DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS - Empresa H

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

• Parte I - Características gerais da empresa
• Parte II - Técnicas de auditoria analítica
  • A. Considerações gerais
  • B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas
  • C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos
  • D. Procedimentos de auditoria analítica
  • E. Considerações finais

Parte I - Características gerais da empresa

Empresa de origem estrangeira, com aproximadamente 75 anos de atividade no Brasil, atuando atualmente nas seguintes áreas:

• auditoria contábil;
• auditoria operacional;
• consultoria fiscal;
• consultoria administrativa; e
• consultoria gerencial e de informática.

A participação percentual de cada uma dessas áreas no faturamento total desta empresa é a seguinte: 30%, 5%, 20%, 5% e 40%, respectivamente, obedecendo rigorosamente a ordem acima.

Os principais tipos de serviços das duas áreas que mais contribuem para o faturamento da empresa são:

• avaliação e análise da produtividade industrial;
• plano diretor de informática (PDI);
• consultoria de sistemas que usam PED;
• auditoria de balanço;
• consultoria contábil/financeira; e
• exame limitado.

O número de empregados desta firma, em proporção direta com o número de sócios ou diretores, é de 26 empregados para cada sócio e/ou diretor

A entrevistada declarou que há 10 anos, aproximadamente, inclui em seu programa de trabalJ10 de auditoria procedimentos específicos ligados à elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

A empresa responde positivamente à nossa indagação no que concerne à inclusão, em seu programa de treinamento de auditores, de instruções referentes às técnicas de auditoria analítica, informando também que o conteúdo desse programa compreende:

"introdução à análise do fluxo das transações, análise geral de riscos, elaboração de fluxogramas de objetivos de sistemas, análise específica de riscos e testes de auditoria."

Essas instruções, segundo o entrevistado, têm origem em manuais da matriz/ sede e videoteipes internacionais. A forma de realização do treinamento é variada, ou seja, através de:

• treinamento na matriz / sede;
• leitura de manuais elaborados pela matriz / sede; e
• curso específico de auditoria analítica

Sim foi a resposta obtida à pergunta quanto à existência de serviços de computação eletrônica própria para executar atividades pertinentes às técnicas de auditoria analítica. O entrevistado acrescenta que todos os fluxogramas são desenhados diretamente em microcomputadores cujos programas são desenvolvidos no próprio escritório e na matriz.

Parte II - Técnicas de auditoria analítica

• A. Considerações gerais
• B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas
• C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos
• D. Procedimentos de auditoria analítica
• E. Considerações finais

A. Considerações gerais

A empresa responde positivamente quanto à adoção de um plano ou programa de auditoria como procedimento inicial para avaliar os riscos de controle numa auditoria contábil, e que num processo desta natureza usa as técnicas de auditoria analítica em toda a sua extensão

À pergunta sobre como tem sido possível determinar o "nível de risco de controle", a resposta foi a seguinte: /I Através. da correlação dos objetivos de controle interno, constantes de nossos manuais, e das políticas de controle inferno da administração."

Para determinar o grau de eficácia e eficiência da estrutura de controle interno, no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil e, consequentemente, provocar reflexos materiais nas demonstrações contábeis, a entrevistada afirma que adota os seguintes passos:

• verificar se os procedimentos de controle específico atingem os objetivos gerais de controle interno;
• certificar-se de que os procedimentos de controle traçados pela administração são os que estão operando; e
• realização de teste de aderência se o resultado dos passos acima for positivo, caso contrário, aplicam-se testes substantivos.

De acordo com esta empresa, o entendimento necessário da estrutura de controle interno, de modo a planejar uma estratégia efetiva de auditoria, depende da confiabilidade que possa ser depositada nos controles internos da empresa auditada e da maneira mais positiva de se examinar as contas do balanço. Além disso, deve-se levar em consideração o risco envolvido em cada conta do balanço.

Os fatores de risco inerente relacionados por esta empresa como aqueles que se apresentam com maior frequência, na prática, em uma auditoria das demonstrações contábeis, são:

• direito (propriedade);
• registro completo;
• apresentação; e
• valorização.

Já os fatores de risco de controle observados com maior frequência, na prática, são os seguintes:

• mudanças nos sistemas;
• mudanças na gerência;
• mudanças na legislação; e
• ações fiscais e trabalhistas.

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

O método de fluxograma de sistema empregado pela entrevistada é a técnica de fluxogramação - ANSI - que estabelece um elenco de símbolos padronizados destinados à descrição dos vários procedimentos de controles e operações da companhia.

A técnica de fluxogramação que a entrevistada utiliza para demonstrar a maneira pela qual as transações fluem através do sistema é a horizontal

A empresa afirma que adota como procedimento o registro, nos seus papéis de trabalho, dos pontos críticos identificados por ocasião do levantamento do fluxograma do setor a ser examinado, e que esse registro é feito em formulários próprios denominados AP-l08

Não, foi a resposta à pergunta se tem sido prática a confecção de fluxograma considerado ideal para corrigir as falhas encontradas nas rotinas examinadas.

