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RESOLUÇÃO CFC 1.342/2011

RESOLUÇÃO CFC 1.342/2011

Altera o Anexo I e acrescenta o Anexo II à Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs aprovada pela Resolução CFC n.º 1.248/2009 e dá outras providências.

O CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE, no exercício de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a possibilidade de implantação, utilização e conservação de informações arquivísticas em sistemas eletrônicos;

CONSIDERANDO a necessidade de gestão da preservação do patrimônio arquivístico digital no âmbito do Sistema CFC/CRCs,

RESOLVE:

Art. 1º Ficam classificados, nos termos do Anexo I da Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs, os documentos comprobatórios de caráter histórico.

Art. 2º Ficam instituídos os critérios para a preservação e digitalização de documentos, conforme as diretrizes constantes no Anexo II da Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs.

Art. 3º Caberá ao Conselho Federal de Contabilidade e aos Conselhos Regionais de Contabilidade proceder à digitalização dos documentos assim classificados na Tabela de Temporalidade no âmbito de sua competência.

Art. 4º As diretrizes reguladas nesta Resolução quanto à preservação digital de documentos deverão ser aplicadas somente ao Sistema CFC/CRCs, não servindo de instrumento legal para quaisquer outros órgãos ou entidades públicas.

Art. 5º Esta Resolução entra em vigor a partir da sua assinatura.

Brasília-DF, 15 de abril de 2011
Contador Juarez Domingues Carneiro - Presidente
ATA CFC N.º 949

  • ANEXO I - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFC/CRC
  • ANEXO II - REGRAS GERAIS DE DESCARTE E DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO I

