FLUXOGRAMAS PADRONIZADOS - UMA NOVA ABORDAGEM PARA A AUDITORIA

AUDITORIA ANALÍTICA EM FACE DA AUDITORIA INDEPENDENTE

TÉCNICAS DE AUDITORIA ANALÍTICA UTILIZADAS NO BRASIL - UM ESTUDO DE CASOS

CAPÍTULO 2 - REVISÃO DA LITERATURA E FUNDAMENTOS TEÓRICOS

2.5 - METODOLOGIA DA AUDITORIA ANALÍTICA

2.5.1- FLUXOGRAMAS PADRONIZADOS - UMA NOVA ABORDAGEM PARA A AUDITORIA

• 2.5.1.1 - Vantagens dos fluxogramas para a auditoria
• 2.5.1.2 - Símbolos padronizados e linhas de fluxo
• 2.5.1.3 - Preparação de fluxogramas de sistemas
• 2.5.1.4 - Atualização de fluxogramas

Um processo de auditoria orientado para os sistemas requer a utilização de algum método para documentar as informações obtidas sobre esses sistemas, de modo que sejam facilitadas a comunicação e a compreensão entre os que as utilizam para fins específicos

Segundo Skinner e Anderson: (42)

"O método padronizado de fluxograma ( .. .) é a forma mais concisa de registrar a revisão do sistema realizado pelo auditor. ( ... ) o fluxograma é o instrumento mais eficaz para efetuar a verdadeira análise. Os diagramas mostram claramente o que está acontecendo e oferecem um método fácil para encontrar as deficiências do sistema ou as áreas onde poderiam ser introduzidas melhorias."

Defliese e outros afirmaram que: (43)

"Um fluxograma de sistemas descreve, para cada transação significante, o rumo da transação desde seu início (isto é, o ponto onde a transação entra no sistema) até a atualização do diário geral. Ele fornece de forma conveniente a necessária descrição do sistema para que o auditor possa projetar testes de concordância."

Percebe-se que, dentre uma variedade de informações (evidências) avaliáveis acerca de como o sistema foi projetado para operar, o mais importante é a documentação que deverá ser preparada por ocasião da implementação do projeto do sistema, bem como a documentação de algumas modificações subsequentes que podem ocorrer. Por outro lado, os fluxogramas que os auditores utilizam têm um objetivo diferente daqueles usados pelos analistas, portanto, as técnicas de fluxogramação deverão ser ligeiramente diferenciadas

Existem várias técnicas de fluxogramação que os auditores utilizam para demonstrar o modo pelo qual as transações fluem através dos sistemas. As mais comuns são: (44)

• Horizontal - o fluxo de transação é mostrado da esquerda para a direita em cada página, com a extremidade direita de uma página conectando-se com a extremidade esquerda da página seguinte.
• Horizontal por organização - o fluxo é desmembrado da esquerda para a direita por subunidade organizacional. Dentro de cada subunidade, os procedimentos ou operações sequenciais são mostrados verticalmente. O fluxograma geralmente· procede da parte superior esquerda para a base direita de uma página
• Vertical - uma transação flui verticalmente em linhas simples, as quais mostra_m as operações sequenciais que afetam cada transação e os arquivos ou registros que são necessários em cada operação. Uma característica-chave deste tipo de fluxograma é a de que ele mostra a disposição final de cada transação, arquivo ou registro sobre a linha de fluxo.

"A técnica ( ... ) empregada em auditoria analítica é uma forma de fluxogramação horizontal." (45)

Esta técnica apresenta vantagens para os objetivos do auditor em função de que mostra o movimento de documentos e informações contábeis entre empregados e departamentos, o que permite uma visualização imediata da existência, ou não, de uma adequada segregação de funções entre eles e, consequentemente, os auxilia na avaliação do controle interno contábil

2.5.1.1 - Vantagens dos fluxogramas para a auditoria

O fluxograma representa uma das ferramentas mais importantes para o auditor tomar conhecimento dos negócios do cliente e avaliar os sistemas de informações utilizados por ele

Segundo Toyos, as vantagens que os fluxogramas de sistemas podem trazer ao auditor são as que seguem: (46)

a) mostra objetivamente como funcionam na realidade todos os componentes do sistema, facilitando a análise de sua eficiência;

b) substitui com vantagens as técnicas de descrição narrativas e de questionários. A visualização de um processo facilita o exame de seus componentes e suas repercussões. O mecanismo de leitura das outras técnicas é menos claro e mais lento, sendo mais. difícil a localização de deficiências, e tem que vincular parágrafos isolados em narrações geralmente extensas;

c) o uso de símbolos padronizados se converteram em uma linguagem simples e adequada como sistema informativo em si mesmo;

d) qualquer processo, desde o mais simples até o mais complexo, pode ser relatado e descrito;

e) facilita identificar as debilidades e defeitos de um circuito; e

f) possibilita a atualização dos circuitos modificados, mostrando com maior clareza as modificações introduzidas.

