DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS - Empresa B

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

Empresa de origem nacional, com aproximadamente 43 anos de atividade em auditoria, com as seguintes principais áreas de atuação:

• auditoria contábil;
• consultoria fiscal;
• consultoria administrativa; e
• serviços contábeis

Basicamente, o faturamento da empresa provém de duas áreas básicas:

1) auditoria contábil, com uma participação de 70%; e

2) consultoria fiscal, que soma 20% de sua renda.

As outras áreas apontadas contribuem com 5% cada uma.

Os serviços mais relevantes são:

• auditoria das demonstrações financeiras;
• revisão fiscal; e
• planejamento tributário

O número de empregados do escritório do Rio de Janeiro está numa relação de quatro empregados para cada sócio (ou diretor)

Foi perguntado se a empresa inclui em seu programa de trabalho procedimentos específicos ligados à elaboração e análise de fluxograma de sistemas e a resposta foi "raramente"

A empresa não inclui em seu programa de treinamento do corpo de auditores instruções referentes às técnicas de auditoria analítica. Entretanto, quando se perguntou de que maneira é feito o treinamento do pessoal de auditoria, especialmente o daqueles que atuam na fase de auditoria analítica, a resposta foi: "outra", ou seja, mais especificamente "leitura do livro traduzido para o português de Skinner e Anderson"

A empresa não possui serviços de computação eletrônica para executar atividades pertinentes às técnicas de auditoria analítica

Parte II - Técnicas de auditoria analítica

A. Considerações gerais

A empresa afirma que adota como procedimento inicial um plano ou programa de auditoria para avaliar os riscos de controle numa auditoria contábil, no entanto a determinação do "nível de risco de controle" é feita segundo o bom senso do auditor, isto é, critério "mais subjetivo do que objetivo". Nestes exames, não aplica as técnicas de auditoria analítica

Para determinar o grau de eficiência e eficácia da estrutura de controle interno, executa os seguintes passos:

• estudo e avaliação do controle interno;
• avaliação preliminar;
• testes de aderência; e
• testes substantivos

Porém, quando da determinação do grau de eficiência e eficácia no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil e, consequentemente, provocar reflexos materiais nas demonstrações contábeis, segundo afirmação do entrevistado não é feito teste de aderência e, em vista disso os testes substantivos detalhados, são aplicados em maior profundidade, bem como em época oportuna.

O entrevistado entende que a determinação de uma estratégia efetiva de auditoria depende, ou não, da fragilidade dos controles internos, uma vez que se o auditor não deseja confiar nesses controles deve aplicar testes substantivos adequados às circunstâncias. Ainda afirma que a Instrução CVM 38/1984 exige, para essa finalidade, um relatório específico que deve ser preenchido pelo auditor num exame de companhia abertas, o qual é utilizado pelo entrevistado nos serviços de auditoria levados a efeito em empresas de capital fechado.

Pediu-se que a empresa citasse quatro fatores de risco inerente que ela tem notado com maior frequência na prática, e a resposta dada pelo entrevistado foi que estava "sem elementos para opinar", apesar de ter o pesquisador esclarecido que os riscos inerentes estão ligados aos riscos de negócios, riscos financeiros e  riscos do mercado.

Os quatro fatores de risco de controle cuja ocorrência na prática, a empresa tem observado com frequência são:

• falta de segregação de funções incompatíveis;
• alta administração não conscientizada quanto à importância dos controles internos;
• a área de informática se preocupa com a eficiência do processamento, e não com sua segurança; e
• pessoal insuficientemente treinado ou motivado

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

O método de fluxogramas de sistemas e a técnica de fluxogramação, utilizados pela empresa para indicar o modo pelo qual as transações fluem através do sistema, constituem o playscript, que se baseia no script usado em teatro, cinema e televisão, e compõe-se de "passo", "ator" e "ação"

Após levantar esse tipo de gráfico, a empresa afirma que os pontos críticos nele identificados são registrados nos papéis da empresa em forma de:

• questionário;
• fluxos lógicos; e
• formulários de segregação de funções.

A empresa não elabora fluxogramas ideais para corrigir as falhas encontradas nas rotinas examinadas

Ao ser interrogado sobre as vantagens que os fluxogramas podem proporcionar ao auditor ~a fase da auditoria preliminar, o entrevistado deu a seguinte resposta:

"Usualmente nenhuma, são elaborados a 'baixo nível', muito detalhados, difíceis de atualizar. Uma abordagem do tipo DFD (diagranza de fluxo de dados) é melhor."

