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AUDITOR PESSOA FÍSICA COM EQUIPE NÃO PROFISSIONAL - CONTROLE DE QUALIDADE

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

[NOME DO AUDITOR PESSOA FÍSICA]

[Data da última revisão]

EXEMPLO DE MANUAL DE CONTROLE DE QUALIDADE

AUDITOR PESSOA FÍSICA COM EQUIPE NÃO PROFISSIONAL

Índice

Declaração de política geral

Papéis e responsabilidades gerais do APF e da equipe

• 1. Responsabilidades da liderança pela qualidade na firma de um único proprietário
• 2. Exigências éticas relevantes
• 3. Aceitação e continuidade de clientes e de trabalhos específicos
• 4. Recursos humanos
• 5. Execução do trabalho
• 6. Monitoramento
• 7. Documentação

Declaração de política geral

O objetivo do auditor pessoa física (APF) é estabelecer, implementar, manter, monitorar e aplicar sistema de controle de qualidade que fornece segurança razoável de que ele e a equipe cumprem a Norma de Controle de Qualidade (NBC-PA-01 [ou normas profissionais e requisitos regulamentares e legais que sejam aplicáveis], e que os relatórios dos trabalhos são apropriados nas circunstâncias.

Insira documentos do APF que fornecem detalhes sobre a declaração da missão e/ou as metas do APF. Para orientação sobre materiais que podem ser incluídos, consulte o Guia.

Papéis e responsabilidades gerais do APF e da equipe

O APF exerce autoridade final e arca com a responsabilidade pelo sistema de controle de qualidade.

A mensagem primordial do APF é um compromisso com a qualidade, além de ter como objetivo incentivar e promover a equipe que está igualmente comprometida com a sua pauta.

O APF e cada membro da equipe são, em graus variados, responsáveis pela implementação das políticas de controle de qualidade do APF.

Os valores do APF incluem [identifique outros valores comuns refletidos pela cultura do APF].

O APF e a equipe devem se adequar às seguintes orientações:

• tratar o comportamento ético e a qualidade do serviço como prioridade máxima; as considerações comerciais não podem suprimir a qualidade do trabalho executado;
• ler, entender e seguir o Código de Ética Profissional do Contador;
• entender as responsabilidades do APF e da equipe para identificar, divulgar e documentar ameaças à independência e o processo a ser seguido para tratar e administrar as ameaças identificadas;
• evitar circunstâncias em que a independência pode estar (ou parece estar) prejudicada;
• cumprir os requisitos de desenvolvimento profissional contínuo, incluindo a manutenção de registros como evidência;
• permanecer a par de acontecimentos atuais na profissão, estrutura de relatório financeiro aplicável e normas de asseguração (por exemplo, IFRSs, NBC TAs), divulgação de práticas contábeis, controle de qualidade, normas da firma e acontecimentos relevantes do setor e específicos do cliente;
• prestar auxílio ao APF e à equipe com cortesia, quando necessário e solicitado, para ajudá-los a aprender por meio de conhecimento e experiência compartilhados e a melhorar a qualidade do serviço ao cliente;
• manter registros de tempo precisos e detalhados (lançados regularmente nos sistemas de horas e de faturamento do APF) para rastrear e identificar o tempo gasto em atividades de campo e de escritório (cobráveis e não cobráveis);
• salvaguardar, usar e manter de forma apropriada os equipamentos de escritório e computador (incluindo recursos de rede e comunicação) e outros bens compartilhados. Isso inclui usar os recursos tecnológicos da firma somente para fins apropriados do negócio, levando em consideração a ética, confidencialidade e privacidade do cliente;
• manter os dados do APF e dos clientes, as informações do negócio e dos clientes e as informações pessoais protegidos e totalmente confidenciais;
• assegurar que as informações eletrônicas geradas pela firma sobre os clientes ou a firma sejam armazenadas na rede do APF de acordo com os procedimentos de armazenamento de informações apropriados;
• informar ao APF sobre quaisquer observações de violações significativas no controle de qualidade do APF, da ética incluindo independência, confidencialidade ou uso inadequado de recursos do APF (incluindo internet e correio eletrônico);
• documentar e manter registros adequados de todos os contatos de clientes significativos quando é prestada ou solicitada assessoria profissional;
• documentar e manter registros adequados de todas as consultas, discussões, análises, soluções e conclusões significativas sobre gestão de ameaça à independência, assuntos difíceis ou controversos, diferenças de opinião e conflitos de interesse; e
• seguir as práticas padrão do APF para horas de trabalho, atendimento, administração, cumprimento de prazos e controle de qualidade.

1. Responsabilidades da liderança pela qualidade na firma de um único proprietário

• 1.1 Exemplo vem de cima
• 1.2 Cargos de liderança

1.1 Exemplo vem de cima

O APF decide sobre todos os assuntos chave relacionados à prática profissional.

O APF aceita a responsabilidade por liderar e promover uma cultura de controle de qualidade na firma e por fornecer e manter esse manual e todas as outras ajudas práticas e orientação necessárias para suportar a qualidade dos trabalhos.

O APF determina a estrutura operacional e de relatório. Além disso, o APF pode indicar uma equipe qualificada, anualmente ou com outra periodicidade, a pessoa responsável pela manutenção de registros ou outros elementos administrativos do sistema de controle de qualidade; entretanto, a responsabilidade final por essas funções será do APF.

Quaisquer pessoas que assumem responsabilidades e funções específicas serão consideradas pelo APF como tendo experiência e capacidade suficientes e adequadas para cumprirem suas responsabilidades.

1.2 Cargos de liderança

Nesse manual de controle de qualidade, são feitas referências a diversas funções de liderança na firma de um único proprietário. O APF assume diversos papéis. Entretanto, o papel de RH pode ser desempenhado por equipe adequadamente qualificada e o RCQ será uma pessoa externa adequadamente qualificada.

APF (Auditor Pessoa Física). Proprietário ou gerente do APF.

RCQ (Revisor de Controle de Qualidade). Qualquer profissional que executa a função de revisão de controle de qualidade do trabalho.

RH (Recursos Humanos). Pessoal responsável por todas as funções de recursos humanos, incluindo manutenção de registros com relação a obrigações profissionais, como taxas de filiação e desenvolvimento profissional contínuo. (O proprietário pode também assumir algumas ou todas as funções de RH.)

2. Exigências éticas relevantes

• 2.1 Independência
  • 2.1.1 Associação de pessoal sênior (incluindo rotação de sócios) com trabalhos de auditoria para entidades de interesse público
• 2.2 Conflito de interesse
• 2.3 Confidencialidade

O APF reconhece o valor da liderança ética e aceita a responsabilidade de assumi-la.

O APF tem expectativa de que toda a equipe mantenha conhecimento atual sobre as disposições contidas no Código de Ética Profissional do Contador. Isso irá requerer que toda equipe assuma responsabilidade pessoal de revisar o Código de Ética e outras normas profissionais.

2.1 Independência

O APF e toda a equipe devem ter postura mental independente e aparência de independência em relação a seus clientes e trabalhos de asseguração.

A independência deve ser mantida durante todo o período do trabalho para todos os trabalhos de asseguração, conforme determinado pelo:

• Código de Ética Profissional do Contador;
• NBC-PA-01;
• NBC-PA-290 e NBC-PA-291; e
• Norma NBC-TA-220 - Controle de Qualidade da Auditoria de Demonstrações Contábeis.

