NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE
NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE
NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES
GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE
7. Documentação
Coletânea por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador do COSIFE
Objetivo do capítulo |
Referência primária |
Fornecer orientação sobre os requisitos da firma para documentação, em nível de trabalho (incluindo revisão de controle de qualidade do trabalho) e para o sistema de controle de qualidade da firma | NBC-PA-01, itens 42, 45, 46, 47, 57, 58 e 59 |
Documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho
42. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos sobre documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho, requerendo que a documentação indique se:
(a) os procedimentos requeridos pelas políticas da firma sobre revisão de controle de qualidade do trabalho foram adotados;
(b) a revisão de controle de qualidade do trabalho foi concluída na data, ou antes da data, do relatório; e
(c) o revisor não tomou conhecimento de assuntos não resolvidos que poderiam levá-lo a acreditar que os julgamentos significativos feitos pela equipe de trabalho e as conclusões obtidas não eram apropriados.
A NBC-PA-01, itens 45 a 47, afirma:
Conclusão da montagem dos arquivos finais do trabalho
45. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para que as equipes de trabalho completem a montagem dos arquivos finais do trabalho no momento oportuno, depois da finalização dos relatórios do trabalho (ver itens A54 e A55 da NBC-PA-01).
Confidencialidade, custódia, integridade, acessibilidade e recuperabilidade da documentação do trabalho
46. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para manter a confidencialidade, custódia segura, integridade, acessibilidade e recuperabilidade da documentação dos trabalhos (ver itens A56 a A59 da NBC-PA-01).
Retenção da documentação do trabalho
47. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para a retenção e arquivamento da documentação do trabalho por período suficiente para satisfazer as necessidades da firma ou conforme requerido por lei ou regulamento (ver itens A60 e A63 da NBC-PA-01).
A NBC-PA-01, itens 57 a 59, afirma:
Documentação do sistema de controle de qualidade
57. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos requerendo documentação apropriada para fornecer evidência da operação de cada elemento de seu sistema de controle de qualidade (ver itens A73 a A75 da NBC-PA-01).
58. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos que requeiram a retenção da documentação por período suficiente, para permitir que as pessoas que realizam os procedimentos de monitoramento avaliem o cumprimento do sistema de controle de qualidade pela firma, ou por um período mais longo se exigido por lei ou regulamento.
59. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos que requeiram a documentação das reclamações e alegações e as respectivas respostas.
7.2 Documentação das políticas e procedimentos da firma
A firma desenvolve políticas e procedimentos que especificam o nível e a extensão da documentação requerida em todos os trabalhos e para uso da firma em geral (conforme estabelecido no manual da firma/exemplos de trabalho). A firma deve estabelecer, também, políticas e procedimentos que requerem documentação apropriada para fornecer evidência da operação de cada elemento de seu sistema de controle de qualidade.
Essas políticas asseguram que a documentação seja suficiente e adequada para fornecer evidência de:
As políticas estão muitas vezes simplesmente embutidas nos exemplos de trabalho da firma na forma de comunicação, questionários, listas de verificação e memorandos padronizados. Essa prática funciona bem para assegurar a aplicação consistente dos elementos do sistema de controle e qualidade em nível da firma e do trabalho.
A política da firma fornece procedimentos estabelecidos para a montagem final dos arquivos de papéis de trabalho tempestivamente, sejam eles manuais ou sistemas eletrônicos (ou seja, normalmente no máximo 60 dias após a data do relatório). No caso de haver dois ou mais relatórios emitidos pelo auditor para as mesmas informações sobre o objeto, a política da firma deve indicar que os limites de tempo para a montagem do arquivo do trabalho devem ser determinados de forma que cada relatório seja tratado como se fosse um trabalho separado.
A documentação deve ser retida por período suficiente para permitir que aqueles que realizam procedimentos de monitoramento avaliem a extensão do cumprimento do sistema de controle interno da firma, bem como as necessidades da firma conforme requeridas por normas, leis e regulamentos profissionais.
Ao considerar a documentação do trabalho, a firma também deve tentar direcionar nas políticas para a firma como um todo, que exigem a organização e a indexação consistentes dos arquivos. Isso permitirá diversas eficiências, incluindo fácil identificação de seções dentro dos arquivos, conveniência de acesso por todos os níveis de revisores de arquivos, e consistência na abordagem para a conclusão dos arquivos por todos os membros da firma. Pela perspectiva de controle de qualidade, elas auxiliarão, também, o processo de asseguração de que foram incluídas as aprovações, as referências cruzadas necessárias e a localização de quaisquer notas de revisão.
A documentação de arquivos deve ser organizada em divisões coerentes do trabalho, utilizando um sistema de indexação. À medida que cada parte da documentação do arquivo é produzida, atribui-se a ela uma referência única que a vincula diretamente ao índice do arquivo geral.
O quadro abaixo apresenta um exemplo de índice de arquivo. Este exemplo agrupa os documentos por área das demonstrações contábeis, como caixa, contas a receber, vendas e assim por diante.