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

O entrevistado acredita que somente através de um amplo entendimento da estrutura de controle interno é que o auditor poderá determinar a eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente, porém enfatiza que isto só é necessário em empresas de grande porte

Perguntou-se se a empresa determina a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos pertinentes para planejar os procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza e extensão, e a resposta foi "sim". Porém, para esse fim, a empresa não utiliza as técnicas de auditoria analítica

Foi perguntado, também, como são determinadas a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles internos respectivos e a decisão de testá-los, e a resposta foi a seguinte:

"Na fase de estudo e avaliação dos controles internos, é pelo teste de aderência, que testa o sistema, e não os dados em si gerados pelo sistema, o que é feito pelos testes substantivos."

O entrevistado afirma que calcula confiabilidade desejada ao definir a natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis e que esse cálculo é feito subjetivamente, isto é, com base no "conhecimento do negócio do cliente"

Na opinião desta empresa, o fator que mais influencia a determinação da confiabilidade nos controles da empresa auditada é a limitação dos testes de aderência. E, em função desse fator, é possível determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles respectivos, sem a utilização das técnicas de auditoria analítica. Isto porque, segundo o entrevistado, os fluxogramas são apenas um modo de registro. Os questionários utilizados pela empresa compõem-se de dois níveis: 1) o questionário de objetivos de auditoria; e 2) o questionário de sistema (por ciclos), sendo que este dá suporte às respostas dadas no questionário de objetivos de controle interno (CI).

Esta empresa aponta a obsolescência como a problemática que mais dificulta a utilização das técnicas de auditoria analítica, muito embora o entrevistado não descarte a possibilidade de o escritório de São Paulo utilizar esta ferramenta.

As ferramentas utilizadas por esta empresa para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e controles respectivos são:

• • playscript;
• • questionário de segregação de funções;
• • questionário de objetivos do controle interno;
• • questionário de sistemas; e
• • descrição narrativa

O entrevistado considera inevitável a utilização dessas ferramentas nos seguintes casos:

• pequena empresa: descrição narrativa;
• média empresa: playscript e questionários; e
• grande empresa: playscript, questionário e documentação da própria empresa (manual de organização, etc.)

D. Procedimentos de auditoria analítica

Os procedimentos adotados por esta empresa para fazer uma revisão preliminar dos sistemas de controles de seus clientes são:

• • estudo e avaliação dos controles internos; e
• • testes de aderência

A empresa aponta como fundamentais para obter bons resultados, quando da avaliação do sistema contábil e respectivos controles internos de um cliente, os seguintes passos:

• emissão do documento;
• remessa do documento;
• recepção do documento;
• registro das operações;
• arquivamento dos documentos; e
• interfaces com a parte computadorizada.

A empresa afirma que faz o acompanhamento das deficiências observadas durante a auditoria de sistemas e que esse acompanhamento é feito

"Basicamente pelo teste de aderência, que deve cobrir todo período auditado. Pontos de fraqueza são abordados por uma ampliação dos testes substantivos."

Em resposta à nossa pergunta sobre qual tem sido a divisão do sistema global em seções lógicas que mais tem facilitado a preparação de fluxogramas de sistemas e a identificação de áreas com problemas de controles, obtivemos a seguinte declaração:

"N6s dividimos o campo de trabalho nos seguintes ciclos ou segmentos:

1) da receita;

2) dos desembolsos;

3) mão-de-obra e pessoal;

4) estoques e custos das vendas;

5) ativo imobilizado e diferido;

6) investimentos;

7) disponibilidades;

8) financiamentos; e

9) patrimônio líquido."

Segundo o informante, essa divisão proporciona os seguintes benefícios:

• agregação de transações ou áreas ligadas;
• treinamento do auditor; e
• planejamento e programação do trabalho

Na opinião desta empresa, o uso das técnicas de auditoria analítica em sistemas que utilizam PED permite o atingimento do seguinte objetivo: interfaces do sistema de PED e usuários.

Procurou-se informar quais as áreas em que as técnicas de auditoria analítica são mais utilizadas e a reposta foi: "nenhuma"

E. Considerações finais

Na opinião do entrevistado, o uso das técnicas de auditoria analítica não traz vantagens adicionais frente ao uso de técnicas tradicionais numa auditoria contábil

Procurou-se saber do entrevistado como ele descreveria a eficiência (em termos de tempo requerido para testes) das técnicas de auditoria analítica comparadas com as técnicas tradicionais da auditoria, e a resposta dada foi a seguinte:

"Não se trata de usar ou lido de métodos gráficos, como método gráfico, a auditoria analítica está obsoleta, o melhor da auditoria analítica é o seu questionário, no final do livro di' Skinner e Anderson."

Finalmente, o entrevistado fez o seguinte comentário:

"Os métodos gráficos são fundamentais, mas existem, por exemplo, ferramentas computadorizadas (Casy Computer Aides System Engeneerint) para o caso do 'DFD (diagrama de fluxo de dados), que é uma abordagem que ainda não usamos, mas que está em cogitação."