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFC/CRC
CÓDIGO ASSUNTO / DOCUMENTO PRAZO DE GUARDA OBSERVAÇÃO
1 ADMINISTRAÇÃO.    
1.1 Tomada de decisão.    
1.1.1 Reunião de Câmara.    
1.1.1.1Atos Deliberativos (Deliberação). Pelo tempo do processo Eliminar juntamente c/ o processo.
1.1.1.2 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico
1.1.2 Reunião do Conselho Diretor.    
1.1.2.1 Atos Deliberativos (Deliberação). Guarda permanente Valor histórico
1.1.2.2 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico
1.1.3 Reunião Plenária/Presidentes e/ou Presidência do Órgão.    
1.1.3.1 Atos Normativos (Ex. Resolução, Norma, Manual, Diretrizes, Instrução Normativa e de Serviço, Súmulas, Regulamento, Regimento). Guarda permanente Valor histórico
1.1.3.2 Atos Deliberativos (Deliberação). Guarda permanente Valor histórico
1.1.3.3 Atos Dispositivos (Portaria, Decisão). Guarda permanente Valor histórico
1.1.3.4 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico
1.1.3.5 Atos Informativos (Projetos, Planos de Trabalho, Plano de Metas, Ação). Guarda permanente  
1.1.4 Reunião do TRED/TSED.    
1.1.4.1 Atos Deliberativos (Deliberação). Guarda permanente  
1.1.4.2 Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). Guarda permanente Valor histórico
1.1.4.3 Atos Normativos (Ex. Resolução, Norma, Manual, Diretrizes, Instrução Normativa e de Serviço, Súmulas, Regulamento, Regimento). Guarda permanente Valor histórico
1.2 Relacionamento Governamental. Comprovantes Obrigatórios do Manual Administrativo.    
1.2.1 Certidões Negativas. 5 anos após a validade Sugestão: CRCRS
1.2.2 Alvará de Localização e Funcionamento. Enquanto vigora  
1.2.3 Ata de Eleição do Gestor/Termo de Posse. Guarda permanente Valor histórico
1.2.4 Escritura e Planta do Imóvel. Guarda permanente Valor histórico
1.2.5 Declaração de Bens e Rendas dos Gestores e Conselheiros. 10 anos  
1.2.6 Certificado de Registro do Veículo. 2 anos Após a venda.
1.3 Escolha de Dirigentes. Eleição.    
1.3.1 Normas. Diretrizes e Procedimentos Referentes ao Processo Eleitoral. Guarda permanente  
1.3.2 Processo Eleitoral. Resultado. Recurso. (Ex. Processo Eleitoral, Registro de Chapas, Atas, Resultados, Recursos, Termo de Posse). Guarda permanente  
1.3.3 Processamento Eleitoral (Cédulas Eleitorais, Listagens, Sobrecartas, Arquivos Magnéticos). 1 ano  
1.3.4 Apuração de Responsabilidade, Sindicância, Comissão de Inquérito (Processo, Auto, Depoimento, Mandado, Relatório, Parecer). Guarda permanente  
1.3.4.1 Infrações e Penalidades em Mandato Eletivo (Processo, Carta, Defesa, Relatório). Guarda permanente  
1.4 Recursos Documentais.    
1.4.1 Documentação Arquivística.    
1.4.1.1 Normas, Manuais, Procedimentos, Estudos e Projetos de Gestão Arquivística. Guarda permanente  
1.4.1.2 Produção, Levantamento e Fluxo Documental (Inclusive Diagnóstico e Relatórios). Guarda permanente  
1.4.1.3 Política de Acesso aos Documentos.    
1.4.1.3.1 Instrumentos de Pesquisa (Inventários, Guias, Catálogos, Repertórios). Guarda permanente  
1.4.1.3.2 Consultas e Empréstimos (Recibo de Empréstimo). 1 ano Após a devolução.
1.4.1.3.3 Receptação, Tramitação e Expedição de Documentos (Ofícios / E-mails / Memorandos / Cartas de Encaminhamento / Recebimento de Documentos). 2 anos  
1.4.1.4 Destinação de Documentos.    
1.4.1.4.1 Análise, Avaliação e Seleção (Inclusive Processos, Trabalhos, Atas, Pareceres da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos). Guarda permanente  
1.4.1.4.2 Tabelas de Temporalidade e Planos de Classificação. Guarda permanente  
1.4.1.4.3 Eliminação e Descarte de Documentos (Termos, Listagens, Listas, Editais e Processos de Eliminação). Guarda permanente  
1.4.1.4.4 Transferência e Recolhimento ao Arquivo Central, Termos, Relações e Recibos de Transferência / Recolhimento). Guarda permanente  
1.5 Contabilidade e Financeiro.    
1.5.1 Fluxo de Recursos Financeiros. Execução Financeira - Receitas e Despesas.    
1.5.1.1 Movimento Diário, Inclusive Documentação Respectiva, Balancete Mensal e Cota Parte. 10 anos A contar da aprovação de contas.
1.5.1.2 Livros Contábeis. Guarda permanente Valor histórico
1.5.1.3 Processos de Redução, Isenção, Parcelamentos de Multas e Anuidades. 10 anos A contar da aprovação de contas.
1.5.2 Fluxo Orçamentário, Auditoria e Prestação de Contas.    
1.5.2.1 Processos (Orçamentário, Créditos Adicionais, Criação de Fundos Especiais). 10 anos A contar da aprovação de contas.
1.5.2.2 Auditoria (Relatório, Parecer e Outros). 10 anos A contar da aprovação de contas.
1.5.2.3 Prestação de Contas do Exercício (Processo, Parecer, Relatórios). Guarda permanente  
1.5.2.4 Auxilio Financeiro. Empréstimo ao Regional. Reembolso. 5 anos  
1.5.3 Fundo de Integração e Desenvolvimento da Profissão Contábil (FIDES).    
1.5.3.1 Reunião do Comitê Gestor do Fundo de Integração e Desenvolvimento da Profissão Contábil (COFIDES).    
1.5.3.1.1 Atas. Guarda permanente Valor histórico
1.5.3.1.2 Projetos e Planos de Trabalho. 10 anos  
1.5.3.1.3 Prestação de Contas. Guarda permanente  
1.5.4 Órgãos Responsáveis por Recolhimento e Recebimento de Tributos - Fisco (Receita Federal, Secretarias de Fazenda). 5 anos  
1.5.4.1 Informações e Solicitações - Declaração Integrada de Informações Econômicas da Pessoa Jurídica (DIPJ). 5 anos  
1.6 Recursos Humanos.    
1.6.1 Regulamento de Pessoal. Manual. Regimento. Normas. Enquanto vigora  
1.6.2   10 anos Após o término.
1.6.3 Fluxo. Movimentação de pessoal.    
1.6.3.1 Concurso Público (Processo do Concurso - Elaboração, Edital, Resultado e Publicação de Resultado). Guarda permanente  
1.6.3.1.1 Provas e Exames. 5 anos Após a homologação do concurso. (CRCRS)
1.6.3.4 Assentamentos. Pastas. Dossiês. Prontuários Funcionais.    
1.6.3.4.1 Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Recondução, Reintegração. Guarda permanente  
1.6.3.4.2 Demissão, Rescisão, Contratual (Inclusive, Aviso Prévio, Carta com Pedido de Demissão, Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho, Seguro Desemprego-Comunicado de Dispensa). Guarda permanente  
1.6.3.4.3 Ficha / Livro de Registro de Empregados. Guarda permanente  
1.6.4 Direitos, Benefícios, Auxílios e Vantagens.    
1.6.4.1 Auxílios (Formulário para Concessão de Vale-Transporte, Recibos de Entrega de Vale-Transporte, Refeição / Alimentação). 10 anos  