Se as ameaças à independência não podem ser eliminadas ou reduzidas a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas adequadas, o APF deve eliminar a atividade, o interesse ou a relação que está criando a ameaça ou recusar aceitar ou continuar o trabalho (quando a retirada não é possível).

O APF é responsável pelas ameaças à independência e deve assegurar uma solução adequada para elas.

O APF e a equipe devem revisar suas circunstâncias específicas para quaisquer ameaças ou ameaças em potencial à independência. O APF deve ser informado se essas ameaças forem identificadas pela equipe.

O APF deve documentar os detalhes das ameaças identificadas, incluindo relações ou circunstâncias que envolvem o cliente, e as salvaguardas que foram aplicadas.

Toda a equipe deve fornecer ao APF, uma vez por ano, uma confirmação por escrito de que entende e cumpriu o Código de Ética Profissional do Contador e requerimentos da NBC-PA-290 e NBC-PA-291.

A equipe designada para um trabalho de asseguração deve confirmar ao APF que é independente do cliente e do trabalho, ou notificar o APF sobre qualquer ameaça ou possível ameaça à independência para que possam ser aplicadas salvaguardas adequadas.

A equipe deve notificar o APF se, pelo seu conhecimento, durante o período de divulgação, ela ou qualquer outro membro da equipe de trabalho prestou qualquer serviço que seria proibido de acordo com a NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 ou outra autoridade reguladora, que poderia resultar na incapacidade do APF de concluir o trabalho de asseguração.

Quando solicitada pelo APF, a equipe deve tomar quaisquer medidas razoáveis que sejam necessárias e possíveis para eliminar ou reduzir qualquer ameaça à independência a um nível aceitável. Essas medidas podem incluir:

• deixar de ser membro da equipe de asseguração;
• suspender ou alterar tipos de trabalho ou serviços específicos executados no trabalho;
• alienar o interesse financeiro ou a participação;
• suspender ou mudar a natureza de relações pessoais ou comerciais com clientes;
• submeter o trabalho à revisão adicional de contador profissional externo ou outro membro da equipe; e
• tomar quaisquer outras medidas razoáveis adequadas nas circunstâncias.

2.1.1 Associação de pessoal sênior (incluindo rotação de sócios) com trabalhos de auditoria para entidades de interesse público

O APF e a equipe devem seguir as regulamentações específicas de rotação da equipe de trabalho (CVM para companhias abertas, Banco Central para trabalhos em instituições financeiras e por ele reguladas, que são mais restritivas do que as normas do CFC e normas internacionais de auditoria), assim como as rotações indicadas pelo revisor de controle de qualidade do trabalho em todos os trabalhos de auditoria para entidades de interesse público.

Quando o cliente de auditoria é uma entidade de interesse público, e o APF ou o RCQ esteve envolvido com o cliente por um período de, no máximo, cinco anos, ele não deve participar do trabalho até que tenha decorrido dois anos.

É permitido certo grau de flexibilidade em raros casos devido a circunstâncias previstas fora do controle da firma e onde a continuidade da pessoa no trabalho de auditoria é especialmente importante para a qualidade da auditoria. Nesses casos, são aplicadas salvaguardas equivalentes para reduzir quaisquer ameaças a um nível aceitável. Essas salvaguardas incluem, no mínimo, uma revisão adicional do trabalho executado por colega profissional que não tinha relação com a equipe de auditoria. Somente em circunstâncias extraordinárias a rotação não é recomendada ou requerida. Quando uma ameaça à independência significativa envolvendo o APF e o RCQ é recorrente, a rotação seria uma salvaguarda básica necessária para reduzir a ameaça ao nível aceitável. A avaliação da independência da equipe de trabalho é parte importante dos procedimentos de aceitação e continuação de clientes. Quando a avaliação conclui que a rotação de certas pessoas é necessária, o assunto deve ser encaminhado ao APF.

Após revisar as circunstâncias (incluindo a reação esperada do cliente), o APF apresentará uma decisão o mais rápido possível sobre a necessidade da rotação.

Se a rotação for considerada necessária, o APF determinará que outro auditor qualificado (externo) assuma a liderança da equipe de trabalho e especificará a duração do período durante o qual a pessoa não deve participar da auditoria da entidade e quaisquer outros requisitos relevantes.

Se a rotação não for considerada necessária, o APF identificará salvaguardas alternativas para reduzir o risco a um nível aceitável.

Insira formulário de declaração de independência do APF

2.2 Conflito de interesse

O APF e a equipe devem seguir o Código de Ética Profissional do Contador e as normas profissionais aplicáveis, incluindo a NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 em relação a quaisquer interesses, influências ou relações que podem criar conflito de interesse. O APF e a equipe devem estar livres de quaisquer interesses, influências ou relações com relação a assuntos de clientes que prejudiquem o julgamento profissional ou a objetividade.

O APF é responsável por desenvolver, implementar, cumprir, executar e monitorar métodos e procedimentos práticos planejados para auxiliar o APF e a equipe a entender, identificar, documentar e tratar conflitos de interesse e determinar sua adequada solução.

O APF assegurará que sejam seguidos os procedimentos adequados quando são identificados conflitos e possíveis conflitos de interesse. Presume-se que, a menos que se prove o contrário, sempre que um conflito ou possível conflito é identificado, o APF ou a equipe não deve agir ou fornecer assessoria ou comentar até que tenha analisado detalhadamente os fatos e as circunstâncias da situação, esteja seguro que foram aplicadas as salvaguardas, feitas as comunicações necessárias e é apropriado agir.

A decisão de agir ou prestar assessoria nessas circunstâncias é extremamente rara e sugere-se que os detalhes sejam totalmente documentados.

A equipe deve revisar suas circunstâncias específicas e avisar o APF sobre quaisquer conflitos e possíveis conflitos de interesse que a envolve ou sua família imediata. O APF e a equipe também devem determinar e divulgar quaisquer conflitos de interesse entre eles e os clientes da firma, especialmente se prestam serviços diretamente para esses clientes. Eles devem exercer o devido zelo, seguir a política da firma e discutir as circunstâncias específicas para determinar como tratar a situação e se um serviço específico deve ser evitado.

Após consultar outra equipe, o APF deve ter a autoridade final para a solução de qualquer situação de conflito de interesse, que pode incluir:

• recusar ou suspender o serviço, o trabalho ou a medida;
• determinar e requerer medidas e procedimentos especificados para tratar o conflito adequadamente, proteger informações confidenciais e específicas do cliente, e assegurar que os consentimentos adequados sejam obtidos e as divulgações feitas quando se determina que seja aceitável agir;
• documentar adequadamente o processo, as salvaguardas aplicadas e as decisões tomadas ou recomendações feitas;
• aplicar procedimentos disciplinares e sanções a sócios e equipe por não cumprimento; e
• estabelecer e comunicar medidas de planejamento preventivas para ajudar a evitar situações de conflitos de interesse que possam surgir.

O cliente será notificado sobre o interesse de negócio ou as atividades do APF que podem representar conflito de interesse, sobre todas as partes relevantes conhecidas em situações em que a firma está atuando para duas ou mais partes em relação a um assunto em que seus respectivos interesses estão em conflito, e que o APF não atua exclusivamente para um cliente na prestação dos serviços propostos. Em todos os casos, o consentimento do cliente para atuar deve ser obtido.

