MÉTODO 5S - PROGRAMA DE GERENCIAMENTO PARTICIPATIVO

ADMINISTRANDO A CONTABILIDADE DE CUSTOS

São Paulo, 21/09/2012 (Revisado em 19-02-2024)

Contabilidade de Custos, A eficiência na Administração de Empresas, A Competitividade evitando o Desperdício, Produtividade e Qualidade, Lucratividade e Qualidade, Nacionalismo e Patriotismo, a Fórmula do Milagre Japonês.

1. A CONTABILIDADE DE CUSTOS NO JAPÃO E SEUS REFLEXOS NA ECONOMIA
2. CONHEÇA O MÉTODO 5S - EVITANDO O DESPERDÍCIO
   1. INTRODUÇÃO
   2. EVITANDO O DESPERDÍCIO
   3. COMPETITIVIDADE E QUALIDADE
   4. PRIVILEGIANDO A EFICIÊNCIA E DESPREZANDO O INÚTIL
3. MÉTODO 5S NA GESTÃO DOCUMENTAL - EVITANDO O DESPERDÍCIO DE PAPEL E DE ESPAÇO PARA ARQUIVAMENTO
4. O MÉTODO 5S - GERENCIAMENTO DA PRODUTIVIDADE E DA QUALIDADE - A EXCELÊNCIA EM CONTABILIDADE DE CUSTOS
   1. INTRODUÇÃO
   2. CONCEITOS
      1. CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".
      2. CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".
      3. CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar".
      4. CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde ehigiene".
      5. CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".
   3. OBJETIVOS DO PROGRAMA
      1. REDUÇÃO DE CUSTOS DE PRODUÇÃO
      2. DOUTRINAMENTO DOS TRABALHADORES
      3. MINIMIZANDO CUSTOS E DESPESAS, MAXIMIZANDO AS RECEITAS
5. PLANEJAMENTO E PRÁTICA DOS CONCEITOS
   1. A REDUÇÃO DOS CUSTOS DE PRODUÇÃO - EVITANDO OS GASTOS SUPÉRFLUOS
      1. SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO
      2. SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO
      3. SEISO - SENSO DE LIMPEZA
      4. SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
      5. SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA
   2. DICAS PARA A PRÁTICA DO MÉTODO 5S
   3. ESTOQUES E UTENSÍLIOS DE TRABALHO
6. ROTEIRO SUGESTIVO PARA IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO 5S
   1. Etapa: Equipe de implantação
   2. Etapa: Planejamento
   3. Etapa: Fotos e registros
   4. Etapa: Reunião
   5. Etapa: Implantação
   6. Etapa: Acompanhamento
7. CUSTO DE IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO 5S
8. IDEIAS PRINCIPAIS DO MÉTODO 5S
9. A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE DE CUSTOS

Por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador deste COSIFE

Veja também:

1. A Contabilidade de Custos no Japão e seu Reflexo na Economia
2. A Teoria de Fayol Aplicada à Contabilidade de Custos
3. Como Quebrar uma Empresa
4. A Contabilidade de Custos no Japão e seu Reflexo na Economia
5. Contabilidade de Custos - Lucratividade, Rentabilidade, Formação de Preços ao Consumidor
6. Contabilidade Gerencial - Administração de Recursos Humanos e Operacionais
7. Contabilidade Financeira - Gerenciamento do Fluxo de Caixa

Texto compilado por Américo G Parada Fº - Contador - Coordenador do COSIFE com base em pesquisa na internet.

1. A CONTABILIDADE DE CUSTOS NO JAPÃO E SEUS REFLEXOS NA ECONOMIA

Vejamos inicialmente as razões que levaram os japoneses a desenvolverem o Método ou Programa de Gerenciamento Participativo que ficou conhecido pela sigla 5S.

Conforme foi explicado no texto denominado A Contabilidade de Custos no Japão e seu Reflexo na Economia, aquele país sempre enfrentou grandes adversidades em razão de sua situação geográfica que é acometida (atacada) por terremotos, maremotos (tsumani) e erupções vulcânicas em terra firme e nas suas profundezas marítimas.