1.6.4.2 Salário-Família e Termo e Ficha de Responsabilidade para Concessão de Salário-Família. 30 anos  
1.6.4.3 Salário-Maternidade. 30 anos  
1.6.4.4 Pagamentos (Folha de Pagamento, Recibos de Pagamento de Salários, 13º Salário, Férias, Abono Pecuniário e Relação de Depósitos Bancários). Guarda permanente  
1.6.4.5 Férias. Programa Anual de Férias. 2 anos  
1.6.5 Rendimentos. Recolhimentos. Retenções (Comprovantes de Rendimentos e Retenções).    
1.6.5.1 Imposto de Renda - IR (Declaração de Dependentes para Fins de Imposto de Renda, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF, Documento de Arrecadação na Fonte - DARF, etc.). 10 anos  
1.6.5.2 Previdenciários (GFIP (FGTS), SEFIP, Guia de Recolhimento da Previdência Social-GPS, Guia de Recolhimento Rescisório de FGTS e Informações à Previdência Social (GRFC), Retenção dos 11% do INSS). Guarda permanente  
1.6.5.2.1 Comprovante de Entrega da Guia da Previdência Social (GPS) ao Sindicato Profissional. 10 anos  
1.6.6 Informações Sociais.    
1.6.6.1 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). 10 anos  
1.6.6.2 Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). 10 anos  
1.6.7 Saúde, Medicina e Higiene do Trabalho.    
1.6.7.1 Programa de Saúde, Medicina e Higiene do Trabalho. 20 anos  
1.6.7.2 Livro de Inspeção do Trabalho. Guarda permanente  
1.6.7.3 Exames Médicos e Atestados de Saúde Obrigatórios. 10 anos  
1.6.7.4 Comissão Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho (CIPA) (Processos Eleitorais e Atas). 10 anos  
1.6.7.5 Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT). Guarda permanente  
1.6.7.6 Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMET. 10 anos  
1.6.8 Horário de Expediente.    
1.6.8.1 Boletim de Horas Extraordinárias. Guarda permanente  
1.6.8.2 Controles de Ponto. 10 anos  
1.6.9 Desenvolvimento Profissional do Funcionário.    
1.6.9.1 Plano de Cargos, Carreiras e Salários (PCCS). Guarda permanente  
1.6.10 Responsabilidade e Ação Disciplinar.    
1.6.10.1 Processos Administrativos Disciplinares (Inclusive Penalidades Disciplinares). Guarda permanente  
1.7 Recursos Informatizados.    
1.7.1 Planos e Projetos. Enquanto vigora  
1.7.2 Manuais Técnicos e dos Usuários. Enquanto vigora  
1.7.3 Programas, Sistemas e Redes (Inclusive Licenças e Registro de Uso e Compra). Enquanto vigora  
1.8 Recursos Materiais e Patrimoniais.    
1.8.1 Movimentação de Bens.    
1.8.1.1 Controle e Autorização de Movimentação de Bens. 2 anos  
1.8.1.2 Termo de Responsabilidade. 10 anos  
1.8.1.3 Inventários de Almoxarifado e Bens Patrimoniais. 10 anos  
1.8.1.4 Processos de Baixa e Alienação de Bens Patrimoniais. 10 anos  
1.8.1.5 Processos de Empréstimo, Doação, Cessão e Permuta. 10 anos  
1.8.2 Veículos.    
1.8.2.1 Controle de Uso de Veículos (Requisição de Veículos, Planilhas de Controle de Uso, Limpeza, Combustível, Estacionamento). 2 anos  
1.8.3 Extravio e Danificação de Bens.    
1.8.3.1 Ocorrências. 10 anos  
1.8.3.2 Acidentes, Infrações e Multas. 10 anos Para acidentes com vítimas, o prazo de guarda é de 20 anos.
1.8.4 Obras - Construção, Reforma, Recuperação e Restauração de Instalações (Planos, Projetos, Memorial, etc.). Guarda permanente  
1.8.5 Guarda e Segurança Patrimonial.    
1.8.5.1 Controle de Portaria. 1 ano  
1.9 Convênios. 10 anos Após a vigência.
1.9.1 Processos, Convênios e Aditivos.    
1.10 Licitação.    
1.10.1 Cadastro de Fornecedores. 10 anos  
1.10.2 Processos, Contratos e Aditivos. 10 anos Após a vigência.
2 ATIVIDADE-FIM    
2.1 Fiscalização, Ética e Disciplina.    
2.1.1 Comissão Administrativa de Revisão Externa da Qualidade (CRE).    
2.1.1.1 Atos Normativos e Testemunhais (Normas, Diretrizes, Manuais, Atas). Guarda permanente Possui Valor histórico
2.1.1.2 Atividades de Revisão Externa da Qualidade - com ou sem Ressalva (Processos, Relatórios, Parecer). 5 anos Se gerar processo judicial é de guarda permanente.
2.1.2 Consultas e Pesquisas (Internas e Externas) - (Ofícios, Cartas E-mails). 2 anos  
2.1.3 Atividades de Acompanhamento, Controle e Apoio.    
2.1.3.1 Apuração de Responsabilidade, Sindicância, Denúncia (Notificação, Denúncia, Documentos Fiscalizatórios). 2 anos Após a conclusão. Se improcedente 1 ano. Se procedente gera processo.
2.1.3.1.1 Procedimento de Fiscalização (Processo, Parecer, Relatório). 5 anos Após o transito em julgado. Se gerar processo judicial é de guarda permanente.
2.1.3.1.2 Procedimento Ético e Disciplinar (Processo, Parecer, Relatório). 5 anos Após o transito em julgado. Se gerar processo judicial é de guarda permanente.
2.1.4 Atividades de Controle e Fiscalização do Regional/Federal.    
2.1.4.1 Normas, Diretrizes e Procedimentos. Guarda permanente  
2.1.4.2 Visita e Auditoria (Comunicação, Comunicação, Roteiro de Visita). 2 anos  
2.1.4.3 DHP/DECORE (Requerimento, Solicitação, Prestação de Contas). 5 anos  
2.1.4.4 Relatório, Parecer, Nota Técnica. 5 anos  
2.2 Registro.    
2.2.1 Processos e Procedimentos Referentes ao Registro.    
2.2.1.1 Registro Cadastral (Assentamentos Cadastrais de Organizações Contábeis). Guarda permanente  
2.2.1.2 Registro Profissional (Assentamentos de Registro do Contabilista). Guarda permanente  
2.2.2 Consultas e Pesquisas (Internas e Externas) - (Ofícios, Cartas E-mails). 2 anos  
2.2.3 Cadastro Nacional de Auditores Independentes.    
2.2.3.1 Assentamentos Cadastrais. Guarda Permanente  
2.3 Elaboração de Normas Brasileiras e Internacionais de Contabilidade.    
2.3.1 Comitês, Grupos de Trabalho e Cooperação Técnica para Elaboração de Normas Brasileiras e Internacionais de Contabilidade.    
2.3.1.1 Internacionais (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). Guarda permanente  
2.3.1.2 Nacionais (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). Guarda permanente  
2.3.1.3 Outros (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). Guarda permanente  
2.4 Desenvolvimento da Profissão Contábil.    
2.4.1 Programas e Projetos.    
2.4.1.1 Programa de Educação Continuada. 5 anos  
2.4.1.2 Programa Contabilizando o Sucesso. 10 anos  
2.4.1.3 Programa Excelência na Contabilidade. 5 anos  
2.4.2 Provas e Exames.    
2.4.2.1 Exame de Qualificação Técnica . 5 anos  
2.4.2.1.1 Exame de Qualificação Técnica - Geral. 5 anos  
2.4.2.1.2 Exame de Qualificação Técnica - BCB/SUSEP. 5 anos  
2.4.2.2 Exame de Suficiência. 5 anos  

