Aceitação e continuidade de clientes e trabalhos específicos

NBC - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-P - NORMAS PROFISSIONAIS

NBC-PA - NORMAS PARA AUDITOR INDEPENDENTE

NBC-PA-01 - CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS (PESSOAS JURÍDICAS E FÍSICAS) DE AUDITORES INDEPENDENTES

GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO

GUIA DE CONTROLE DE QUALIDADE PARA FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

3. Aceitação e continuidade de clientes e trabalhos específicos

3.1.  Visão geral

A NBC-PA-01, itens 26 a 28, afirma:

26. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para a aceitação e continuidade do relacionamento com clientes e trabalhos específicos, projetados para fornecer à firma segurança razoável de que aceitará ou continuará esses relacionamentos e trabalhos nos casos em que a firma:

• (a) é competente para executar o trabalho e possui habilidades, incluindo tempo e recursos, para isso (ver itens A18 e A23 da NBC-PA-01);
• (b) consegue cumprir as exigências éticas relevantes; e
• (c) considerou a integridade do cliente, e não tem informações que a levariam a concluir que o cliente não é íntegro (ver itens A19, A20 e item A23 da NBC-PA-01).

27. Essas políticas e procedimentos devem requerer que:

• (a) a firma obtenha as informações que considerar necessárias nas circunstâncias, antes de aceitar um trabalho com novo cliente, quando decidir sobre a continuação de trabalho existente e quando considerar a aceitação de novo trabalho com cliente existente (ver itens A21 e A23 da NBC-PA-01);
• (b) no caso de ser identificado possível conflito de interesses na aceitação de trabalho de cliente novo ou existente, a firma deve determinar se é apropriado aceitá-lo;
• (c) no caso de terem sido identificados problemas e a firma decidir aceitar ou continuar o relacionamento com o cliente ou um trabalho específico, a firma deve documentar como esses problemas foram resolvidos.

28. A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para a continuidade de trabalho e do relacionamento com o cliente, contemplando as circunstâncias em que a firma obtém informações que a teriam levado a recusar o trabalho se essas informações estivessem disponíveis antes. Essas políticas e procedimentos devem incluir as seguintes considerações:

• (a) as responsabilidades profissionais e legais que se aplicam às circunstâncias, incluindo se há exigência para que a firma se reporte à pessoa ou às pessoas que fizeram a indicação ou, em alguns casos, às autoridades reguladoras; e
• (b) a possibilidade de se retirar do trabalho ou de ambos, trabalho e relacionamento com o cliente (ver itens A22 e A23 da NBC-PA-01).

3.2. Aceitação e continuidade

Tomar a decisão errada de aceitar novo cliente ou continuar com cliente problemático pode ter impacto negativo sobre qualquer firma de auditoria, principalmente no caso das firmas de pequeno e médio porte. Esses clientes podem influenciar a capacidade da firma de prestar um serviço adequado aos clientes mais rentáveis e afetar o crescimento potencial da firma como um todo.

Consequentemente, a firma e seus sócios e equipe devem aceitar novos trabalhos ou continuar trabalhos e relações com clientes existentes somente depois de o sócio do trabalho, com base em processo de revisão, ter determinado que:

1. a integridade do cliente foi considerada, e não há informações que levariam à conclusão que o cliente não é íntegro;
2. a firma e a equipe de trabalho possuem a competência necessária, incluindo recursos e tempo, para concluir o trabalho;
3. a firma e seus sócios e equipe podem cumprir as exigências éticas relevantes, incluindo ser independente em relação ao cliente de acordo com a NBC-PA-290 e a NBC-PA-291; e
4. os requisitos de controle de qualidade da firma podem e foram cumpridos.

3.2.1.  Aceitação e continuidade – Firma

A firma deve estabelecer políticas e procedimentos para obter segurança razoável de que ela identifica e avalia as possíveis fontes de risco associado à relação com cliente ou a trabalho específico.