Além das mencionadas adversidades geofísicas, aquele país oriental do "sol nascente" (onde o dia começa) tem grande densidade demográfica. Tem população pouco inferior a do Brasil comprimida em território muitas vezes menor que o brasileiro. Na falta de grandes extensões de terras cultiváveis, ao contrário do que acontece no Brasil, no Japão é explorada a pesca em larga escala como forma de obtenção de alimento.

Outra adversidade japonesa está no fato de ser um país pobre em reservas minerais, o que o transformou em mero fornecedor de mão de obra humana às suas indústrias que utilizam matérias-primas quase que exclusivamente importadas. Isto também eleva seus custos de produção porque as matérias-primas viajam milhares de quilômetros pelos oceanos até chegarem às indústrias japoneses. Depois de exportados, os produtos japoneses novamente atravessam os oceanos, pagando elevados fretes.

Então, como os salários dos trabalhadores japoneses são altos, há a necessidade de sensível aumento da produtividade e da qualidade de seus produtos. A produtividade foi aumentada com a introdução da robótica e a qualidade com tecnologia. Como somente isto não bastasse, foi necessária a implantação de rígidos programas para evitar o desperdício, para que fosse possível a redução dos custos de produção. E, assim, foi possível melhorar a competitividade dos produtos japoneses no mercado internacional.

Como mesmo assim os custos japoneses ainda são elevados, principalmente em razão dos constantes cataclismos e das demais adversidades citadas, para competir com preços menores no mercado internacional,foi necessária uma política monetária que privilegia a forte desvalorização da moeda local (o Iene).

Em razão dessa artificial desvalorização monetária, os exportadores japoneses recebem do governo o dinheiro suficiente para cobrir seus elevados custos de produção. Essa maior oferta de dinheiro aos exportadores gera um sensível aumento do meio circulante. Para evitar uma provável inflação, a teoria econômica recomenda a retirada ou recolhimento desse excesso de meio-circulante.

Assim sendo, o governo japonês emite títulos públicos, cujo montante da dívida interna gerada já ultrapassa a duas vezes o seu PIB - Produto Interno Bruto. Para que o país não quebre, não chegue à insolvência (bancarrota), a taxa de juros paga aos capitalistas é extremamente baixa, ao contrário do praticado no Brasil em tempos passados.

Embora a nossa taxa de juros ainda seja relativamente alta quando comparada com a paga pelo Japão e pelos demais países desenvolvidos,atualmente aqueles países enfrentam problemas econômicos bem mais graves do que os enfrentados pelo Brasil de outrora.

Como a forte desvalorização da moeda japonesa praticamente inviabiliza a importação de produtos supérfluos, o Japão tem reservas monetárias (superávits no Balanço de Pagamentos) que chegam a15% do seu PIB, aproximadamente 7,5% de sua dívida interna.

Diante desse descompasso econômico, que se perpetua desde o fim da 2ª Guerra Mundial, houve a necessidade do desenvolvimento de um método rígido e estratégico, chamado de "5S", que nitidamente se baseia nas Teorias de Henri Fayol (*1841 †1925),um dos grandes mestres da Administração.

Porém, as teorias de Fayol foram aprimoradas pelos japoneses e transformadas em método diretamente ligado à contabilidade de custos, que visa primordialmente a redução dos custos de produção. Para redução desses custos, também concorre o grande combate ao desperdício e a eterna busca de melhores índices de produtividade, aliada ao aumento da qualidade científica dos produtos exportados como novidade tecnológica.

Com os sensíveis incentivos à pesquisa científica e tecnológica, grande parte dos japoneses dedica-se ao invento ou à descoberta de modernidades, muitas vezes de utilidade duvidosa, que são produzidas e exportadas para o mundo inteiro. Assim os japoneses conseguem manter o seu superávit na balança comercial do seu Balanço de Pagamentos.

Enquanto os japoneses, com suas tradições nacionalistas e patrióticas,buscavam e continuam buscando soluções para darem continuidade à larga produção em território pátrio, o empresariado norte-americano e europeu, totalmente imediatista e apátrida,transferia suas indústrias para países asiáticos em que a mão de obra é extremamente barata a ponto de o trabalhador ser qualificado como explorado em regime de semiescravidão.