Quando o APF decide continuar a aceitar o trabalho, sugere-se que o APF e a equipe documentem no arquivo do trabalho os conflitos identificados, normalmente nas seções de aceitação e continuidade ou de planejamento. Isso pode incluir qualquer correspondência ou discussões relativas à natureza do conflito, bem como quaisquer consultas com outros, conclusões tiradas, salvaguardas aplicadas e procedimentos seguidos para tratar a situação de conflito.

No caso de ser requerida confidencialidade interna, pode ser necessário evitar que outra equipe tenha acesso às informações com o uso de firewalls; segurança física, pessoal, de arquivos e de informações; acordos de não divulgação específicos; ou segregação e bloqueio de arquivos ou de acesso a dados. Quando essas medidas são tomadas, toda equipe envolvida deve respeitá-las e segui-las sem exceção. Entretanto, em geral são evitadas situações que requerem essas medidas.

Se a equipe está insegura sobre suas responsabilidades em relação à avaliação de conflito ou possível conflito, sugere-se que o assunto seja discutido com pessoal não envolvido para pedir ajuda na avaliação.

No caso de a equipe tomar conhecimento de outras pessoas atuando (conscientes ou inadvertidamente) em situações contrárias às políticas da firma ou determinações específicas relacionadas a trabalhos (exceto caso insignificante), recomenda-se que o assunto seja imediatamente encaminhado ao APF.

2.3 Confidencialidade

O APF e a equipe devem proteger e manter a confidencialidade de quaisquer informações de clientes que devem ser mantidas confidenciais e protegidas de acordo com as leis aplicáveis, as autoridades reguladoras, o Código de Ética Profissional do Contador, a política da firma e as instruções ou acordos específicos com clientes.

As informações de clientes e quaisquer informações pessoais obtidas durante o trabalho devem ser usadas ou divulgadas somente com a finalidade para a qual foram coletadas.

As informações pessoais e de clientes são retidas somente conforme definido pela política de acesso e retenção do APF. Os documentos são mantidos em arquivo pelo tempo necessário para cumprir os requisitos profissionais, regulamentares ou legais.

A política do APF requer que as informações pessoais e de clientes sejam tão precisas, completas e atualizadas quanto possível.

A política do APF permite que pessoa ou cliente (com autorização adequada), por solicitação, seja informada da existência, utilização e divulgação de informações pessoais ou informações de negócios equivalentes especificadas e tenha acesso (conforme adequado) a essas informações. Essas informações não incluem necessariamente papéis de trabalho, que são de propriedade do APF.

O APF comunica suas políticas e fornece acesso a informações sobre orientação, regras e interpretações por meio de manual de controle de qualidade, outra documentação da firma (como materiais de treinamento), e eletronicamente, para informar toda equipe sobre requisitos e assuntos de privacidade e de confidencialidade de clientes.

A política do APF requer a utilização de tecnologia padrão do setor, incluindo firewalls, hardware e software, bem como procedimentos de transmissão e armazenamento de dados planejados para reter, catalogar e recuperar informações eletrônicas e proteger essas informações do acesso não autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente) (se aplicável).

A política do APF requer a manutenção de procedimentos de manuseio e armazenamento de arquivos impressos internos e externos e instalações para proteger, reter, catalogar e recuperar informações de arquivos e para proteger essas informações do acesso não autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente).

O APF também requer que seja assinada declaração de confidencialidade por todo o pessoal quando da contratação, e posteriormente uma vez por ano, e que essa documentação seja mantida em arquivo. Espera-se que todo pessoal esteja completamente familiarizado com a declaração da política do APF sobre confidencialidade e que a cumpra. O reconhecimento desse entendimento é evidenciado mediante assinatura do acordo de confidencialidade da firma.

3. Aceitação e continuidade de clientes e trabalhos específicos

• 3.1 Aceitação e continuidade
• 3.2 Propostas para novos clientes
• 3.3 Renúncia à relação com cliente

3.1 Aceitação e continuidade

O APF aceita novos trabalhos ou continua trabalhos e relações com clientes existentes somente após o processo de revisão ter sido conduzido pelo APF ou por membro da equipe qualificado.

Para cada trabalho em andamento, é necessária uma revisão da continuação do cliente documentada para determinar se é adequado continuar a prestar serviços ao cliente, com base no trabalho anterior e no planejamento para a continuação do trabalho. Essa revisão inclui, também, a consideração de quaisquer requisitos de rotação.

O APF deve aprovar e ratificar a decisão de aceitar ou continuar um trabalho de acordo com as políticas e os procedimentos do APF.

Se, após a conclusão da fase de aceitação e planejamento do trabalho, foram identificados riscos significativos associados com o cliente ou o trabalho, o APF considerará consultar profissional qualificado externo e documentará como os assuntos foram resolvidos.

Se, depois de aceitar ou continuar o trabalho, o APF recebe informações que, se conhecidas antes, teriam resultado na recusa do trabalho, o APF deve considerar se continua o trabalho e normalmente busca assessoria legal com relação a sua posição e opções para assegurar que cumprirá os requisitos profissionais, regulamentares e legais.

Ao considerar se deve ou não aceitar ou continuar um trabalho específico, o APF deve considerar:

• se o APF e a equipe são, ou podem razoavelmente tornar-se, suficientemente competentes para assumir o trabalho (isso incluiria conhecimento do setor, dos assuntos relacionados e experiência com requisitos regulatórios, incluindo aqueles relacionados a relatórios);
• o acesso a quaisquer especialistas que podem ser necessários;
• a identificação e disponibilidade das pessoas designadas para realizar a revisão do controle de qualidade do trabalho (se necessário);
• qualquer uso proposto do trabalho de outro auditor ou contador (incluindo qualquer colaboração que pode ser necessária de outros escritórios da firma ou de outras firmas da rede);
• a capacidade de cumprir o prazo de apresentação de relatórios do trabalho;
• se existe algum conflito de interesse real ou potencial;
• se há ou pode haver salvaguardas aplicadas e mantidas para quaisquer ameaças de independência identificadas para reduzi-las ao nível aceitável;
• a qualidade da administração do cliente (potencial), bem como dos responsáveis pela sua governança e daqueles que controlam ou exercem influência significativa sobre a entidade, incluindo sua integridade, competência e reputação empresarial (incluindo consideração de quaisquer ações contra a organização ou publicidade negativa sobre ela), juntamente com a experiência atual e passada da firma;
• a atitude dessas pessoas e desses grupos em relação ao ambiente de controle interno e seus pontos de vista sobre interpretações agressivas ou inadequadas de normas contábeis (incluindo consideração de quaisquer relatórios modificados anteriormente emitidos e a natureza das ressalvas);
• a natureza das operações da entidade, incluindo suas práticas empresariais e a saúde fiscal da organização;
• se o APF está sob pressão do cliente para manter as horas remuneráveis (honorários cobrados) em nível injustificadamente baixo;
• se o APF espera alguma limitação de alcance;
• se existe algum sinal de envolvimento criminoso; e
• consideração da confiabilidade do trabalho feito pela firma anterior e como ela respondeu às comunicações (isso incluiria conhecer as razões que levaram o cliente a abandonar a firma anterior).

Insira política ou critérios de aceitação do APF adicionais conforme desejado. Para orientação, consulte o item 3.2 do Guia.

3.2 Propostas para novos clientes

As propostas para novos clientes podem ser elaboradas por equipe competente e revisadas pelo APF. Entretanto, a emissão de qualquer proposta a cliente deve ser precedida por avaliação do cliente em potencial e da aprovação autorizada.