Na opinião do entrevistado, entre outras, a vantagem que os fluxogramas de sistemas podem proporcionar ao auditor, na fase de auditoria preliminar, é a apresentação, a um nível elevado e global, dos procedimentos e políticas da companhia a ser examinada.

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

Indagada se acredita que somente através de um amplo entendimento dos elementos que compõem a estrutura de controle interno é que o auditor terá condições para determinar a eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente, a empresa respondeu "sim, dependendo das circunstâncias".

A pesquisada também respondeu positivamente que determina a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos pertinentes para planejar os procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza e extensão e que, para esse fim, usa as técnicas de auditoria analítica.

Num processo de determinação da precisão e efetividade do sistema contábil e controles respectivos, a empresa declara que executa os seguintes procedimentos:

• conhecimento prévio dos controles internos; e
• avaliação dos riscos inerentes a cada conta do balanço.

A entrevistada afirma que calcula a confiabilidade desejada ao definir a natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis do fim do ano. Esse cálculo é feito com base no bom senso do auditor. O resultado da avaliação do ambiente de controle gerencial e do nível de risco envolvido em cada conta do balanço é que irá definir a maneira de se determinar o grau de confiabilidade e a decisão de testar os controles.

Na opinião desta empresa, os fatores que mais têm influenciado a determinação da confiabilidade nos controles da empresa auditada são:

• ambiente geral de controles;
• ambiente gerencial; e
• experiência anterior com o cliente.

Esta empresa entende que é possível determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e controles respectivos sem o uso das técnicas de auditoria analítica, em que pese às influências dos fatores acima mencionados, pois existem outras formas alternativas de se testar os saldos, embora menos eficazes

Ela entende que não há dificuldade na utilização das técnicas de auditoria analítica, por isso não indicou nenhuma das problemáticas apontadas na questão 10, parte II, item C do questionário.

Além das técnicas de auditoria analítica, esta empresa, em alguns casos, usa os memorandos e questionários para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos respectivos, principalmente em trabalhos de pequeno porte.

D. Procedimentos de auditoria analítica

A empresa, ao fazer uma revisão preliminar dos sistemas de controles de um cliente, adota os seguintes procedimentos:

• levantamento do fluxo das transações;
• análise de riscos potenciais;
• definição do programa de revisão;
• execução de testes;
• validação dos pontos identificados com as áreas envolvidas; e
• apresentação dos resultados obtidos

O entrevistado confirma que, para obter bons resultados quando da avaliação do sistema contábil e controles internos respectivos, é fundamental a observação dos seguintes passos:

• emissão do documento;
• remessa do documento;
• recepção do documento;
• registro das operações;
• arquivamento dos documentos; e
• interligação de outros sistemas com o sistema contábil.

Afirma ainda que faz o acompanhamento das deficiências observadas durante a auditoria de sistemas, e que esse acompanhamento é feito através da revisão de ponto-a-ponto recomendado (follow-up), valendo-se de testes de aderência e substantivos, caso seja necessário.

A divisão do sistema global em seções lógicas que esta empresa adotada para preparar fluxogramas e identificar áreas com problemas é a que segue:

• relatórios contábeis;
• ciclo de compras;
• ciclo de receita;
• ciclo de folha de pagamento;
• ciclo de conversão; e
• ciclo de tesouraria.

Segundo o entrevistado, os benefícios alcançados com a divisão em seções lógicas apontada acima podem ser assim resumidos:

• confiabilidade das informações;
• melhoria da performance; e
• maior confiabilidade na informação.

Na opinião desta empresa, entre os vários benefícios apontados, ela acredita que o uso das técnicas de auditoria analítica, em sistemas que utilizam PED, pode proporcionar o que segue: facilita a identificação de área com fraquezas potenciais e de riscos decorrentes do uso de PED.

As técnicas de auditoria analítica, dependendo do negócio das empresas, são aplicadas com sucesso em todas as áreas da divisão em ciclos lógicos, apontadas anteriormente.

E. Considerações finais

A empresa responde afirmativamente que as técnicas de auditoria analítica apresentam vantagens adicionais se comparadas com as técnicas tradicionais. Dentre essas vantagens, ela enumera:

• visão global dos negócios da companhia auditada;
• aumento da produtividade da auditoria; e
• aumento da eficácia do auditor.

As técnicas das quais se fala neste trabalho, de acordo com a experiência do entrevistado, mostram serem eficientes em todas as entidades auditadas, principalmente naquelas com contas que registram um grande número de transações e com sistema produtivo diversificado.

Em termos de tempo requerido para testes, o entrevistado descreve a eficiência das técnicas de auditoria analítica da seguinte forma:

"Permite a redução dos testes de auditoria, liberando esforços e aumentando a qualidade tanto da auditoria operacional quanto da auditoria contábil."

Finalizando, o entrevistado fez o seguinte comentário:

"É importante ressaltar que o processamento de dados tem evoluído significativamente, e que atualmente a utilização da auditoria de sistemas tem-se tornado praticamente indispensável para a garantia da qualidade e acurácia dos serviços de auditoria operacional e contábil"