Dessa forma, os japoneses continuaram a exportar produtos industrializados, enquanto os citados países desenvolvidos do ocidente chegaram à bancarrota porque nada mais tinham para exportar. Afinal, suas grandes indústrias fugiram ou mudaram-se para os chamados paraísos fiscais industriais.

Tal como acontece com os países, para que os resultados positivos ou negativos sejam mensurados, também nas empresas faz-se necessária a implantação de uma perfeita contabilidade de custos, que os administradores de empresas e os economistas não mencionam, mas que está implícita nas teorias de Fayol e no Método 5Sdesenvolvido pelos japoneses.

Conheça, então, como aconteceu o milagre japonês que, apesar das adversidades, evitou a bancarrota mediante a utilização do Método 5S para reduzir os seus custos de produção e assim manter o montante de suas exportações acima do de suas importações.

2. CONHEÇA O MÉTODO 5S - EVITANDO O DESPERDÍCIO

1. INTRODUÇÃO
2. EVITANDO O DESPERDÍCIO
3. COMPETITIVIDADE E QUALIDADE
4. PRIVILEGIANDO A EFICIÊNCIA E DESPREZANDO O INÚTIL

A FIOCRUZ- Fundação Oswaldo Cruz, num explicativo denominado "CONHEÇA O MÉTODO 5S" publicado na internet, que poderia ter como subtítulo "EVITANDO O DESPERDÍCIO DE PAPEL E DE ESPAÇO PARA ARQUIVAMENTO", apresentou o seguinte texto em caractere itálico,com subtítulos, comentários e anotações em azul por Américo G Parda Fº - Contador - Coordenador do COSIFE.

2.1. INTRODUÇÃO

O Método 5S é um Programa de Gerenciamento Participativo que objetiva criar condições de trabalho adequadas a todas as pessoas em todos os níveis hierárquicos da organização.

É considerado como uma filosofia desenvolvida através de cinco conceitos básicos resultando em uma espécie de organização padronizada. Este programa é associado à gestão da qualidade total nas empresas [que deve estar aliada a uma perfeita contabilidade de custos].

Foi inicialmente aplicado nas indústrias japonesas a partir da década de 1950. No Brasil sua aplicação deu-se por volta dos anos 1990.

A sigla 5"S" deriva das iniciais de cinco palavras japonesas:

1. SEIRI, senso de Utilização [classificar o que for utilizável, desfazer-se do inútil, reciclar de materiais descartados]
2. SEITON, senso de Ordenação [organização logística; transporte ou distribuição, arquivamento ou armazenamento, estocagem e almoxarifado]
3. SEISO, senso de Limpeza [saúde e higiene; evitando doenças, privilegiando a qualidade do produto final,necessidade de saneamento básico]
4. SEIKETSU, senso de Saúde [padronização dos cuidados a serem observados com a saúde e com o manuseio de materiais; padronização dos processos de produção,  manutenção e conservação de máquinas e instalações, assistência técnica, socorro e outras emergências]
5. SHITSUKE, senso de Autodisciplina [racionalização de espaços, organização das rotinas privilegiando a praticidade, encurtando caminhos e tempo,buscando a extrema produtividade]

2.2. EVITANDO O DESPERDÍCIO

O método denominado “5S” tem o objetivo de reestruturar os ambientes de trabalho buscando a eliminação dos desperdícios.

2.3. COMPETITIVIDADE E QUALIDADE

Por meio deste método as indústrias conseguiram uma maior competitividade no mercado [internacional].

2.4. PRIVILEGIANDO A EFICIÊNCIA E DESPREZANDO O INÚTIL

O foco principal deste sistema é melhorar a eficiência através da eliminação de materiais inúteis e de processos desnecessários [com a simplificação de rotinas e métodos].

Deve ser estabelecido nos ambientes de trabalho o que deve ser mantido, onde e como.

A organização também deve ser entendida como uma contribuição para a saúde física e mental dos trabalhadores responsáveis pelas atividades das empresas.

Não existirá saúde física e mental nos trabalhadores(qualidade de vida), se os salários recebidos apenas permitirem a moradia em favelas (guetos ou comunidades sem saneamento básico, sem escolas e sem assistência médica universalizada).

