PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA

1. Orientação à equipe de auditoria

Consultar a guia de avaliação, antes e durante a revisão detalhada do sistema, objetivando determinar o escopo da auditoria, traçar um plano de atividades e preparar um programa e orçamento necessário para desenvolver a auditoria preliminar

1. Identificação dos setores envolvidos

Elaborar/coletar o cronograma de operações e o organograma da estrutura organizacional da entidade sob exame, de modo a identificar a relevância de cada área para o processo operacional

2. Obtenção de informações gerenciais

Coletar manuais e relatórios referentes a políticas e procedimentos relevantes para o exame da estrutura de controle interno

3. Obtenção de informações específicas

Coletar informações específicas relacionadas com cada setor a ser auditado, como: contas a receber, folha de pagamento, controle de estoque, e assim por diante

Identificar os fluxos de informações exigidos pelo negócio, adequando-os ao processo funcional e operacional da entidade, mediante entrevista junto 'àqueles executores dos traba1hos

Os sistemas, embora não exista uma divisão nítida entre eles, estão inter-relacionados. Sendo assim, para fins de análise, as funções mais fortemente entrelaçadas são agrupadas em categorias mais gerais

a) Compras/contas a pagar/estoques/despesas

Avaliar se os dados fornecidos ao sistema são adequados e planejar os testes de auditoria compatíveis

b) Estoques/custos de produção/custo de vendas

Identificar o processo de produção, os níveis de estoques mínimos e os custos unitários, a fim de comunicar sua adequabilidade, ou não, à administração da companhia

c) Vendas/contas a receber/estoques

Verificar se as transações realizadas são válidas, processadas e registradas pelo montante correto, bem como o período de sua ocorrência, e se os livros e controles refletem todas as transações autorizadas, e somente estas

d) Caixa e bancos

A importância deste setor para a administração e o inevitável relacionamento dele com outras áreas de transações rotineiras ou não rotineiras, bem como o alto grau de risco de apropriação indébita a que seus itens estão sujeitos, requerem que auditor trate-o como um setor a parte, além de incluí-lo entre outros componentes de vários outros sistemas

e) Pessoal e folhas de pagamento

Obter informações sobre o valor de salários, taxas de reajustes, custo por hora de mão-de-obra, políticas administrativas, reputação de empregados, dissídios, influência em outras áreas diretamente relacionadas, e assim por diante

f) Inversões de capital

Coletar informações sobre políticas relacionadas com aquisição, manutenção, depreciação, amortização, avaliação e resultados do ativo permanente, bem como seu grau de influência nas áreas com ele comumente relacionadas (caixa e bancos, obrigações, despesas e receitas). O objetivo deste procedimento consiste em assegurar-se quanto à qualidade e quantidade das aplicações de capital neste setor

g) Orçamentos

Efetuar comparação entre o que foi planejado pela administração e o que foi efetivamente realizado, para avaliar a precisão e a confiabilidade do sistema de informação do cliente. Este procedimento busca identificar setores que exigem testes mais extensos de auditoria

h) Processamento eletrônico de dados

Identificar e avaliar aspectos significativos de PED, isto é, determinar o grau de informatização do sistema contábil para atribuir seu impacto sobre as operações e fluxo de dados do cliente

Após a divisão da empresa em ciclo de transações, o resultado obtido do exame detalhado deve ser registrado em fluxograma vertical, evitando-se a forma narrativa ou fluxograma horizontal nesta fase do processo da auditoria analítica

A aplicação dos testes de procedimentos nesta fase da auditoria busca identificar situações como:

• controles existentes mas não obedecidos
• controles inexistentes
• controles existentes com necessidade de ser melhorada
• determinação das consequências e implicações que cada uma das situações acima pode acarretar
• programação da natureza e extensão dos testes de auditoria em função dessas falhas apuradas
• determinação dos riscos de controles, riscos inerentes e nível de aceitação desses riscos
• determinação da eficácia do sistema da empresa no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades materiais

1. Conteúdo

O fluxograma de sistemas, destinado às atividades de auditoria, deve descrever o fluxo de informações concernentes a documentos, livros de registro, arquivos, processos e relatórios. Assim, o fluxograma deve:

• mostrar um "quadro" da natureza da atividade estudada, de forma que ela possa ser posteriormente compreendida, analisada, avaliada e possivelmente reprocessada
• evidenciar os detalhes das atividades, mostrando e administrando os fatos pertinentes com os propósitos para os quais o fluxograma é preparado

