FIRMA COM DOIS A CINCO SÓCIOS - CONTROLE DE QUALIDADE

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

Guia de Controle de Qualidade para Firmas de Auditoria de Pequeno e Médio Porte

[NOME DA FIRMA]

EXEMPLO DE MANUAL DE CONTROLE DE QUALIDADE

FIRMA COM DOIS A CINCO SÓCIOS

[NOME DA FIRMA]

Índice

Declaração de política geral

Papéis e responsabilidades gerais de todos os sócios e da equipe

1. Responsabilidades da liderança pela qualidade na firma
2. Exigências éticas relevantes
3. Aceitação e continuidade de clientes e trabalhos específicos
4. Recursos humanos
5. Execução do trabalho
6. Monitoramento
7. Documentação

Declaração de política geral

O objetivo da firma é estabelecer, implementar, manter, monitorar e aplicar um sistema de controle de qualidade que forneça segurança razoável de que os sócios e os membros de equipe da firma cumprem a Norma de Controle de Qualidade (NBC-PA-01) e que os relatórios dos trabalhos da firma são adequados nas circunstâncias.

Insira documentos da firma que fornecem detalhes sobre a declaração da missão e/ou as metas da firma. Para orientação sobre materiais que podem ser incluídos, consulte o Guia.

Papéis e responsabilidades gerais de todos os sócios e da equipe

Cada sócio e membro da equipe é, em graus variados, responsável pela implementação das políticas de controle de qualidade da firma.

A mensagem primordial para todos os sócios e equipe é um compromisso com a qualidade, além de ter como objetivo incentivar e promover todos os que estão igualmente comprometidos com essa pauta.

O sócio diretor (SD) tem a autoridade e responsabilidade finais pelo sistema de controle de qualidade em nome de todos os sócios. (Em uma firma com dois ou três sócios, onde é menos provável que haja cargo de sócio diretor, essa responsabilidade pode, por exemplo, ser revezada anualmente ou em outra base entre os sócios.)

Os valores comuns da firma incluem [identifique valores comuns refletidos pela cultura da firma].

Todos os sócios e a equipe devem se adequar às seguintes orientações:

1. tratar o comportamento ético e a qualidade do serviço como prioridade máxima; as considerações comerciais não podem afetar a qualidade do trabalho executado;
2. ler, entender e seguir o Código de Ética Profissional do Contador;
3. entender as responsabilidades do sócio e da equipe para identificar, divulgar e documentar ameaças à independência e o processo a ser seguido para tratar e administrar as ameaças identificadas;
4. evitar circunstâncias em que a independência pode estar (ou parece estar) prejudicada;
5. cumprir os requisitos de desenvolvimento profissional continuado, incluindo manutenção de registros como respectiva evidência;
6. permanecer a par de acontecimentos atuais na profissão, estrutura de relatório financeiro aplicável e normas de asseguração (por exemplo, IFRSs, NBC TA), divulgação de práticas contábeis, controle de qualidade, normas da firma e acontecimentos relevantes do setor e específicos do cliente;
7. prestar auxílio a outros sócios e equipe com cortesia, quando necessário e solicitado, para ajudá-los a aprender por meio de conhecimento e experiência compartilhados e a melhorar a qualidade do serviço ao cliente;
8. manter registros de tempo precisos e detalhados (lançados regularmente nos sistemas de horas e de faturamento da firma) para rastrear e identificar o tempo gasto em atividades de campo e de escritório (cobráveis e não cobráveis);
9. salvaguardar, usar e manter de forma apropriada os equipamentos de escritório e computador (incluindo recursos de rede e comunicação) e outros bens compartilhados. Isso inclui usar os recursos tecnológicos da firma somente para fins apropriados do negócio, levando em consideração a ética, confidencialidade e privacidade do cliente;
10. manter os dados da firma e dos clientes, as informações do negócio e dos clientes, e as informações pessoais protegidos e totalmente confidenciais;
11. assegurar que as informações eletrônicas geradas pela firma sobre os clientes ou sobre a firma são armazenadas na rede da firma de acordo com procedimentos apropriados de armazenamento de informações;
12. informar ao sócio ou gerente sobre quaisquer observações de violações significativas no controle de qualidade da firma, da ética incluindo independência, confidencialidade ou uso inadequado de recursos da firma (incluindo internet e correio eletrônico);
13. documentar e manter registros apropriados de todos os contatos de clientes significativos quando é prestada ou solicitada assessoria profissional;
14. documentar e manter registros apropriados de todas as consultas, discussões, análises, soluções e conclusões significativas sobre a gestão de ameaça à independência, assuntos difíceis ou controversos, diferenças de opinião e conflitos de interesse; e
15. seguir as práticas padrão da firma para horas de trabalho, atendimento, administração, cumprimento de prazos e controle de qualidade.

Insira as orientações adicionais conforme desejado. Para orientação sobre materiais que podem ser incluídos, consulte o Guia.

1. Responsabilidades da liderança pela qualidade na firma

• 1.1 Exemplo vem de cima
• 1.2 Cargos de liderança

1.1. Exemplo vem de cima

O sócio da firma decide sobre todos os assuntos chave relacionados à firma e sua prática profissional.

Os sócios aceitam a responsabilidade por liderar, promover uma cultura de controle de qualidade na firma, por fornecer e manter esse manual e todas as outras ajudas práticas e orientação necessárias para suportar a qualidade dos trabalhos.

Os sócios são responsáveis por determinar a estrutura operacional e de relatórios da firma. Além disso, anualmente ou com outra periodicidade, a firma indica a pessoa responsável pelo sistema de controle de qualidade.

A responsabilidade geral pela operação do sistema de controle de qualidade é delegada ao sócio diretor (SD).

Quaisquer pessoas que assumirem responsabilidades e funções específicas são consideradas como tendo experiência e capacidade suficientes e adequadas para cumprirem suas responsabilidades.

1.2. Cargos de liderança

Nesse manual de controle de qualidade, são feitas referências a diversos cargos de liderança na firma. Os sócios podem desempenhar mais de um papel desde que todo o pessoal tenha claro entendimento das responsabilidades de cada sócio. Esses papéis são definidos como segue:

SD (Sócio Diretor). Responsável pelo monitoramento da eficácia do trabalho executado por todos os outros cargos de liderança. Em firmas de pequeno e médio porte, esse cargo normalmente é responsável, também, por todos os assuntos de reclamações e alegações. [Essa função pode ser compartilhada mais ou menos igualmente em uma firma com dois ou três sócios. Em muitas firmas com quatro ou cinco sócios, essa função é atribuída a um sócio, sendo alocados tempo e compensação suficientes para suportar a atribuição.]

RCQ (Revisor de Controle de Qualidade). Qualquer profissional que executa a função de revisão da qualidade do trabalho.

LE (Líder de Ética). Pessoa responsável por consultar e responder sobre todos os assuntos relacionados à ética, incluindo independência, conflito de interesse, privacidade e confidencialidade. [Mesmo em uma firma com dois sócios, um sócio é provavelmente mais informado e interessado sobre regras e práticas éticas; em firmas com três a cinco sócios, com uma equipe proporcionalmente maior, é útil identificar uma pessoa específica para ser consultada sobre assuntos éticos por sócios ou equipe.]

RH (Recursos Humanos). Pessoal responsável (não precisa ser sócio) por todas as funções de recursos humanos, incluindo manutenção de registros com relação a obrigações profissionais, como taxas de filiação e desenvolvimento profissional continuado.

2. Exigências éticas relevantes

• 2.1 Independência
  • 2.1.1 Responsabilidades - Firma
  • 2.1.2 Responsabilidades - Sócios e equipe
  • 2.1.3 Associação de pessoal sênior (incluindo rotação de sócios) com o trabalho de auditoria para entidades de interesse público
  • 2.1.4 Rotação de pessoal em trabalhos de auditoria para outras entidades que não sejam companhias abertas
• 2.2 Conflito de interesse
  • 2.2.1 Conflito de interesse - Firma
  • 2.2.2 Conflito de interesse - Sócios e equipe
• 2.3 Confidencialidade
  • 2.3.1 Confidencialidade - Firma

A firma reconhece o valor e a autoridade do líder de ética (LE) em todos os assuntos éticos. O LE é responsável por:

1. manutenção de políticas sobre ética;
2. identificação de mudanças necessárias das políticas conforme se relacionem com ética (é dada ênfase especial a essa função depois de cada relatório do monitor);
3. fornecimento de orientação e consulta sobre assuntos relacionados à ética para sócios e equipe (por exemplo, independência, conflito de interesse);
4. manutenção de listagem de clientes de todas as entidades de interesse público (para fins de independência);
5. monitoramento do cumprimento da política e dos procedimentos da firma sobre todos os assuntos relacionados a ética;
6. comunicação de casos de não cumprimento da política da firma ao SD (ou sócios); e
7. coordenação do treinamento com o RH para todos os assuntos relacionados à ética.

2.1. Independência

Os sócios e toda a equipe devem ter postura mental independente e aparência de independência em relação a seus clientes e trabalhos de asseguração.

A independência deve ser mantida durante todo o período do trabalho para todos os trabalhos de asseguração, conforme determinado pelo:

1. Conselho Federal de Contabilidade e demais órgãos reguladores (Banco Central, CVM, por exemplo), assim como pelo Código de Ética Profissional do Contador;
2. NBC-PA-01;
3. NBC-PA-290 e NBC-PA-291; e
4. Norma de Auditoria (NBC-TA-220) - Controle de Qualidade da Auditoria de Demonstrações Contábeis.

