Programa de monitoramento - Procedimentos de inspeção - Relatório

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

6. Monitoramento

6.1. Visão geral

A NBC-PA-01, item 48, afirma:

48. A firma deve estabelecer um processo de monitoramento para fornecer segurança razoável de que as políticas e os procedimentos relacionados com o sistema de controle de qualidade são relevantes, adequados e estão operando de maneira efetiva. Esse processo deve:

• (a) incluir a contínua consideração e avaliação do sistema de controle de qualidade da firma, incluindo, de modo cíclico, a inspeção de, pelo menos, um trabalho concluído para cada sócio encarregado do trabalho;
• (b) requerer que a responsabilidade pelo processo de monitoramento seja atribuída a um ou mais sócios, ou a outras pessoas com experiência e autoridade suficientes e apropriadas na firma para assumir essa responsabilidade; e
• (c) requerer que as pessoas que executam o trabalho ou a revisão do controle de qualidade do trabalho não estejam envolvidas na inspeção desses trabalhos (ver itens A64 a A67 e item A68 da NBC-PA-01).

Políticas e procedimentos de controle de qualidade são parte fundamental do sistema de controle interno da firma. O monitoramento consiste basicamente do entendimento desse sistema de controle e da determinação – por meio de entrevistas, reuniões de revisão (walkthrough) e inspeções de arquivos – se, e até que ponto, esse sistema de controle está operando de maneira efetiva. Ele inclui, também, recomendações para aperfeiçoar o sistema, especialmente, se forem detectadas fragilidades ou alteradas normas e práticas profissionais.

DICAS ÚTEIS

Propõe-se que a firma desenvolva políticas e procedimentos de monitoramento que incluam a consideração e avaliação objetivas de:

1. grau de cumprimento de políticas e procedimentos de controle de qualidade, e adesão a normas profissionais e requisitos regulamentares e legais;
2. relevância e adequação das políticas e dos procedimentos de controle de qualidade;
3. até que ponto as políticas e os procedimentos são atuais e consistentes com a evolução da profissão;
4. cultura de asseguração da qualidade e ética da firma (incluindo evidência de que há confirmação por escrito do cumprimento das políticas e dos procedimentos conforme se relacionem com independência);
5. eficácia das atividades de educação e desenvolvimento profissional;
6. adequação dos materiais de orientação e recursos técnicos fornecidos;
7. processos de inspeção interna da firma;
8. o conteúdo, o momento e a efetividade das comunicações a membros da firma sobre assuntos de controle de qualidade (incluindo informações sobre fragilidades identificadas no sistema e quaisquer medidas corretivas a serem tomadas, bem como melhorias ao sistema sugeridas em decorrência de quaisquer avaliações); e
9. determinação da efetividade do acompanhamento depois de o processo ter sido concluído (por exemplo, se as modificações necessárias foram feitas tempestivamente).

A firma depende de cada sócio e membro da equipe em todos os níveis para monitorar informalmente e aplicar as normas de qualidade, ética, profissionais e da firma. Esse monitoramento é inerente a todos os aspectos do trabalho profissional. Sócios e equipe que estão em posição de tomar decisões ou supervisionar o trabalho de outros possuem um nível mais alto de responsabilidade.

Sugere-se que a firma também considere qualquer retorno recebido do programa de inspeção e licenciamento de firmas pelo órgão profissional pertinente (se aplicável). Entretanto, isso não deve funcionar como substituto do programa de monitoramento interno da própria firma.

Os mecanismos de monitoramento que a firma pode utilizar incluem:

1. programas de educação e treinamento internos e externos;
2. requisitos que os sócios e equipe conheçam e entendam, e que executem as políticas e procedimentos da firma para revisões de trabalho, revisões de controle de qualidade e aprovações de sócios do trabalho;
3. declaração de políticas instruindo sócios e equipe a não liberar nenhuma informação sobre demonstrações contábeis de qualquer tipo, a menos que todas as aprovações necessárias estejam formalizadas;
4. sistema padrão da firma para controle de conclusão e liberação de trabalhos, que descreve as aprovações e ratificações necessárias por tipo de trabalho, função e pessoa responsável;
5. instruções para o sócio do trabalho e o revisor da qualidade do trabalho para monitorar as aprovações adequadas de modo contínuo;
6. instruções para todos os sócios e equipe para notificar o pessoal sênior adequado na firma quando observarem violações significativas ou pequenas e repetidas de políticas ou protocolos da firma; e
7. ao fazer uma avaliação de alcance, revisões periódicas de práticas conduzidas pela associação ou pelo instituto profissional ou órgão regulador (se aplicável).