Em que pese a essas vantagens, é preciso reconhecer que em muitos casos as informações necessárias à tomada de decisão não podem ser satisfeitas apenas com o uso de fluxogramas; em tais casos, eles podem ser completados com o uso adicional de técnicas descritivas

Assim, verifica-se que o fluxograma de sistemas se constitui numa ferramenta de auditoria muito importante, pois permite descrever convenientemente relacionamentos complexos, visto que ele comunica visualmente os atributos e procedimentos e a sequência em que eles ocorrem. Além disso, os fluxogramas de sistemas proporcionam uma descrição completa do sistema e, portanto, podem ser utilizados com eficácia em:

1) orientação de uma nova equipe de auditoria;

2) definição de áreas de responsabilidade;

3) identificação de procedimentos de controles contábeis-chave;

4) avaliação da eficiência dos procedimentos específicos do sistema

2.5.1.2 - Símbolos padronizados e linhas de fluxo

Há um número significativo de símbolos virtualmente padronizados em termos universais. Devido às características dos fluxogramas destinados aos propósitos da auditoria, muitos símbolos foram modificados e outros criados para tais fins

Tais símbolos revestem-se basicamente de quatro tipos de informações básicas: documentação, arquivamento, processamento e referências

Por outro lado, as linhas de fluxo representam o fluxo de documentos e informações através de um sistema. É importante ressaltar que as linhas de Huxo são desenhadas de forma que as extremidades das linhas toquem os símbolos que devem ser conectados

Apresentamos na figura 4 os símbolos de fuxogramação comumente utilizados para os propósitos da auditoria analítica, bem como o seu significado e uso pelo auditor

Figura 4 - Símbolos de fluxogramação comumente usados para documentar sistemas com processamento manual e computadorizado

Símbolos	Significado e uso
	Documento / relatório: um formulário tal corno urna ordem, requisição, fatura, documento, marca, correspondência, ou cartão de registro. Cópias múltiplas podem ser indicadas por um número circulado colocado no canto inferior ou superior direito de um só documento símbolo.
	Cópias múltiplas podem também ser indicadas, quando desejável, para mostrar a disposição, por múltipla tiragem de documentos símbolos. As cópias para as quais a disposição é indicada devem ser mostradas e numeradas separadamente
	Fita de máquina de somar: fita de máquina de imprimir em rolo de papel contínuo tal corno uma calculadora ou uma máquina de somar ou uma máquina de escrituração mercantil.
	Procedimento manual.
	Controle: urna linha diagonal traçada no interior de um círculo indica que os procedimentos servem corno controle, por exemplo, conferência de cálculo, comparação ou aprovação
	Tomada de decisão: um ponto que determina qual dos dois ou mais procedimentos alternativos devem ser seguidos e apresenta a decisão a ser tomada fora da linha de fluxo para as condições alternativas (por exemplo: o controle é adequado? a fatura foi aprovada? o saldo está vencido?
	Operação: qualquer função de processamento num sistema manual ou computadorizado
	Processo manual
	Conector que indica que vai de um indivíduo ou departamento para fora do sistema, assim como referência cruzada para a página seguinte do fluxograma
	Entrada / saída: dados intermediários ou saída de um sistema computadorizado
	Conector: indica a ligação entre o fluxo médio de registro e a linha de fluxo que estão em notas remissivas pelo uso de caracteres alfabéticos , correspondentes
	Referencial: linha interrompida conectada par alinhamento do fluxo médio dos dados contidos, porém não processados ou transmitidos, mas são referenciados ou avaliáveis durante um processo
	Remoção temporária: indica a média de documentos ou registros equivalentes que tenham sido feitos temporariamente fora da linha de fluxo por conveniência ao fluxogramar o sistema
	Arquivo permanente (P)	Arquivo de armazenagem: se significante, uma letra de designação deve ser inserida dentro dos símbolos para indicar a ordem de arquivamento usada: A: alfabética D: data O: outras (especificar)
	Arquivo temporário (T)
	Arquivo a ser destruído (X)
	Um quadro cortado por uma linha diagonal, traçada do lado superior direito ao lado inferior esquerdo, indica a junção de dois ou mais documentos de uma dada operação Registro de documentos, por processamento eletrônico de dados no razão geral
	Registro de documentos, por processo manual, no livro razão geral (Processo Predefinido)
	Cópia condicional de documentos ou relatórios
	Localização de deficiências
	Terminal: significa entrada ou saída de documentos ou informações contábeis para dentro ou fora do sistema. Mostra a origem de dados ou documentos de fora da empresa (pedido dos fregueses ou confirmação do pedido de compra do fornecedor) e o despacho de correspondência, o despacho de mercadorias, distribuição ou qualquer outra forma de se dispor de documentos ou dados do sistema
	Fim (abandono do sistema)
	Procedimento programado / operação de equipamento off-line
	Terminal de entrada manual em computadores
	Unidade de ostentação visual (controle)
	Elo de comunicação usado para representar a transmissão de informação por meio de comunicação, comumente, uma linha telefônica
	Cartão perfurado	Em desuso
	Fita magnética (bobinas ou cassetes)
	Disco magnético (Armazenamento em computador central)
	Disco mole
	Campo de armazenagem temporária	Diretório TEMP
	Fita perfurada	Em desuso
	Início do processo
	Indicação de nota explicativa
	Sentido de circulação de uma informação
	Sentido de circulação de um documento, pode também indicar geração de documentos
	Armazenagem on-line
	Cilindro magnético	Armazenamento em computador pessoal
	Função de conferência
	Função de classificação de dados ou informações
	Função de cálculo, indicação de importância ou valor
	Esclarecimento: pontas de setas e linhas de fluxo (em alguma ocasião, linhas sólidas são usadas para representar fluxos físicos e linhas pontilhadas para representar fluxos de informação gerados com base em dados levantados por outros procedimentos)