Se as ameaças à independência não podem ser eliminadas ou reduzidas a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas adequadas, a firma deve eliminar a atividade, o interesse ou a relação que está criando a ameaça ou recusar aceitar ou continuar o trabalho (quando a retirada não é possível).

Os casos de não cumprimento dos requisitos de independência devem ser comunicados ao SD.

Insira formulário de declaração de independência da firma.

2.1.1. Responsabilidades - Firma

A firma é responsável por desenvolver, implementar, monitorar e executar políticas e procedimentos planejados para auxiliar os sócios e a equipe a entender, identificar, documentar e administrar ameaças à independência, e por resolver assuntos de independência que surgem antes dos trabalhos ou durante os mesmos.

O líder de ética (LE) é responsável por, e deve assegurar, uma solução adequada de ameaças à independência que a equipe de asseguração não resolveu ou não reduziu adequadamente a um nível aceitável.

O SD que gerencia a firma é o responsável final em nome da firma e, portanto (após consultar os outros sócios), é o responsável pela decisão final sobre qualquer solução de ameaça à independência, incluindo:

1. renunciar ao trabalho ou relacionamento com cliente específico;
2. determinar e impor salvaguardas, medidas e procedimentos especificados para administrar ameaças e ameaças em potencial adequadamente;
3. ser informado e investigar problemas não resolvidos relativos ao cumprimento da independência levantados por membros da equipe de asseguração (ou por outros sócios ou equipe);
4. assegurar a documentação adequada do processo e da solução de cada assunto significativo sobre independência;
5. impor sanções por não cumprimento;
6. iniciar e participar de medidas de planejamento preventivas para ajudar a evitar e administrar possíveis problemas de independência;
7. providenciar consulta adicional, se necessário; e
8. instituir e manter uma política de exigências aos sócios e equipe, para que revejam circunstâncias específicas e aconselhem a entidade sobre quaisquer ameaças à independência.

Todos os sócios e equipe devem revisar suas circunstâncias específicas para quaisquer ameaças ou ameaças em potencial à independência e informar o LE sobre essas ameaças identificadas.

A firma deve documentar os detalhes das ameaças identificadas e das salvaguardas que foram aplicadas.

É responsabilidade do líder de ética manter uma base de dados com a listagem de todos os clientes em que se exige independência sendo, portanto, proibidos os investimentos nesses clientes. Para clientes que são entidades de interesse público, a base de dados inclui entidades relacionadas. A base de dados será facilmente acessada por todos os sócios e equipe.

2.1.2. Responsabilidades - Sócios e equipe

A firma tem uma expectativa de que todos os sócios e equipe mantenham conhecimento atual sobre as disposições contidas no Código de Ética Profissional do Contador e normas profissionais aplicáveis. Isso exigirá que todos os sócios e equipe assumam a responsabilidade pessoal pela revisão periódica do Código de Ética Profissional do Contador.

Todos os sócios e equipe devem conhecer e entender, o Código de Ética Profissional do Contador, a NBC-PA-01, itens 20 a 25, a NBC-TA-220, item11, a NBC-PA-290 e a NBC-PA-291. A política de independência da firma requer que todos os membros da equipe de asseguração cumpram essas disposições para todos os trabalhos de asseguração e relatórios emitidos.

Todos os sócios e equipe devem fornecer à firma, uma vez por ano, confirmação por escrito de que entendem e cumpriram com os requisitos da NBC-PA-290 e NBC-PA-291 e as políticas de independência da firma.

Cada sócio ou membro da equipe designada para um trabalho de asseguração deve confirmar ao sócio do trabalho que é independente do cliente e do trabalho, ou notificar o sócio do trabalho sobre qualquer ameaça ou possível ameaça à independência para que possam ser aplicadas salvaguardas adequadas.

Os sócios e equipe devem notificar o sócio do trabalho se, para seu conhecimento, durante o período de divulgação, qualquer membro da equipe de asseguração prestou qualquer serviço que seria proibido de acordo com a NBC-PA-NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 ou outra autoridade reguladora, que poderia resultar na incapacidade da firma de concluir um trabalho de asseguração.

Quando solicitado pelo sócio do trabalho, os membros da equipe de asseguração devem tomar quaisquer medidas razoáveis que sejam necessárias e possíveis para eliminar ou reduzir qualquer ameaça à independência a um nível aceitável pela aplicação de salvaguardas adequadas. Essas medidas podem incluir:

1. deixar de ser membro da equipe de asseguração;
2. suspender ou alterar tipos de trabalho ou serviços específicos executados em um trabalho;
3. excluir o membro da equipe de asseguração de qualquer tomada de decisão significativa em relação ao trabalho;
4. alienar o interesse financeiro ou a participação;
5. suspender ou mudar a natureza de relações pessoais ou comerciais com clientes;
6. submeter o trabalho à revisão adicional de outros sócios e equipe; e
7. tomar quaisquer outras medidas razoáveis adequadas nas circunstâncias.

Os sócios e equipe devem encaminhar ao líder de ética todos os casos em que assunto ético levantado necessite de consulta e discussão adicionais para determinar o tratamento adequado do assunto. Depois da determinação, esses assuntos são documentados.

Se um sócio ou membro da equipe não está satisfeito de que um assunto ou problema de ética está sendo adequadamente tratado ou resolvido, ele deve informar o sócio diretor (SD).

2.1.3. Associação de pessoal sênior (incluindo rotação de sócios) com o trabalho de auditoria para entidades de interesse público

Os sócios e a equipe devem seguir a NBC-PA-290 e a NBC-PA-291 em relação a requisitos referentes à rotação obrigatória de sócios do trabalho, pela pessoa responsável pela revisão da qualidade do trabalho e quaisquer outros sócios, se houver, na equipe do trabalho que tome decisões ou faça julgamentos chave sobre assuntos significativos com relação à auditoria em todos os trabalhos de auditoria para entidades de interesse público.

De acordo com o item 151 da NBC-PA-290, quando o cliente de auditoria é uma entidade de interesse público e uma pessoa foi o sócio-chave da auditoria por um período de, no máximo, cinco anos, ele não deve participar do trabalho até que tenha decorrido o prazo de dois anos. Pode ser permitido certo grau de flexibilidade em casos raros devido a circunstâncias imprevistas fora do controle da firma e em que a continuidade da pessoa como sócio-chave da auditoria é especialmente importante para a qualidade da auditoria. Nesses casos, são aplicadas salvaguardas equivalentes para reduzir quaisquer ameaças ao nível aceitável. Essas salvaguardas incluem, no mínimo, a revisão adicional do trabalho executado por outro sócio ou RCQ substituto que não tenha estado associado com a equipe de auditoria. Somente em circunstâncias extraordinárias a rotação não é recomendada ou requerida. Quando uma ameaça à independência significativa envolvendo o sócio do trabalho ou RCQ é recorrente, a rotação seria uma salvaguarda básica necessária para reduzir a ameaça ao nível aceitável.

A avaliação da independência da equipe de asseguração é parte importante dos procedimentos de aceitação e continuidade de clientes. Quando a avaliação conclui que a rotação de certas pessoas é necessária, o assunto deve ser encaminhado ao líder de ética.

Quando um assunto é encaminhado ao líder de ética, presume-se que seja necessário algum tipo de rotação.

Após revisar as circunstâncias (incluindo a reação esperada do cliente) e consultar outros sócios, o líder de ética (LE) apresenta uma decisão por escrito o mais rápido possível sobre a necessidade da rotação. Se a rotação for considerada necessária, o sócio diretor (SD) designa nova parte e especifica a duração do período de afastamento e quaisquer outros requisitos relevantes.

2.1.4. Rotação de pessoal em trabalhos de auditoria para outras entidades que não sejam companhias abertas

Para essas entidades, se a rotação for considerada necessária, o líder de ética identifica a substituição e especifica o período em que a pessoa não deve participar da auditoria da entidade, e outras salvaguardas necessárias para cumprir com qualquer outro requisito relevante.

2.2. Conflito de interesse

Os sócios e a equipe devem seguir o Código de Ética Profissional do Contador e as normas profissionais aplicáveis em relação a quaisquer interesses, influências ou relações que podem criar conflito de interesse. Sócios e equipe devem estar livres de quaisquer interesses, influências ou relacionamento com relação a assuntos de clientes que prejudiquem o julgamento profissional ou a objetividade.

2.2.1. Conflito de interesse - Firma

A firma é responsável por desenvolver, implementar, cumprir, executar e monitorar métodos e procedimentos práticos planejados para auxiliar os sócios e a equipe a entender, identificar, documentar e tratar conflitos de interesse, e determinar sua adequada solução.

O líder de ética assegura que sejam seguidos os procedimentos adequados quando são identificados conflitos de interesse reais e/ou potenciais. Sempre que conflito ou potencial conflito é identificado, os sócios ou a equipe não devem agir ou fornecer assessoria ou comentar até que tenham considerado detalhadamente a situação e analisado os fatos e as circunstâncias, e o líder de ética concorde que foram aplicadas as salvaguardas e feitas as comunicações necessárias e é apropriado agir.

A decisão de agir ou prestar assessoria nessas circunstâncias é extremamente rara e sugere-se que os detalhes sejam totalmente documentados.