A decisão de contratar parte independente ou de criar sistema de monitoramento interno, e seus termos de referência, variam de firma para firma. Ela depende, também, dos níveis de recursos da firma na época da inspeção e de sua capacidade de conduzir o programa de maneira efetiva. Essa determinação é feita normalmente em cada ciclo de inspeção por cada pessoa na firma a quem foi designada essa autoridade, por meio de consulta com outros sócios.

No caso de firmas de pequeno porte, profissionais externos podem desempenhar a função de monitor desde que sejam adequadamente qualificados, ou a firma pode optar por contratar uma firma com a qual possua aliança.

Pirâmide de monitoramento

• Topo da Pirâmide: Arquivo de Trabalho - Revisões Realizadas de Maneira Cíclica
• Parte Média Superior: Associação Profissional
• Parte Média Inferior: RCQT é Realizada - (se considerada necessária de acordo com a política da firma)
• Base da Pirâmide: Sócio do Trabalho Faz uma Revisão Detalhada para Cada Arquivo de Trabalho de Asseguração

Para auxiliar o processo de monitoramento do sistema de controle de qualidade, é fornecido o Anexo G para ajudar a firma a determinar as considerações para os procedimentos de monitoramento.

6.2. Programa de monitoramento

A responsabilidade pelo monitoramento da aplicação das políticas e dos procedimentos de controle de qualidade é separada da responsabilidade geral pelo controle de qualidade. O objetivo do programa de monitoramento é auxiliar a firma a obter segurança razoável de que as políticas e os procedimentos relacionados ao sistema de controle de qualidade são relevantes, adequados e estão operando de maneira efetiva. O programa também tem a finalidade de cumprir as exigências legais e regulatórias aplicáveis.

Cada firma implementa normas de controle de qualidade planejando e implementando sistema de controle de qualidade suficiente para o porte e a natureza de suas práticas e seus trabalhos. Sugere-se que o sistema seja planejado para fornecer à firma segurança razoável de que não é provável que violações significativas e/ou constantes das políticas e controle de qualidade ocorram ou não sejam detectadas.

Para assegurar uma avaliação imparcial e objetiva do trabalho, os envolvidos na equipe de trabalho ou que desempenhem a função de RCQ não devem ser elegíveis para monitorar o mesmo trabalho.

Para um monitoramento efetivo, todos os sócios e equipe precisam cooperar com o monitor, reconhecendo-o como parte essencial do sistema de controle de qualidade. O suporte dos sócios e gerentes do processo e o reforço dos comentários e das descobertas do monitor são de especial importância. Desacordo, não cumprimento ou menosprezo às observações do monitor podem ser resolvidos por meio do processo de solução de disputas da firma, conforme descrito no item 5.5.

Sugere-se que a firma conduza inspeções de uma amostra de trabalhos individuais, que podem ser escolhidos sem a prévia notificação da equipe de trabalho. Embora seja desejável selecionar um ou mais trabalhos completos e liberados de cada sócio do trabalho em cada inspeção, a firma pode optar por inspecionar anualmente uma quantidade de trabalhos, assegurando que os arquivos de cada sócio sejam selecionados pelo menos uma vez a cada ciclo.

Propõe-se que seja elaborado monitoramento de cumprimento para fornecer uma avaliação objetiva de:

1. adesão às normas profissionais e às exigências legais e regulatórias aplicáveis;
2. adequação dos relatórios dos trabalhos;
3. determinação sobre se foram feitas consultas adequadas e suficientes sobre assuntos difíceis e controversos;
4. determinação sobre se há documentação suficiente e adequada aplicável para o trabalho executado; e
5. avaliação se as políticas e os procedimentos de controle de qualidade da firma foram adequadamente aplicados.

6.3. Procedimentos de inspeção

O monitoramento do sistema de controle de qualidade da firma pode ser um processo contínuo ou periódico. Nos dois casos, a seleção de trabalhos individuais para inspeção é feita de maneira cíclica, por exemplo, utilizando um ciclo com intervalo entre inspeções de no máximo três anos.

