MPORTÂNCIA DA DIVISÃO DA EMPRESA EM CICLOS DE TRANSAÇÕES LÓGICOS NUMA ABORDAGEM DE SISTEMAS

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 2 - REVISÃO DA LITERATURA E FUNDAMENTOS TEÓRICOS

2.5 - METODOLOGIA DA AUDITORIA ANALÍTICA

2.5.3 - IMPORTÂNCIA DA DIVISÃO DA EMPRESA EM CICLOS DE TRANSAÇÕES LÓGICOS NUMA ABORDAGEM DE SISTEMAS

O exame dos sistemas do cliente e a preparação de fluxogramas que representam graficamente seu funcionamento sugere a divisão do fluxo global da empresa em ciclos de transações lógicos. Este procedimento visa melhor alcance dos objetivos básicos de controle e melhor identificação dos procedimentos específicos de controles, para cada conta ou classe de transação

Segundo Taylor e Glezen, a classificação dos FLUXOS GLOBAIS em ciclos de transações, frequentemente enfatizada pelas firmas de auditoria, é a seguinte: (51)

1. Ciclo de Tesouraria, que inclui os seguintes tipos de eventos econômicos:

A - fundos recebidos de sócios e créditos de acionistas;
B - fundos investidos temporariamente até o necessário para produzir

2. Ciclo de Consumo, que inclui os seguintes tipos de evento econômicos:

A - mercadorias e serviços adquiridos de fornecedores e empregados em troca de obrigações a pagar;
B - Obrigações pagas a fornecedores e empregados

3. Ciclo de Conversão, que inclui os seguintes tipos de eventos econômicos:

A - inversão de recursos;
B - utilização de recursos;
C - transformação de recursos

4. Ciclo de Receita, que inclui os seguintes tipos de eventos econômicos:

A - distribuição de recursos por venda em troca de promessas de futuros pagamentos;
B - recebimento por venda de recursos a clientes.

Entretanto, Defliese e outros entendem que a maior parte das atividades de uma empresa pode ser agrupada em três grandes ciclos de transações: (52)

Ciclo de receita - compreende os fluxos de transações relacionadas à geração de receita, funções de recebimento e respectivos controles sobre atividades como ordens de vendas, embarque de mercadorias e recebimento de dinheiro.

Ciclo de compras - corresponde aos fluxos de transações relacionados a compras, pagamentos e respectivos controles sobre (entre outras atividades) pedido e recebimento de compras, contas a pagar, funções de folhas de pagamentos e desembolsos de caixa

Ciclo de produção - refere-se aos fluxos de transações relacionados à produção de mercadorias ou serviços e respectivos controles sobre atividades como manutenção de estoques, transferência de estoques e gastos com mão de obra e despesas gerais para produção.

Observa-se, todavia, que as duas maneiras de divisão das atividades da empresa em ciclos de transações, não são únicas, porém ambas concentram o agrupamento de atividades predominantes ou classes de transações, de forma a facilitar a identificação dás funções associadas a cada classe de transação específica

Segundo Defliese e outros: (53)

A concentração sobre as transações, em vez de sobre os departamentos através dos quais as transações passam, propicia meios convenientes e diretos de avaliar se os controles cumprem os objetivos específicos para os quais foram criados.

Assim, pode-se inferir que o conceito de ciclo de transação pressupõe a existência de um inter-relacionamento entre os objetivos básicos de um sistema de controles contábeis, os ciclos de transações e os procedimentos específicos de controle

Por outro lado, a abordagem conduz à transformação dos "objetivos básicos de controles" em "procedimentos específicos de controle", aplicáveis a cada classe de transações.

As figuras 5 e 6 mostram os objetivos básicos e específicos de controles para transações de vendas a prazo e o relacionamento destes com o ciclo de transações de uma entidade, respectivamente.

A importância da divisão dos fluxos globais em ciclos menores, para a auditoria analítica, deve-se aos seguintes benefícios dela decorrentes:

• facilita a assimilação das informações por um leitor normal
• permite a diagramação do sistema em componentes inteligíveis
• permite melhor identificação dos pontos mais convenientes para a convergência das informações
• possibilita a indicação do nome do departamento, seção ou divisões e de seus responsáveis principais
• facilita a execução da análise do sistema e o acompanhamento das deficiências nele detectadas

Figura 5 - Objetivo de controle para transações de vendas a prazo

Fonte: Traduzida de Defliese, Philip L. et alii. op.cit. p. 283

Figura 6 - O conceito de ciclo

Fonte: Traduzida de Defliese, Philip L. et alii. op.cit. p. 284

Veja em Contabilidade Financeira a Planilha do FLUXO DE CAIXA com correspondente fluxograma.