início > contabilidade Ano XX - 21 de setembro de 2019



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PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

ANEXOS

ANEXO 1 - PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA

Os objetivos de um planejamento efetivo de auditoria podem ser enumerados sinteticamente como sendo para:

  • adquirir conhecimento sobre a natureza das operações, dos negócios e do modo pelo qual o cliente se organiza;
  • determinar, através de um cronograma, o número de horas que são necessárias para a execução do processo de auditagem;
  • proporcionar oportunidade para a equipe de auditores familiarizar-se com o pessoal do cliente visando a necessária cooperação;
  •  determinar a natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis; e
  • identificar previamente áreas com problemas contábeis e fiscais.

O atingimento desses objetivos requer que o auditor dedique redobrada atenção aos riscos de auditoria que representam situações ocorridas, ou que podem ocorrer, no processo de contabilização, de modo a afetar materialmente as demonstrações contábeis da empresa auditada

Em todo processo de auditoria contábil, o auditor deverá estar atento a três categorias de riscos que estão diretamente associados ao objeto de seu trabalho:

  1. risco do próprio negócio;
  2. risco de não atendimento dos objetivos de controle; e
  3. risco de não atendimento dos Princípios de Contabilidade

A auditoria analítica consiste na determinação das áreas de risco potencial, isto é, identificar aquelas áreas com fraquezas potenciais de controle, bem como as que requerem melhorias nos procedimentos de controle. A fim de reduzir os riscos de auditoria, o auditor deverá compreender melhor a estrutura de controle interno.

Esta compreensão inclui os seguintes procedimentos:

  • cálculo do risco de controle;
  • teste de controles; e
  • determinação do grau de risco de controle

A auditoria analítica surgiu como uma ferramenta poderosa, para ajudar o auditor a desempenhar essas tarefas e determinar a eficiência e eficácia dos sistemas do cliente. Para atingir essas finalidades, reveste-se dos seguintes passos:

  • Primeiro passo: revisão detalhada do sistema;
  • Segundo passo: registro do resultado dessa revisão nos fluxogramas;
  • Terceiro passo: análise dos fluxogramas; e
  • Quarto passo: teste de aderência.

A revisão detalhada do sistema inclui um estudo do ambiente de negócios, a fim de determinar a efetividade da estrutura de controle interno como um todo. Assim, a revisão deverá concentrar-se na avaliação do ambiente de controle, do sistema contábil e dos procedimentos de controles específicos. Esta abordagem requer consideração especial dos maiores fluxos de transações, dos níveis de riscos a que os controles estão sujeitos e do grau de automação do sistema de informação do cliente.

O registro do resultado dessa revisão nos fluxogramas consiste em descrever os fluxos de informações referentes a documentos, livros de registros, arquivos, processos e relatórios. Essa descrição tem dois objetivos fundamentais:

  • obtenção de um "arcabouço" da natureza das atividades da empresa, para facilitar o seu entendimento posterior, de modo que possam ser analisadas, avaliadas e reprocessadas; e
  • evidenciar os detalhes das atividades e eventos ocorridos na empresa, para possibilitar a administração dos propósitos para os quais os fluxogramas são preparados

A análise dos fluxogramas de sistemas tem duas finalidades básicas:

  • determinação das áreas onde existam fraquezas potenciais de controles, para possibilitar o planejamento da natureza e extensão dos testes a serem aplicados nessas áreas; e
  • determinação das áreas onde a eficiência pode ser aumentada, de modo que possam ser expedidas sugestões relevantes para esse fim.

A realização de testes de concordância (aderência) comumente inclui três procedimentos de auditoria:

  • entrevista do pessoal .relacionado com as atividades operacionais da entidade auditada;
  • observação desse pessoal para avaliar o desempenho de suas tarefas em consonância com as políticas administrativas prescritas; e
  • inspeção da documentação para averiguar o fiel cumprimento dos procedimentos de controle relacionados

Assim, pode-se inferir que os testes de aderência visam, essencialmente, determinar o grau de confiança nos controles contábeis prescritos, ou, inversamente, exceções sobre eles.

