ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

LIVROS, REGISTROS E DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS

LIVROS CONTÁBEIS E AUXILIARES - LIVROS FISCAIS (Revisado em 07-03-2024)

1. LIVRO CAIXA - EMPRESARIAL

1. Livro Caixa - Formalidades para Escrituração
2. Livro Caixa - Nas empresas que Optaram pela Tributação com base no Lucro Presumido ou pelo SIMPLES
3. Livro Caixa para Registro de Pequenas Despesas - Lucro Real
4. Saldo Credor no Livro Caixa = Omissão de Receita
5. Textos a Serem Lidos
6. O Perfeito Gerenciamento do Fluxo de Caixa

1.1. Livro Caixa - Formalidades para Escrituração

O Livro Caixa pode ser escriturado de forma manual, mecanizada ou em computadores eletrônicos. Os livros para escrituração manual são encontrados em papelarias especializadas no fornecimento de livros contábeis e fiscais.

É importante destacar que o Caixa na verdade é o tesoureiro da empresa ou de qualquer outra entidade com ou sem fins lucrativos. Logo, o Livro Caixa refere-se à escrituração do dinheiro movimentado pelo tesoureiro, isto é, pelo Caixa como pessoa natural ou física.

Para melhor entendimento de como deve ser feita a escrituração do Livro Caixaé necessário ler o texto a seguir.

1.2. Livro Caixa - Nas empresas que Optaram pela Tributação com base no Lucro Presumido ou pelo SIMPLES

Nas empresas que optam pelos sistemas de tributação conhecidos como SIMPLES e Lucro Presumido, o Livro Caixa substituía o Livro Diário e o Razão, de conformidade com a já antiga legislação em vigor. Porém, houve modificação na legislação que pode ser verificada no texto intitulado A Dispensa da Escrituração Contábil.

Atualmente somente estão liberadas da escrituração do Livro Diário as empresas individuais classificadas como MEI - Microempreendedor Individual. Em tese, essa nova regra, que está explicada no texto Contabilidade Mercantil, também vale para as empresas que optaram pela tributação com base no Lucro Presumido.

De conformidade com a legislação do imposto de renda, no Livro Caixa devem ser lançados não somente as Despesas e as Receitas em dinheiro. Devem ser lançadas todas as demais movimentações (entradas e saídas) de numerário, incluindo as movimentações bancárias. Ou seja, dessa forma o Livro Caixa terá toda a movimentação financeira da empresa, entre as quais estão os recebimentos e pagamentos de duplicatas próprias e de terceiros, respectivamente, e ainda os depósitos e saques em suas contas bancárias.

Exemplo: Se um cliente pagou uma Duplicata no banco, deve ser contabilizada no Livro Caixa a entrada do dinheiro relativo ao recebimento da duplicata e a saída do dinheiro para "depósito" (crédito em conta corrente) no banco.

Isto significa que o Livro Caixa passa a ter quase todos os lançamentos que seriam feitos no Livro Diário, excetuando-se os controles de Contas a Receber e de Contas a Pagar, as contas do Ativo Permanente com as respectivas depreciações e amortizações, que são importantes para estabelecimento dos Custos Fixos.

Veja informações complementares nos textos intitulados:

1. A Contabilidade Simplificada da ME e EPP
2. O Que os Empresários Precisam e Devem Saber

E ainda existe outro detalhe importante, que se refere a distribuição de resultados aos sócios ou ao titular da empresa. As explicações estão no texto denominado Incentivos Fiscais à Contabilização.

Considerando-se que, segundo o Regulamento do Imposto de Renda o lançamento no Livro Caixa também deve envolver as movimentações bancárias, fica muito complicada a sua escrituração, tendo em vista que o Livro Caixa não apresenta os saldos bancários; apresenta apenas os lançamentos de entrada com a respectiva saída, ou vice-versa.

O ideal seria a utilização de Livros Caixas Auxiliares, ou seja, um para cada uma das contas bancárias e outro para as entradas e saídas de dinheiro na tesouraria. Então, todos estes seriam totalizados no Livro Caixa Geral na forma de Livro de Balancetes Diários e Balanços. Se assim fosse feito, na prática o Livro Caixa Geral já seria o Livro Diário e cada um dos Caixas Auxiliares seria o Razão de cada uma das contas.