3. MÉTODO 5S NA GESTÃO DOCUMENTAL

3.1. EVITANDO O DESPERDÍCIO DE PAPEL E DE ESPAÇO PARA ARQUIVAMENTO

O texto publicado pela FIOCRUZ refere-se especificamente à aplicação do Método “5S” na gestão dos documentos hábeis tão necessários às entidades com ou sem fins lucrativos,sejam elas públicas ou privadas. Com comentários e anotações por Américo G Parda Fº - Contador - Coordenador do COSIFe.

Vejamos um resumo de uma das aplicações dos Método 5Spara redução de custos operacionais:

Seiri - Senso de Utilização:

1. O documento é único e desde que ele esteja arquivado em local adequado não é necessário sua reprodução;
2. Imprimir apenas o que for necessário. Muitas informações podem ser acessadas pela internet dispensando sua impressão;
3. Praticar a impressão racional utilizando-se dos dois lados da folha.

Seiton - Senso Ordenação:

1. Evitar acumular documentos e processos sobre mesas, escaninhos, armários, lixeiras e dentro de gavetas. Tão logo cesse o seu uso encaminhá-los ao setor de Arquivo;
2. Identificar no seu setor os locais adequados para cada tipo de documento;
3. Observe os prazos de guarda dos documentos estabelecidos na tabela de temporalidade documental.

Seiso - Senso de Limpeza:

1. Manter os documentos arquivados adequadamente evita o acúmulo de poeiras e micro-organismos que podem prejudicar a saúde do trabalhador.

Seiketsu - Senso de Saúde:

1. Lavar as mãos antes de trabalhar com documentos para não contaminá-los e após para evitar contágio com possíveis micro-organismos;
2. Ter cuidado com materiais metálicos que podem ser utilizados nos documentos evitando machucar-se ao manuseá-lo.

Shitsuke - Senso de Autodisciplina:

Quotidianamente praticar a racionalização dos espaços e a organização dos documentos pensando sempre na praticidade de realizar as tarefas diárias.

Vejamos agora o texto publicado pela ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária, que foi indicado por intermédio do texto acima transcrito, publicado pela FIOCRUZ - Fundação Oswaldo Cruz.

4. O MÉTODO 5S - GERENCIAMENTO DA PRODUTIVIDADE E DA QUALIDADE

A EXCELÊNCIA EM CONTABILIDADE DE CUSTOS

1. INTRODUÇÃO
2. CONCEITOS
3. OBJETIVOS DO PROGRAMA

"Versão Preliminar" de texto publicado no site da ANVISA em novembro de 2005. Extraído pelo COSIFE em 20/09/2012. Elaborado e revisado por Giselle Chaia Silva. Pela elaboração deste material didático em caracteres itálicos, a autora agradece a Leonardo Carvalho de Lima, Sérgio Luiz da Silva e Silvania Vaz de Melo Mattos. Aqui com a edição do texto original para colocação de  comentários e anotações em caracteres normais por Américo G Parada Fº - Contador  - Coordenador do COSIFe. Como a ANVISA não se dignou a publicar a versão definitiva do presente documento, entende-se que o mérito ou crédito pelo trabalho publicado cabe apenas a quem elaborou e revisou a versão preliminar.

4.1. INTRODUÇÃO

A gestão da Qualidade é primordial para o estabelecimento e sobrevivência de uma instituição e para viabilizar o controle de atividades, informações e documentos. A meta é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmica para que o solicitante fique satisfeito.

Sem um perfeito controle administrativo, e principalmente sem um perfeito controle contábil, grande parte dos empreendimentos empresariais fecha suas portas em apenas 3 anos de vida, principalmente quando são empreendimentos de micro, pequeno e médio portes.

Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas para implantar o Sistema  da Qualidade total numa empresa ou instituição é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade. Porém, este programa implantado sozinho, somente ele, não assegura o Sistema da Qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade,com estreito acompanhamento contábil, através da implantação de uma perfeita contabilidade de custos.

O Programa 5S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e órgãos,  inclusive em residências, pois traz benefícios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condições de trabalho, saúde. higiene e traz eficiência e qualidade.