Após consultar outros sócios e equipe, o líder de ética deve ter a autoridade final para a solução de qualquer situação de conflito de interesse, que pode incluir:

1. recusar ou suspender o serviço, o trabalho ou a medida;
2. determinar e requerer medidas e procedimentos específicos para tratar o conflito adequadamente, proteger informações confidenciais e específicas do cliente, e assegurar que os consentimentos adequados sejam obtidos e as divulgações feitas quando é determinado ser aceitável agir;
3. documentar adequadamente o processo, as salvaguardas aplicadas e as decisões tomadas ou recomendações feitas;
4. aplicar procedimentos disciplinares e sanções a sócios e equipe por não cumprimento; e
5. iniciar e participar de medidas de planejamento preventivas para ajudar a evitar situações de conflitos de interesse que possam surgir.

2.2.2. Conflito de interesse - Sócios e equipe

Todos os sócios e equipe devem revisar suas circunstâncias específicas e avisar a firma sobre quaisquer conflitos e potenciais conflitos de interesse que os envolvem ou sua família imediata. Os sócios e equipe também devem determinar e divulgar se existem quaisquer conflitos de interesse entre eles e os clientes da firma, especialmente se prestam serviços diretamente para esses clientes, e devem informar o líder de ética de quaisquer conflitos ou potenciais conflitos significativos. Eles devem exercer o devido zelo, seguir a política da firma e discutir as circunstâncias específicas com o líder de ética, quando adequado, para determinar como tratar a situação e se um serviço específico deve ser evitado.

O cliente é notificado sobre o interesse de negócio ou as atividades dos sócios ou da equipe que podem representar conflito de interesse, sobre todas as partes relevantes conhecidas em situações em que a firma está atuando para duas ou mais partes em relação a um assunto em que seus respectivos interesses estão em conflito, e que a firma não atua exclusivamente para um cliente na prestação dos serviços propostos. Em todos os casos, o consentimento do cliente para atuar deve ser obtido.

Quando a firma decide aceitar ou continuar o trabalho, os sócios e a equipe devem documentar no arquivo do trabalho os conflitos identificados, normalmente nas seções de aceitação e continuidade ou de planejamento. Isso inclui qualquer correspondência ou discussões relativas à natureza do conflito, bem como quaisquer consultas com outros, conclusões tiradas, salvaguardas aplicadas e procedimentos seguidos para tratar a situação de conflito.

No caso de ser requerida confidencialidade interna, pode ser necessário evitar que outros sócios e equipe tenham acesso às informações com o uso de firewalls; segurança física, pessoal, de arquivos e de informações; acordos de não divulgação específicos; ou segregação e bloqueio de arquivos ou de acesso a dados. Quando essas medidas são tomadas, todos os sócios e equipe envolvidos devem respeitá-las e segui-las sem exceção. Se sócios e equipe estão inseguros sobre suas responsabilidades em relação à avaliação de conflito ou potencial conflito, sugere-se que o assunto seja discutido com pessoal não envolvido para pedir ajuda na avaliação. Se uma situação de conflito é significativa ou especialmente delicada, o assunto deve ser encaminhado ao líder de ética para revisão.

No caso dos sócios ou a equipe tomarem conhecimento de outras pessoas atuando (conscientes ou inadvertidamente) em situações contrárias às políticas da firma ou determinações específicas relacionadas a trabalhos (exceto caso insignificante), recomenda-se que o assunto seja imediatamente encaminhado ao líder de ética. Se o assunto não tiver sido adequadamente tratado, ele deve ser encaminhado ao SD).

2.3. Confidencialidade

Todos os sócios e equipe devem proteger e manter a confidencialidade de quaisquer informações de clientes que devem ser mantidas confidenciais e protegidas de acordo com leis aplicáveis, autoridades regulatórias, Código de Ética Profissional do Contador, a política da firma e as instruções ou acordos específicos com clientes.

As informações de clientes e quaisquer informações pessoais obtidas durante um trabalho devem ser usadas ou divulgadas somente com a finalidade para a qual foram coletadas.

As informações pessoais e de clientes são retidas somente conforme definido pela política de acesso e retenção da firma. Os documentos são mantidos em arquivo pelo tempo necessário para cumprir os requisitos profissionais, regulamentares ou legais.

A política da firma requer que as informações sobre pessoal e de clientes sejam tão precisas, completas e atualizadas quanto possível.

A política da firma permite que pessoa ou cliente (com autorização adequada), por solicitação, seja informada da existência, utilização e divulgação de informações pessoais ou informações de negócios equivalentes especificadas e tenha acesso (conforme adequado) a essas informações. Essas informações não incluem necessariamente papéis de trabalho, que são de propriedade da firma.

2.3.1. Confidencialidade - Firma

A firma deve cumprir suas funções legais, profissionais e fiduciárias referentes à legislação de privacidade (se aplicável) e ao Código de Ética Profissional do Contador.

Esses requisitos se estendem à legislação de privacidade do país em que a firma está estabelecida e podem se estender também a qualquer outro país em que a firma presta serviços.

A firma deve cumprir essas obrigações das formas a seguir.

A firma nomeia um líder de ética como responsável final por implementar, cumprir e executar a proteção de informações pessoais sob controle da firma e para a confidencialidade de clientes. O líder de ética tem a autoridade final para a solução de situações de privacidade e de confidencialidade de clientes.

A firma comunica suas políticas e fornece acesso a informações sobre orientação, regras e interpretações por meio de manual de controle de qualidade, outra documentação da firma (como materiais de treinamento) e eletronicamente, para informar todos os sócios e equipe sobre requisitos e assuntos de privacidade e de confidencialidade de clientes.

A política da firma requer a utilização de tecnologia padrão do setor, incluindo firewalls, hardware, e software, bem como procedimentos de transmissão e armazenamento de dados planejados para reter, catalogar e recuperar informações eletrônicas e proteger essas informações do acesso não autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente) (se aplicável).

A política da firma requer a manutenção de procedimentos de manuseio e armazenamento de arquivos impressos internos e externos e instalações para proteger, reter, catalogar e recuperar informações de arquivos e para proteger essas informações do acesso não autorizado ou do uso inadequado (interna e externamente).

A firma também requer que seja assinada declaração de confidencialidade por todo o pessoal quando da contratação e, posteriormente, uma vez por ano, e que essa documentação seja mantida em arquivo. Espera-se que todo pessoal esteja completamente familiarizado com a declaração da política da firma sobre confidencialidade e que a cumpra. O reconhecimento desse entendimento é evidenciado mediante assinatura no acordo de confidencialidade da firma.

Insira modelo de declaração de confidencialidade da firma.

3. Aceitação e continuidade de clientes e trabalhos específicos

• 3.1 Aceitação e continuidade
• 3.2 Propostas para novos clientes
• 3.3 Renúncia à relação com cliente

3.1. Aceitação e continuidade

A firma e seus sócios devem aceitar novos trabalhos ou reter trabalhos e relações com clientes existentes somente depois de o sócio do trabalho, com base em processo de revisão, conduzido pela equipe de trabalho (em potencial) ter aprovado a aceitação ou continuidade do trabalho, de acordo com as políticas e os procedimentos da firma.

3.1.1 Aceitação e continuidade - Firma

A firma usa procedimentos estabelecidos para conseguir segurança razoável de que ela identifica e avalia as possíveis fontes de risco associado à relação com novo cliente ou a um trabalho específico.

Para cada trabalho em andamento, é necessário documentar a revisão feita para a sua continuidade, de forma a determinar se é adequado continuar a prestar serviços ao cliente, com base no trabalho anterior e no planejamento para a continuação do trabalho. Essa revisão inclui, também, a consideração de quaisquer requisitos de rotação.

O sócio do trabalho deve aprovar e ratificar a decisão de aceitar ou continuar o trabalho.

Se, após a conclusão da fase de aceitação e planejamento do trabalho, foram identificados riscos significativos associados com o cliente ou trabalho, o assunto deve ser discutido com o SD. Será requerida a aprovação formal do SD e a firma deve documentar como os assuntos foram resolvidos. Se os problemas envolvem assuntos relacionados à ética, o líder de ética também deve aprovar.

Um sócio não deve aprovar a aceitação de trabalho para novo cliente ou a continuação de cliente existente se os riscos forem altos (ética, independência, conflito de interesse, financeiro, cumprimento das práticas contábeis adotadas no Brasil ou, se for o caso, das normas internacionais de relatório financeiro (IFRS) pelo cliente ou cooperação necessária do cliente para aplicar normas de auditoria e assim por diante), sem a concordância por escrito de outro sócio.

Se, depois de aceitar ou continuar um trabalho, a firma recebe informações que, se conhecidas antes, teriam resultado na recusa do trabalho, a firma deve considerar se continua o trabalho e normalmente busca assessoria legal com relação a sua posição e opções para assegurar que cumprirá os requisitos profissionais, regulamentares e legais.