Dessa forma, pode-se deduzir que um plano geral de auditoria analítica deve partir do processo geral e descer progressivamente ao exame minucioso das diversas áreas operacionais do cliente. Esse processo inclui, entre outros, os seguintes procedimentos:

  • elaboração de um cronograma das operações e obtenção de um organograma. da estrutura organizacional da entidade sob exame, para identificar a relevância de cada área a ser examinada;
  • efetuar uma completa revisão do sistema, mediante investigação do roteiro de algumas operações de cada tipo, registrando o resultado dessa investigação nos papéis de trabalho de auditoria em forma de fluxogramas, a fim de detectar possíveis falhas de controles relacionados . com o processamento das transações válidas efetuadas pela entidade sob exame;
  • realizar uma avaliação dos procedimentos de controles, como base para testar se as operações estão sendo executadas por pessoas adequadas às funções que ocupam, com nível de treinamento suficiente nas técnicas utilizadas;
  • elaborar guias padronizadas (folhas-mestre) de cada área a ser auditada, de modo a evidenciar um breve sumário do sistema, bem como fraquezas e ineficiências do controle interno, objetivando-se identificar se cada operação está sendo executada da maneira mais eficiente possível;
  • traçar um programa de estratégias efetivas de auditoria das demonstrações contábeis; e
  • emitir, finalmente, um memorando de sugestões e redigir o relatório da auditoria preliminar

A figura A-1 demonstra um fluxograma de como é feita uma auditoria analítica de um sistema de informação qualquer. O quadro A-l apresenta o diagrama com comentários analíticos de cada um dos passos e instrumentos utilizados na fase de auditoria preliminar.

Figura A-I - Fluxograma de um processo de auditoria analítica

Quadro A-I - Fluxo detalhado de' um processo de auditoria analítica

Diagrama

Considerações
Guia de avaliação I - Guia de avaliação

1. Orientação à equipe de auditoria

Consultar a guia de avaliação, antes e durante a revisão detalhada do sistema, objetivando determinar o escopo da auditoria, traçar um plano de atividades e preparar um programa e orçamento necessário para desenvolver a auditoria preliminar

Coleta de dados gerais II - Coleta de dados gerais

1. Identificação dos setores envolvidos

Elaborar/coletar o cronograma de operações e o organograma da estrutura organizacional da entidade sob exame, de modo a identificar a relevância de cada área para o processo operacional

2. Obtenção de informações gerenciais

Coletar manuais e relatórios referentes a políticas e procedimentos relevantes para o exame da estrutura de controle interno

3. Obtenção de informações específicas

Coletar informações específicas relacionadas com cada setor a ser auditado, como: contas a receber, folha de pagamento, controle de estoque, e assim por diante

Revisão detalhado do sistema III - Revisão detalhada do sistema

Identificar os fluxos de informações exigidos pelo negócio, adequando-os ao processo funcional e operacional da entidade, mediante entrevista junto 'àqueles executores dos traba1hos

Xerox de documentos comprobatórios 1. Divisão da empresa em ciclo de transações

Os sistemas, embora não exista uma divisão nítida entre eles, estão inter-relacionados. Sendo assim, para fins de análise, as funções mais fortemente entrelaçadas são agrupadas em categorias mais gerais

a) Compras/contas a pagar/estoques/despesas

Avaliar se os dados fornecidos ao sistema são adequados e planejar os testes de auditoria compatíveis

b) Estoques/custos de produção/custo de vendas

Identificar o processo de produção, os níveis de estoques mínimos e os custos unitários, a fim de comunicar sua adequabilidade, ou não, à administração da companhia

c) Vendas/contas a receber/estoques

Verificar se as transações realizadas são válidas, processadas e registradas pelo montante correto, bem como o período de sua ocorrência, e se os livros e controles refletem todas as transações autorizadas, e somente estas

d) Caixa e bancos

A importância deste setor para a administração e o inevitável relacionamento dele com outras áreas de transações rotineiras ou não rotineiras, bem como o alto grau de risco de apropriação indébita a que seus itens estão sujeitos, requerem que auditor trate-o como um setor a parte, além de incluí-lo entre outros componentes de vários outros sistemas

e) Pessoal e folhas de pagamento

Obter informações sobre o valor de salários, taxas de reajustes, custo por hora de mão-de-obra, políticas administrativas, reputação de empregados, dissídios, influência em outras áreas diretamente relacionadas, e assim por diante

f) Inversões de capital

Coletar informações sobre políticas relacionadas com aquisição, manutenção, depreciação, amortização, avaliação e resultados do ativo permanente, bem como seu grau de influência nas áreas com ele comumente relacionadas (caixa e bancos, obrigações, despesas e receitas). O objetivo deste procedimento consiste em assegurar-se quanto à qualidade e quantidade das aplicações de capital neste setor

g) Orçamentos

Efetuar comparação entre o que foi planejado pela administração e o que foi efetivamente realizado, para avaliar a precisão e a confiabilidade do sistema de informação do cliente. Este procedimento busca identificar setores que exigem testes mais extensos de auditoria

h) Processamento eletrônico de dados

Identificar e avaliar aspectos significativos de PED, isto é, determinar o grau de informatização do sistema contábil para atribuir seu impacto sobre as operações e fluxo de dados do cliente