De acordo com experiências de empresas que já implantaram o programa, a “chavedo sucesso” não é somente a aplicação dos conceitos, mas a mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitação de que cada um deles é importante para  melhorar o ambiente de trabalho, a saúde física e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade.

Sobretudo, é preciso viabilizar e avaliar os custos em contrapartida com os rendimentos envolvidos.

O conceito do Método 5S e as palavras surgiram no Japão, onde cada um  destes conceitos começa com a letra “S”, por isso o método ser chamado 5S.  Apesar disto, houve adaptação dos conceitos para a língua portuguesa, assim  como adaptação em outros países que desenvolveram programas semelhantes  para aprimorar a qualidade.

Mas é importante lembrar que implantar o programa não é apenas traduzir os termos e estudar sua teoria e seus conceitos.

Sua essência é mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal, inclusive quanto ao controle contábil de todos os procedimentos envolvidos.

4.2. CONCEITOS

O Método "5S" foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas  empresas.

Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra  Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade [que se caracteriza pela total desorganização estrutural e conjuntural]. Além disso, havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação e uma “limpeza”.

O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produção para ser compatível com o mercado mundial

Sobre as adversidades enfrentadas pelo Japão, que levaram os seus estudiosos a buscarem a máxima redução de custos, combatendo o desperdício em benefício do aumento da competitividade e da qualidade do produto final, veja o escrito pelo coordenador deste site do COSIFe no início desta página.

O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da Qualidade.

Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes diferentes: “Teoria da Escova” e “House Keeping”, respectivamente; mas a ideia é a mesma - sempre buscar o Sistema da Qualidade Total com expressiva redução dos custos de produção em prol da competitividade.

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S". Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.

Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela Fundação Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos são:

• 1º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO
  • CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".
• 2º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO
  • CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".
• 3º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA
  • CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar".
• 4º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
  • CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene".
• 5º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA
  • CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

4.3. OBJETIVOS DO PROGRAMA

1. REDUÇÃO DE CUSTOS DE PRODUÇÃO
2. DOUTRINAMENTO DOS TRABALHADORES
3. MINIMIZANDO CUSTOS E DESPESAS, MAXIMIZANDO AS RECEITAS

4.3.1. REDUÇÃO DE CUSTOS DE PRODUÇÃO

Baseado em sua própria elaboração, o Método 5S visa a combater eventuais perdas e desperdícios nas empresas e indústrias; educar a população e o pessoal envolvido diretamente com o método para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produção.

4.3.2. DOUTRINAMENTO DOS TRABALHADORES

É importante a alteração no comportamento e atitudes do pessoal [trabalhadores]. A conscientização dos integrantes da importância dos conceitos e de como eles devem ser usados facilita a implantação do programa.

A abordagem do programa deve ser aplicada como hábito e filosofia, não apenas no ‘house keeping” ( cuidar da casa).

4.3.3. MINIMIZANDO CUSTOS E DESPESAS, MAXIMIZANDO AS RECEITAS

Deste modo, o 5S auxiliará na reorganização da empresa, facilitará a identificação de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente de trabalho para os membros da equipe.

Cada fase é intimamente ligada à outra, sendo também um “pré-requisito” para a consolidação da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fácil dar continuidade à implantação do método. Consequentemente, haverá consolidação do Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor.

É importante destacar que, se a aplicação do método não for levada a sério, gerará prejuízos financeiros e operacionais. Por isso é de suma importância a auditoria e o controle de todo o processo através da contabilidade de custos.

5. PLANEJAMENTO E PRÁTICA DOS CONCEITOS

1. A REDUÇÃO DOS CUSTOS DE PRODUÇÃO - EVITANDO OS GASTOS SUPÉRFLUOS
2. DICAS PARA A PRÁTICA DO MÉTODO 5S
3. ESTOQUES E UTENSÍLIOS DE TRABALHO

5.1. A REDUÇÃO DOS CUSTOS DE PRODUÇÃO - EVITANDO OS GASTOS SUPÉRFLUOS

De acordo com o conceito japonês de máxima redução de custos, pode-se eliminar o desperdício, e consequentemente o custo extra[supérfluo] também, nestas cinco fases que ajudarão também a implantar o Sistema da Qualidade.