Para cada trabalho para novo cliente, deve ser seguido e documentado o processo de revisão antes de o APF aceitar o trabalho. Esse processo inclui uma avaliação dos riscos associados com o cliente.

O APF indaga o pessoal ou terceiros (incluindo a firma anterior) ao determinar se deve considerar a proposta de novo cliente. O APF também pode fazer buscas de antecedentes, por exemplo, utilizando informações on-line que podem estar prontamente disponíveis.

Depois de determinada a aceitação de novo cliente, o APF cumpre as exigências éticas relevantes (como se comunicar com a firma anterior se requerido pelo Código de Ética Profissional do órgão membro) e elabora carta de contratação para ser assinada pelo novo cliente.

3.3 Renúncia à relação com cliente

O APF deve definir o processo a ser seguido quando tiver sido determinado que é necessário retirar-se de um trabalho. Esse processo inclui considerar os requisitos profissionais, regulamentares e legais e quaisquer comunicações obrigatórias que devem ser feitas em decorrência dos mesmos.

O APF se encarrega de reunir-se com a administração e com os responsáveis pela governança do cliente para discutir os fatos e as circunstâncias que levaram à retirada.

O APF documenta os assuntos significativos que levaram à retirada, incluindo os resultados de quaisquer consultas, as conclusões a que se chegou e a base para essas conclusões.

No caso de haver requisito profissional, regulador ou legal que obrigue o APF a continuar o trabalho, as razões para a continuação devem ser documentadas, incluindo a consideração de consultar consultores jurídicos.

4. Recursos humanos

• 4.1 Recrutamento e retenção
• 4.2 Desenvolvimento profissional contínuo
• 4.3 Designação de equipes de trabalho
• 4.4 Execução de políticas de controle de qualidade (disciplina)
• 4.5 Reconhecimento por cumprimento

O APF reconhece o valor e a autoridade do RH em todos os assuntos de recursos humanos. O RH é responsável por:

• manutenção de políticas de recursos humanos;
• identificação de mudanças necessárias das políticas em decorrência de leis e regulamentos trabalhistas e para manter a competitividade no mercado;
• fornecimento de orientação e consulta sobre assuntos relacionados a recursos humanos;
• manutenção de sistemas de avaliação de desempenho;
• conforme solicitado, recomendação de medidas ou procedimentos específicos adequados para a circunstância (ou seja, disciplina, recrutamento);
• programação de desenvolvimento profissional na firma;
• manutenção de arquivos de pessoal (incluindo declarações de independência, reconhecimento de confidencialidade e relatórios de desenvolvimento profissional contínuo anuais); e
• desenvolvimento e aplicação de treinamento de orientação.

4.1 Recrutamento e retenção

O APF e o RH devem avaliar os requisitos de serviços profissionais para assegurar que eles têm a capacidade e a competência necessárias para satisfazer as necessidades dos clientes. Isso normalmente inclui uma expectativa detalhada dos requisitos de trabalho ao longo de cada período para identificar períodos de pico e possíveis carências de recursos.

O RH usa processos atuais de solicitação de emprego, entrevistas e documentação para contratação.

O RH considerará os seguintes itens quando o APF estiver procurando candidatos para contratar:

• verificação das credenciais acadêmicas e profissionais e das referências;
• esclarecimento dos intervalos de tempo nos currículos dos candidatos;
• verificação de informes de antecedentes de crédito e criminais;
• esclarecimento aos candidatos da exigência da firma de obter declaração por escrito, anual e para cada trabalho, de que eles são independentes e livres de conflito de interesse; e
• informação aos candidatos sobre o requisito de assinar declaração referente ao entendimento e cumprimento da política de confidencialidade da firma.

Insira política ou procedimentos adicionais do APF para recrutamento, conforme desejado. Para orientação, consulte o item 4.2 do Guia.

O RH fornece informações de orientação a todo o pessoal novo assim que possível após a contratação pelo APF. Os materiais de orientação incluem cópia completa das políticas e dos procedimentos do APF. Aplica-se um período de experiência de [especifique a duração do período] a todo pessoal novo.

O APF empenha-se em identificar oportunidades para o desenvolvimento de carreira do pessoal para reter equipe competente e proporcionar sustentabilidade e crescimento contínuo ao APF.

O APF revisa periodicamente a eficácia de seu programa de recrutamento juntamente com uma avaliação de suas necessidades de recursos atuais do APF para identificar se são necessárias revisões do programa.

4.2 Desenvolvimento profissional contínuo

O APF deve cumprir os requisitos mínimos de desenvolvimento profissional contínuo conforme definido por norma específica do CFC que trata de Educação Profissional Continuada (NBC P 4). Um programa de aprendizado permanente e desenvolvimento contínuo de competência profissional, que determina que os órgãos competentes, associados ao CFC, implementem requisito de desenvolvimento profissional contínuo como componente integral para a permanência de contadores profissionais como filiados e os órgãos competentes devem estabelecer políticas e procedimentos para que satisfaçam esses requisitos. Requisitos profissionais contínuos adicionais podem ser esperados de órgãos reguladores, como as determinações da CVM, Banco Central e SUSEP no Brasil.

4.3 Designação de equipes de trabalho

Por meio de suas políticas e seus procedimentos, o APF assegura a designação de equipe adequada (individual e coletivamente) para cada trabalho. As responsabilidades do APF estão claramente definidas nesse manual e nos exemplos de trabalho fornecidos pelo APF. O APF também é responsável por assegurar que as pessoas designadas e a equipe de trabalho, como um todo, possuam competências necessárias para concluir o trabalho de acordo com as normas profissionais e o sistema de controle de qualidade da firma.

O APF também planeja oportunidades de orientar o pessoal júnior e sênior para guiar o desenvolvimento de equipe menos experiente.

Ao determinar qual pessoal adequado designar para um trabalho, deve ser dada atenção especial à continuidade com o cliente, levando em conta os requisitos de rotação, para assegurar o complemento adequado e a oportunidade para a equipe de trabalho.

4.4 Execução de políticas de controle de qualidade (disciplina)

O sistema de controle de qualidade do APF requer mais do que um monitoramento efetivo. Um processo de execução é fundamental e inclui consequências e procedimentos corretivos para não cumprimento, menosprezo, falta do devido zelo e atenção, abuso e embuste.

O APF tem responsabilidade geral pelo processo disciplinar. As medidas corretivas são frequentemente melhor determinadas e administradas por meio de processo consultivo e não de maneira autocrática. As medidas corretivas tomadas dependem das circunstâncias.

Infrações sérias, intencionais e repetidas ou menosprezo às políticas do APF e às regras profissionais não podem ser toleradas. Devem ser tomadas as providências adequadas para corrigir o comportamento do membro da equipe ou suspender a relação da pessoa com o APF.

As medidas corretivas tomadas pelo APF dependem das circunstâncias. Essas medidas podem incluir, mas não estão limitadas a:

• entrevistar as pessoas envolvidas para estabelecer os fatos e discutir causas e soluções;
• conduzir entrevistas de acompanhamento para assegurar que o cumprimento melhorou ou para alertar a equipe envolvida que, de outra forma, serão necessárias medidas corretivas mais enérgicas para proteger o interesse dos clientes e da firma, como:
  • reprimenda (oral ou por escrito);
  • requisito obrigatório para concluir o desenvolvimento profissional continuado definido;
  • registro por escrito feito nos arquivos de pessoal;
  • suspensão do emprego;
  • desligamento do emprego; ou
  • notificação formal registrada junto ao comitê disciplinar da associação profissional.