GUIA PARA O CONTROLE DE QUALIDADE DE FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE
Índice – Arquivo de auditoria de final de exercício
1) Fechamento do arquivo de auditoria, Memorando de conclusão de trabalho, Alterações subsequentes ao arquivo de auditoria
2) Demonstrações contábeis / relatório do auditor independente
3) Revisão analítica final
4) Lista de verificação do revisor, Revisão de controle de qualidade (se RCQT for aplicável)
5) Revisão da apresentação e divulgação das demonstrações contábeis
6) Revisão do sócio do trabalho / auditor pessoa física
7) Ajuste e fechamento de lançamentos no livro diário
8) Balancete de trabalho
9) Correspondência, discussões e notas:
11) Lista de verificação para aceitação de trabalho de auditoria:
21) Estabelecimento da lista de verificação da estratégia global de auditoria
22) Determinação da relevância, Avaliação de distorções
23) Identificação de riscos utilizando procedimentos analíticos
24) Condução de reunião de planejamento da equipe de auditoria
25) Avaliação dos riscos inerentes
26) Determinação de se os riscos indicam a necessidade de uma RCQT
27) Orçamento de auditoria – Cronograma e honorários
Lista de documentos a ser elaborada pelo cliente
28) Estratégia global de auditoria
31) Avaliação da lista de verificação de riscos de distorção relevante
32) Indagações à administração, responsáveis pela governança, responsáveis pela auditoria interna e outros na entidade
33) Avaliação do ambiente de controle
34) Avaliação do uso de estimativas pela administração, incluindo valor justo
35) Sistemas de informações e controle interno:
37) Revisão de atas de todas as reuniões, Nomeação de auditor
38) Revisão do relatório anual do cliente ou outro documento que inclui as demonstrações contábeis auditadas
39) Resumo de avaliação de risco
Balanço patrimonial / Demonstração das origens e aplicação dos recursos
ATIVO:
PASSIVO:
(*) Pode ser em arquivo permanente
(**) Pode ser em arquivo intermediário
DICAS ÚTEIS
A firma deve determinar os requisitos de documentação do trabalho necessários para demonstrar que cumpriu seus requisitos profissionais, regulamentares e legais. Sugere-se que se leve em consideração:
7.4 Documentação da revisão do controle de qualidade do trabalho
A lista de verificação padronizada e completa da RCQT fornece a documentação de que a revisão foi realizada. Isso pode incluir confirmação e evidência ou referências cruzadas de suporte, afirmando que:
7.5 Acesso e retenção de arquivos
Normas de controle de qualidade e normalmente regulamentos legais e profissionais requerem políticas e procedimentos planejados para manter a confidencialidade, custódia, integridade, acessibilidade e recuperabilidade da documentação dos trabalhos.
Essas políticas devem incluir a consideração de diversos requisitos de retenção de acordo com estatuto e regulamentos para assegurar que a documentação do trabalho seja retida por período suficiente para satisfazer as necessidades da firma e cumprir as normas e leis de jurisdições locais.
A política deve declarar que todos os papéis de trabalho, relatórios e outros documentos elaborados pela firma, incluindo planilhas elaboradas por clientes, são confidenciais e devem ser protegidos do acesso não autorizado. As políticas e os procedimentos também devem incluir a proteção e segurança dos papéis de trabalho durante o trabalho de campo. Devem incluir orientação ao pessoal, incluindo planos de contingência para eventos como (1) manuseio de laptops, que são suscetíveis a danos, roubo ou perda; (2) falha de disco rígido; ou (3) acidente. Devem ser aplicados procedimentos de cópias de segurança (backups) para tentar minimizar a perda parcial ou total do esforço de trabalho, bem como para proteger as informações dos clientes.
Aconselha-se que a firma também requeira que o sócio do trabalho aprove todas as solicitações externas para revisar papéis de trabalho e que nenhum documento seja liberado antes da obtenção dessa aprovação.
Os papéis de trabalho não devem ser liberados para terceiros a menos que:
A menos que proibido por lei ou regulamento (por exemplo, de acordo com os termos de certos atos antiterroristas ou de lavagem de dinheiro em diversas jurisdições), a firma deve informar e obter autorização por escrito do cliente antes de disponibilizar os papéis de trabalho para revisão. É interessante que seja obtida carta de autorização quando houver solicitação para revisar arquivos de comprador, investidor ou credor em potencial. Pode-se buscar assessoria jurídica se o cliente não autorizar nenhuma divulgação de informações necessária.
No caso de litígio ou possível litígio, ou procedimentos regulamentares ou administrativos, sugere-se que os papéis de trabalho não sejam fornecidos sem a obtenção do consentimento dos consultores jurídicos da firma.
Os períodos de retenção mínimos para papéis de trabalho e arquivos de clientes atuais são determinados com base nos requisitos fiscais e legais da jurisdição local. Certos materiais podem precisar ser retidos por períodos mais longos, dependendo das necessidades do cliente, do risco e das considerações legislativas ou legais. A política da firma deve ditar o número de anos (normalmente cinco anos no mínimo) que será aplicado para a retenção de papéis de trabalho e pode, também, fazer o mesmo para os seguintes tipos de arquivo:
A política deve declarar, também, o período de retenção mínimo para papéis de trabalho e arquivos de clientes antigos, que normalmente não é inferior a cinco anos da data do relatório do auditor independente ou, se posterior, da data do relatório do auditor independente do grupo.
Para orientação adicional sobre retenção de arquivos, consulte a legislação fiscal, societária e outra legislação.
Sugere-se que seja mantido registro permanente acessível de todos os arquivos armazenados externamente, e cada recipiente de armazenamento seja adequadamente etiquetado para fácil identificação e recuperação. Sugere-se, também, que o sócio responsável pela administração do escritório aprove qualquer destruição de arquivos e mantenha registros permanentes de todos os materiais destruídos.