Documentação da revisão de controle de qualidade do trabalho

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

7. Documentação

7.1. VISÃO GERAL

7.2. Documentação das políticas e procedimentos da firma

A firma desenvolve políticas e procedimentos que especificam o nível e a extensão da documentação requerida em todos os trabalhos e para uso da firma em geral (conforme estabelecido no manual da firma/exemplos de trabalho). A firma deve estabelecer, também, políticas e procedimentos que requerem documentação apropriada para fornecer evidência da operação de cada elemento de seu sistema de controle de qualidade.

Essas políticas asseguram que a documentação seja suficiente e adequada para fornecer evidência de:

• adesão a cada elemento do sistema de controle de qualidade da firma; e
• suporte para cada relatório de trabalho emitido, de acordo com normas profissionais e da firma e requisitos regulamentares e legais, juntamente com evidência de que a RCQT foi concluída na data ou antes da data do relatório.

As políticas estão muitas vezes simplesmente embutidas nos exemplos de trabalho da firma na forma de comunicação, questionários, listas de verificação e memorandos padronizados. Essa prática funciona bem para assegurar a aplicação consistente dos elementos do sistema de controle e qualidade em nível da firma e do trabalho.

7.3. Documentação do trabalho

A política da firma fornece procedimentos estabelecidos para a montagem final dos arquivos de papéis de trabalho tempestivamente, sejam eles manuais ou sistemas eletrônicos (ou seja, normalmente no máximo 60 dias após a data do relatório). No caso de haver dois ou mais relatórios emitidos pelo auditor para as mesmas informações sobre o objeto, a política da firma deve indicar que os limites de tempo para a montagem do arquivo do trabalho devem ser determinados de forma que cada relatório seja tratado como se fosse um trabalho separado.

A documentação deve ser retida por período suficiente para permitir que aqueles que realizam procedimentos de monitoramento avaliem a extensão do cumprimento do sistema de controle interno da firma, bem como as necessidades da firma conforme requeridas por normas, leis e regulamentos profissionais.

Ao considerar a documentação do trabalho, a firma também deve tentar direcionar nas políticas para a firma como um todo, que exigem a organização e a indexação consistentes dos arquivos. Isso permitirá diversas eficiências, incluindo fácil identificação de seções dentro dos arquivos, conveniência de acesso por todos os níveis de revisores de arquivos, e consistência na abordagem para a conclusão dos arquivos por todos os membros da firma. Pela perspectiva de controle de qualidade, elas auxiliarão, também, o processo de asseguração de que foram incluídas as aprovações, as referências cruzadas necessárias e a localização de quaisquer notas de revisão.

A documentação de arquivos deve ser organizada em divisões coerentes do trabalho, utilizando um sistema de indexação. À medida que cada parte da documentação do arquivo é produzida, atribui-se a ela uma referência única que a vincula diretamente ao índice do arquivo geral.

O quadro abaixo apresenta um exemplo de índice de arquivo. Este exemplo agrupa os documentos por área das demonstrações contábeis, como caixa, contas a receber, vendas e assim por diante.

Quadro 7.3.1 - GUIA PARA O CONTROLE DE QUALIDADE DE FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

Índice - Arquivo de auditoria de final de exercício

Finalização de auditoria

• 1) Fechamento do arquivo de auditoria, Memorando de conclusão de trabalho, Alterações subsequentes ao arquivo de auditoria
• 2) Demonstrações contábeis / relatório do auditor independente
• 3) Revisão analítica final
• 4) Lista de verificação do revisor, Revisão de controle de qualidade (se RCQT for aplicável)
• 5) Revisão da apresentação e divulgação das demonstrações contábeis
• 6) Revisão do sócio do trabalho / auditor pessoa física
• 7) Ajuste e fechamento de lançamentos no livro diário
• 8) Balancete de trabalho
• 9) Correspondência, discussões e notas:
  • Carta de representação
  • Discussões com a administração e outros
  • Comunicações de deficiências relevantes (Carta de recomendação)
  • Notas e perguntas

Aceitação da auditoria

• 11) Lista de verificação para aceitação de trabalho de auditoria:
  • Cliente novo ou continuação de relacionamento com cliente
  • Informações de arquivos anteriores(*)
  • Carta de contratação(*)
• 12) Entendimento da entidade e seu ambiente:
  • Perfil do cliente
  • Documentos que devem ser solicitados