Para firmas de pequeno porte, os procedimentos de inspeção podem precisar ser conduzidos pelo mesmo pessoal que planejou as políticas e os procedimentos de controle de qualidade da firma. Essas pessoas estão intimamente familiarizadas com os requisitos da firma e estão em posição singular para identificar áreas para aprimoramento. Alternativamente, a firma pode usar as mesmas pessoas que estão acostumadas a desempenharem a função de RCQ. No caso de não haver recursos internos disponíveis, outras fontes de assessoria nessa área podem incluir outras firmas com que a firma tem aliança, ou membros de órgãos profissionais que oferecem esse serviço.

As firmas em rede podem optar por implementar o monitoramento em rede, se a firma em rede utiliza políticas e procedimentos de monitoramento comuns. Independentemente de como o monitoramento é organizado, as políticas e os procedimentos da firma devem requerer a comunicação anual do alcance, da extensão e dos resultados do monitoramento a pessoas adequadas, e devem incluir a notificação imediata de deficiências identificadas no sistema de controle de qualidade para que as medidas corretivas sejam tomadas.

Muitos fatores terão impacto sobre a maneira na qual a inspeção é elaborada. O planejamento da organização do processo de inspeção normalmente incluiria fatores como:

1. porte da firma;
2. natureza e complexidade da firma;
3. riscos associados com a base de clientes e tipos de serviços do trabalho prestados;
4. número e localização geográfica dos escritórios;
5. avaliação geral do funcionamento e cumprimento de cada escritório separado (se aplicável);
6. resultados de inspeções prévias e monitoramentos externos concluídos por órgãos reguladores profissionais ou governamentais; e
7. grau de autoridade atribuído a membros, divisões e escritórios da firma.

A documentação das inspeções pode incluir:

1. avaliação da adesão às normas profissionais e aos requisitos regulamentares e legais aplicáveis;
2. resultados da avaliação de elementos do sistema de controle de qualidade;
3. avaliação se as políticas e os procedimentos de controle de qualidade da firma foram adequadamente aplicados;
4. avaliação se o relatório do trabalho é adequado nas circunstâncias;
5. identificação de quaisquer deficiências, seu efeito e uma decisão sobre se são necessárias medidas adicionais, descrevendo essas medidas em detalhes; e
6. resumo dos resultados e das conclusões obtidas (fornecidas para a firma), com recomendações de medidas corretivas ou mudanças necessárias.

A melhor prática é que os sócios do trabalho reúnam-se para revisar o relatório (juntamente com outro pessoal apropriado) e decidam sobre a medida corretiva e/ou mudanças a serem feitas no sistema, papéis e responsabilidades, medida disciplinar, reconhecimento e outros assuntos conforme necessários.

6.4. Relatório sobre os resultados do monitoramento

A firma deve comunicar a todos os sócios dos trabalhos e a outros da equipe, de forma apropriada, incluindo o diretor presidente da firma ou, se adequado, a diretoria executiva da firma, as informações sobre os resultados do processo de monitoramento pelo menos uma vez por ano, incluindo descrição detalhada do processo de monitoramento e suas conclusões sobre o cumprimento geral e a eficiência da firma.

O relatório deve incluir, no mínimo:

1. descrição dos procedimentos de monitoramento realizados;
2. conclusões obtidas dos procedimentos de monitoramento; e
3. quando relevante, descrição das deficiências sistêmicas, repetitivas ou outras deficiências significativas e das medidas recomendadas para resolver essas deficiências.

DICAS ÚTEIS

A firma pode querer que o monitor cubra itens adicionais como parte do processo.

Pode-se considerar incluir:

1. número e tipos de arquivos inspecionados;
2. comentários gerais baseados nas inspeções;
3. deficiências ou áreas comuns que precisam ser aperfeiçoadas;
4. revisão detalhada de assuntos que indicam necessidade de revisão ou atualização do sistema de controle de qualidade ou orientação relacionada;
5. assuntos específicos que necessitam ser tratados pelo sócio responsável pelo arquivo (ou seja, cartas de representação faltantes e assim por diante);
6. recomendações para o desenvolvimento ou aperfeiçoamento de políticas e para sistemas de controle novos ou ajustados para assegurar que as políticas sejam adequadamente aplicadas;
7. comentários sobre a cultura da firma em relação a assuntos de controle de qualidade – no topo e entre outros sócios e equipe;
8. comentários sobre o processo de desenvolvimento e treinamento profissional da firma;
9. visão geral dos sistemas e das políticas de controle de qualidade existentes;
10. visão geral do processo de avaliações periódicas, incluindo a natureza, a época e a extensão do trabalho executado e das entrevistas conduzidas;
11. descobertas, incluindo políticas que são inadequadas ou que não estão de acordo com as normas atuais, incidentes significativos de não cumprimento da política em nível de firma e de trabalho e outros assuntos identificados; e
12. resumo de mudanças na profissão ou em normas profissionais aplicáveis que indicam que há ou haverá necessidade de revisões do sistema de controle de qualidade ou documentação relacionada.