Basicamente, a preparação de fluxogramas que representem o sistema que está em funcionamento compreende três passos fundamentais: coleta de dados e/ou informações sobre o sistema, desenho do fluxograma e revisão do fluxograma

A) Coleta de dados e/ou informações sobre o sistema. A falta de um entendimento completo do sistema que será fluxogramado poderá redundar em fluxogramas errôneos e ambíguos. Por causa disso é fundamental que antes da obtenção de informações sobre o sistema que será fluxograma do seja feita uma definição do mesmo para identificar se ele se compõe, ou não, de diversos subsistemas para tipos diferentes de transações similares

Dentre as principais fontes de informações sobre o sistema contábil de um cliente, destacam-se:

• manuais de procedimentos e políticas da empresa;
• o pessoal da entidade sob exame;
• papéis de trabalho da auditoria do ano anterior; e
• equipe designada para executar os procedimentos

B) Desenho do fluxograma. O principal objetivo que se tem em mente ao desenhar um fluxograma de sistemas é comunicar com clareza, simplicidade e precisão alguma informação sobre um sistema qualquer. O atingimento desse objetivo exige que o auditor tome alguns cuidados e siga os seguintes passos:

•  organização do layout dos elementos do fluxograma de forma apropriada;
• desenho do fluxo dos documentos e informações através de unidades organizacionais e indicação de que os procedimentos estão sendo aplicados aos documentos e informações; e
• indicação dos pontos de controles do sistema, das deficiências ou fraquezas do sistema e da realização de comentários narrativos suplementares, utilizando-se símbolo de referência.

Dessa forma, pode-se deduzir que em fluxogramas de qualquer setor ou área a ser auditada há três elementos essenciais: os documentos e as informações, os procedimentos e as unidades organizacionais que executam os procedimentos

Além disso, é oportuno ressaltar que o desenho de fluxogramas de sistemas in49 clui uma série de regras muito importantes que são referenciadas no quadro A-l do anexo 1 deste trabalho

C) Revisão do fluxograma. O objetivo principal da revisão do fluxograma é assegurar razoavelmente que ele está correto e desenhado de forma clara e concisa, e que os pontos de controle do sistema ou as deficiências foram devidamente identificados

O processo de revisão do fluxograma consiste no acompanhamento de um ou dois documentos, através do sistema, desde sua entrada ou mesmo até a sua saída. Esta técnica, comumente conhecida como walk through, auxilia o auditor a determinar se os fluxos de documentos e das informações estão corretamente desenhados no fluxograma

2.5.1.4 - Atualização de fluxogramas

Anualmente, ou sempre que for necessário, os fluxogramas de sistemas devem ser atualizados. Esta atualização inclui duas alternativas básicas: a modificação do fluxograma existente ou a elaboração de um novo fluxograma

Na modificação de um fluxograma de sistemas já existentes, as páginas a serem alteradas devem ser primeiramente fotocopiadas e as cópias anexadas aos papéis de trabalho do ano anterior. Objetivando facilitar a revisão do fluxograma, um memorando bem resumido da revisão do sistema deve ser escrito, de modo a mostrar as mudanças ocorridas no sistema

Finalmente, é importante salientar que todo fluxograma elaborado ou redesenhado deve ser datado e assinado no canto superior direito pelo seu preparador e revisor