DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS - Empresa F

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

4.2 - Casos - Empresa F

• Parte I - Características gerais da empresa
• Parte II - Técnicas de auditoria analítica
  • A. Considerações gerais
  • B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas
  • C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos
  • D. Procedimentos de auditoria analítica
  • E. Considerações finais

Parte I - Características gerais da empresa

Empresa de origem estrangeira, com aproximadamente 70 anos de atuação no Brasil, cujas áreas principais estão concentradas em:

• auditoria contábil;
• consultoria fiscal;
• consultoria administrativa; e
• educação executiva.

O percentual de participação no faturamento da empresa referente a cada uma dessas áreas foi considerada pela entrevistada corno informação estritamente confidencial

A relação existente entre o número de empregados e o de sócios é de aproximadamente nove empregados na área de auditoria para cada sócio e/ou diretor

Há mais de 10 anos esta empresa inclui em seu programa de trabalho procedimentos específicos ligados à elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

Em seu programa de treinamento de auditores a empresa afirma que inclui instruções referentes às técnicas de auditoria analítica. O conteúdo dessas instruções compreende:

1) descrição de simbologia;

2) técnicas de fluxogramação dentro da metodologia da firma; e

3) casos práticos

Essas instruções, segundo o entrevistado, têm sua origem em manuais elaborados pelos escritórios da empresa situados no exterior

O treinamento do pessoal de auditoria é feito através de:

• curso específico de auditoria analítica; e
• leitura de manuais elaborados pelos escritórios internacional e brasileiro.

A empresa afirma que possui serviço de computação eletrônica para executar atividades pertinentes às técnicas de auditoria analítica, e os programas têm sua origem em pacotes desenvolvidos por escritórios do exterior.

A empresa afirma que adota como procedimento inicial, numa auditoria contábil, um plano ou programa para avaliar os riscos de controle. Porém não adota nesse tipo de auditoria as técnicas de auditoria analítica em toda a sua extensão

Ela declara que determina o "nível de risco de controle" através de uma avaliação subjetiva dos "procedimentos de controle" adotados pela empresa

A determinação do grau de eficiência e eficácia da estrutura de controle interno, no que diz respeito à prevenção e detecção de -erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil, inclui os seguintes passos:

• avaliação dos "procedimentos de controle";
• levantamento detalhado, por área, dos procedimentos de controle interno;
• testes dos controles internos identificados, utilizando uma amostragem por atributos, para verificar sua eficiência e eficácia.

Perguntou-se ao entrevistado qual é o entendimento necessário da estrutura de controle interno de modo a planejar uma estratégia efetiva de auditoria, e sua resposta foi:

"Nossa metodologia avalia os controles internos que poderão impactar diretamente as demonstrações financeiras."

Os fatores de risco inerente cuja presença, na prática, o entrevistado tem notado com maior frequência são:

• complexidade dos cálculos ou princípios que fundamentam a conta;
• ativo suscetível a fraudes e desfalques;
• experiência e competência dos funcionários que cuidam da conta; e
• a idade do sistema de PED.

Os fatores de risco de controle cuja ocorrência, na prática, esta empresa tem observado com maior frequência são:

• sistema de controle interno elaborados indevidamente;
• sistemas bem elaborados, porém não compreendidos pelas pessoas que os executam;
• gerência da empresa interferindo na execução dos controles; e
• pessoal não qualificado executando procedimentos chaves de controle interno.

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

O método de fluxograma de sistema adotado por esta empresa é o Ceadisc, que consiste na identificação do documento fonte de uma transação e acompanhamento desde o início de seu processamento até a sua contabilização no razão geral. Cabe ressaltar que este método foi desenvolvido pelo escritório central da empresa, sediado no exterior.

A técnica de fluxogramação utilizada para indicar o modo pelo qual as transações fluem através do sistema é a vertical.

O entrevistado afirma que os pontos críticos identificados por ocasião do levantamento do fluxograma do setor a ser examinado são convenientemente registrados nos papéis de trabalho da empresa, e esse registro é feito "através da descrição dos processos e dos respectivos pontos de controles".

A confecção posterior de fluxograma ideal para corrigir as falhas encontradas nas rotinas examinadas não tem sido prática desta empresa.

Em sua opinião, as vantagens que os fluxogramas podem proporcionar ao auditor na fase de auditoria preliminar são:

• melhor entendimento das transações do cliente; e
• melhor definição da natureza, época e extensão dos procedimentos de auditoria no final do ano.