Para auxiliar as firmas com o programa de monitoramento, o Anexo H fornece orientação que pode ser usada como base para o relatório do monitor.

6.5. Avaliação, comunicação e correção de deficiência identificada

A NBC-PA-01, itens 49 a 54, afirma que:

49. A firma deve avaliar o efeito das deficiências observadas em decorrência do processo de monitoramento e determinar se elas são:

• (a) casos que não necessariamente indicam que o sistema de controle de qualidade da firma é insuficiente para fornecer segurança razoável de que a firma cumpre as normas técnicas e as exigências regulatórias e legais aplicáveis, e que os relatórios emitidos pela firma ou pelos sócios encarregados do trabalho são apropriados nas circunstâncias; ou
• (b) deficiências sistêmicas, repetitivas ou significativas, que requerem medida corretiva imediata.

50. A firma deve comunicar aos sócios encarregados e a outras pessoas consideradas necessárias, as deficiências observadas em decorrência do processo de monitoramento e as recomendações para a medida corretiva apropriada (ver item A69 da NBC-PA-01).

51. As recomendações para que sejam tomadas as medidas adequadas em relação às deficiências observadas devem incluir uma ou mais das recomendações:

• (a) aplicação de medida corretiva apropriada em relação a um trabalho individual ou a um membro da equipe;
• (b) comunicação das constatações aos responsáveis pelo treinamento e desenvolvimento profissional;
• (c) alterações nas políticas e nos procedimentos de controle de qualidade; e
• (d) medida disciplinar contra aqueles que deixaram de cumprir as políticas e os procedimentos da firma, especialmente os reincidentes.

52. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para tratar dos casos onde os resultados dos procedimentos de monitoramento indicam que um relatório possa ser inadequado ou que foram omitidos procedimentos durante a execução do trabalho. Essas políticas e procedimentos devem requerer que a firma determine qual ação adicional é apropriada para o cumprimento das normas técnicas e das exigências regulatórias e legais relevantes e considere a necessidade de obter assessoria legal.

53. A firma deve comunicar, pelo menos uma vez por ano, os resultados do monitoramento de seu sistema de controle de qualidade aos sócios encarregados dos trabalhos e outras pessoas apropriadas na firma, incluindo o presidente ou, se adequado, a diretoria executiva da firma. Essa comunicação deve ser suficiente para permitir que a firma e essas pessoas adotem prontamente as ações apropriadas, quando necessário, de acordo com suas funções e responsabilidades definidas.

As informações comunicadas devem incluir o seguinte:

• (a) descrição dos procedimentos de monitoramento realizados;
• (b) conclusões obtidas dos procedimentos de monitoramento; e
• (c)descrição das deficiências sistêmicas, repetitivas ou outras deficiências significativas e das medidas tomadas para resolver ou corrigir essas deficiências.

54. Algumas firmas operam como parte de rede e, para fins de consistência, podem implementar alguns de seus procedimentos de monitoramento no contexto dessa rede. Quando as firmas de rede operam segundo políticas e procedimentos comuns, projetados para cumprir a NBC-PA-01, e essas firmas confiam nesse sistema de monitoramento, as políticas e os procedimentos da firma devem requerer que:

• (a) a rede comunique, pelo menos uma vez por ano, o alcance, a extensão e os resultados gerais do processo de monitoramento às pessoas apropriadas das firmas da rede; e
• (b) a rede comunique, prontamente, quaisquer deficiências identificadas no sistema de controle de qualidade às pessoas apropriadas na firma ou nas firmas da mesma rede, para que sejam tomadas as medida necessárias, de modo que os sócios do trabalho das firmas da mesma rede possam confiar nos resultados do processo de monitoramento implementado na rede, a menos que as firmas ou a rede aconselhem de outra forma.