Ao considerar se deve ou não aceitar ou continuar um trabalho específico, a firma deve considerar:

1. se os sócios e a equipe são, ou podem razoavelmente tornar-se, suficientemente competentes para assumir o trabalho (isso incluiria conhecimento do setor, dos assuntos e experiência com requisitos regulatórios, incluindo os relacionados com relatórios);
2. o acesso a quaisquer especialistas que podem ser necessários;
3. a identificação e disponibilidade das pessoas designadas para realizar a revisão do controle de qualidade do trabalho (se necessário);
4. qualquer uso pretendido do trabalho de outro auditor ou contador (incluindo qualquer colaboração que pode ser necessária de outros escritórios da firma ou da rede da firma);
5. a capacidade de cumprir o prazo de apresentação de relatórios do trabalho;
6. se existe algum conflito de interesse real ou potencial;
7. se há ou pode haver salvaguardas aplicadas e mantidas para quaisquer ameaças de independência identificadas para reduzi-las a um nível aceitável;
8. a qualidade da administração do cliente (potencial), bem como dos responsáveis pela sua governança e daqueles que controlam ou exercem influência significativa sobre a entidade, inclusive sua integridade, competência e reputação empresarial (incluindo consideração de quaisquer ações contra a organização ou publicidade negativa sobre ela), juntamente com a experiência atual e passada da firma;
9. a atitude dessas pessoas e desses grupos em relação ao ambiente de controle interno e seus pontos de vista sobre interpretações agressivas ou inapropriadas de normas contábeis (incluindo consideração de quaisquer relatórios modificados que tenham sido anteriormente emitidos, assim como quanto a natureza das ressalvas);
10. a natureza das operações da entidade, incluindo suas práticas empresariais e a saúde fiscal da organização;
11. se a firma está sob pressão do cliente(de asseguração) para manter as horas remuneráveis (honorários cobrados) a um nível injustificadamente baixo;
12. se a firma espera alguma limitação no alcance de seu trabalho;
13. se existe algum sinal de envolvimento criminoso; e
14. consideração da confiabilidade do trabalho feito pela firma anterior e como ela respondeu às comunicações (isso incluiria conhecer as razões que levaram o cliente a abandonar a firma anterior).

Insira política ou critérios de aceitação da firma adicionais, conforme desejado. Para orientação, consulte o item 3.2 deste Guia.

3.2. Propostas para novos clientes

A emissão de qualquer proposta a cliente deve ser precedida por avaliação do cliente em potencial e da aprovação autorizada.

Para cada trabalho para novo cliente, deve ser seguido processo de revisão, que deve ser documentado antes de a firma poder aceitar o trabalho. Esse processo inclui uma avaliação dos riscos associados com o cliente.

A firma indaga o pessoal ou terceiros (incluindo a firma de auditoria anterior) ao determinar se deve considerar proposta de novo cliente. A firma também pode fazer busca de antecedentes, por exemplo, utilizando informações on-line que podem estar prontamente disponíveis.

Depois de determinada a aceitação de novo cliente, a firma cumpre as exigências éticas relevantes (como se comunicar com a firma anterior se requerido pelo Código de Ética Profissional do órgão membro) e elabora carta de contratação para ser assinada pelo novo cliente.

3.3. Renúncia à relação com cliente

A firma deve definir o processo a ser seguido quando tiver sido determinado que é necessário retirar-se do trabalho. Esse processo inclui considerar os requisitos profissionais, regulamentares e legais e quaisquer comunicações obrigatórias que devem ser feitas em decorrência dos mesmos.

Um sócio se encarrega de reunir-se com a administração e com os responsáveis pela governança do cliente para discutir os fatos e as circunstâncias que levaram à retirada.

A firma documenta os assuntos significativos que levaram à retirada, incluindo os resultados de quaisquer consultas, as conclusões a que se chegou e a base para essas conclusões.

No caso de haver requisito profissional, regulador ou legal que obrigue a firma a continuar o trabalho, as razões para a continuação devem ser documentadas, incluindo a consideração de consultar consultores jurídicos.

4. Recursos humanos

• 4.1 Recrutamento e retenção
• 4.2 Desenvolvimento profissional continuada
• 4.3 Designação de equipes de trabalho
• 4.4 Execução de políticas de controle de qualidade (disciplina)
• 4.5 Reconhecimento por cumprimento

A firma reconhece o valor e a autoridade do RH em todos os assuntos de recursos humanos. O RH é responsável por:

1. manutenção de políticas de recursos humanos;
2. identificação de mudanças necessárias das políticas em decorrência de leis e regulamentos trabalhistas e para manter a competitividade no mercado;
3. fornecimento de orientação e consulta sobre assuntos relacionados a recursos humanos;
4. manutenção de sistemas de avaliação de desempenho;
5. conforme solicitado, recomendação de medidas ou procedimentos específicos adequados para a circunstância (ou seja, disciplina, recrutamento);
6. programação de desenvolvimento profissional na firma;
7. manutenção de arquivos de pessoal (incluindo declarações de independência, reconhecimento de confidencialidade e relatórios de desenvolvimento profissional continuado anuais); e
8. desenvolvimento e aplicação de treinamento de orientação.

4.1. Recrutamento e retenção

O SD e o RH devem avaliar os requisitos de serviços profissionais para assegurar que a firma tem a capacidade e competência necessárias para satisfazer as necessidades dos clientes. Isso normalmente inclui uma expectativa detalhada dos requisitos de trabalho ao longo de cada período para identificar períodos de pico e possíveis carências de recursos.

O RH usa processos atuais de solicitação de emprego, entrevistas e documentação para contratação.

O RH deve considerar os seguintes itens quando a firma estiver procurando candidatos para contratar:

1. verificação das credenciais acadêmicas e profissionais e das referências;
2. esclarecimento dos intervalos de tempo nos currículos dos candidatos;
3. verificação de informes de antecedentes de crédito e criminais;
4. esclarecimento aos candidatos da exigência da firma de obter declaração por escrito, anual e para cada trabalho, de que eles são independentes e livres de conflito de interesse; e
5. informação aos candidatos sobre o requisito de assinar declaração referente ao entendimento e cumprimento da política de confidencialidade da firma.

Insira política ou procedimentos adicionais da firma para recrutamento, conforme desejado. Para orientação, consulte o item 4.2 do Guia.

A firma requer que todo o pessoal novo receba informações de orientação assim que possível após a contratação. Os materiais de orientação incluem cópia completa das políticas e dos procedimentos da firma. Aplica-se um período de experiência de [especifique a duração do período] a todo pessoal novo.

A firma empenha-se em identificar oportunidades para o desenvolvimento de carreira do pessoal para reter equipe competente e proporcionar sustentabilidade e crescimento contínuo à firma.

A firma revisa periodicamente a eficácia de seu programa de recrutamento juntamente com uma avaliação de suas necessidades de recursos atuais para identificar se são necessárias revisões do programa.

4.2. Educação profissional continuada

Os sócios e equipe devem cumprir os requisitos mínimos de desenvolvimento profissional continuado conforme requerido pelas normas específicas do CFC e, quando aplicável, de outros órgãos reguladores (CVM, Banco Central, SUSEP). O CFC requer um programa de aprendizado permanente e desenvolvimento contínuo de competência profissional, que determina que os órgãos competentes implementem um requisito de desenvolvimento profissional contínuo como componente integral para a permanência de contadores e auditores como filiados.

A participação em cursos de desenvolvimento profissional externos deve ser aprovada pelo RH.

Os sócios e equipe são responsáveis por manter seus próprios registros de desenvolvimento profissional (e, quando aplicável, aderir às orientações da firma). O SD ou RH coleta e revisa esses registros anualmente com cada sócio ou membro da equipe.

4.3. Designação de equipes de trabalho

Por meio de suas políticas e seus procedimentos, a firma assegura a designação de sócios e equipe adequados (individual e coletivamente) para cada trabalho. As responsabilidades do sócio do trabalho estão claramente definidas nesse manual e nos exemplos de trabalho fornecidos pela firma. O sócio do trabalho, em consulta com o SD, planeja a designação de sócios e equipe. O sócio do trabalho também é responsável por assegurar que as pessoas designadas e a equipe de trabalho como um todo, possuam competência necessária para concluir o trabalho de acordo com as normas profissionais e o sistema de controle de qualidade da firma.

A identidade e a função do sócio do trabalho são comunicados à administração do cliente e a outras partes responsáveis pela governança da entidade.

A firma é responsável por assegurar que o sócio do trabalho designado para cada trabalho de asseguração possua as competências necessárias e tempo suficiente para assumir a responsabilidade geral pela execução do trabalho de acordo com as normas profissionais e os requisitos regulamentares e legais aplicáveis.

O sócio do trabalho também planeja oportunidades de orientar o pessoal júnior e sênior para guiar o desenvolvimento de equipe menos experiente.

Ao determinar o pessoal adequado designado para um trabalho, deve ser dada atenção especial à continuidade com o cliente, levando em conta os requisitos de rotação, para assegurar o complemento adequado e a oportunidade para a equipe de trabalho.

O sócio diretor (SD) tem a responsabilidade e autoridade finais por todos os assuntos de programação de trabalhos e é o árbitro final em conflitos de recursos humanos e outros recursos.

4.4. Execução de políticas de controle de qualidade (disciplina)

O sistema de controle de qualidade da firma requer monitoramento mais efetivo. Um processo de execução é fundamental e inclui consequências e procedimentos corretivos para o não cumprimento, menosprezo, falta do devido zelo e atenção, abuso e engodo (fraude).

O SD tem responsabilidade geral pelo processo disciplinar da firma. As medidas corretivas são frequentemente melhor determinadas e administradas por meio de processo consultivo e não de maneira autocrática. As medidas corretivas tomadas dependem das circunstâncias.