Insira política ou procedimentos adicionais do APF que são uma consequência de disciplina. Para orientação, consulte o item 4.5 do Guia.

4.5 Reconhecimento por cumprimento

O cumprimento das políticas do APF é considerado e abordado na avaliação específica e geral de membros da equipe individuais de modo contínuo e no processo de revisão de pessoal regularmente programado.

São atribuídos pesos apropriados às características identificadas na avaliação do desempenho no trabalho e na determinação dos níveis de remuneração, bônus, adiantamentos, desenvolvimento de carreira e autoridade dentro da firma do APF.

Avaliações de desempenho conduzidas periodicamente incluem a forma e o conteúdo conforme definidos pela política do APF.

Insira modelo de avaliação de desempenho do APF

5. Execução do trabalho

• 5.1 Papel do APF como líder do trabalho
• 5.2 Consultas
• 5.3 Diferenças de opinião
• 5.4 Revisão do controle de qualidade do trabalho (RCQT)

Por meio de políticas e procedimentos estabelecidos e de seu sistema de controle de qualidade, o APF requer que os trabalhos sejam executados de acordo com normas profissionais e requisitos regulamentares e legais aplicáveis.

Os sistemas gerais do APF são planejados para fornecer segurança razoável de que a equipe é planejada, supervisionada e revisada adequada e corretamente, e que os relatórios dos trabalhos são adequados nas circunstâncias.

Para facilitar a execução dos trabalhos pela equipe de forma consistente e de acordo com normas profissionais e requisitos regulamentares e legais aplicáveis, o APF fornece exemplos de papéis de trabalho para a documentação do processo de trabalho para clientes. Esses exemplos são atualizados conforme necessário para refletir quaisquer mudanças nas normas profissionais. A equipe usa esses exemplos para documentar fatos chave, riscos e avaliações relacionadas com a aceitação ou continuação de cada trabalho. A equipe é incentivada a exercer julgamento profissional ao modificar esses exemplos para assegurar que esses assuntos sejam adequadamente documentados e avaliados para cada trabalho de acordo com normas profissionais e políticas da firma.

Além disso, são disponibilizadas ferramentas de pesquisa e materiais de referência; sistema de controle de qualidade, conforme especificado neste manual; ferramentas adequadas de software e hardware padrão do setor, incluindo segurança e orientação para acesso a dados e sistemas; políticas e programas de treinamento e educação, incluindo suporte para cumprimento de requisitos de desenvolvimento profissional do CFC.

Ao executar qualquer trabalho, toda a equipe deve:

• seguir e adotar políticas de planejamento, supervisão e revisão do APF;
• usar (modificando conforme adequado) os exemplos do APF para elaboração de arquivos, documentação e correspondência, bem como seus programas de software, ferramentas de pesquisa e os procedimentos de assinatura e liberação adequados para o trabalho;
• seguir e adotar as políticas éticas da firma;
• executar seu trabalho segundo normas profissionais e do APF com devido zelo e atenção;
• documentar seu trabalho, sua análise, suas consultas e conclusões suficiente e adequadamente;
• concluir seu trabalho com objetividade e independência adequada, tempestiva e eficientemente e documentar o trabalho de forma organizada, sistemática, completa e legível;
• assegurar que todos os papéis de trabalho, documentos de arquivo e memorandos sejam rubricados, possuam referências cruzadas corretas e sejam datados, com consulta adequada sobre assuntos difíceis ou controversos;
• assegurar que as devidas comunicações, representações, revisões e responsabilidades de clientes sejam claramente estabelecidas e documentadas; e
• assegurar que o relatório do trabalho reflita o trabalho executado e o objetivo pretendido e seja emitido logo após a conclusão do trabalho de campo.

5.1 Papel do APF como líder do trabalho

O líder do trabalho é responsável por assinar o relatório do trabalho. Como líder da equipe de trabalho, o APF é responsável:

• pela qualidade em geral de todos os trabalhos para os quais esse líder do trabalho é designado;
• por formar uma conclusão sobre o cumprimento dos requisitos de independência do cliente, e com isso obter as informações necessárias para identificar ameaças à independência, tomar as medidas para eliminar essas ameaças ou reduzi-las a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas adequadas e assegurar que a documentação está completa;
• por assegurar que foram seguidos os procedimentos adequados em relação à aceitação e retenção de clientes, e que as conclusões obtidas sobre esse aspecto são adequadas e foram documentadas;
• por assegurar que a equipe de trabalho coletivamente tem competência e capacitação apropriadas para executar o trabalho de acordo com as normas profissionais e exigências legais e regulatórias;
• por supervisionar e/ou executar o trabalho de acordo com as normas profissionais e os requisitos regulamentares e legais, e assegurar que o relatório emitido seja adequado nas circunstâncias;
• por comunicar aos membros chave da administração do cliente e aos responsáveis pela governança a identidade do APF e seu papel como líder do trabalho;
• por assegurar, por meio de revisão da documentação e discussão com a equipe de trabalho, que foi obtida evidência adequada e suficiente para suportar as conclusões obtidas e para o relatório do trabalho a ser emitido;
• por assumir a responsabilidade pela equipe de trabalho por meio de consulta apropriada (interna e externa) sobre assuntos difíceis ou controversos; e
• por determinar quando deve ser nomeado um revisor da qualidade do trabalho de acordo com as normas profissionais e a política do APF; por discutir com o revisor da qualidade do trabalho assuntos significativos que surgem durante o trabalho e identificados durante a revisão da qualidade do trabalho; e por não datar o relatório até a conclusão da revisão.

5.2 Consultas

O APF incentiva a consulta entre a equipe de trabalho e, para assuntos significativos, com outras pessoas dentro e, com autorização, fora da firma do APF. A consulta interna usa a experiência coletiva e a especialização da firma (ou a que está disponível para a firma) para reduzir o risco de distorção e aumentar a qualidade da execução do trabalho. Um ambiente consultivo melhora o processo de aprendizado e desenvolvimento do APF e da equipe e fortalece a base de conhecimento coletivo, o sistema de controle de qualidade e a capacitação profissional da firma.

Para qualquer assunto difícil ou controverso significativo identificado durante o planejamento ou durante o trabalho, o APF deve consultar pessoas externas adequadamente qualificadas.

Quando é necessária consulta externa, a situação deve ser suficientemente documentada, fornecendo detalhes suficientes para permitir aos leitores entender toda a extensão da natureza da consulta, as qualificações e competências relevantes do especialista externo e o curso de ação recomendado.

O especialista externo é informado de todos os fatos relevantes para conseguir prestar assessoria informada. Ao buscar assessoria, não é adequado omitir fatos ou direcionar o fluxo de informações para obter um resultado desejado específico. O especialista externo deve ser independente do cliente, livre de conflito de interesse e possuir alto padrão de objetividade.

O resultado da assessoria do especialista externo é normalmente adotado como solução ou é parte da solução do assunto controverso. Se o resultado da assessoria não for implementada ou for significativamente diferente da conclusão, propõe-se que o sócio do trabalho forneça explicação, documentando as razões e alternativas consideradas, com o registro (ou referência cruzada) da consulta.

Se for feita mais de uma consulta, um resumo das discussões gerais e da gama de opiniões ou opções fornecidas deve ser adicionado aos papéis de trabalho. A posição final adotada e as razões também devem ser documentadas.

