagar, examinar pagamentos subsequentes, correspondência de terceiros e outros registros, como notas de entrada (documentos internos que evidenciem o recebimento de produtos que geraram esses passivos).

A19. A natureza e extensão dos procedimentos alternativos de auditoria são afetadas pela conta e pela afirmação em questão. Uma resposta não recebida a uma solicitação de confirmação pode indicar um risco de distorção relevante não identificado anteriormente. Nessas situações, o auditor pode necessitar revisar o risco de distorção relevante, avaliado no nível de afirmações, e modificar os procedimentos de auditoria planejados, de acordo com a NBC-TA-315, item 31. Por exemplo, menos respostas do que o previsto ou um número maior de respostas do que o previsto pode indicar um fator de risco de fraude não identificado anteriormente que requer uma avaliação de acordo com a NBC-TA-240, item 24.

Quando uma resposta a uma solicitação de confirmação positiva é necessária para obter evidência de auditoria apropriada e suficiente (ver item 13) - item A20

A20. Em certas circunstâncias, o auditor pode identificar um risco de distorção relevante avaliado no nível de afirmações para o qual é necessária uma resposta a uma solicitação de confirmação positiva para obter evidência de auditoria apropriada e suficiente. Essas circunstâncias podem incluir o que segue:

1. as informações disponíveis para corroborar a(s) afirmação(ões) da administração só estão disponíveis fora da entidade;
2. fatores específicos de risco de fraude, como o risco de a administração burlar os controles, ou o risco de conluio que pode envolver empregado(s) e/ou a administração, impedem que o auditor confie em evidências obtidas na própria entidade.

Exceções (ver item 14) - item A21 - A22

A21. As exceções observadas em respostas a solicitações de confirmação podem indicar distorções ou possíveis distorções nas demonstrações contábeis. Quando uma distorção é identificada, a NBC-TA-240, item 35, requer que o auditor avalie se essa distorção é indicativa de fraude. As exceções podem fornecer um guia para a qualidade das respostas de partes que confirmam similares ou para contas similares. As exceções podem indicar, também, uma deficiência, ou deficiências, no controle interno da entidade sobre o processo de encerramento e elaboração de demonstrações contábeis.

A22. Algumas exceções não representam distorções. Por exemplo, o auditor pode concluir que diferenças nas respostas a solicitação de confirmação são decorrentes de época, mensuração ou erros de transcrição nos procedimentos de confirmação externa.

Confirmação negativa (ver item 15) - item A23

A23. Não receber uma resposta a uma solicitação de confirmação negativa não indica de maneira explícita que a solicitação foi recebida pela parte que devia confirmar ou a verificação da precisão das informações contidas na solicitação. Consequentemente, o fato da parte consultada não responder a uma solicitação de confirmação negativa fornece evidência de auditoria significativamente menos persuasiva que uma resposta a uma solicitação de confirmação positiva. É mais provável que as partes que confirmam, também respondam indicando seu desacordo com uma solicitação de confirmação quando as informações na solicitação não estiverem a seu favor e menos provável que respondam de outra forma. Por exemplo, correntistas de contas bancárias têm mais probabilidade de responder se acreditarem que o saldo de sua conta está subavaliado na solicitação de confirmação, e menos probabilidade de responder quando acreditam que o saldo está superavaliado. Portanto, o envio de solicitações de confirmação negativa a correntistas de contas bancárias pode ser um procedimento útil para verificar se esses saldos estão subavaliados, mas é improvável que seja eficaz se o auditor está procurando evidências relativas à superavaliação.

Avaliação da evidência obtida (ver item 16) - item A24 - A25

A24. Ao avaliar os resultados de confirmações externas individuais, o auditor pode classificar esses resultados como segue:

• (a) respostas apropriadas da parte que confirma, indicando concordância com as informações fornecidas na solicitação de confirmação ou fornecendo as informações solicitadas sem exceção;
• (b) respostas consideradas como não confiável;
• (c) resposta não recebida; ou
• (d) resposta indicando exceção.

A25. A avaliação do auditor, quando levada em consideração juntamente com outros procedimentos de auditoria possivelmente aplicados pelo auditor, pode ajudá-lo a concluir se foi obtida evidência de auditoria apropriada e suficiente ou se é necessário executar procedimentos adicionais de auditoria, conforme requerido pela NBC-TA-330, itens 28 e 29.