Infrações sérias, intencionais e repetidas ou menosprezo às políticas da firma e às regras profissionais não podem ser toleradas. Devem ser tomadas as providências adequadas para corrigir o comportamento do sócio ou membro da equipe ou suspender a relação da pessoa com a firma.

As medidas corretivas tomadas pela firma dependem das circunstâncias. Essas medidas podem incluir, mas não estão limitadas a:

1. entrevistar as pessoas envolvidas para estabelecer os fatos e discutir causas e soluções;
2. conduzir entrevistas de acompanhamento para assegurar que o cumprimento melhorou ou para alertar a equipe envolvida que, de outra forma, serão necessárias medidas corretivas mais enérgicas para proteger o interesse dos clientes e da firma, como:
   1. reprimenda (oral ou por escrito);
   2. requisito obrigatório para concluir o desenvolvimento profissional continuado definido;
   3. registro por escrito feito nos arquivos de pessoal;
   4. suspensão do emprego;
   5. desligamento do emprego; ou
   6. notificação formal registrada junto ao comitê disciplinar da associação profissional.

Insira políticas ou procedimentos adicionais da firma que são consequência de disciplina, conforme desejado. Para orientação, consulte o item 4.5 do Guia.

4.5. Reconhecimento por cumprimento

O cumprimento das políticas da firma é considerado e abordado na avaliação específica e geral de membros da equipe individuais de modo contínuo e no processo de revisão de pessoal regularmente programado.

São atribuídos pesos apropriados às características identificadas na avaliação do desempenho no trabalho e na determinação dos níveis de remuneração, bônus, adiantamentos, desenvolvimento de carreira e autoridade dentro da firma.

Avaliações de desempenho conduzidas periodicamente incluem a forma e o conteúdo conforme definidos pela política da firma.

Insira modelo de avaliação de desempenho da firma

5. Execução do trabalho

• 5.1 Função (ou papel) do sócio do trabalho
• 5.2 Consultas
• 5.3 Diferenças de opinião
• 5.4 Revisão do controle de qualidade do trabalho (RCQT)
  • 5.4.1 Natureza, época e extensão da revisão de controle de qualidade do trabalho
  • 5.4.2 Revisor de controle de qualidade (RCQ)

Por meio de políticas e procedimentos estabelecidos e de seu sistema de controle de qualidade, a firma requer que os trabalhos sejam executados de acordo com normas profissionais e requisitos regulamentares e legais aplicáveis.

Os sistemas gerais da firma são estabelecidos para fornecer segurança razoável de que a firma e seus sócios e equipe planejam, supervisionam e revisam adequada e corretamente os trabalhos e produzem relatórios dos trabalhos adequados nas circunstâncias.

Para facilitar a execução dos trabalhos pela equipe de forma consistente e de acordo com normas profissionais e requisitos regulamentares e legais aplicáveis, a firma fornece exemplos de papéis de trabalho para a documentação do processo de trabalho para clientes. Esses exemplos são atualizados conforme necessário para refletir quaisquer mudanças nas normas profissionais. A equipe usa esses exemplos para documentar fatos chave, riscos e avaliações relacionadas com a aceitação ou continuação de cada trabalho. A equipe é incentivada a exercer julgamento profissional ao modificar esses exemplos para assegurar que esses assuntos sejam adequadamente documentados e avaliados para cada trabalho de acordo com normas profissionais e políticas da firma.

Além disso, são disponibilizadas ferramentas de pesquisa e materiais de referência; sistema de controle de qualidade, conforme especificado neste manual; ferramentas adequadas de software e hardware padrão do setor, incluindo segurança para acesso a dados e sistemas; políticas e programas de orientação, treinamento e educação, incluindo suporte para cumprimento de requisitos de desenvolvimento profissional que sejam requeridos.

Ao executar qualquer trabalho, todos os sócios e equipe devem:

1. seguir e adotar políticas de planejamento, supervisão e revisão;
2. usar (modificando conforme adequado) os exemplos da firma para elaboração de papéis de trabalho, documentação e correspondência, bem como seus programas de software, ferramentas de pesquisa e os procedimentos de assinatura e liberação adequados para o trabalho;
3. seguir e adotar políticas éticas da profissão e da firma;
4. executar seu trabalho segundo normas profissionais e da firma com devido zelo e atenção;
5. documentar seu trabalho, sua análise, suas consultas e conclusões suficiente e adequadamente;
6. concluir seu trabalho com objetividade e independência adequada, tempestiva e eficientemente, e documentar o trabalho de forma organizada, sistemática, completa e legível;
7. assegurar que todos os papéis de trabalho, documentos de arquivo e memorandos sejam rubricados, possuam referências cruzadas corretas e sejam datados, com consulta adequada sobre assuntos difíceis ou controversos;
8. assegurar que as devidas comunicações, representações, revisões e responsabilidades de clientes sejam claramente estabelecidas e documentadas; e
9. assegurar que o relatório do trabalho reflita o trabalho executado e o objetivo pretendido e seja emitido logo após a conclusão do trabalho de campo.

5.1. Função (ou papel) do sócio do trabalho

O sócio do trabalho é responsável por assinar o relatório. Como líder da equipe, essa pessoa é responsável:

1. pela qualidade em geral de todos os trabalhos de auditoria para os quais esse sócio é designado;
2. pela formação de conclusão sobre cumprimento dos requisitos de independência do cliente e, com isso, obter as informações necessárias para identificar ameaças à independência, tomar medidas para eliminar essas ameaças ou reduzi-las a um nível aceitável mediante a aplicação de salvaguardas adequadas e assegurar que a documentação está completa;
3. por assegurar que foram seguidos os procedimentos adequados em relação à aceitação e continuidade de clientes e que as conclusões obtidas sobre esse aspecto são adequadas e foram documentadas;
4. por comunicar prontamente à firma quaisquer informações obtidas que teriam feito a firma recusar o trabalho se essas informações estivessem disponíveis antes, de modo que a firma e o sócio do trabalho possam tomar as medidas necessárias;
5. por assegurar que a equipe de trabalho coletivamente tem a competência e capacitação adequadas para executar o trabalho de acordo com as normas profissionais e as exigências legais e regulatórias;
6. por supervisionar e/ou executar o trabalho de acordo com as normas profissionais e os requisitos regulamentares e legais, e assegurar que o relatório emitido seja adequado nas circunstâncias;
7. por comunicar aos membros chave da administração do cliente e aos responsáveis pela governança sua identidade e seu papel como sócio do trabalho;
8. por assegurar, por meio de revisão da documentação e discussão com a equipe de trabalho, que foi obtida evidência adequada e suficiente para suportar as conclusões obtidas e para o relatório do trabalho a ser emitido;
9. por assumir a responsabilidade pelo trabalho por meio de consulta adequada (interna e externa) sobre assuntos difíceis ou controversos; e
10. por determinar quando deve ser nomeado um RCQ de acordo com as normas profissionais e a política da firma; por discutir com o RCQ assuntos significativos que surgem durante o trabalho e identificados durante a revisão da qualidade do trabalho; e por não datar o relatório até a conclusão da revisão.

5.2. Consultas

A firma incentiva a consulta entre a equipe de trabalho e, para assuntos significativos, com outras pessoas dentro e, com autorização, fora da firma. A consulta interna usa a experiência coletiva e a especialização técnica da firma (ou a que está disponível para a firma) para reduzir o risco de distorção e aumentar a qualidade da execução do trabalho. Um ambiente consultivo melhora o processo de aprendizado e desenvolvimento dos sócios e equipe e fortalece a base de conhecimento coletivo, o sistema de controle de qualidade e a capacitação profissional da firma.

Para qualquer assunto significativo, difícil ou controverso, identificado durante o planejamento ou o trabalho, o sócio do trabalho deve consultar outros sócios e equipe com experiência, conhecimento, competência e autoridade adequadas. Sempre que possível, todos os profissionais da firma devem se ajudar mutuamente para tratar e chegar a conclusões sobre esses assuntos problemáticos.

A firma assegura a disponibilidade de pessoal suficientemente habilitado e recursos financeiros e de informações para permitir que ocorram consultas internas ou externas adequadas.

Quando se faz uma consulta interna e o assunto é considerado significativo, o membro da equipe de trabalho deve documentar a consulta e o resultado. Quando uma consulta externa é necessária e autorizada pelo sócio do trabalho ou SD, a situação também deve ser formalmente documentada. As opiniões ou posições dos especialistas externos devem ser suficientemente documentadas e fornecer detalhes suficientes para permitir aos leitores entender toda a extensão da natureza da consulta, as qualificações e competências relevantes do especialista externo e o curso de ação recomendado.

O especialista externo é informado de todos os fatos relevantes para conseguir prestar consultoria informada. Ao buscar assessoria, não é adequado omitir fatos ou direcionar o fluxo de informações para obter um resultado desejado específico. O especialista externo deve ser independente do cliente, livre de conflito de interesse e possuir alto padrão de objetividade.

O resultado da assessoria do especialista externo é normalmente implementado como solução ou será parte da solução do assunto controverso. Se o resultado da assessoria não for implementado ou for significativamente diferente da conclusão, propõe-se que o sócio do trabalho forneça uma explicação, documentando as razões e alternativas consideradas com o registro (ou referência cruzada) da consulta.

Se for feita mais de uma consulta, um resumo das discussões gerais e da gama de opiniões ou opções fornecidas deve ser adicionado aos papéis de trabalho. A posição final adotada e as razões também devem ser documentadas.