O APF toma a decisão final sobre todos esses assuntos e documenta as consultas e as razões para a decisão final.

5.3 Diferenças de opinião

O APF e a equipe devem esforçar-se para serem objetivos, conscientes, abertos e razoáveis ao auxiliar, facilitar ou alcançar uma solução de disputas ou diferenças de opinião entre o pessoal tempestivamente e sem confrontação.

Qualquer um que seja parte de disputa ou diferença de opinião deve tentar resolver o assunto de forma tempestiva, profissional, respeitosa e cortês por meio de discussão, pesquisa e consulta com outra pessoa.

O APF considera o assunto prontamente e decide, por meio de consulta com as partes, como resolver o assunto. O APF deve informar às partes essa decisão e as razões por trás dela. Em todos os casos, a natureza e o alcance das consultas, e as conclusões delas resultantes, feitas no decurso do trabalho devem ser documentadas.

Toda a equipe está protegida contra qualquer forma de represália, limitação de carreira ou medidas punitivas por chamar a atenção para um assunto legítimo e significativo, de boa fé e no verdadeiro interesse do público, do cliente, do APF ou de colegas.

Se a pessoa ainda não estiver satisfeita com a solução do assunto e não houver mais recurso adicional na firma do APF, a pessoa precisa considerar a importância do assunto, levando em consideração seu cargo ou permanência no emprego.

Disputas ou diferenças de opinião devem ser adequadamente documentadas. Em todos os casos, o relatório do trabalho não será datado até o assunto ser resolvido.

5.4 Revisão do controle de qualidade do trabalho (RCQT)

Todos os trabalhos devem ser avaliados com base nos critérios estabelecidos pelo APF para determinar se deve ser realizada uma RCQT. Essa avaliação deve ser feita, no caso de relacionamento com novo cliente, antes de o trabalho ser aceito e, no caso de continuação de relacionamento com cliente, durante a fase de planejamento do trabalho.

A política do APF deve requerer a solução de todos os assuntos levantados pelo RCQ, antes de datar o relatório do trabalho.

É necessária uma RCQT antes de datar qualquer relatório de auditoria sobre demonstrações contábeis de companhias abertas. Em quaisquer outras circunstâncias em que uma RCQT é conduzida, o relatório do trabalho não deve ser datado antes da conclusão da RCQT.

Critérios para requerer uma RCQT

Pode-se considerar fazer uma revisão completa do controle de qualidade do trabalho antes de datar o relatório de um trabalho quando:

• ela faz parte de um conjunto de salvaguardas aplicadas quando o APF apresenta uma ameaça à independência significativa e recorrente decorrente de longa relação pessoal próxima ou relação de negócios com o cliente, que tenha sido anteriormente reduzida ao nível aceitável por outras salvaguardas;
• uma ameaça à independência identificada envolvendo o APF é recorrente e considerada significativa, mas a realização de uma RCQT pode razoavelmente reduzir essas ameaças ao nível aceitável;
• o objeto do trabalho tem relação com organizações que são importantes para comunidades específicas ou o público em geral;
• um grande número de acionistas passivos, detentores de unidades de participação equivalentes, sócios, co-empreendedores, beneficiários ou outras partes semelhantes recebem e confiam no relatório do trabalho;
• existe um risco significativo identificado e associado com a decisão de aceitar ou continuar o trabalho;
• existem incertezas sobre a capacidade da entidade continuar os negócios e o impacto em potencial para usuários externos (que não administração) é significativo;
• os impactos e riscos significativos para usuários envolvem transações especializadas novas e muito complexas, como derivativos e hedges, remuneração baseada em ações, instrumentos financeiros não usuais, ampla utilização de estimativas da administração e julgamentos que possivelmente tem impacto significativo sobre usuários externos;
• a entidade é uma entidade privada de grande porte (ou grupo relacionado sob a responsabilidade do mesmo sócio do trabalho); e
• os honorários totais pagos pelo cliente representam uma grande proporção do faturamento da firma (por exemplo, superior a 10-15%) .

Além disso, pode haver fatores que dão motivo para uma revisão do controle de qualidade depois do trabalho já ter sido iniciado. Eles podem incluir situações onde:

• o risco do trabalho aumentou durante o trabalho, por exemplo, quando o cliente torna-se o foco de tomada de controle;
• existe preocupação entre os membros da equipe de trabalho de que o relatório pode não ser apropriado nas circunstâncias;
• usuários novos e significativos das demonstrações contábeis são identificados;
• o cliente está sujeito a um litígio significativo que não existia durante o processo de aceitação do trabalho;
• a importância e a solução de distorções corrigidas e não corrigidas identificadas durante o trabalho constituem uma preocupação;
• houve desacordos com a administração sobre assuntos contábeis ou sobre limitações de alcance de auditoria significativas; e
• houve limitações de alcance.

Forneça uma listagem de outros critérios necessários conforme determinado pela política do APF. Cada APF determina seus próprios critérios para RCQT. Para orientação, consulte o item 5.6 do Guia.

5.4.1 Natureza, época e extensão da revisão da qualidade do trabalho

O APF deve revisar o arquivo e quaisquer assuntos identificados antes da RCQT completa. A decisão de conduzir uma RCQT, mesmo quando o trabalho preenche os critérios, e a extensão da RCQT dependem da complexidade do trabalho e dos riscos associados. Uma RCQT não diminui a responsabilidade do APF pelo trabalho.

A RCQT deve incluir, no mínimo:

• discussão de assuntos significativos com o APF;
• revisão das demonstrações contábeis ou outras informações sobre objeto e o relatório proposto;
• consideração de se o relatório proposto é adequado nas circunstâncias; e
• revisão da documentação de arquivos de papéis de trabalho selecionados relativos a julgamentos significativos feitos pela equipe de trabalho e das conclusões obtidas.

O APF deve fazer com que o RQT use uma lista de verificação padronizada para o controle de qualidade do trabalho para concluir a revisão e fornecer documentação adequada dessa revisão.

Para companhias abertas (e outras organizações incluídas na política do APF), a RCQT deve considerar também:

• a avaliação da independência do APF pela equipe de trabalho em relação ao trabalho específico;
• se foi feita consulta apropriada sobre assuntos que envolvem diferenças de opinião ou outros assuntos difíceis ou controversos, e as conclusões resultantes dessas consultas; e
• se a documentação selecionada para revisão reflete o trabalho realizado em relação aos julgamentos significativos feitos e suporta as conclusões obtidas.

O APF deve conceder um mínimo de [insira o número de dias de acordo com a política do APF] a partir da data de liberação para a revisão inicial, sendo dois desses dias alocados para a conclusão da revisão final. O tempo permitido para trabalhos maiores e mais complexos deve ser, naturalmente, significativamente maior.

O relatório do trabalho não deve ser datado até a conclusão da revisão da qualidade do trabalho.

5.4.2 Revisor de controle de qualidade (RQT)

O APF é responsável por estabelecer critérios para a nomeação de RQTs e determinar sua elegibilidade.

O RQT deve ser objetivo, independente e pessoa externa adequadamente qualificada com tempo para desempenhar esse papel. As características comumente atribuídas a um candidato adequado para preencher esse papel incluem conhecimento técnico superior de normas contábeis e de asseguração atuais e ampla experiência que seria apresentada em nível sênior.

O RQT não pode ser membro da equipe de trabalho e não pode, direta ou indiretamente, revisar seu próprio trabalho ou tomar decisões importantes sobre a execução do trabalho.