3

CONSULTORIA JURÍDICA

   
3.1 Acompanhamento de Processos Judiciais. 5 anos  
3.2 Acompanhamento de Processos Trabalhistas. 5 anos  
3.3 Assessoria (Parecer, Relatórios). Guarda permanente  

4

ASSESSORIA PARLAMENTAR

   
4.1 Projetos de Lei de Interesse do Sistema.    
4.1.1 Aprovados. Guarda permanente  
4.1.2 Não Aprovados e Ação Direta de Inconstitucionalidade. 10 anos  

5

COMUNICAÇÃO SOCIAL

   
5.1 Publicações. Guarda permanente  
5.2 Entrevistas, Reportagens, Campanhas e Publicidades Diversas. Guarda permanente  
6 EVENTOS    
6.1 Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e Trabalhos Apresentados (Documentos Históricos).    
6.1.1 Congressos, Conferências, Seminários, Simpósios, Encontros, Convenções, Ciclo de Palestras, Mesas Redondas. Guarda permanente  
6.1.2 Registros de Solenidade, Comemoração, Homenagem, Festa, Exposição. Guarda permanente  
7 SISTEMA DE QUALIDADE ISO    
7.1 Normas, Diretrizes, Processos, Procedimentos Referentes ao Sistema de Qualidade ISO.    
7.1.1 Lista Mestra de Documentos (Inclusive Interna e Externa). Guarda permanente  
7.2 Auditorias Internas e Externas - Relatórios de Auditoria, não Conformidades (RNC), planos de ação (PAC). Guarda permanente  
7.3 Certificados e Renovação dos Certificados da ISO. Guarda permanente  
OBS.: A guarda dos documentos poderá ser efetuada por meios digitais, com base na legislação vigente.