Para todas as consultas externas, devem ser observados os direitos de privacidade e os requisitos de confidencialidade do cliente. Pode ser necessário procurar assessoria jurídica sobre esses ou outros assuntos referentes a ética, conduta profissional, ou assuntos regulamentares e legais.

5.3. Diferenças de opinião

A firma e seus sócios e equipe devem tomar quaisquer providências necessárias, de acordo com as normas da firma e profissionais, para identificar, considerar, documentar e resolver adequadamente diferenças de opinião que podem surgir em ampla gama de circunstâncias.

Todos os sócios e a equipe devem esforçar-se para serem objetivos, conscientes, abertos e razoáveis ao auxiliar, facilitar ou alcançar uma solução de disputas ou diferenças de opinião entre o pessoal tempestivamente e sem confrontação.

Qualquer um que seja parte de disputa ou diferença de opinião deve tentar resolver o assunto de forma tempestiva, profissional, respeitosa e cortês por meio de discussão, pesquisa e consulta com outra pessoa.

Se o assunto não pode ser resolvido ou há incerteza sobre que medida deve ser tomada, as partes devem encaminhar o assunto a um membro da equipe do trabalho de nível mais alto ou ao sócio do trabalho.

Se o assunto envolver área específica de supervisão profissional ou administração de práticas dentro da firma, ele deve ser encaminhado ao sócio responsável por essa área, de preferência pelo sócio do trabalho. O sócio do trabalho considera o assunto e decide, por meio de consulta com as partes, como resolver o assunto. O sócio deve informar às partes essa decisão e as razões por trás dela.

No caso de disputa ou diferença de opinião permanecer, ou de uma ou mais de uma pessoa envolvida não estar satisfeita com a decisão, a pessoa deve considerar se o assunto envolve tal preocupação com controle de qualidade ou pode ter impacto suficiente para justificar que seja encaminhado diretamente ao sócio do trabalho ou SD.

Todos os sócios e equipe estão protegidos contra qualquer forma de represália, limitação de carreira ou medidas punitivas por chamar a atenção para assunto legítimo e significativo, de boa fé e no verdadeiro interesse do público, do cliente, da firma ou de colegas.

Os sócios e equipe devem entender que encaminhar um assunto para um nível acima da equipe de trabalho ou do sócio do trabalho é algo sério e não deve ser minimizado, considerando que provavelmente será necessário um tempo substancial do sócio para tratá-lo. O encaminhamento pode ser verbal se o assunto for altamente delicado ou confidencial (embora a prática de encaminhamentos verbais seja desestimulada), ou por escrito.

O SD considera o assunto e, se este for considerado significativo e merecedor de atenção, consulta outros sócios e informa as partes envolvidas sobre a decisão da firma. Em todos os casos, a natureza, o alcance das consultas e as conclusões delas resultantes, feitas no decurso do trabalho de auditoria devem ser documentadas.

Se a pessoa ainda não estiver satisfeita com a solução da questão e não houver mais recurso adicional na firma, a pessoa precisa considerar a importância do assunto levando em consideração suas responsabilidades profissionais e seu cargo ou a permanência no emprego.

Disputas ou diferenças de opinião devem ser documentadas da mesma maneira que as consultas para quaisquer assuntos envolvidos no trabalho. Em todos os casos, o relatório do trabalho não é datado até o assunto ser resolvido.

O contrato de parceria formal deve especificar políticas de solução de disputa e dissolução de parcerias a serem seguidas quando o desacordo seja muito difícil para ser resolvido amigavelmente.

5.4. Revisão do controle de qualidade do trabalho (RCQT)

Todos os trabalhos devem ser avaliados com base nos critérios estabelecidos pela firma (vide abaixo) para determinar se deve ser realizada uma RCQT. Essa avaliação deve ser feita, no caso de relacionamento com novo cliente, antes de o trabalho ser aceito e, no caso de continuação de relacionamento com cliente, durante a fase de planejamento do trabalho.

A política da firma deve requerer que o sócio do trabalho resolva assuntos levantados pela RCQT, até estar satisfeito, antes de datar o relatório de trabalho.

É necessária uma RCQT antes de datar qualquer auditoria das demonstrações contábeis de companhias abertas. Em quaisquer outras circunstâncias em que uma RCQT é conduzida, o relatório do trabalho não deve ser datado antes da conclusão da RCQT.

Critérios para requerer uma RCQT

Pode-se considerar fazer uma revisão completa do controle de qualidade do trabalho antes de datar (isto é emitir) o relatório de um trabalho quando:

1. ela faz parte de um conjunto de salvaguardas aplicadas, quando o sócio do trabalho apresenta uma ameaça à independência significativa e recorrente, que decorre de longa relação pessoal próxima ou relação de negócios com o cliente, que tenha sido anteriormente reduzida ao nível aceitável;
2. uma ameaça à independência identificada envolvendo o sócio do trabalho é recorrente e considerada significativa, mas a realização de uma RCQT pode razoavelmente reduzir essas ameaças ao nível aceitável por outras salvaguardas;
3. o objeto do trabalho tem relação com organizações que são importantes para comunidades específicas ou o público em geral;
4. um grande número de acionistas passivos, detentores de unidades de participação equivalentes, sócios, co-empreendedores, beneficiários ou outras partes semelhantes recebem e confiam no relatório do trabalho;
5. existe um risco significativo identificado e associado com a decisão de aceitar ou continuar o trabalho;
6. existem dúvidas sobre a capacidade de uma entidade de continuar os negócios e o impacto em potencial para usuários externos (que não administração) é significativo;
7. os impactos e riscos significativos para usuários envolvem novas transações especializadas e muito complexas, como derivativos e hedges, remuneração baseada em ações, instrumentos financeiros não usuais, ampla utilização de estimativas da administração e julgamentos que possivelmente tem impacto significativo sobre usuários externos;
8. a entidade é uma entidade privada de grande porte (ou grupo relacionado sob a responsabilidade do mesmo sócio do trabalho); e
9. os honorários totais pagos pelo cliente representam uma grande proporção do faturamento bruto anual (por exemplo, superior a 10-15%) de um sócio ou da firma.

Além disso, pode haver fatores que dão motivo para uma revisão do controle de qualidade depois do trabalho já ter sido iniciado. Eles podem incluir situações onde:

1. o risco do trabalho aumentou durante o trabalho, por exemplo, quando o cliente torna-se o foco de tomada de controle (aquisição);
2. existe preocupação entre os membros da equipe de trabalho de que o relatório pode não ser apropriado nas circunstâncias;
3. usuários novos e significativos das demonstrações contábeis são identificados;
4. o cliente está sujeito a um litígio significativo que não existia durante o processo de aceitação do trabalho;
5. a importância e solução de distorções corrigidas e não corrigidas identificadas durante o trabalho constituem uma preocupação;
6. houve desacordos com a administração sobre assuntos contábeis ou sobre limitações de alcance de auditoria significativas; e
7. houve limitações de alcance.

Forneça a listagem de outros critérios necessários conforme determinado pela política da firma. Cada firma determina seus próprios critérios para RCQT. Para orientação, consulte o item 5.6 do Guia.

5.4.1. Natureza, época e extensão da revisão de controle de qualidade do trabalho

O sócio do trabalho deve revisar os papéis de trabalho e quaisquer assuntos identificados antes da RCQT completa. A decisão de conduzir uma RCQT, mesmo quando o trabalho preenche os critérios e a extensão da RCQT, dependem da complexidade do trabalho e dos riscos associados. Uma RCQT não diminui a responsabilidade do sócio do trabalho pelo trabalho.

A RCQT deve incluir, no mínimo:

1. discussão de assuntos significativos com o sócio do trabalho;
2. revisão das demonstrações contábeis ou outras informações sobre o objeto e o relatório proposto;
3. consideração de se o relatório proposto é adequado nas circunstâncias; e
4. revisão de documentação dos papéis de trabalho selecionados relativos a julgamentos significativos feitos pela equipe de trabalho e das conclusões obtidas.

A firma deve fazer com que o RCQ use uma lista de verificação padronizada, visando o controle de qualidade do trabalho para concluir a revisão e fornecer documentação adequada dessa revisão.

Para companhias abertas (e outras organizações incluídas na política da firma), a RCQT deve considerar também:

1. a avaliação da independência da firma pela equipe de trabalho em relação ao trabalho específico;
2. se foi feita consulta apropriada sobre assuntos que envolvem diferenças de opinião ou outros assuntos difíceis ou controversos e as conclusões resultantes dessas consultas; e
3. se a documentação selecionada para revisão reflete o trabalho realizado em relação aos julgamentos significativos feitos e suporta as conclusões obtidas.

O RCQ deve ser envolvido no início do processo do trabalho para permitir a revisão tempestiva de quaisquer assuntos que surjam durante o trabalho. É considerada a possibilidade de realizar a revisão em partes à medida que o trabalho evolui.

Para trabalhos menores ou com menor risco e complexidade, o RCQ deve ser consultado pelo menos assim que o planejamento estiver concluído para permitir tempo suficiente para ajustar a abordagem do trabalho de acordo com as avaliações e sugestões do RCQ.

O sócio do trabalho deve conceder um mínimo de [insira o número de dias de acordo com a política da firma] a partir da data de liberação para a revisão inicial, sendo dois desses dias alocados para a conclusão da revisão final. O tempo permitido para trabalhos maiores e mais complexos naturalmente deve ser significativamente maior.

