DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS - Empresa D

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 4 - DESCRIÇÃO DOS CASOS ESTUDADOS

4.2 - Casos - Empresa D

• Parte I - Características gerais da empresa
• Parte II - Técnicas de auditoria analítica
  • A. Considerações gerais
  • B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas
  • C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos
  • D. Procedimentos de auditoria analítica
  • E. Considerações finais

Parte I - Características gerais da empresa

Empresa de origem nacional, com mais de 10 anos de atividade em auditoria no Brasil, tendo corno principais áreas de atuação:

• auditoria contábil;
• auditoria operacional;
• consultoria administrativa;
• serviços de contabilidade; e
• consultoria fiscal.

Quanto à indicação da participação de cada uma dessas áreas no faturamento da empresa, esta firma entendeu que é uma informação confidencial e limitou-se a informar que o grau de importância está rigorosamente representado pela ordem das áreas indicadas acima.

O número de empregados da empresa está numa relação de três empregados para cada sócio e/ou diretor.

Há mais de cinco anos a empresa inclui em seu programa de trabalho procedimentos específicos ligados à elaboração e análise de fluxogramas de sistemas.

Procurou-se saber se a empresa inclui em seu programa de treinamento de auditores instruções referentes a técnicas de auditoria analítica, e a resposta foi "sim". O conteúdo do programa compreende duas partes:

a) primeira parte: palestra expositiva sobre as técnicas de auditoria analítica;

b) segunda parte: treinamento de campo.

As instruções têm sua origem na literatura especializada, e o treinamento inclui leitura dessa literatura e treinamento de campo.

O entrevistado afirma que a empresa possui serviço de computação eletrônica para executar atividades pertinentes às técnicas de auditoria analítica, porém não as utiliza no momento. Esse programa foi desenvolvido pela própria empresa.

Parte II - Técnicas de auditoria analítica

A. Considerações gerais

O entrevistado afirma que adota como procedimento inicial um plano ou programa de auditoria para avaliar os riscos de controles numa auditoria contábil. Por outro lado, ele afirma que não utiliza as técnicas de auditoria analítica em toda a sua extensão numa auditoria contábil. No entanto, acrescenta que o emprego destas técnicas é indispensável nas áreas de maior risco e complexidade.

Para determinar o "nível de risco de controle", a empresa adota os seguintes procedimentos:

• levantamento e avaliação do sistema; e
• teste de procedimentos convencionais

Segundo o entrevistado, a determinação do grau de confiança da estrutura de controle interno, no que concerne à prevenção e detecção de erros e irregularidades que podem ocorrer no processo contábil e, consequentemente, provocar reflexos materiais nas demonstrações contábeis, deve incluir:

"Testes sobre as contas do balanço, sendo que a extensão ou profundidade destes variará de acordo com a eficácia dos controles das operações avaliadas."

Perguntou-se, de acordo com a experiência da empresa, qual é o entendimento necessário da estrutura de controle interno de modo a planejar uma estratégia efetiva de auditoria, e a resposta foi a seguinte:

"Completo, incluindo os objetivos traçados pela alta administração, tanto orçamentária quanto institucionais."

A empresa destaca que os fatores de risco inerente que, na prática, têm sido notados com maior frequência são:

• assessoria legal e fiscal deficiente, o que implica contingências fiscais e trabalhistas;
• política de vendas e de crédito insuficientes; e
• políticas de aplicações financeiras ineficientes

Por outro lado, a empresa destaca os fatores de risco de controle que mais se observam na prática:

• falta de integração de sistemas de processamento de dados;
• descontinuidade ou descumprimento de normas auxiliares de procedimentos de controle; e
• treinamento insuficiente de pessoal.

B. Elaboração e análise de fluxogramas de sistemas

O método de fluxogramação adotado por esta empresa é o ANSI, que instituiu o uso de símbolos universalmente padronizados. Este método, segundo o entrevistado, "consiste na demonstração do sistema em forma global, conforme sua sequência lógica".

A técnica de fluxogramação utilizada por esta empresa, para indicar o modo pelo qual as transações fluem através do sistema, é a horizontal.

Na entrevista, perguntou-se à empresa se após o levantamento do fluxograma do setor a ser examinado os pontos críticos nele identificados são convenientemente registrados em seus papéis de trabalho, e a resposta foi "sim". A forma do registro compreende o "destaque do ponto crítico com descrição pormenorizada do mesmo e entrevistas junto ao pessoal do cliente sob exame".

''Não, exceto quando solicitado pelo cliente", foi a reposta obtida ao se perguntar se tem sido prática a confecção posterior de fluxogramas ideais para corrigir as falhas encontradas nas rotinas examinadas.

As vantagens que os fluxogramas de sistemas podem proporcionar ao auditor na fase de auditorIa preliminar são assim resumidas pelo entrevistado: planejamento do trabalho mais eficiente, principalmente levando-se em consideração os seguintes aspectos:

• normas e procedimentos de controles adotados pelo cliente; e
• volume e complexidade de suas transações.

C. Uso das técnicas de auditoria analítica para avaliar a precisão e efetividade do sistema contábil e respectivos controles internos

"Sim", foi a resposta obtida ao se perguntar ao entrevistado se ele acredita que somente um amplo entendimento dos elementos que compõem a estrutura de controle interno dá condições para que o auditor possa determinar a eficiência e eficácia dos sistemas e rotinas mantidos pelo cliente.