2. Diretrizes fundamentais para elaboração

• Evidenciar, primeiramente, os dados ou documentos que ingressam no sistema que está sendo fluxogramado
• Mostrar as fontes e disposições dos documentos importantes e cópia destes
• Evidenciar todos os arquivos de papéis de trabalho, isto é, através de investigação, determinar se os arquivos constantes no gráfico são aqueles que estão no local de trabalho
• Separar fluxos maiores por meio de rotinas de exceção. Os fluxos maiores normalmente são mostrados da esquerda para a direita; um processo de correção de erro, por exemplo, por meio desses fluxos deve ser mostrado em cima ou em baixo, no gráfico.
• Uso moderado de conectares. O uso excessivo de conectares indica layout de má qualidade e toma o gráfico difícil de ser seguido. Comumente, um máximo de três ou quatro pares de conectares é suficiente
• Diagramar o sistema inteiro em uma só página, a menos que isto seja -impraticável
• Adotar título, puxar data e instituir nomes ou iniciais em todas as páginas do fluxograma. Numerar as páginas - página X de n - de tal forma que o leitor possa saber quando o gráfico está completo • Utilizar apenas abreviações padronizadas ou adotar uma legenda ou nota para explicar as abreviações não convencionais
• Escrever somente em letra de imprensa. Usar um estilo vivo de palavras-chave e verbos através do gráfico, deixando de lado "um", "uma", "a", "com", e outras palavras desnecessárias
• Não inventar fluxo; usar setas sobre as linhas dos fluxos
• Não deixar ramificações pendentes. Uma ramificação pendente ocorre quando um processo interrompe subitamente no gráfico, no entanto, outras atividades são necessárias para completar o processo. Explicar com uma nota, mostrando o dado que vai para outro sistema, ou aqueles que o sucederem. Não deixar o leitor surpreendido
• utilizar, sempre de preferência, símbolos universalmente padronizados

O objetivo da guia de avaliação é documentar a revisão da adequabilidade do controle interno, se sua elaboração está baseada na análise do fluxograma do sistema e nos papéis de trabalho gerados no processo de revisão e coleta de dados

Este documento deve conter as anotações sobre as áreas com deficiências potenciais, bem como ressaltar os possíveis riscos de ocorrência de erros ou fraudes e suas consequências nas demonstrações contábeis que serão examinadas. Além disso, ele deverá conter os tipos de testes que serão aplicados, as conclusões a que o auditor chegar com a aplicação desses testes e uma síntese das prováveis recomendações ou sugestões que deverão ser comunicadas aos usuários interessados.

O memorando deve conter a opinião do auditor referente aos fatos observados por ocasião dos exames e pesquisas executadas durante a avaliação e teste do sistema do cliente. As afirmações feitas deverão estar sustentadas por evidências consistentes e confiáveis, comprovadas nClS papéis de trabalho da auditoria. A comunicação, por ser dirigida ao poder decisório, deve ser feita de forma transparente, objetiva, clara e concisa. Este documento deverá ser composto de três partes principais, conforme segue:

A. Introdução

O auditor deverá destacar o problema a ser examinado (onde, quando, por que-e para que), isto é, o objetivo e o escopo do exame

B. Descrições gerais

As descrições de cada área pesquisada que compõe o corpo do memorando de recomendações ou sugestões deverá conter:

• conclusão / afirmação
• base da afirmação (por que)
• consequências decorrentes, isto é, o que pode ocorrer
• demonstração do resultado dos testes
• sugestões, visando o fortalecimento do sistema do cliente

C. Conclusão

Deverá conter a opinião do auditor acerca das operações e do sistema de controle interno contábil das áreas auditadas. Essa opinião deverá estar fundamentada na certeza razoável de que os objetivos propostos foram atingidos pelos exames efetuados.

1. Considerações gerais

Os papéis de trabalho funcionam como um "ponto de ligação" entre os fluxogramas e/ou narrativas de sistemas c o plano de auditoria. Portamo, deverá:

• identificar os pontos fortes de controle interno, de forma a estabelecer as suas implicações para o exame e correlacioná-los com os procedimentos e testes de concordância necessários
• identificar fraquezas no controle interno, estabelecendo suas implicações para o exame de modo a correlacioná-las aos procedimentos e testes substantivos necessários
• identificar aquelas fraqueza, que podem ser reduzidas pelos pontos fortes observados no sistema e, contrariamente, aqueles pontos fortes que podem ser anulados pelas fraquezas identificadas no mesmo
• destacar todas as áreas a serem auditadas que estarão sujeitas aos testes de concordância, ou substantivos, como procedimentos necessários

2. Características

2.1 - Formulários padronizados - folha de avaliação - fluxogramas de sistemas - guia de investigação das deficiências - guia de planejamento de estratégia de auditoria

2.2 - Formulários não padronizados - processos de testes - processos de determinação da eficácia do sistema contábil e controles relacionados - processo de coleta de dados

2.3 - Identificação da empresa

• razão social
• área a ser auditada
• época do exame
• nome e rubrica do auditor
• nome e rubrica do revisor

O processo de arquivamento dos papéis de trabalho da auditoria reveste-se de duas categorias:

1. Pasta de papéis permanentes.

Esta deve ser permanentemente atualizada e deverá conter dados temporariamente imutáveis, tais como:

1.1 - Legislação pertinente.

1.2 - Estatuto ou contratos sociais.

1.3 - Regimento e organograma da empresa.

1.4 - Relação nominal dos ocupantes de cargos de direção, chefia ou responsabilidade, período de mandato, e fac-simile de suas assinaturas.

1.5 - Descrição de procurações em vigor, relação nominal dos procuradores e duração dos mandatos.

1.6 - Manuais de instruções e rotinas.

1.7 - Plano de contas e outros formulários relacionados diretamente com a contabilidade.

1.8 - Resumo de critérios contábeis utilizados pela empresa.

1.9 - Demonstrações contábeis tradicionais, incluindo notas explicativas, atas de assembleias e decisões da administração.

1.10 - Cópias dos contratos relevantes, de pareceres emitidos e de irregularidades encontradas

2. Pasta de papéis de trabalho circulantes

Um adequado arquivamento do resumo dos exames executados, deficiências observadas e irregularidades encontradas é essencial por tratar-se de dados comprobatórios de sua realização e dos métodos ou técnicas empregados.