início > contabilidade Ano XX - 21 de julho de 2019



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MNI 06-05-02

MNI - MANUAL DE NORMAS E INSTRUÇÕES
MANUAL ALTERNATIVO ELABORADO PELO COSIFE
REGULAMENTOS E DISPOSIÇÕES ESPECIAIS - 6
MICROFILMAGEM - 5
DE CHEQUES - 2

MNI 06-05-02 (Revisada em 10/04/2019)

1 - A execução dos serviços de microfilmagem de cheques deve obedecer as seguintes normas (Res 885):

a) os documentos submetidos a microfotografia devem conter declaração datada e autenticada de sua liquidação (Res 885);

b) a microfilmagem deve ser ultimada até 1 (um) ano após o resgate do cheque e deve obedecer a ordem cronológica de dia, mês e ano, separado cada dia por chapa indicativa da data de liquidação (Res 885);

c) devem ser utilizados filmes em rolo, que preencham os requisitos de qualidade exigidos para documentos microfotográficos permanentes, atendidas as características técnicas mínimas necessárias a reproduções perfeitas em fidelidade e nitidez de pormenores (Res 885);

d) na utilização do filme devem ser observadas as seguintes normas de segurança (Res 885):

I - os rolos devem ser numerados em sequência natural, independentemente das características dos cheques que venham a abranger (Res 885);

II - no inicio de cada rolo e imediatamente antes da reprodução de cada cheque deve ser microfilmado termo de abertura com as seguintes indicações (Res 885):

- nome do estabelecimento, seguido da designação da dependência sacada (Res 885);

- número do rolo, em destaque (Res 885);

- número ou outra característica do aparelho microfilmador (Res 885);

- local e data da copia e assinaturas do responsável pelo serviço de microfilmagem e de um diretor ou delegado designado pela Diretoria especialmente para esse fim (Res 885);

III - no fim do rolo, em seguida a reprodução do último cheque, deve ser microfilmado termo de encerramento, nele se declarando (Res 885):

- o conteúdo do rolo, observada a sequência dos documentos abrangidos (Res 885);

- serem autenticas as reproduções contidas no filme (Res 885);

- haver sido o filme manipulado de acordo com as normas técnicas e recomendações desta seção (Res 885);

- local e data da copia e assinaturas do responsável pelo serviço de microfilmagem e de um diretor ou delegado designado pela Diretoria especialmente para esse fim (Res 885);

IV - e facultada a microfilmagem, em um só rolo, dos cheques pagos ou liquidados contra dependências do banco, caso em que, antes da microfilmagem dos cheques de uma mesma dependência, devem ser microfilmadas as seguintes indicações (Res 885):

- identificação ou nome da dependência sacada (Res 885);

- data da liquidação ou pagamento dos cheques (Res 885);

e) devem ser microfilmados, seguidamente ou lado a lado, o anverso e o verso de cada cheque, cabendo ao banco estabelecer os critérios de segurança desses microfilmes (Res 885);

f) se, por qualquer motivo, o filme for cortado e em seguida emendado, deve ser microfilmado termo de reabertura, nele se declarando a razão do corte e da emenda (Res 885);

g) quando ocorrer imperfeição ou duvida técnica na reprodução de um documento, deve ele ser microfilmado novamente, precedido de termo de retificação, onde se declara o fato e se faz remissão a chapa correspondente (Res 885);

h) os documentos eventualmente omitidos na microfilmagem de um dia devem ser reproduzidos posteriormente, observada a mesma exigência de termos de retificação (Res 885);

i) a correção de imperfeições ou falhas, ou a microfilmagem de documentos omitidos deve ser feita segundo as possibilidades técnicas; se imperativa a correção em rolo posterior, o termo de retificação deve declarar o fundamento da medida, sendo que em qualquer caso deve ser feita anotação específica, que permita a pronta localização do rolo onde se encontra a chapa corretiva ou supletiva (Res 885);

j) quando a microfilmagem dos cheques de um mesmo dia continuar em novo rolo, o fato deve ser esclarecido no termo de encerramento do rolo que finda e no de abertura do que segue (Res 885);

l) após a microfilmagem e completado o processo de laboratório, o microfilme deve ser inspecionado, a fim de ser verificado se ele foi devidamente processado e se esta em condições de ser arquivado; procedidas as retificações eventualmente necessárias, deve ser lavrado termo de inspeção e arquivamento, assinado por quem tenha firmado o respectivo termo de encerramento (Res 885);

m) realizada a inspeção referida na alínea anterior, os cheques deverão ter aposta a indicação de haverem sido microfilmados (Res 885);

n) os microfilmes já processados devem ser acondicionados em embalagens especiais, de material adequado, e rotulados com o número do rolo, seu conteúdo e data da microfilmagem, e guardados em arquivos apropriados, em ambiente que assegure a conservação permanente (Res 885);

o) os filmes devem ser mantidos em segurança e protegidos contra os riscos de destruição ou dano por prazo igual ao fixado em lei para conservação dos documentos originais (Res 885);

p) os microfilmes só podem ser retirados dos arquivos por tempo limitado, que não invalide as normas de proteção e mediante requisição assinada e registrada em livro próprio (Res 885);

q) devem ser organizados e mantidos atualizados os dois seguintes registros dos filmes operados, ambos com menção da data de microfilmagem e identificação do operador (Res 885):

I - por ordem de número dos rolos de filmes, indicando lugar onde se encontram e relacionando datas de pagamento ou liquidação dos cheques em cada um deles contidos (Res 885);

II - por ordem de data de liquidação dos cheques, indicando os rolos em que estão microfilmados (Res 885);

r) o banco comercial e o banco múltiplo com carteira comercial podem centralizar os serviços de microfilmagem, inclusive dividindo suas redes de dependências em jurisdições, desde que a remessa dos cheques a unidade centralizadora seja cercada das medidas de cautela e segurança usuais no transporte de valores ao portador (Res 885; Res 1524);

s) independentemente dos controles contábeis comuns, o estabelecimento bancário deve organizar seu próprio sistema de segurança na devolução de cheques microfilmados (Res 885);

t) os serviços de escrituração das contas, de microfilmagem e de devolução de cheques devem ser executados por funcionários diferentes e não devem subordinar-se a um mesmo superior hierárquico ou chefe de serviço (Res 885);

u) a execução do serviço de microfilmagem deve obedecer as mesmas exigências e determinações de lei para os livros e papeis comerciais e as referentes ao sigilo bancário (Res 885).


(...)

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