A empresa afirma que determina a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles internos pertinentes para planejar os procedimentos de auditoria das demonstrações contábeis em sua natureza e extensão. Para esta finalidade, utiliza as técnicas de auditoria analítica.

Para determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles respectivos, bem como a decisão de testá-los, a empresa adota os seguintes procedimentos:

• revisão dos papéis de trabalho do ano anterior;
• testes de procedimentos limitados;
• exames dos fluxogramas de sistemas respectivos; e
• determinação dos procedimentos de auditoria em schedule, ou planejamento do trabalho.

Ao definir a natureza, época oportuna e extensão dos procedimentos de uma auditoria das demonstrações contábeis do fim do ano, a empresa afirma que calcula a confiabilidade desejada

Por outro lado, o grau de confiança nos controles e a decisão de testá-los, segundo esta empresa, são "determinados de maneira geral sobre as demonstrações contábeis mediante a_aplicação de testes de aderência e substantivos mais aprofundados naquelas áreas que apresentem fraquezas"

A empresa destaca como fatores que mais têm influenciado, na prática, a determinação da confiabilidade n0S controles das empresas auditadas, os seguintes:

• inobservância das normas e procedimentos estabelecidos;
• descontinuidade das normas e procedimentos estabelecidos; e
• falta de treinamento do pessoal de operação e gerência de sistema.

Perguntou-se ao entrevistado se, na sua opinião, levando-se em consideração os fatores acima, seria possível determinar a precisão e efetividade do sistema contábil e dos controles respectivos sem a utilização das técnicas de auditoria analítica, e a resposta foi "sim". Porque com a aplicação de técnicas alternativas (questionários e memorando), apesar de menos eficientes, é possível desempenhar essa tarefa.

Na opinião desta empresa, o "alto custo na elaboração de fluxogramas" é a problemática que mais dificulta a utilização das técnicas de auditoria analítica.

A informante afirma que além das técnicas de auditoria analítica utiliza os "memorandos descritivos" como ferramenta de auditoria para avaliar precisão e efetividade do sistema contábil e dos respectivos controles, com base no resultado dos programas de testes de transações.

Ainda segundo a entrevistada, a utilização dos memorandos descritivos é inevitável nos "exames realizados em pequenos ambientes da estrutura da empresa e com controles sob a responsabilidade direta da gerência superior"

D. Procedimentos da auditoria analítica

Para fazer uma revisão preliminar dos sistemas de controles de um cliente, a entrevistada adota os seguintes procedimentos:

• determinação das principais operações;
• apuração das normas estabelecidas para o controle dessas operações; e
• identificação do perfil do sistema e de seus principais eventos.

Para a obtenção .de bons resultados, quando da avaliação do sistema contábil e dos respectivos controles internos de um cliente, a empresa confirma serem fundamentais os seguintes passos:

• emissão do documento;
• remessa do documento;
• recepção do documento;
• registro das operações; e
• arquivamento dos documentos

O entrevistado afirma que faz o acompanhamento das deficiências observadas durante a auditoria de sistemas dos clientes. Este acompanhamento é feito mediante a implementação das recomendações contidas em relatórios de controle interno emitidos por ocasião da auditoria de sistemas.

A divisão do sistema global em seções lógicas que mais tem facilitado a preparação de fluxogramas de sistemas e a identificação de áreas com problemas de controles, na opinião desta empresa, é a seguinte:

• vendas / contas a receber / recebimentos;
• compras / contas apagar / pagamentos;
• folha de pagamento;
• custos e controles dos estoques; e
• registros contábeis e fiscais.

Segundo esta empresa, os benefícios que o auditor pode obter com essa divisão são:

• cobertura total das operações principais;
• melhor avaliação da lógica e eficácia dos controles; e
• apresentação nas demonstrações financeiras.

A empresa concorda que as técnicas de auditoria analítica podem proporcionar os seguintes benefícios aos auditores, ao examinarem um ambiente que utiliza sistemas de PED:

• ajudam o auditor compreender melhor uma variedade de inter-relacionamentos de controles internos contábeis complexos;
•  facilitam a identificação de área com fraquezas potenciais e de riscos decorrentes do uso de PED;
•  melhor representação do sistema que está em ação, bem corno mais precisão e clareza no registro das informações obtidas a respeito do sistema; e
• auxiliam o auditor a melhor visualizar mudanças ocorridas no sistema de processamento de um exercício para o outro, e facilitam a familiarização do auditor com os negócios da empresa auditada.

As técnicas de auditoria analítica são utilizadas com sucesso em todas as quatro principais áreas operacionais apontadas anteriormente

E. Considerações finais

Ao se interrogar se o uso das técnicas de auditoria analítica pode trazer vantagens adicionais frente ao uso de técnicas alternativas tradicionais numa auditoria contábil, o entrevistado respondeu que "sim", e apontou três dessas vantagens:

• planejamento adequado;
• eficácia dos procedimentos de auditoria escolhidos; e
• treinamento da equipe de auditores

Por sua experiência, o informante afirma que as técnicas de auditoria analítica têm demonstrado serem mais eficientes em empresas: • industriais, com grande diversidade operacional e com uso intensivo de processamento eletrônico de dados

A eficiência (em termos de tempo requerido para testes) das técnicas de auditoria analítica é assim descrita pela entrevistada:

"Possibilidade de dimensionamento· dos testes de transações estritamente necessários às conclusões da auditoria e a consequente emissão do parecer."

Finalmente, o entrevistado diz que nada mais tem a declarar, pois o questionário abordou o assunto de forma transparente e inteligente