O relatório do trabalho não deve ser datado até a conclusão da revisão da qualidade do trabalho.

5.4.2. Revisor de controle de qualidade (RCQ)

A firma é responsável por estabelecer critérios para a indicação de RCQs e determinar sua elegibilidade.

A firma nomeou o SD para arcar com essas responsabilidades, incluindo atribuir a sócios e equipe a responsabilidade da RCQT e determinar os trabalhos para os quais eles podem ser designados.

O RCQ deve ser objetivo, independente e ter treinamento, experiência, especialização técnica e autoridade suficientes, bem como capacidade e tempo para desempenhar essa função. As características comumente atribuídas a um candidato adequado para preencher esse papel incluem conhecimento técnico superior de normas contábeis e de asseguração atuais e ampla experiência que seria apresentada em um nível sênior.

O RCQ não pode ser membro da equipe de trabalho e não pode, direta ou indiretamente, revisar seu próprio trabalho ou tomar decisões importantes sobre a execução do trabalho.

Consultas entre profissionais qualificados que desempenham a função de RCQT são incentivadas, e não é incomum que a equipe de trabalho consulte o RCQ durante o trabalho. Normalmente, isso não compromete a objetividade do RCQ, desde que o sócio do trabalho (e não o RCQ) tome as decisões finais e o assunto não seja extremamente significativo. Esse processo pode evitar diferenças de opinião posteriores no trabalho.

Se a objetividade do RCQ ficar comprometida após consulta sobre assunto específico, a firma deve nomear um RCQ substituto.

6. Monitoramento

• 6.1 Programa de monitoramento
• 6.2 Procedimentos de inspeção
• 6.3 Relatório sobre resultados do monitoramento
• 6.4 Avaliação, comunicação e correção de deficiências
  • 6.4.1 Não cumprimento
• 6.5 Reclamações e alegações

Políticas e procedimentos de controle de qualidade são parte fundamental do sistema de controle interno da firma.

O monitoramento consiste basicamente do entendimento desse sistema de controle e da determinação - por meio de entrevistas, reuniões de revisão (walkthrough) e inspeções de arquivos - se, e até que ponto, esse sistema de controle está operando de maneira efetiva. Ele inclui, também, recomendações para aperfeiçoar o sistema, especialmente se forem detectadas fragilidades ou alteradas normas e práticas profissionais.

A firma depende de todos os sócios e membros da equipe em todos os níveis para monitorar informalmente e executar as normas de qualidade, éticas, profissionais e da firma. Esse monitoramento deve ser inerente a todos os aspectos do trabalho profissional. Sócios e equipe que estão em posição de tomar decisões ou supervisionar o trabalho de outros possuem nível mais alto de responsabilidade.

A firma considera, também, qualquer retorno recebido do esquema de inspeção e licenciamento de firmas, ou seja, da comissão específica do CFC (NBC-PA-03 - Revisão Externa de Qualidade pelos Pares) ou da própria CVM. Entretanto, isso não substitui o programa de monitoramento interno da própria firma.

As salvaguardas que funcionam como mecanismos de monitoramento para a firma incluem:

1. programas de educação e treinamento internos e externos;
2. requisitos que os sócios e equipe conhecem e entendem, e que executam as políticas e procedimentos da firma para revisões de trabalhos, revisões de controle de qualidade e aprovações de sócios do trabalho;
3. declaração de políticas instruindo sócios e equipe a não liberar nenhuma informação sobre demonstrações contábeis de qualquer tipo, a menos que todas as aprovações necessárias estejam ratificadas;
4. sistema padrão da firma para controle de conclusão e liberação de trabalhos, que descreve as aprovações e ratificações necessárias por tipo de trabalho, função e pessoa responsável;
5. instruções para o sócio do trabalho e o RCQ para monitorar as aprovações adequadas de modo contínuo; e
6. instruções para todos os sócios e equipe para notificar o pessoal sênior adequado na firma quando observam violações significativas ou pequenas e repetidas de políticas ou protocolos da firma.

A firma deve estar ciente da necessidade de inspecionar a contínua efetividade do sistema de controle de qualidade, levando em consideração recentes desdobramentos e de testar os controles periodicamente por meio do monitoramento formal em nível de arquivo de trabalho para assegurar que os controles estão funcionando de maneira efetiva e não estão sendo deliberadamente burlados ou aplicados com menos rigor que o pretendido.

A decisão de contratar parte independente ou de criar um sistema de monitoramento interno, e seus termos de referência, dependem dos níveis de recursos da firma na época da inspeção e de sua capacidade de conduzir o programa de maneira efetiva. Essa determinação é feita em cada ciclo de inspeção pelo SD, por meio de consulta com outros sócios.

6.1. Programa de monitoramento

A responsabilidade pelo monitoramento da aplicação das políticas e dos procedimentos de controle de qualidade é separada da responsabilidade geral pelo controle de qualidade. O objetivo do programa de monitoramento é auxiliar a firma a obter segurança razoável de que as políticas e os procedimentos relacionados ao sistema de controle de qualidade são relevantes e estão operando de maneira efetiva. O programa também deve assegurar o cumprimento dos requisitos de revisão de práticas e requerimentos regulamentares.

O sistema foi planejado para fornecer à firma segurança razoável de que não é provável que violações significativas e constantes das políticas e qualidade ocorram ou não sejam detectadas. Os envolvidos na equipe de trabalho ou que desempenham a função de RCQ em trabalho específico não são elegíveis para monitorar o mesmo arquivo.

Todos os sócios e a equipe precisam cooperar com o monitor, reconhecendo-o como parte essencial do sistema de controle de qualidade. O suporte dos sócios e gerentes do processo e o reforço dos comentários e das descobertas do monitor são de especial importância. Desacordo, não cumprimento ou menosprezo às descobertas do monitor devem ser resolvidos por meio do processo de solução de disputas da firma.

A firma deve conduzir o monitoramento do cumprimento de seleção de trabalhos individuais, que podem ser escolhidos sem a prévia notificação da equipe de trabalho. Embora seja desejável selecionar um ou mais trabalhos completos e liberados, para cada sócio do trabalho em cada inspeção, a firma pode optar por inspecionar anualmente uma quantidade de trabalhos, assegurando que os arquivos de cada sócio sejam selecionados pelo menos uma vez a cada ciclo.

6.2. Procedimentos de inspeção

O monitoramento do sistema de controle de qualidade da firma é feito periodicamente. A seleção de trabalhos individuais para inspeção é feita anualmente, sendo os arquivos de cada sócio inspecionados de maneira cíclica.

O ciclo de inspeção é baseado em um período de três anos.

Ao elaborar a inspeção, o monitor considera os resultados do monitoramento anterior, a natureza e a extensão da autoridade concedida a sócios individuais, à equipe, à natureza e a complexidade das práticas da firma, e os riscos específicos associados ao cliente da firma.

A firma instrui o monitor a elaborar a documentação adequada das inspeções, que inclui:

1. uma avaliação da adesão às normas profissionais e aos requisitos regulamentares e legais aplicáveis;
2. os resultados da avaliação de elementos do sistema de controle de qualidade;
3. uma avaliação se as políticas e os procedimentos de controle de qualidade da firma foram adequadamente aplicados;
4. uma avaliação da adesão às normas profissionais e aos requisitos regulamentares e legais aplicáveis;
5. uma avaliação se o relatório do trabalho é adequado nas circunstâncias;
6. identificação de quaisquer deficiências, seu efeito e uma decisão sobre se são necessárias medidas adicionais, descrevendo essas medidas em detalhes; e
7. um resumo dos resultados e das conclusões obtidas (fornecidas para a firma), com recomendações de medidas corretivas ou mudanças necessárias.

Os sócios do trabalho se reúnem para revisar o relatório (juntamente com outro pessoal adequado) e decidir sobre a medida corretiva e/ou mudanças a serem feitas no sistema, papéis e responsabilidades, medida disciplinar, reconhecimento e outros assuntos conforme necessários.

Todos os sócios e a equipe recebem informações sobre os resultados do processo de monitoramento uma vez por ano, incluindo descrição detalhada do processo de monitoramento e suas conclusões sobre o cumprimento geral e a eficiência da firma.

6.3 Relatório sobre resultados do monitoramento

Após a conclusão da avaliação anual do sistema de controle de qualidade, o monitor deve comunicar os resultados ao SD, aos sócios dos trabalhos e a outro pessoal adequado. O relatório deve incluir descrição detalhada dos procedimentos realizados e as conclusões tiradas da revisão. Se forem observadas deficiências sistêmicas, repetitivas ou significativas, o relatório também deve incluir a medida tomada para resolvê-las.

A firma instrui o monitor a elaborar relatório que, no mínimo, inclui:

1. descrição dos procedimentos de monitoramento realizados;
2. conclusões obtidas dos procedimentos de monitoramento; e
3. quando relevante, descrição das deficiências sistêmicas, repetitivas ou outras deficiências significativas e das medidas recomendadas para resolver essas deficiências.

Insira modelo de relatório do monitor.

6.4. Avaliação, comunicação e correção de deficiências

A firma deve tratar todas as deficiências detectadas e comunicadas pelo monitor. A firma deve considerar se essas deficiências indicam falhas estruturais no sistema de controle de qualidade ou demonstram não cumprimento por sócio ou membro específico da equipe.

