Responsabilidades da liderança pela qualidade na firma

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

1. Responsabilidades da liderança pela qualidade na firma

1.1. Visão geral

A NBC-PA-01, itens 18 e 19, afirma:

18. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para promover uma cultura interna que reconheça que qualidade é essencial na execução dos trabalhos. Essas políticas e procedimentos devem requerer que o presidente da firma (sócio diretor ou equivalente) ou, se apropriado, a diretoria executiva da firma (ou equivalente) assuma a responsabilidade final pelo sistema de controle de qualidade da firma (ver itens A4 e A5 da NBC-PA-01).

19. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos de modo que qualquer pessoa a quem o presidente ou a diretoria executiva atribui a responsabilidade operacional pelo sistema de controle de qualidade tenha experiência e capacidade suficiente e apropriada e autoridade necessária para assumir essa responsabilidade (ver item A6 da NBC-PA-01).

1.2. O exemplo vem de cima

Os sócios decidem sobre todos os assuntos chave relacionados à firma e sua prática profissional. As atitudes dos sócios e as mensagens para a equipe constituem a cultura comumente chamada de “o exemplo vem de cima(*)”. Esse exemplo deve transmitir qualidade do trabalho e uma cultura de controle de qualidade.

(*) Para mais orientação sobre como criar a cultura “o exemplo vem de cima” pode ser obtida na publicação do IFAC “Tone at the Top and Audit Quality” que pode ser baixada gratuitamente no site do IFAC. (Esse documento não foi traduzido para o português).

O sócio é responsável por liderar e promover cultura de controle de qualidade na firma e por fornecer e manter o manual de controle de qualidade da firma e todas as outras ajudas práticas e orientações necessárias para suportar a qualidade dos trabalhos. O compromisso dos sócios com essas metas é fundamental se a firma espera ter sucesso no desenvolvimento e na manutenção do controle da sua qualidade.

O sócio é responsável por determinar a estrutura operacional e de relatórios da firma. Além disso, anualmente ou com outra periodicidade, o sócio deve indicar a pessoa responsável pelos elementos do sistema de controle de qualidade entre eles ou outro pessoal qualificado.

Sugere-se que as pessoas que assumem responsabilidades e funções específicas sejam as mais qualificadas e experientes em relação às obrigações profissionais e regulamentares. Um sócio único pode assumir a responsabilidade por mais de uma função desde que todas as funções sejam cobertas. Essas funções podem incluir administração de escritório, independência, conflito de interesse, confidencialidade, controle de qualidade, tecnologia da informação e recursos humanos. A autoridade para desenvolver políticas e procedimentos e implementá-los de maneira lógica acompanha essas responsabilidades.

O sócio nomeado tem a responsabilidade final e responde perante a firma por suas respectivas funções de supervisão, conforme definido na declaração da política geral da firma sobre controle de qualidade, no manual de controle de qualidade e nos contratos sociais. (Além disso, cada sócio deve assumir a responsabilidade pela qualidade de todos os trabalhos de auditoria para os quais esse sócio é designado (NBC-TA-220, item 8)).

Os sócios nomeados podem delegar funções específicas e autoridade a outros membros de nível sênior, mas permanecem responsáveis por seus respectivos papéis de supervisão.

Independentemente de quem é responsável pelo sistema de controle de qualidade, o sócio deve estar ciente de que as considerações comerciais da firma não suprimem as responsabilidades da administração pela qualidade; que avaliação, remuneração e promoção demonstram o valor dado à qualidade; e que são alocados recursos suficientes para desenvolver, documentar e suportar políticas e procedimentos de controle de qualidade.

DICAS ÚTEIS

Em reuniões de equipe regularmente programadas, sugere-se que os sócios e demais profissionais sejam lembrados de aderir às políticas e aos procedimentos de controle de qualidade da firma e de utilizar as ferramentas disponíveis para auxiliar as equipes de trabalho a cumprir os requisitos. Solicite comentários e sugestões para aprimoramentos e reserve tempo para perguntas. Essas reuniões também podem ser usadas como veículo de comunicação do reconhecimento e das recompensas disponíveis aos sócios e à equipe que demonstram compromisso com o sistema de controle de qualidade da firma.

Pirâmide da responsabilidade pela liderança

Estudo de caso - Exemplo vem de cima

Para detalhes do estudo de caso, consultar a “Introdução ao estudo de caso” no Guia.

M.M Auditores Independentes

Marcelo é o responsável por promover uma cultura de controle de qualidade na firma. Entretanto, ele tem atitude ambígua em relação a essa responsabilidade, conforme evidenciado por sua falta de interesse em relação a planos de desenvolvimento formais para estudantes e equipe técnica, e por não buscar contribuições da equipe para o desenvolvimento da declaração da missão da firma e das metas que querem alcançar.

O planejamento anual (basicamente um dia por ano) não inclui uma direção de e para onde o Marcelo gostaria de levar a firma, a consideração dos riscos associados com os tipos de clientes que a firma está atraindo ou a capacidade de aperfeiçoamento da equipe atual. Ao que tudo indica, a firma enfrentaria graves dificuldades no caso de algo acontecer a Marcelo. Não há no momento ninguém em posição de assumir a responsabilidade pela administração da firma na sua ausência.

Embora Marcelo esteja interessado e seja competente em marketing, a firma não tem infraestrutura que a possibilite crescer no mercado. Ele gostaria de aceitar trabalhos novos e mais arriscados buscando trabalhos de auditoria para companhias abertas. Entretanto, é preciso dedicar tempo para avaliar adequadamente a capacitação da firma e assegurar que as necessidades desses clientes serão satisfeitas.

Marcelo está cauteloso com os recentes requisitos das normas técnicas e profissionais, conforme evidenciado por suas instruções para Débora referentes ao mínimo de mudanças. Ele não está procurando oportunidades de melhorar a eficiência e efetividade dos sistemas de qualidade. Parece também que não percebe que uma reputação de serviços de alta qualidade pode ser um fator importante para o marketing da firma de auditoria.

Aparentemente, suas ações passam uma mensagem errada para a equipe e não promovem uma cultura que respeita as responsabilidades éticas. Não há menção se a equipe recebeu cópia atualizada das normas atualizadas emitidas pelo CFC, pela qual teria acesso aos mais recentes pronunciamentos sobre ética.

Quando Marcelo comunica à equipe que está interessado apenas em fazer o mínimo necessário para ser aprovado pela inspeção de sua prática, a mensagem que ele passa é que qualidade não é uma prioridade. Esse tipo de mensagem constitui um desincentivo para que o pessoal da firma sugira melhorias necessárias em seus processos porque o pessoal sente que quantidade (faturamento) é mais importante que qualidade (cumprimento das normas).

Em suma, Marcelo pode não estar cumprindo a norma da NBC-PA-01, itens 18 e 19.

Marcelo deve obter e adaptar um exemplo do manual de controle de qualidade para adequar sua firma a esses requisitos. Durante o processo, seria útil consultar Débora, profissional mais experiente de sua equipe. Ela poderia organizar uma apresentação do novo manual na firma, ela mesmo apresentando ou convidando palestrante de fora da firma.

Marcelo pode querer contratar os serviços de um consultor externo para aprender como aplicar da melhor forma possível as mudanças necessárias aos processos da sua firma, mantendo ao mesmo tempo, uma margem de lucro saudável. Isso pode significar aumentar o grau de utilização de tecnologia ou analisar os clientes menos rentáveis da sua firma. Marcelo pode querer, também, considerar a atribuição de certas responsabilidades pelo sistema de controle de qualidade para Débora.