Rascunho do fluxograma 2. Rascunho do fluxograma

Após a divisão da empresa em ciclo de transações, o resultado obtido do exame detalhado deve ser registrado em fluxograma vertical, evitando-se a forma narrativa ou fluxograma horizontal nesta fase do processo da auditoria analítica

Síntese das Atividade 3. Síntese de atividades

A aplicação dos testes de procedimentos nesta fase da auditoria busca identificar situações como:

  • controles existentes mas não obedecidos
  • controles inexistentes
  • controles existentes com necessidade de ser melhorada
  • determinação das consequências e implicações que cada uma das situações acima pode acarretar
  • programação da natureza e extensão dos testes de auditoria em função dessas falhas apuradas
  • determinação dos riscos de controles, riscos inerentes e nível de aceitação desses riscos
  • determinação da eficácia do sistema da empresa no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades materiais
Fluxograma Definitivo IV - Fluxograma definitivo

1. Conteúdo

O fluxograma de sistemas, destinado às atividades de auditoria, deve descrever o fluxo de informações concernentes a documentos, livros de registro, arquivos, processos e relatórios. Assim, o fluxograma deve:

  • mostrar um "quadro" da natureza da atividade estudada, de forma que ela possa ser posteriormente compreendida, analisada, avaliada e possivelmente reprocessada
  • evidenciar os detalhes das atividades, mostrando e administrando os fatos pertinentes com os propósitos para os quais o fluxograma é preparado

2. Diretrizes fundamentais para elaboração

  • Evidenciar, primeiramente, os dados ou documentos que ingressam no sistema que está sendo fluxogramado
  • Mostrar as fontes e disposições dos documentos importantes e cópia destes
  • Evidenciar todos os arquivos de papéis de trabalho, isto é, através de investigação, determinar se os arquivos constantes no gráfico são aqueles que estão no local de trabalho
  • Separar fluxos maiores por meio de rotinas de exceção. Os fluxos maiores normalmente são mostrados da esquerda para a direita; um processo de correção de erro, por exemplo, por meio desses fluxos deve ser mostrado em cima ou em baixo, no gráfico.
  • Uso moderado de conectares. O uso excessivo de conectares indica layout de má qualidade e toma o gráfico difícil de ser seguido. Comumente, um máximo de três ou quatro pares de conectares é suficiente
  • Diagramar o sistema inteiro em uma só página, a menos que isto seja -impraticável
  • Adotar título, puxar data e instituir nomes ou iniciais em todas as páginas do fluxograma. Numerar as páginas - página X de n - de tal forma que o leitor possa saber quando o gráfico está completo • Utilizar apenas abreviações padronizadas ou adotar uma legenda ou nota para explicar as abreviações não convencionais
  • Escrever somente em letra de imprensa. Usar um estilo vivo de palavras-chave e verbos através do gráfico, deixando de lado "um", "uma", "a", "com", e outras palavras desnecessárias
  • Não inventar fluxo; usar setas sobre as linhas dos fluxos
  • Não deixar ramificações pendentes. Uma ramificação pendente ocorre quando um processo interrompe subitamente no gráfico, no entanto, outras atividades são necessárias para completar o processo. Explicar com uma nota, mostrando o dado que vai para outro sistema, ou aqueles que o sucederem. Não deixar o leitor surpreendido
  • utilizar, sempre de preferência, símbolos universalmente padronizados
Guia de avaliação estrutura controle Interno V - Guia de Avaliação da estrutura do controle interno

O objetivo da guia de avaliação é documentar a revisão da adequabilidade do controle interno, se sua elaboração está baseada na análise do fluxograma do sistema e nos papéis de trabalho gerados no processo de revisão e coleta de dados

Guia de acompanhamento das deficiências VI - Guia de acompanhamento das deficiências

Este documento deve conter as anotações sobre as áreas com deficiências potenciais, bem como ressaltar os possíveis riscos de ocorrência de erros ou fraudes e suas consequências nas demonstrações contábeis que serão examinadas. Além disso, ele deverá conter os tipos de testes que serão aplicados, as conclusões a que o auditor chegar com a aplicação desses testes e uma síntese das prováveis recomendações ou sugestões que deverão ser comunicadas aos usuários interessados.

