DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS - Empresa E

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

4.2 - Casos - Empresa E

• Parte I - Características gerais da empresa
• Parte II - Técnicas de auditoria analítica
  • A. Considerações gerais
  • B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas
  • C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos
  • D. Procedimentos de auditoria analítica
  • E. Considerações finais

Parte I - Características gerais da empresa

Empresa de origem nacional, com 20 anos de atividade em auditoria com as seguintes principais áreas de atuação:

• auditoria contábil;
• auditoria operacional;
• consultoria fiscal;
• consultoria administrativa; e
• assessoria e consultoria previdenciária e atuarial

As áreas apontadas têm a seguinte contribuição no faturamento da empresa: 40%, 20%, 20%, 10% e 10%, respectivamente. Os principais serviços que contribuem para a formação do faturamento da empresa são:

• auditoria permanente;
• implantação de controle interno;
• auditoria de transformações;
• projeção de resultados;
• auxílio em tomadas de decisão; e
• planejamento tributário

A relação de empregados para cada sócio da empresa é de aproximadamente quatro empregados para cada sócio

Buscou-se informações quanto à inclusão no programa de trabalho de auditoria da empresa de procedimentos ligados à elaboração e análise de fluxogramas de sistemas, e a resposta obtida foi "sim". Esses procedimentos são adotados há mais de 10 anos, e os profissionais envolvidos têm sua formação acadêmica em contabilidade e/ ou análise de sistemas

A empresa entrevistada afirma que inclui em seu programa de treinamento de auditores instruções referentes às técnicas de auditoria analítica, e que estas têm sua origem em:

• manuais desenvolvidos pela própria empresa;
• literatura especializada; e
• outras empresas de auditoria

O treinamento do pessoal é feito mediante:

• treinamento dado na empresa;
• leitura de manuais elaborados pela empresa; e
• leitura de manuais elaborados por outras empresas de auditoria

O entrevistado afirma possuir em sua empresa serviço de computação eletrônica para executar atividades ligadas às técnicas de auditoria analítica e que esses programas são:

• desenvolvidos na empresa;
• pacotes prontos, de origem nacional

Parte II - Técnicas de auditoria analítica

A. Considerações gerais

Esta empresa afirma que adota como procedimento inicial um plano ou programa de auditoria para avaliar os riscos de controle numa auditoria contábil.

Por outro lado, ela também afirma que usa as técnicas de auditoria analítica em toda a sua extensão neste tipo de auditoria.

A determinação do "nível de risco de controle" é feita através de seleções estatísticas subjetivas

Para determinar o grau de eficiência e eficácia da estrutura de controle interno, no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil e, consequentemente, provocar reflexos materiais nas demonstrações contábeis, a empresa adota os seguintes procedimentos:

• consulta (e/ ou elaboração) de manuais de instruções;
• identificação de que há, ôu não, uma adequada segregação de função;
• identificação de controles-chaves;
• observação da reputação do pessoal da contabilidade e dos departamentos operacionais; e
• testes de aderência.

Na opinião do entrevistado, para planejar uma estratégia efetiva de auditoria:

"É necessário conhecer razoavelmente todo o sistema para determinar o escopo a ser examinado ou testado."

Os fatores de risco inerente que, na prática, esta empresa tem notado com maior frequência são os seguintes:

• desinteresse do pessoal subalterno pela acuidade dos registros contábeis;
• desconhecimento, por parte dos dirigentes e do pessoal, dos PCGA, o que gera problemas até mesmo fiscais;
• excesso de encargos e impostos, bem como constantes mudanças resultando em erros; e
• interesse generalizado em sonegar impostos.

Por outro lado, os fatores de risco de controle cuja ocorrência, na prática, esta empresa tem observado com maior frequência são:

• inexistência de separação de funções;
• má posicionamento hierárquico do setor contábil;
• falta de interesse da administração em fazer cumprir as normas estabelecidas; e
• instabilidade da política econômica governamental.

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

Esta empresa utiliza o método de fluxogramas denominado ANSI, que instituiu os símbolos universalmente padronizados; e diagramas de fluxo de transações, que enfatizam cada tipo de transação e os procedimentos que afetam cada uma delas.

A técnica de fluxogramação utilizada para indicar o modo pelo qual as transações fluem através do sistema é a horizontal por organização.

A informante afirma que pontos críticos do setor fluxogramado são comumente registrados em seus papéis de trabalho e que esse registro é feito em forma de relatório.