• 1º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO
• 2º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO
• 3º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA
• 4º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
• 5º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável [redução de custos operacionais]. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada [pela contabilidade de custos] para facilitar as operações.

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

1. o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho
2. o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho
3. o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho
4. o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado
5. o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho

Vantagens:  [redução de custos operacionais, que aumentarão a competitividade e os lucros]

1. Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento,  transporte e seguros.
2. Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.
3. Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.
4. Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.
5. Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.
6. Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal

Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se “bloqueio de causas” ou ação preventiva [para evitar os custos excessivos, supérfluos e nababescos geralmente despendidos por executivos megalomaníacos].

Veja o texto denominado: Como Quebrar uma Empresa

2º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação,  Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada [visando especialmente a redução de custos através redução do tempo ou dos gastos com a procura e obtenção do desejado].

Nesta fase é importante:

1. padronizar as nomenclaturas
2. usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão
3. guardar objetos diferentes em locais diferentes
4. expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
5. determinar o local de armazenamento de cada objeto
6. onde for possível, eliminar as portas
7. Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.

Vantagens: [redução de custos através redução do tempo de procura ou de obtenção do desejado]

1. Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc
2. Menor necessidade de controles de estoque e produção
3. Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo
4. Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados
5. Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente
6. Melhor disposição dos móveis e equipamentos
7. Facilitação da limpeza do local de trabalho

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.

É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A ideia principal nesta fase é:

“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar" (Henri Fayol [*1841 †1925]).

3º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar"

Também pode ser definido como Senso de Zelo.

Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduz qualidade e segurança.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: [redução de custos operacionais]

1. Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho
2. Evita perdas e danos de materiais e produtos

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a: [participar ativamente, envidando esforços coletivos para redução dos custos operacionais]

1. Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo
2. aprender a não sujar e a eliminar as causas da sujeira
3. definir os responsáveis para cada área de atuação e sua respectiva função
4. manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível
5. Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário
6. Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
7. Não jogar lixo ou papel no chão
8. Dar destino adequado ao lixo, quando houver

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa [com redução dos custos com a propaganda institucional de novos métodos empregados, que são necessários para encobrir descuidos, erros ou falhas passadas].

4º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene"

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida também da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade.

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas:

1. ter os três "S" previamente implantados
2. capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente
3. eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos [redução de custos operacionais]
4. humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica
5. difundir material educativo sobre a saúde e higiene[redução de custos com doenças contraídas em razão da insalubridade ou contaminação do ambiente de trabalho]
6. respeitar os colegas como pessoas e como profissionais
7. colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega
8. cumprir horários
9. entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil[para aumentar a produtividade, que gerará lucros extraordinários]
10. não fumar em locais impróprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matérias de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente da disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado.

As vantagens são:

1. melhor segurança e desempenho do pessoal [menor custo com sinistros ou com acidentes de trabalho]
2. prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente[redução de custos com indenizações por danos causados por doença oriunda do trabalho em condições insatisfatórias]
3. melhor imagem da empresa internamente e externamente [redução de custos com propaganda institucional,principalmente quando a empresa é acusada de desprezar os direitos sociais dos trabalhadores]
4. elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho [aumento da produtividade com redução do custo final da produção; o trabalhador passa a trabalhar com afinco, aferro, perseverança]

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).

Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor.

É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.

A displicência na implantação do método pode gerar irrecuperáveis prejuízos operacionais, porque todo esse processo envolve gastos(dispêndio de recursos financeiros). Portanto, se não for alcançado o objetivo predeterminado, que é o da redução de custos de produção, todo o tempo e o dinheiro aplicado será automaticamente transformado em prejuízo operacional.

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5S num modo de vida".

Atitudes importantes:

1. Usar a criatividade no trabalho, nas atividades
2. Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho
3. Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas
4. Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5S
5. De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre buscando a melhoria. A autodisciplina requer a consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da qualidade é essencial.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:

1. Reduz a necessidade constante de controle
2. Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação
3. Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.
4. Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
5. Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc.

A interrupção de um positivo método de austeridade administrativa e operacional, que tenha sido recentemente implantado, ou mesmo o desleixo operacional que resulte na sua desativação, poderá tornar todo o processo inútil, com a geração de prejuízos irreversíveis que serão transformados em aumento dos custos operacionais, como a consequente diminuição da competitividade anteriormente alcançada.