Estratégia global de auditoria

• 21) Estabelecimento da lista de verificação da estratégia global de auditoria
• 22) Determinação da relevância, Avaliação de distorções
• 23) Identificação de riscos utilizando procedimentos analíticos
• 24) Condução de reunião de planejamento da equipe de auditoria
• 25) Avaliação dos riscos inerentes
• 26) Determinação de se os riscos indicam a necessidade de uma RCQT
• 27) Orçamento de auditoria – Cronograma e honorários

Lista de documentos a ser elaborada pelo cliente

• 28) Estratégia global de auditoria

Avaliação dos riscos de distorção relevante

• 31) Avaliação da lista de verificação de riscos de distorção relevante
• 32) Indagações à administração, responsáveis pela governança, responsáveis pela auditoria interna e outros na entidade
• 33) Avaliação do ambiente de controle
• 34) Avaliação do uso de estimativas pela administração, incluindo valor justo
• 35) Sistemas de informações e controle interno:
  • Sistema de TI geral e controles de TI
  • Receita, contas a receber e recebimentos
  • Compras, contas a pagar e pagamentos
  • Folha de pagamento
  • Estoque, custo dos produtos vendidos e produção
  • Financiamento e patrimônio líquido
• 36) Testes de controles (**):
  • Receita, contas a receber e recebimentos
  • Compras, contas a pagar e pagamentos
  • Folha de pagamento
  • Estoque, custo dos produtos vendidos e produção
  • Financiamento e patrimônio líquido
• 37) Revisão de atas de todas as reuniões, Nomeação de auditor
• 38) Revisão do relatório anual do cliente ou outro documento que inclui as demonstrações contábeis auditadas
• 39) Resumo de avaliação de risco

Listas de verificação, procedimentos analíticos e testes de saldos

Balanço patrimonial / Demonstração das origens e aplicação dos recursos

ATIVO:

• (A) Caixa e equivalentes de caixa
• (B) Clientes e outros valores a receber
• (C) Estoque
• (C) Despesas pagas antecipadamente
• (E) Investimentos
• (F) Imobilizado
• (G) Bens de capital
• (H) Ágio e ativos intangíveis

PASSIVO:

• (AA) Dívida de curto prazo e de longo prazo
• (BB) Contas a pagar e provisão para contas a pagar
• (EE) Impostos a pagar
• (HH) Outras obrigações
• (NN) Patrimônio líquido
• (SS) Lançamentos no livro diário
• (TT) Resposta para indicações de fraude
• (UU) Continuidade dos negócios
• (VV) Conversão para moeda estrangeira
• (WW) Estimativas contábeis - Mudanças em políticas contábeis e correção de erros de períodos anteriores
• (XX) Transações com partes relacionadas - Transações significativas fora do curso normal do negócio
• (YY) Contingências e obrigações contratuais - Eventos subsequentes
• (ZZ) Dependência econômica

Demonstração do resultado

• 100) Receita
• 200) Custo dos produtos vendidos
• 300) Despesas
• 400) Outras receitas e despesas

Testes de transações substantivos (**)

• 500) Receita, contas a receber e recebimentos; Compras, contas a pagar e pagamentos; Folha de pagamento; Estoque, custo dos produtos vendidos e produção; Financiamento e patrimônio líquido.

(*) Pode ser em arquivo permanente

(**) Pode ser em arquivo intermediário

DICAS ÚTEIS

A firma deve determinar os requisitos de documentação do trabalho necessários para demonstrar que cumpriu seus requisitos profissionais, regulamentares e legais. Sugere-se que se leve em consideração:

1. lista de verificação ou memorando de planejamento do trabalho;
2. assuntos identificados com relação a requisitos éticos (incluindo demonstração de cumprimento);
3. cumprimento de requisitos de independência e documentação de quaisquer discussões relacionadas com esses assuntos;
4. conclusões obtidas com relação a aceitação e continuação de relação com cliente;
5. procedimentos realizados para avaliar o risco de distorção relevante devida a fraude ou distorção em nível de demonstrações contábeis e de afirmações;
6. natureza, época e extensão de procedimentos realizados em resposta a risco avaliado, incluindo resultados e conclusões;
7. natureza, alcance e conclusões tiradas de consultas;
8. todas as comunicações emitidas e recebidas;
9. os resultados da RCQT que foi concluída na data, ou antes da data, do relatório;
10. confirmação de que não existem assuntos não resolvidos que poderiam levar o revisor a acreditar que os julgamentos significativos feitos e as conclusões obtidas não eram apropriados;
11. conclusão de que evidência de auditoria adequada e suficiente foi acumulada e avaliada, e suporta o relatório a ser emitido; e
12. fechamento de arquivos, incluindo as aprovações apropriadas.