Consultas entre profissionais qualificados que desempenham a função de RCQT são incentivadas, e não é incomum que a equipe de trabalho consulte o RCQ durante o trabalho. Normalmente, isso não compromete a objetividade do revisor, desde que o APF (e não o RCQ) tome as decisões finais e o assunto não seja extremamente significativo. Esse processo pode evitar diferenças de opinião posteriores no trabalho.

Se a objetividade do RCQ ficar comprometida após consulta sobre assunto específico, o APF deve nomear um RCQ substituto.

6. Monitoramento

• 6.1 Programa de monitoramento
• 6.2 Procedimentos de inspeção
• 6.3 Relatório sobre resultados do monitoramento
• 6.4 Avaliação, comunicação e correção de deficiências
  • 6.4.1 Não cumprimento
• 6.5 Reclamações e alegações

Políticas e procedimentos de controle de qualidade são parte fundamental do sistema de controle interno do APF. O monitoramento consiste basicamente do entendimento desse sistema de controle e da determinação - por meio de entrevistas, reuniões de revisão (walkthrough) e inspeções de arquivos - se, e até que ponto, esse sistema de controle está operando de maneira efetiva. Ele inclui, também, recomendações para aperfeiçoar o sistema, especialmente se forem detectadas fragilidades ou alteradas normas e práticas profissionais.

O APF considera, também, qualquer retorno recebido do esquema de inspeção e licenciamento de firmas por [insira o nome da associação ou do instituto profissional pertinente]. Entretanto, isso não deve funcionar como substituto do programa de monitoramento interno da própria firma do APF.

As salvaguardas que funcionam como mecanismos de monitoramento para o APF incluem:

• programas de educação e treinamento internos e externos;
• requisitos de que os profissionais externos contratados pelo APF conheçam, entendam e executem as políticas e procedimentos do APF para revisões de trabalho, revisões de controle de qualidade e aprovações de líderes do trabalho;
• declaração de políticas instruindo a equipe a não liberar nenhuma informação sobre demonstrações contábeis de qualquer tipo, a menos que todas as aprovações necessárias estejam ratificadas;
• sistema padrão do APF para controle de conclusão e liberação de trabalhos, que descreve as aprovações e ratificações necessárias por tipo de trabalho, função e pessoa responsável; e
• instruções para a equipe para notificar o APF quando observar violações significativas ou pequenas e repetidas de políticas ou protocolos do APF.

6.1 Programa de monitoramento

A responsabilidade pelo monitoramento da aplicação das políticas e dos procedimentos de controle de qualidade é separada da responsabilidade geral pelo controle de qualidade. O objetivo do programa de monitoramento é auxiliar o APF a obter segurança razoável de que as políticas e os procedimentos relacionados ao sistema de controle de qualidade são relevantes, adequados e estão operando de maneira efetiva. O programa também deve assegurar o cumprimento dos requisitos de revisão de práticas e reguladora.

O sistema foi planejado para fornecer ao APF segurança razoável de que não é provável que violações significativas e constantes das políticas e qualidade ocorram ou não sejam detectadas.

O APF e a equipe precisam cooperar com o monitor, reconhecendo-o como parte essencial do sistema de controle de qualidade. Desacordo, não cumprimento ou menosprezo às descobertas do monitor devem ser resolvidos por meio do processo de solução de disputas do APF.

As pessoas externas adequadamente qualificadas que conduzem a revisão seguem os procedimentos de monitoramento estabelecidos do APF.

6.2 Procedimentos de inspeção

O monitoramento do sistema de controle de qualidade do APF é feito periodicamente. A seleção de trabalhos individuais para inspeção é feita anualmente, sendo os arquivos do APF inspecionados de maneira cíclica.

O ciclo de inspeção será baseado em um período de três anos.

Ao elaborar a inspeção, o monitor considera os resultados do monitoramento anterior, a natureza e extensão da autoridade concedida à equipe, a natureza e a complexidade das práticas do APF, e os riscos específicos associados ao cliente do APF.

O APF instrui o monitor a elaborar a documentação adequada das inspeções, que inclui:

• uma avaliação da adesão às normas profissionais e aos requisitos regulamentares e legais aplicáveis;
• os resultados da avaliação de elementos do sistema de controle de qualidade;
• uma avaliação se as políticas e os procedimentos de controle de qualidade do APF foram adequadamente aplicados;
• uma avaliação se o relatório do trabalho é adequado nas circunstâncias;
• identificação de quaisquer deficiências, seu efeito e uma decisão sobre se são necessárias medidas adicionais, descrevendo essas medidas em detalhes; e
• um resumo dos resultados e das conclusões obtidas (fornecidas para o APF), com recomendações de medidas corretivas ou mudanças necessárias.

O APF se reúne com o monitor (juntamente com outro pessoal adequado) para revisar o relatório e decidir sobre a medida corretiva e/ou mudanças a serem feitas no sistema, papéis e responsabilidades, medida disciplinar, reconhecimento e outros assuntos conforme necessários.

6.3 Relatório sobre resultados do monitoramento

Após a conclusão da avaliação do sistema de controle de qualidade, o monitor deve comunicar os resultados ao APF. O relatório deve incluir uma descrição dos procedimentos realizados e as conclusões tiradas da revisão. Se forem observadas deficiências sistêmicas, repetitivas ou significativas, o relatório também deve incluir a medida tomada para resolvê-las.

O APF instrui o monitor a elaborar relatório que, no mínimo, inclui:

• uma descrição dos procedimentos de monitoramento realizados;
• as conclusões obtidas dos procedimentos de monitoramento; e
• quando relevante, uma descrição das deficiências sistêmicas, repetitivas ou outras deficiências significativas e das medidas recomendadas para resolver essas deficiências.

Insira modelo de relatório do monitor do APF

6.4 Avaliação, comunicação e correção de deficiências

O APF deve tratar todas as deficiências detectadas e comunicadas pelo monitor. O APF deve considerar se essas deficiências indicam falhas estruturais no sistema de controle de qualidade ou demonstram não cumprimento por membro específico da equipe.

As falhas estruturais indicadas por deficiências podem requerer mudanças no sistema de controle de qualidade ou documentação. O monitor deve encaminhar essas mudanças ao APF ou equipe responsável pelo sistema de controle de qualidade ou documentação de modo que possa ser feita a correção.

O APF deve considerar cuidadosamente as deficiências significativas e seguir as normas profissionais e os requisitos regulamentares e legais se ela aparentemente emitiu relatório do trabalho inadequado ou se o objeto do relatório do trabalho continha distorção ou imprecisão. Nessa circunstância, o APF deve considerar, também, obter assessoria jurídica.

Se as deficiências forem determinadas sistêmicas ou repetitivas, é necessária medida corretiva imediata. Na maioria dos casos, deficiências relacionadas à independência e ao conflito de interesse requerem medida corretiva imediata.

Além disso, o RH deve revisar as deficiências detectadas para determinar se é possível tratar alguns dos assuntos por trás dessas deficiências com cursos ou educação suplementar.

6.4.1 Não cumprimento

O não cumprimento do sistema de controle de qualidade do APF é assunto sério, especialmente se a equipe intencionalmente se recusou a cumprir a política do APF.

Desde que haja um sistema de controle de qualidade para proteger o interesse público, o APF deve tratar o não cumprimento intencional de maneira transparente e rigorosa. O não cumprimento intencional é tratado de diversas formas, incluindo a instituição de plano para melhorar o desempenho, revisões de desempenho e reconsideração de oportunidades de promoção e aumento de remuneração e, por último, desligamento do emprego.