Se os concorrentes tiverem preços menores, fatalmente a empresa chegará à falência em relativo espaço de tempo, justamente por abandonado a austeridade administrativa e ter cedido à insana megalomania de certos dirigentes.

Foi o que aconteceu com importantes empresas norte-americanas, cujos executivos e controladores passaram a fraudar a contabilidade, mediante a redução artificiosa de custos ou mediante a artificiosa contabilização de lucros em paraísos fiscais. Na verdade, além de não terem aumentado seus lucros, aumentaram seus gastos de forma nababesca ou megalomaníaca, o que provocou a falência de vários conglomerados empresariais.

5.2. DICAS PARA A PRÁTICA DO MÉTODO 5S

O departamento contábil deve fiscalizar (controlar,auditar) todos os custos inerentes à implantação do programa e os resultados financeiros obtidos depois da sua implantação, comparando-os com os resultados operacionais anteriores à implantação.

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível.

Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo:

1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?
2. O que pode ser útil para outro setor?
3. O que pode ser consertado?
4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o tempo?

Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.

Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares. Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que se refere a organização e identificação de :

1. laudos
2. relatórios
3. atas
4. documentos em geral
5. pareceres
6. dados estatísticos
7. arquivos e pastas de documentos.

Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de ações ou documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário.

Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do outro.

Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser melhorado.

5.3. ESTOQUES E UTENSÍLIOS DE TRABALHO

O sistema contábil deve permitir o perfeito controle e a perfeita administração dos estoques, inclusive possibilitando o perfeito gerenciamento dos custos das compras, de armazenamento, das vendas e da distribuição ou entrega do de foi vendido, assim como dos créditos tributários,avaliando os casos de perdas fortuitas, desfalques e demais danos aos bens e peças de reposição, matérias-primas, mercadorias ou produtos armazenados.

Para haver corretas armazenagem, organização e identificação, devem ser feitas algumas perguntas:

1. É possível reduzir os estoques?
2. O que está à mão precisa mesmo estar ali?
3. Os nomes das coisas estão padronizados?
4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?
5. O que é necessário está à mão?

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos, etc.

Compartilhe ideias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.

O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:

1. Apresentação dos funcionários devem se apresentar com boa aparência usando trajes limpos, não rasgados.
2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas demarcando as áreas de circulação.
3. Higiene = O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos. Deve estar livre também de materiais / equipamentos que provoquem contaminação química.

O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de segurança ( onde aplicáveis), para garantir a integridade física.

É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e utensílios.

As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre os funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fácil.

Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem de estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.

A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa da próxima.

A fase de autodisciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia e com suas atividades. Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manutenção da qualidade.

Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços, segurança no local de trabalho e incentivo à capacidade criativa.

6. ROTEIRO SUGESTIVO PARA IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO 5S

1. Etapa: Equipe de implantação
2. Etapa: Planejamento
3. Etapa: Fotos e registros
4. Etapa: Reunião
5. Etapa: Implantação
6. Etapa: Acompanhamento

1ª etapa: equipe de implantação

Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

Para não seja cometida a mesma falha de grande parte dos administradores (os tais executivos autodidatas), procure a orientação do responsável pela contabilidade, tendo em vista como primordial a redução de custos operacionais da empresa. Sem essa redução de custos a implantação do Método 5S torna-se inútil. Ou seja, se na empresa não existir uma perfeita contabilidade de custos, ela deve ser implantada antes da implantação do Método5S.

2ª etapa: Planejamento

Equipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação, determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

Todos os participantes devem ter conhecimento de que entre as razões da implantação desse método está a da redução de custos operacionais com o intuito de redução do preço de comercialização dos produtos junto ao consumidor final, aumentando a competitividade da empresa no mercado nacional e internacional, o que poderá gerar maiores lucros operacionais e consequentemente melhores condições de vida e de trabalho para os funcionários e operários.

3ª etapa: Fotos e registros

É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente por que pertencem a áreas diferentes na empresa.