As falhas estruturais indicadas por deficiências podem requerer mudanças no sistema de controle de qualidade ou documentação. O monitor deve encaminhar essas mudanças aos sócios e equipe responsáveis pelo sistema de controle de qualidade ou de documentação de modo que possa ser feita a correção.

A firma deve considerar cuidadosamente as deficiências significativas e seguir as normas profissionais e os requisitos regulamentares e legais se ela aparentemente emitiu relatório do trabalho inadequado ou se o objeto do relatório do trabalho continha distorção ou imprecisão. Nessa circunstância, a firma considera, também, obter assessoria jurídica.

Se as deficiências forem definidas como sistêmicas ou repetitivas, é necessária medida corretiva imediata. Na maioria dos casos, deficiências relacionadas à independência e conflito de interesse requerem medida corretiva imediata.

O RH deve revisar as deficiências detectadas para determinar se é possível tratar alguns dos assuntos por trás dessas deficiências com cursos ou educação suplementar.

6.4.1. Não cumprimento

O não cumprimento do sistema de controle de qualidade da firma é assunto sério, especialmente se um sócio ou a equipe intencionalmente se recusou a cumprir a política da firma.

Desde que haja sistema de controle de qualidade para proteger o interesse público, a firma trata o não cumprimento intencional de maneira transparente e rigorosa. O não cumprimento intencional é tratado de diversas formas, incluindo a instituição de plano para melhorar o desempenho, revisões de desempenho e reconsideração de oportunidades de promoção e aumento de remuneração e, por último, desligamento do emprego.

Em algumas circunstâncias, pode ser necessário impor regime temporário de supervisão para sócios e equipe que têm dificuldade em cumprir o sistema de controle de qualidade. Isso pode incluir requerer revisão do trabalho executado por outro sócio ou o monitor avaliar o trabalho antes da liberação do relatório do trabalho. Alternativamente, a firma pode restringir o tipo de trabalho executado, por exemplo, restringindo, temporária ou permanentemente, o envolvimento em trabalhos de entidades de grande porte.

6.5. Reclamações e alegações

A firma reconhece a autoridade do SD em todos os assuntos de reclamações e alegações.

Reclamações e alegações - especialmente relativas a falhas em exercer o dever de diligência em relação ao trabalho de cliente, ou outra violação de obrigações profissionais ou legais pelos sócios e pela equipe entre si ou de clientes - são assuntos sérios. O SD deve considerar seriamente notificar a seguradora da firma e/ou buscar assessoria jurídica. Caso haja alguma incerteza, ele deve consultar outros sócios ou colegas profissionais de confiança.

Qualquer reclamação recebida de cliente ou outro terceiro é respondido assim que possível, com reconhecimento de que o assunto está sendo acompanhado.

A firma mantém política definida com procedimentos que detalham o processo a ser seguido se for levantada reclamação ou alegação.

Os resultados desse processo são documentados junto com a resposta.

A investigação desses assuntos é designada ao SD e pode ser delegada a sócios ou equipe experiente e competente que não está envolvida na alegação ou reclamação.

O processo propicia que todos os sócios e equipe fiquem livres para levantar questões sem medo de represálias.

Insira política ou procedimentos adicionais da firma que podem descrever o processo a ser seguido nessa circunstância. Para orientação, consulte o item 6.6 do Guia.

7. Documentação

• 7.1 Documentação de políticas e procedimentos da firma
• 7.2 Documentação do trabalho
• 7.3 Documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho
• 7.4 Acesso e retenção de arquivos

7.1. Documentação de políticas e procedimentos da firma

A firma mantém políticas e procedimentos que especificam o nível e a extensão da documentação requerida em todos os trabalhos e para uso da firma em geral (conforme estabelecido no manual da firma/exemplos de trabalho). Além disso, a firma mantém políticas e procedimentos que requerem documentação adequada para fornecer evidência da operação de cada elemento de seu sistema de controle de qualidade.

Essas políticas asseguram que a documentação seja suficiente e adequada para fornecer evidência de:

1. adesão a cada elemento do sistema de controle de qualidade da firma; e
2. suporte para cada relatório de trabalho emitido, de acordo com normas profissionais e da firma e requisitos regulamentares e legais, juntamente com evidência de que a RCQT foi concluída na data ou antes da data do relatório (se aplicável).

7.2. Documentação do trabalho

De acordo com a política da firma, a documentação do trabalho deve incluir:

1. lista de verificação (check list) ou memorando de planejamento do trabalho;
2. assuntos identificados com relação a requisitos éticos (incluindo demonstração de cumprimento);
3. cumprimento de requisitos de independência e documentação de quaisquer discussões relacionadas com esses assuntos;
4. conclusões obtidas com relação à aceitação e continuidade de relacionamento com cliente;
5. procedimentos realizados para avaliar o risco de distorção relevante devido a fraude ou erro no nível de demonstrações contábeis e de afirmações;
6. natureza, época e extensão de procedimentos executados em resposta ao risco avaliado, incluindo resultados e conclusões;
7. natureza, alcance e conclusões obtidas de consultas;
8. todas as comunicações emitidas e recebidas;
9. os resultados da RCQT que foi concluída na data ou antes da data do relatório;
10. confirmação de que não existem assuntos não resolvidos que poderiam levar o revisor a acreditar que os julgamentos significativos feitos e as conclusões obtidas não eram apropriados;
11. conclusão de que evidência de auditoria apropriada e suficiente foi acumulada e avaliada, e que ela suporta o relatório a ser emitido; e
12. montagem de arquivos, incluindo a apropriada aprovação.

Insira os requisitos mínimos de documentação do trabalho adicionais, conforme desejado. Para orientação, consulte o item 7.3 do Guia.

A política da firma requer que a montagem final dos papéis de trabalho para fins de arquivo seja concluída em [especifique o número de dias]. No caso de haver dois ou mais relatórios emitidos para as mesmas informações sobre o objeto, a política da firma deve indicar que os limites de tempo para a montagem dos papéis de trabalho para fins de arquivo devem ser determinados de forma que cada relatório seja tratado como se fosse um trabalho separado.

A documentação de qualquer tipo deve ser retida por um período de, no mínimo, cinco anos, a partir da data de emissão do relatório, conforme determinação do CFC para permitir que aqueles que realizam procedimentos de monitoramento avaliem a extensão do cumprimento do sistema de controle interno da firma, bem como as necessidades da firma conforme requeridas por normas, leis e regulamentos profissionais.

7.3. Documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho

Cada sócio ou membro da equipe que desempenha a função de RCQ deve preencher a lista de verificação padronizada da RCQT, para fornecer documentação de que a revisão foi realizada.

Isso deve incluir confirmação e evidência ou referências cruzadas de suporte, afirmando que:

1. sócios e equipe adequadamente qualificados realizaram os procedimentos requeridos para uma RCQT;
2. a revisão foi concluída na data ou antes da data do relatório do trabalho; e
3. nenhum assunto não resolvido chegou à atenção do RCQ que poderia levá-lo a acreditar que os julgamentos significativos feitos pela equipe do trabalho e as conclusões a que ela chegou não eram apropriadas.

7.4. Acesso e retenção de arquivos

A firma deve estabelecer políticas e procedimentos definidos para manter a confidencialidade, custódia, integridade, acessibilidade e recuperabilidade da documentação dos trabalhos.

Essas políticas incluem a consideração de diversos requisitos de retenção de acordo com estatuto e normas regulamentares para assegurar que a documentação do trabalho seja retida por período suficiente para satisfazer as necessidades da firma.

Todos os papéis de trabalho, relatórios e outros documentos elaborados pela firma, incluindo planilhas elaboradas por clientes, são confidenciais e devem ser protegidas do acesso não autorizado.

Um sócio do trabalho ou SD deve aprovar todas as solicitações externas para revisar papéis de trabalho e nenhum documento é liberado antes da obtenção dessa aprovação.

Os papéis de trabalho não serão disponibilizados a terceiros a menos que:

1. o cliente tenha autorizado a divulgação por escrito;
2. haja um dever profissional de divulgar as informações;
3. a divulgação seja requerida por processo legal ou judicial; ou
4. a divulgação seja requerida por lei ou regulamento.

A menos que proibido por lei, a firma deve informar e obter autorização por escrito do cliente antes de disponibilizar os papéis de trabalho para revisão. Deve ser obtida carta de autorização quando houver solicitação para revisar arquivos de comprador, investidor ou credor em potencial. Deve-se buscar assessoria jurídica se o cliente não autorizar nenhuma divulgação de informações necessária.

No caso de litígio ou possível litígio, ou procedimentos regulamentares ou administrativos, os papéis de trabalho não devem ser fornecidos sem a obtenção do consentimento dos consultores jurídicos da firma.

A política da firma dita o número de anos que é aplicado para a retenção de cada um dos seguintes tipos de arquivos:

1. Arquivos permanentes [número de anos]
2. Arquivos fiscais [número de anos]
3. Demonstrações contábeis e relatórios [número de anos]
4. Papéis de trabalho anuais ou periódicos [número de anos]
5. Correspondência [número de anos]
6. O período mínimo de retenção para papéis de trabalho e arquivos de clientes antigos deve ser de [número de anos].

É mantido registro permanente acessível de todos os arquivos armazenados externamente e cada recipiente de armazenamento é adequadamente etiquetado para fácil identificação e recuperação. O sócio responsável pela administração do escritório deve aprovar qualquer destruição de arquivos e manter registros permanentes de todos os materiais destruídos.