ANEXO II

REGRAS GERAIS DE DESCARTE E DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

1. Digitalização de Documentos

1.1 A digitalização deverá ocorrer em acervos arquivísticos que já tenham sido previamente tratados, ou seja, que o acervo já tenha sido previamente classificado, avaliado, higienizado, identificado e organizado, evitando-se, dessa forma, a migração para o suporte informatizado de documentação desnecessária.

1.2 A digitalização deverá ocorrer após a realização de projetos de digitalização onde deverão constar, obrigatoriamente, informações sobre o planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivos digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade em curto, médio e longo prazos dos documentos digitalizados.

1.3 Os documentos em papel, classificados na Tabela de Temporalidade como GUARDA PERMANENTE, somente poderão ser eliminados após digitalizados e submetidos ao processo de certificação digital, tutelado pela ICP-Brasil, para que preservem as características de autenticidade e integridade com relação ao documento em papel.

1.4 Os documentos em papel classificados na Tabela de Temporalidade como de VALOR HISTÓRICO, após digitalizados, não deverão ser eliminados.

1.5 Os Conselhos deverão adotar política de preservação de documentos digitalizados, mediante a criação de uma equipe multidisciplinar com esta incumbência e cuja política deverá ser revisada e adaptada, periodicamente.

1.6 A guarda permanente de documentos digitalizados deverá ser organizada por processo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), observada a política de segurança de documentos digitais.

2. Descarte de Documentos

2.1 O Conselho de Contabilidade deverá constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, visando à análise e definição da documentação destinada ao descarte e/ou digitalização, nos termos e prazos definidos na Resolução CFC n.º 1.248/09.

2.2 Serão descartados os documentos que cumpriram os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade, sem que seja obrigatória sua digitalização.

2.3 Será elaborada, pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos referida no item 2.1, lista de documentos a serem eliminados.

2.4 Documentos em papel, aptos para o descarte, somente serão descartados após o transcurso do prazo de edital (Modelo A), a ser publicado nos termos da Resolução CFC n.º 1.000/04.

2.5 Depois de cumpridos os prazos estabelecidos para o descarte, os documentos serão fragmentados, não sendo permitida a utilização de qualquer outro meio prejudicial ao meio ambiente.

2.6 Será lavrado, pela Comissão referida no item 2.1, termo de eliminação de documentos - Modelo B.

2.7 Os responsáveis pela atividade de fragmentação de documentos, quando realizada pelo próprio Conselho, durante o processo deverão fazer uso de equipamentos de proteção individual.

MODELO A

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N.º _______

O Presidente do Conselho ________________, no uso de suas atribuições regimentais, faz saber, a quem possa interessar, que a partir do 30º (trigésimo) dia subsequente à data de publicação deste Edital, serão eliminados - especificar: exemplo os processos de fiscalização transitados em julgado e arquivados há mais de 5 (cinco) anos - e cuja relação poderá ser verificada na página deste Conselho - www.crc.org.br - nos termos do previsto na Resolução CFC n.º 1.248/09, que define a Tabela de Temporalidade de documentos para o Sistema CFC/CRCs.

A partir do prazo supramencionado, os documentos de que trata o presente Edital serão eliminados mediante fragmentação.

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas o desentranhamento de documentos ou cópia de peças do processo, mediante petição, desde que tenham respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido.

Local e data

Presidente do Conselho de Contabilidade

(O Edital deverá ser publicado nos termos do regramento definido na Resolução CFC n.º 1.000/04 e veiculado na página do Conselho na internet).

MODELO B

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos _____ dias do mês de ____________ do ano de dois mil __________________, a Comissão, instituída pela Portaria CRC__ n.º ___________, procedeu à eliminação dos documentos mencionados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n.º ___________ e listados no respectivo Anexo, tendo sido cumpridos os prazos de guarda em conformidade com o previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos, definida pela Resolução CFC n.º 1.248/09.

Local e data

Assinatura dos membros da

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos


(...)

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