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

Inicialmente, perguntou-se ao entrevistado se ele acredita que somente um amplo entendimento dos elementos que compõem a estrutura de controle interno é que pode dar condições para o auditor determinar a eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente, e sua resposta foi "sim".

Em seguida, afirmou também que determina a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos pertinentes para planejar os procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza e extensão. E, ainda, que utiliza as técnicas 'de auditoria analítica para essa finalidade.

Esta empresa, para determinar a precisão e efetividade do sistema de controle interno contábil, bem como a decisão de testá-lo, primeiramente identifica os controles sobre os processos que sejam considerados eficientes e, em seguida, efetua testes para comprovar essa eficiência. Ela calcula a confiabilidade desejada ao definir a natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis do fim do ano.

O cálculo do grau de confiança é feito de forma qualitativa, sendo planejada uma confiança (alta, moderada ou baixa) que será confirmada posteriormente, através de testes.

Na opinião desta empresa, os fatores que mais têm influenciado a determinação da confiabilidade nos controles da empresa auditada são:

• a interferência da gerência na execução dos controles; e
• pessoal com pouco conhecimento dos motivos pelos quais os sistemas de controle foram implantados

Considerando esses fatores apontados, na opinião desta empresa não é possível determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e controles internos respectivos sem a utilização das técnicas de' auditoria analítica, pois qualquer outra técnica não nos permitiria identificar:

1) processos;

2) controles; e

3) pessoas que o executam, de maneira clara e concisa.

A problemática que na opinião do entrevistado mais dificulta a utilização das técnicas de auditoria analítica é o "treinamento do pessoal das firmas de auditoria na preparação de fluxogramas".

A empresa utiliza outra técnica, além das técnicas de auditoria analítica, para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e controles respectivos, somente em serviços de pequeno porte.

D. Procedimentos de auditoria analítica

Os procedimentos adotados por esta empresa para efetuar uma revisão preliminar dos sistemas de controles de um cliente são:

• avaliação dos procedimentos de controle;
• elaboração de um fluxograma global de processamento; e
• identificação dos controles básicos sobre o processo.

O "registro das operações" é o passo fundamental para que o auditor possa obter bons resultados, quando da avaliação do sistema contábil e respectivos controles internos de um cliente, na opinião desta firma, embora ela reconheça que a emissão, remessa, recepção e arquivamento dos documentos sejam também passos muito importantes, como forma de certificação do fiel cumprimento dos procedimentos estabelecidos.

A empresa afirma que faz o acompanhamento das deficiências observadas na auditoria de sistemas. Ressalta que esse acompanhamento é feito conforme segue:

"Através da verificação da implantação de procedimentos para suprir as falhas de controle e da execução de testes alternativos para avaliar os possíveis erros gerados pelas falhas do sistema."

A divisão do sistema em seções lógicas que esta empresa adota para desenhar fluxogramas e identificar áreas com problemas de controle é a seguinte:

• vendas e recebimento;
• compras e pagamento;
• folha de pagamento; e
• salários a pagar.

A vantagem decorrente dessa divisão, segundo o entrevistado, pode ser assim resumida:

"Facilita a aplicação de testes de populações recíprocas (que necessariamente estariam). subavaliadas se a outra estivesse superavaliada)."

O entrevistado reconhece que o uso das técnicas de auditoria analítica em sistemas que utilizam PED pode resultar nas seguintes vantagens para o auditor:

• ajuda o auditor compreender melhor uma variedade de interrelacionamentos de controles internos contábeis complexos;
• facilita a identificação de áreas com fraquezas potenciais e de riscos decorrentes do uso de PED;
• melhor representação do sistema que está em ação, bem como mais precisão e clareza no registro das informações obtidas a respeito do sistema.

Segundo a entrevistada, as áreas nas quais as técnicas de auditoria analítica são mais utilizadas são:

• compras;
• vendas;
• folhas de pagamento; e
• custos das mercadorias vendidas.

E. Considerações finais

Ao se perguntar se na opinião do entrevistado o uso das técnicas de auditoria analítica pode trazer vantagens adicionais frente ao uso das técnicas tradicionais, numa auditoria contábil, a sua resposta foi "sim", principalmente quanto a um melhor entendimento do sistema do cliente e identificação de áreas onde devem ser aumentados ou reduzidos os testes substantivos.

Segundo esta empresa, as técnicas de auditoria analítica têm demonstrado serem mais eficientes em ambientes complexo se muito descentralizados.

Em termos de tempo requerido para testes, as técnicas de auditoria analítica, quando comparadas com as técnicas tradicionais de auditoria, são mais eficientes e permitem a redução dos gastos nas auditorias.