7.4 Documentação da revisão do controle de qualidade do trabalho

A lista de verificação padronizada e completa da RCQT fornece a documentação de que a revisão foi realizada. Isso pode incluir confirmação e evidência ou referências cruzadas de suporte, afirmando que:

1. sócios e equipe adequadamente qualificados realizaram os procedimentos requeridos para a RCQT (NBC-TA-220, item 25(a));
2. a revisão foi concluída na data, ou antes da data, do relatório do trabalho (NBC-TA-220, item 25(b)); e
3. nenhum assunto não resolvido chegou à atenção do revisor de controle de qualidade do trabalho que poderia levá-lo a acreditar que os julgamentos significativos feitos pela equipe do trabalho e as conclusões a que ela chegou não foram apropriados (NBC-TA-220, item 25(c)).

7.5 Acesso e retenção de arquivos

Normas de controle de qualidade e normalmente regulamentos legais e profissionais requerem políticas e procedimentos planejados para manter a confidencialidade, custódia, integridade, acessibilidade e recuperabilidade da documentação dos trabalhos.

Essas políticas devem incluir a consideração de diversos requisitos de retenção de acordo com estatuto e regulamentos para assegurar que a documentação do trabalho seja retida por período suficiente para satisfazer as necessidades da firma e cumprir as normas e leis de jurisdições locais.

A política deve declarar que todos os papéis de trabalho, relatórios e outros documentos elaborados pela firma, incluindo planilhas elaboradas por clientes, são confidenciais e devem ser protegidos do acesso não autorizado. As políticas e os procedimentos também devem incluir a proteção e segurança dos papéis de trabalho durante o trabalho de campo. Devem incluir orientação ao pessoal, incluindo planos de contingência para eventos como (1) manuseio de laptops, que são suscetíveis a danos, roubo ou perda; (2) falha de disco rígido; ou (3) acidente. Devem ser aplicados procedimentos de cópias de segurança (backups) para tentar minimizar a perda parcial ou total do esforço de trabalho, bem como para proteger as informações dos clientes.

Aconselha-se que a firma também requeira que o sócio do trabalho aprove todas as solicitações externas para revisar papéis de trabalho e que nenhum documento seja liberado antes da obtenção dessa aprovação.

Os papéis de trabalho não devem ser liberados para terceiros a menos que:

1. o cliente tenha autorizado a divulgação por escrito;
2. exista um dever profissional de divulgar as informações;
3. a divulgação seja requerida por processo legal ou judicial; ou
4. a divulgação seja requerida por lei ou regulamento.

A menos que proibido por lei ou regulamento (por exemplo, de acordo com os termos de certos atos antiterroristas ou de lavagem de dinheiro em diversas jurisdições), a firma deve informar e obter autorização por escrito do cliente antes de disponibilizar os papéis de trabalho para revisão. É interessante que seja obtida carta de autorização quando houver solicitação para revisar arquivos de comprador, investidor ou credor em potencial. Pode-se buscar assessoria jurídica se o cliente não autorizar nenhuma divulgação de informações necessária.

No caso de litígio ou possível litígio, ou procedimentos regulamentares ou administrativos, sugere-se que os papéis de trabalho não sejam fornecidos sem a obtenção do consentimento dos consultores jurídicos da firma.

Os períodos de retenção mínimos para papéis de trabalho e arquivos de clientes atuais são determinados com base nos requisitos fiscais e legais da jurisdição local. Certos materiais podem precisar ser retidos por períodos mais longos, dependendo das necessidades do cliente, do risco e das considerações legislativas ou legais. A política da firma deve ditar o número de anos (normalmente cinco anos no mínimo) que será aplicado para a retenção de papéis de trabalho e pode, também, fazer o mesmo para os seguintes tipos de arquivo:

1. arquivos permanentes;
2. arquivos fiscais;
3. demonstrações contábeis e relatórios;
4. correspondência.

A política deve declarar, também, o período de retenção mínimo para papéis de trabalho e arquivos de clientes antigos, que normalmente não é inferior a cinco anos da data do relatório do auditor independente ou, se posterior, da data do relatório do auditor independente do grupo.

Para orientação adicional sobre retenção de arquivos, consulte a legislação fiscal, societária e outra legislação.

Sugere-se que seja mantido registro permanente acessível de todos os arquivos armazenados externamente, e cada recipiente de armazenamento seja adequadamente etiquetado para fácil identificação e recuperação. Sugere-se, também, que o sócio responsável pela administração do escritório aprove qualquer destruição de arquivos e mantenha registros permanentes de todos os materiais destruídos.