Procurou-se saber também se tem sido prática comum a confecção de fluxograma ideal para corrigir as falhas encontradas nas rotinas examinadas, e a resposta foi "sim"

Detectar de imediato, no início dos trabalhos, falhas ou deficiências de controles é a vantagem que, segundo esta empresa, os fluxogramas podem proporcionar ao auditor na fase de auditoria preliminar

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

O entrevistado concorda plenamente que somente um amplo entendimento dos elementos que compõem a estrutura de controle interno é que dará ao auditor condições para determinação da eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente.

Sendo assim, ele afirma que determina a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles internos respectivos para planejar os procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza, época e extensão. Para essa finalidade, responde positivamente que utiliza as técnicas de auditoria analítica.

Para responder à pergunta sobre corno são determinadas a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles respectivos e a decisão de testá-los, a entrevistada fez o seguinte comentário:

"A precisão e efetividade dos sistemas de controles internos contábeis são determinadas através de exames em anos anteriores, relatórios internos. e entrevistas. A decisão de testá-los é decorrente do volume operacional, materialidade e conclusão da avaliação inicial."

A empresa responde afirmativamente que na definição da natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis do fim do ano, ela calcula a confiabilidade desejada.

O cálculo do grau de confiança nos controles e a decisão de testá-los são baseados em programas estatísticos ou no conhecimento do sistema de controle.

O entrevistado destaca corno fator que mais tem influenciado, na prática, a determinação da confiabilidade nos controles das empresas auditadas o próprio "conhecimento do sistema de controle"

Em função disso, ele afirma que não é possível determinar a precisão e efetividade do sistema de controle interno contábil sem a utilização das técnicas de auditoria analítica. Isto porque, segundo ele:

"Somente as técnicas de auditoria analítica proporcionam o conhecimento necessário do fluxo de informações, da documentação e das rotinas das operações realizadas em nome da empresa."

A problemática que, na opinião do informante, mais dificulta a utilização das técnicas de auditoria analítica é a "falta de literatura em nosso idioma".

Além das técnicas de auditoria analítica, a empresa utiliza como ferramenta, para auxiliar na avaliação da precisão e efetividade do sistema contábil, o questionário de controle interno, o qual é sempre usado em confronto com os fluxogramas nos trabalhos mais complexos e, individualmente, nas tarefas de menor proporção.

D. Procedimentos de auditoria analítica

Para realizar a revisão preliminar dos sistemas de controle interno de um cliente, esta empresa adota o questionário sobre controles internos e prepara fluxogramas das rotinas, determinando o grau de segurança que os controles proporcionam.

Na opinião desta empresa, "é fundamental para obter bons resultados, quando da avaliação do sistema contábil e respectivos controles de um cliente, a observância dos seguintes passos:

• emissão do documento;
• remessa do documento;
• recepção do documento;
• registro das operações; e
• arquivamento dos documentos.

A empresa responde afirmativamente que faz o acompanhamento das deficiências observadas por ocasião da avaliação dos sistemas dos clientes, e que esse acompanhamento é feito através do follow-up das recomendações constantes nas cartas enviadas à administração.

A divisão do sistema global em seções lógicas que mais tem facilitado a preparação de fluxogramas de sistemas e a identificação de áreas com problemas de controles, na opinião desta empresa, é a seguinte:

• ciclo de vendas;
• ciclo de compras; e
• ciclo de folha de pagamento

As vantagens decorrentes dessa divisão é que ela proporciona um melhor conhecimento de todo o conjunto operacional da empresa auditada

Por outro lado, na opinião desta empresa, o uso das técnicas de auditoria analítica em ambientes que utilizam PED possibilita o atingimento dos seguintes benefícios:

"melhor representação do sistema que está em ação, bem como mais precisão e clareza no registro das informações obtidas a respeito do sistema"

As áreas operacionais nas quais as técnicas de auditoria analítica são mais utilizadas, na opinião da entrevistada, são: vendas, compras, custo das vendas e operações financeiras

E. Considerações finais

No que concerne à existência de vantagens adicionais que podem ocorrer com uso das técnicas de auditoria analítica, comparadas com as técnicas tradicionais de auditoria, a empresa é de opinião que ambas as técnicas se completam

De acordo com a experiência desta empresa, as técnicas de auditoria analítica têm demonstrado serem mais eficientes em empresas:

• com atividades e controles complexos; e
• com alto nível de automação dos sistemas de processamento contábil.

Perguntou-se como o entrevistado descreveria a eficiência (em termos de tempo requerido para testes) das técnicas de auditoria analítica comparadas com as técnicas tradicionais de auditoria, e ele respondeu:

"O tempo requerido para testes é bem menor, visto que com a análise de um fluxograma de sistemas a identificação de um ponto crítico é feita de forma dirigida e imediata, enquanto que, com as técnicas tradicionais, para se chegar ao ponto crítico, muitas vezes é necessário o exame de todo o processo."