Para auxiliar esse processo e fornecer um ambiente para a aplicação de tomadas de decisões consistentes, recomenda-se que a firma desenvolva e/ou use exemplos de listas de verificação e/ou questionários aceitos pelo setor para assegurar a aplicação consistente das considerações de aceitação e continuidade. Esses exemplos devem ser incluídos no item de planejamento (incluindo lista de verificação de planejamento, perfil de cliente e considerações de risco) dos pacotes de papéis de trabalho padrão da firma. O pessoal deve preencher esses exemplos para todos os trabalhos e eles devem ser revisados pelos revisores como parte do processo de revisão.

Para cada trabalho em andamento, sugere-se que a revisão da continuidade do cliente documentada considere e determine se é adequado continuar a prestar serviços ao cliente, com base no trabalho anterior e no planejamento para a continuidade do trabalho. Ao determinar a continuidade do trabalho, a firma pode considerar assuntos significativos que surgiram durante os trabalhos atual e anterior e as implicações dessas considerações na relação com o cliente. O processo de revisão deve incluir, também, a consideração de quaisquer requisitos de rotação de profissionais.

A firma deve documentar a decisão e como os assuntos identificados foram resolvidos. Sugere-se que o sócio do trabalho aprove e ratifique a decisão de aceitar ou continuar o trabalho.

Se, após a conclusão da fase de aceitação e planejamento, foram identificados riscos significativos associados com o cliente ou trabalho, o assunto deve ser discutido com a pessoa adequada na firma a quem foi atribuída a responsabilidade pela aprovação de novos clientes ou continuidade de clientes existentes. Sugere-se que seja exigida aprovação formal e que a firma documente como os assuntos foram resolvidos. Se os problemas envolvem assuntos relacionados com ética, sugere-se que a pessoa responsável pela ética na firma também forneça sua aprovação.

No caso de firmas de pequeno porte, onde um único sócio pode ser responsável pela aceitação de clientes e pela ética, pode ser adotada uma política que requer a aprovação de um segundo sócio para clientes com riscos maiores (ética, independência, conflito de interesse, cumprimento das normas internacionais de contabilidade (IFRS), pelo cliente ou cooperação necessária do cliente para aplicar normas de auditoria e assim por diante).

DICAS ÚTEIS

Ao avaliar os possíveis riscos associados a um trabalho e decidir se a firma pode administrar os riscos efetivamente, considere:

1. se os sócios e equipe são, ou podem razoavelmente tornar-se, suficientemente competentes para assumir o trabalho (isso incluiria conhecimento do setor e dos objetos e experiência com requisitos regulamentares e em relação a relatórios);
2. o acesso a quaisquer especialistas que podem ser necessários;
3. a identificação e disponibilidade das pessoas designadas para realizar a revisão da qualidade do trabalho (se necessário);
4. qualquer uso proposto do trabalho de outro auditor ou contador (incluindo qualquer colaboração que pode ser necessária de outros escritórios da firma ou de firma da mesma rede);
5. a capacidade de cumprir o prazo de apresentação de relatórios do trabalho;
6. se existe algum conflito de interesse real ou potencial;
7. se há ou pode haver salvaguardas aplicadas e mantidas para quaisquer ameaças de independência identificadas para reduzi-las a um nível aceitável;
8. a qualidade da administração do cliente (potencial), bem como dos responsáveis pela sua governança e daqueles que controlam ou exercem influência significativa sobre a entidade, incluindo sua integridade, competência e reputação empresarial (incluindo consideração de quaisquer ações contra a organização ou publicidade negativa sobre ela), juntamente com a experiência atual e passada da firma;
9. a atitude dessas pessoas e desses grupos em relação ao ambiente de controle interno e seus pontos de vista sobre interpretações agressivas ou inadequadas de normas contábeis (incluindo consideração de quaisquer relatórios com ressalva anteriormente emitidos e a natureza das ressalvas);
10. a natureza das operações da entidade, incluindo suas práticas empresariais e a saúde fiscal da organização;
11. se a firma está sob pressão do cliente para manter as horas cobráveis (honorários cobrad a um nível injustificadamente baixo;
12. se a firma espera alguma limitação de alcance;
13. se existe algum sinal de envolvimento criminoso; e
14. consideração da confiabilidade do trabalho feito pela firma anterior e como ela respondeu às comunicações (isso incluiria conhecer as razões que levaram o cliente a abandonar a firma anterior).