Carta à Gerencia VII - Memorando de sugestões ou carta à gerência

O memorando deve conter a opinião do auditor referente aos fatos observados por ocasião dos exames e pesquisas executadas durante a avaliação e teste do sistema do cliente. As afirmações feitas deverão estar sustentadas por evidências consistentes e confiáveis, comprovadas nClS papéis de trabalho da auditoria. A comunicação, por ser dirigida ao poder decisório, deve ser feita de forma transparente, objetiva, clara e concisa. Este documento deverá ser composto de três partes principais, conforme segue:

A. Introdução

O auditor deverá destacar o problema a ser examinado (onde, quando, por que-e para que), isto é, o objetivo e o escopo do exame

B. Descrições gerais

As descrições de cada área pesquisada que compõe o corpo do memorando de recomendações ou sugestões deverá conter:

  • conclusão / afirmação
  • base da afirmação (por que)
  • consequências decorrentes, isto é, o que pode ocorrer
  • demonstração do resultado dos testes
  • sugestões, visando o fortalecimento do sistema do cliente

C. Conclusão

Deverá conter a opinião do auditor acerca das operações e do sistema de controle interno contábil das áreas auditadas. Essa opinião deverá estar fundamentada na certeza razoável de que os objetivos propostos foram atingidos pelos exames efetuados.

Papéis de trabalho VIII - Papéis de trabalho

1. Considerações gerais

Os papéis de trabalho funcionam como um "ponto de ligação" entre os fluxogramas e/ou narrativas de sistemas c o plano de auditoria. Portamo, deverá:

  • identificar os pontos fortes de controle interno, de forma a estabelecer as suas implicações para o exame e correlacioná-los com os procedimentos e testes de concordância necessários
  • identificar fraquezas no controle interno, estabelecendo suas implicações para o exame de modo a correlacioná-las aos procedimentos e testes substantivos necessários
  • identificar aquelas fraqueza, que podem ser reduzidas pelos pontos fortes observados no sistema e, contrariamente, aqueles pontos fortes que podem ser anulados pelas fraquezas identificadas no mesmo
  • destacar todas as áreas a serem auditadas que estarão sujeitas aos testes de concordância, ou substantivos, como procedimentos necessários

2. Características

2.1 - Formulários padronizados - folha de avaliação - fluxogramas de sistemas - guia de investigação das deficiências - guia de planejamento de estratégia de auditoria

2.2 - Formulários não padronizados - processos de testes - processos de determinação da eficácia do sistema contábil e controles relacionados - processo de coleta de dados

2.3 - Identificação da empresa

  • razão social
  • área a ser auditada
  • época do exame
  • nome e rubrica do auditor
  • nome e rubrica do revisor
Pasta Permanente IX - Pasta permanente

O processo de arquivamento dos papéis de trabalho da auditoria reveste-se de duas categorias:

1. Pasta de papéis permanentes.

Esta deve ser permanentemente atualizada e deverá conter dados temporariamente imutáveis, tais como:

1.1 - Legislação pertinente.

1.2 - Estatuto ou contratos sociais.

1.3 - Regimento e organograma da empresa.

1.4 - Relação nominal dos ocupantes de cargos de direção, chefia ou responsabilidade, período de mandato, e fac-simile de suas assinaturas.

1.5 - Descrição de procurações em vigor, relação nominal dos procuradores e duração dos mandatos.

1.6 - Manuais de instruções e rotinas.

1.7 - Plano de contas e outros formulários relacionados diretamente com a contabilidade.

1.8 - Resumo de critérios contábeis utilizados pela empresa.

1.9 - Demonstrações contábeis tradicionais, incluindo notas explicativas, atas de assembleias e decisões da administração.

1.10 - Cópias dos contratos relevantes, de pareceres emitidos e de irregularidades encontradas

2. Pasta de papéis de trabalho circulantes

Um adequado arquivamento do resumo dos exames executados, deficiências observadas e irregularidades encontradas é essencial por tratar-se de dados comprobatórios de sua realização e dos métodos ou técnicas empregados.


(...)

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