6.5 Reclamações e alegações

O APF administra todos os assuntos de reclamações e alegações.

Reclamações e alegações - especialmente relativas a falha em exercer um dever de diligência em relação ao trabalho de cliente, ou outra violação de obrigações profissionais ou legais pela equipe entre si ou de clientes - são assuntos sérios. O APF deve considerar seriamente notificar a seguradora da firma e/ou buscar assessoria jurídica. Caso haja alguma incerteza, o APF deve consultar outros colegas profissionais de confiança.

Qualquer reclamação recebida de cliente ou outro terceiro é respondida assim que possível, com reconhecimento de que o assunto está sendo acompanhado e uma explicação de que será dada resposta depois da adequada investigação.

O APF mantém uma política definida com procedimentos que detalha os procedimentos a serem seguidos se for levantada reclamação ou alegação.

Os resultados desse processo são documentados junto com a resposta.

O processo propicia que a equipe fique livre para levantar problemas sem medo de represálias.

Insira política ou procedimentos adicionais do APF que podem descrever o processo a ser seguido nessa circunstância. Para orientação, consulte o item 6.6 do Guia.

7. Documentação

• 7.1 Documentação de políticas e procedimentos da firma
• 7.2 Documentação do trabalho
• 7.3 Documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho
• 7.4 Acesso e retenção de arquivos

7.1 Documentação de políticas e procedimentos da firma

O APF mantém políticas e procedimentos que especificam o nível e a extensão da documentação requerida em todos os trabalhos e para uso do APF em geral (conforme estabelecido no manual do APF/exemplos de trabalho). O APF deve manter, também, políticas e procedimentos que requerem documentação adequada para fornecer evidência da operação de cada elemento de seu sistema de controle de qualidade.

Essas políticas asseguram que a documentação seja suficiente e adequada para fornecer evidência de:

• adesão a cada elemento do sistema de controle de qualidade do APF; e
• suporte para cada relatório de trabalho emitido, de acordo com normas profissionais e da firma e requisitos regulamentares e legais, juntamente com evidência de que a RCQT foi concluída na data ou antes da data do relatório (se aplicável).

7.2 Documentação do trabalho

De acordo com a política do APF, a documentação do trabalho deve incluir:

• lista de verificação ou memorando de planejamento do trabalho;
• assuntos identificados com relação a requisitos éticos (incluindo demonstração de cumprimento);
• cumprimento de requisitos de independência e documentação de quaisquer discussões relacionadas com esses assuntos;
• conclusões obtidas com relação a aceitação e continuidade de relacionamento com o cliente;
• procedimentos realizados para avaliar o risco de distorção relevante devido a fraude ou erro no nível das demonstrações contábeis e das afirmações;
• natureza, época e extensão de procedimentos realizados em resposta a risco avaliado, incluindo resultados e conclusões;
• natureza, alcance e conclusões obtidas nas consultas;
• todas as comunicações emitidas e recebidas;
• os resultados da RCQT que foi concluída na data, ou antes, da data do relatório;
• confirmação de que não existem assuntos não resolvidos que poderiam levar o revisor a acreditar que os julgamentos significativos feitos e as conclusões obtidas não eram apropriados;
• conclusão de que evidência de auditoria apropriada e suficiente foi acumulada e avaliada e que ela suporta o relatório a ser emitido; e
• montagem de arquivos, incluindo a apropriada aprovação.

Insira os requisitos mínimos de documentação adicionais do trabalho, conforme desejado. Para orientação, consulte o item 7.3 do Guia.

A política do APF requer que a montagem final dos arquivos do trabalho seja concluída [especifique o número de dias, normalmente de no máximo 60 dias após a data do relatório do auditor independente]. No caso de haver dois ou mais relatórios emitidos para as mesmas informações sobre o objeto, a política do APF deve indicar que os limites de tempo para a montagem do arquivo do trabalho devem ser determinados de forma que cada relatório seja tratado como se fosse um trabalho separado.

A documentação de qualquer tipo deve ser retida por um período de no mínimo [especifique o período de retenção, normalmente não inferior a cinco anos da data do relatório do auditor independente ou, se posterior, da data do relatório do auditor independente do grupo] para permitir que aqueles que realizam procedimentos de monitoramento avaliem a extensão do cumprimento do sistema de controle interno do APF, bem como as necessidades da firma conforme requeridas por normas, leis e regulamentos profissionais.

7.3 Documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho

Cada profissional contratado pelo APF que desempenha a função de RCQ deve preencher a lista de verificação padronizada da RCQT, para fornecer documentação de que a revisão foi realizada. Isso deve incluir confirmação e evidência ou referências cruzadas de suporte, afirmando que:

• profissional externo adequadamente qualificado realizou os procedimentos necessários para a RCQT;
• a revisão foi concluída na data ou antes da data do relatório do trabalho; e
• nenhum assunto não resolvido chegou à atenção do RCQ que poderia levá-lo a acreditar que os julgamentos significativos feitos e as conclusões obtidas durante o trabalho não eram apropriados.

7.4 Acesso e retenção de arquivos

O APF estabeleceu políticas e procedimentos planejados para manter a confidencialidade, custódia, integridade, acessibilidade e recuperabilidade da documentação dos trabalhos.

Essas políticas incluem a consideração de diversos requisitos de retenção de acordo com estatuto e regulamentos para assegurar que a documentação dos trabalhos seja retida por período suficiente para satisfazer as necessidades do APF.

Todos os papéis de trabalho, relatórios e outros documentos elaborados pelo APF, incluindo planilhas elaboradas por clientes, são confidenciais e devem ser protegidos do acesso não autorizado.

O APF deve aprovar todas as solicitações externas para revisão de papéis de trabalho.

Os papéis de trabalho não são disponibilizados a terceiros a menos que:

• o cliente tenha autorizado a divulgação por escrito;
• haja dever profissional de divulgar as informações;
• a divulgação seja requerida por processo legal ou judicial; ou
• a divulgação seja requerida por lei ou regulamento.

A menos que proibido por lei ou regulamento, o APF deve informar e obter autorização por escrito do cliente antes de disponibilizar os papéis de trabalho para revisão. Deve ser obtida carta de autorização quando houver solicitação para revisar arquivos de comprador, investidor ou credor em potencial. Deve-se buscar assessoria jurídica se o cliente não autoriza nenhuma divulgação de informações.

No caso de litígio ou potencial litígio, ou procedimentos regulamentares ou administrativos, os papéis de trabalho não devem ser fornecidos sem a obtenção do consentimento dos consultores jurídicos do APF.

A política do APF dita o número de anos que é aplicado para a retenção de cada um dos seguintes tipos de arquivos:

• Arquivos permanentes [número de anos]
• Arquivos fiscais [número de anos]
• Demonstrações contábeis e relatórios [número de anos]
• Papéis de trabalho anuais ou periódicos [número de anos]
• Correspondência [número de anos]
• O período mínimo de retenção para papéis de trabalho e arquivos de clientes antigos deve ser de [número de anos].

Será mantido registro permanente e acessível de todos os arquivos armazenados externamente, e cada recipiente de armazenamento é adequadamente etiquetado para fácil identificação e recuperação. O sócio responsável pela administração do escritório deve aprovar qualquer destruição de arquivos e manter registros permanentes de todos os materiais destruídos.