Se, depois de aceitar ou continuar um trabalho, a firma recebe informações que, se conhecidas antes, teriam resultado na recusa do trabalho, a firma deve considerar se continuará o trabalho e normalmente buscará assessoria legal com relação a sua posição e opções para assegurar que cumprirá os requisitos profissionais, regulamentares e legais.

Para auxiliar as firmas no processo de aceitação e continuidade de cliente, o Anexo C traz orientação, que pode ser usada para auxiliar a firma no desenvolvimento de suas políticas e procedimentos.

3.3. Propostas para novos clientes

A emissão de qualquer proposta a cliente deve ser precedida por uma avaliação do cliente em potencial e da aprovação autorizada.

Para cada novo cliente, deve ser seguido um processo de revisão e sugere-se que esse processo seja documentado antes de a firma poder aceitar o trabalho, incluindo uma avaliação dos riscos associados ao cliente.

Sugere-se que a firma indague o pessoal ou terceiros ao determinar se deve considerar uma proposta de novo cliente. Isso pode incluir falar com a instituição financeira com a qual o cliente trabalha e consultar os consultores jurídicos dessa instituição e outros pares do setor (sujeito à legislação de privacidade e aos requisitos de confidencialidade da jurisdição da firma). A firma também pode fazer busca de antecedentes, por exemplo, utilizando informações on-line que podem estar prontamente disponíveis.

Depois de determinada a aceitação de novo cliente, a firma deve cumprir as exigências éticas relevantes (como se comunicar com a firma anterior se requerido pelo Código de Ética Profissional do órgão membro) e elaborar carta de contratação para ser assinada pelo novo cliente.

A partir de 01/06/2019 passou a vigorar a NBC-PG-01 (Código de Ética Profissional do Contador)

3.4. Renúncia à relação com cliente

A firma deve definir o processo a ser seguido quando tiver sido determinado que é necessário retirar-se do trabalho. Esse processo normalmente inclui:

1. considerar os requisitos profissionais, regulamentares e legais e quaisquer comunicações obrigatórias que devem ser feitas em decorrência dos mesmos;
2. reunião com a administração e com os responsáveis pela governança do cliente para discutir os fatos e as circunstâncias que levaram à retirada; e
3. documentação dos assuntos significativos que levaram à retirada, incluindo os resultados de quaisquer consultas, as conclusões a que se chegou e a base para essas conclusões.

Estudo de caso – Aceitação e continuidade

Para detalhes do estudo de caso, consultar a “Introdução ao estudo de caso” no Guia.

M.M Auditores Independentes

Marcelo deve estabelecer políticas e procedimentos para a aceitação e continuidade de clientes. Isso ajuda a firma a determinar se a sua equipe atual possui as competências necessárias para executar o trabalho. Além disso, a firma deve considerar formalmente a integridade do cliente antes do início de cada trabalho.

A M.M Auditores Independentes parece não ter tais políticas ou procedimentos. Isso fica evidente pela intenção de Marcelo oferecer trabalho de auditoria a companhias abertas como complemento de equipe de quatro pessoas, sem que alguma delas seja profissional habilitado (contador devidamente registrado no órgão competente). Outro exemplo é a recente aceitação de cliente com reputação suspeita.

Marcelo pode estar dando maior ênfase à geração de receita em vez da formulação de processo formal para que o pessoal da firma consiga adotar ao abordar cada novo trabalho de clientes em potencial. Isso pode levar a firma a aceitar trabalhos mais arriscados, incentivada pelo volume de honorários em vez da aplicação de normas profissionais.

Marcelo tem bastante trabalho para se adequar ao padrão requerido pela NBC-PA-01, itens 26 a 28.

Seu manual de controle de qualidade poderia estabelecer uma política de investigação de potenciais novos clientes por meio de indagação de fontes de referência e outros na comunidade e de busca pela internet. Assuntos como equipe, competências e independência devem ser sistematicamente considerados e incluídos nos questionários e nas listas de verificação de aceitação e continuidade.