Isto significa que antes a implantação do método 5S,por intermédio da contabilidade de custos, devem ser apurados os custos de produção vigentes. Depois da implantação do método 5S, os novos custos de produção serão comparados com os anteriores para que se possa mensurar os efeitos positivos ou negativos não somente no acontecido visualmente como também e principalmente no que se refere à maior ou menor lucratividade dos produtos vendidos e no que concernente à maior ou menor rentabilidade do capital investido em todo o processo produtivo.

4ª etapa: Reunião

A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.

Na verdade, se a empresa não tiver uma perfeita contabilidade de custos, a primeira pessoa a ser procurada deve ser o contador responsável pela escrituração contábil. Primeiramente ele deverá implantar toda a estrutura da contabilidade de custos para depois ser implantado o Método 5S.Se não for feito desta forma, depois será impossível saber quais foram os reais benefícios ou as reais melhorias implantadas na empresa, relativamente ao efetivo aumento de lucros e o consequentemente aumento de sua competitividade.

5ª Etapa: Implantação

Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável,que se realizará depois da implantação da contabilidade de custos, o programa começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte,inclusive no que se refere à contabilização para mensuração dos custos de implantação do Método 5S.

6ª Etapa: Acompanhamento

A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de implantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados, conforme a orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientações.

O ideal é que a equipe [, por intermédio da contabilidade de custos e com o auxílio do contador, analise os balancetes mensais, comparando-os com os dados dos meses anteriores. Esse] acompanhamento mensal[é necessário] para [que se possa] verificar os benefícios [alcançados pelos trabalhadores], [a melhoria dos eventuais] resultados [operacionais - lucratividade e rentabilidade],[a real necessidade das] mudanças [estruturais e conjunturais implantadas]. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio.

Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Em contabilidade é sempre levada em consideração a materialidade financeira do problema encontrado. Não se pode gastar, por exemplo, R$ 1.000,00 mensais para controlar um estoque de material de expediente que gere apenas R$ 1.000,00 de gasto mensal. Isto significaria dobrar o preço de custo do material de expediente utilizado. Portanto, não basta implantar formas de controle, é preciso saber se há viabilidade econômica para se efetuar esse controle.

Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado.

A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar reuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação em sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempre implantado.

Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, deve ser periódico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito.

Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e harmonização da equipe.

7. CUSTO DE IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO 5S

Se os custos são pequenos ou altos, ou simplesmente viáveis, só a contabilidade de custos determinará.

O custo para a implantação do programa [geralmente] não é [tão alto quanto os salários dos executivos ou dos administradores causadores de falências como as acontecidas nos Estados Unidos e em outros países desenvolvidos] e os recursos podem ser alocados do orçamento da empresa ou do setor.

De acordo depoimentos de instituições em que [...] o método já foi implantado ou está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens.

Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da equipe, da estrutura física e da situação atual da empresa.

Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores serão [o] tempo e [os] gastos [necessários para implantação do Método 5S].

8. IDEIAS PRINCIPAIS DO MÉTODO 5S

1. "Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse."
2. “Os três primeiros S, ou seja, as 3 primeiras fases são a base para o sucesso da implantação do programa.”
3. “Ordenar é identificar.”
4. “O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”
5. “Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”
6. “Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”
7. “ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”

9. A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE DE CUSTOS

Como pôde ser observado na leitura do texto acima, a contabilidade foi totalmente desprezada pelos idealizadores e administradores do Método 5S, assim como vêm desprezando os seus seguidores.

Diante dessa lamentável falha, é preciso destacar que a perfeita mensuração dos custos e benefícios (qualidade do produto final)conseguidos com o Método 5S devem ser obrigatoriamente avaliados por intermédio de uma perfeita CONTABILIDADE DE CUSTOS (qualidade administrativa, operacional e financeira, no sentido de resguardar o patrimônio empresarial).

Sem esse rígido controle contábil não será possível que os administradores do método empregado tenham a certeza da existência dos benefícios relativos à redução de custos que proporcionará um aumento da competitividade empresarial, que obrigatoriamente deve acontecer em consequência da eliminação dos desperdícios, conseguida com a reformulação de rotinas e da cadeia produtiva de modo geral.

Portanto, é preciso que sejam mensurados todos os custos incorridos no processo produtivo antes da implantação do Método 5S e depois de sua implantação.