Portanto, para se ter uma contabilidade organizada, bastaria os livros auxiliares (Razão) de Contas a Receber (incluindo os investimentos em títulos e valores mobiliários), Contas a Pagar e das Imobilizações.

Para iniciar a contabilização no Livro Diário, veja o texto sobre o Balanço de Abertura da Escrituração Contábil.

Veja também as explicações na NBC-ITG-1000 - Escrituração Contábil Simplificada para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, vigente a partir de 01/01/2012.

1.3. Livro Caixa para Registro de Pequenas Despesas - Lucro Real

As médias e pequenas empresas que optarem pela tributação pelo imposto de renda com base no Lucro Real, cujo sistema as grandes empresas são obrigadas a utilizar, geralmente escrituram o Livro Caixa de forma manuscrita para o registro de pequenas despesas por intermédio de funcionário designado em seções ou departamentos, os quais recebem pequeno numerário para atendimento de despesas de baixa monta como as de transporte urbano, táxi e outras necessidades que não sejam encontradas no estoque de material de expediente da empresa.

Nesses casos, considerando-se que os valores lançados no Livro Caixa serão totalizados no Livro Diário ou no Livro de Balancetes Diários e no Livro Razão, não há a necessidade de autenticação do Livro Caixa nas Juntas Comerciais e nos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Jurídicas.

Outras empresas usam programas que, além da movimentação de Caixa (de dinheiro), fazem a atualização dos estoques, mediante a emissão de comprovantes de saída das mercadorias. Muitas dessas empresas, no passado esqueciam de emitira correspondente Nota Fiscal. Por esse motivo a Lei 8.137/1990 (artigo 2º inciso V) passou a penalizar a venda de programas de computadores que oferecessem ao empresariado informação diversa daquela que era apresentada ao Fisco. Uma das empresas penalizadas era fabricante de Caixas Registradoras.

Veja também o sistema de utilização de Caixa Registradora, que é um equipamento ECF - Emissor de Cupom Fiscal (Convênio ECF 01/1998).

1.4. Saldo Credor no Livro Caixa = Omissão de Receita

A manutenção de saldo credor no Livro Caixa, de conformidade com a legislação do imposto de renda, constituí-se em OMISSÃO DE RECEITA. Por que?

A existência de saldo credor no Livro Caixa significa à primeira vista que houve Omissão de Receita. Significa que alguma receita não foi contabilizada porque alguma mercadoria foi vendida ou algum serviço foi prestado sem a emissão denota fiscal e o dinheiro não contabilizado no Livro Caixa foi utilizado para pagar contas que foram contabilizadas. Isto é, não foi contabilizada no caixa a entrada do dinheiro (suprimento de fundos no Caixa), mas foi contabilizada a sua saída.

Porém, nem sempre é uma omissão de receita o que realmente acontece. Fato geralmente ocorrido é aquele em que o proprietário, sócio ou gerente das microempresas e das empresas de pequeno e médio porte muitas vezes paga determinadas quantias sem explicar para o escritório de contabilidade que aquele valor deve ser creditado à pessoa que efetivamente efetuou o pagamento em substituição ao Caixa (o tesoureiro).

Como a legislação sobre o Lucro Presumido determina que o movimento bancário deve ser contabilizado no Livro Caixa, o eventual saque a descoberto em conta corrente bancária chamada de "garantida" (Adiantamento em Conta Corrente bancária) deve ser contabilizado no Livro Caixa como empréstimo recebido do Banco em que está a citada conta corrente com saldo devedor. Assim, o débito feito no Livro Caixa pela entrada do dinheiro emprestado pelo Banco cobrirá o saldo Credor de Caixa. Mas, logo que seja efetuado um depósito naquela conta corrente bancária com saldo devedor, este depósito deve ser contabilizado como liquidação parcial ou total daquele empréstimo representado pelo saldo devedor em conta corrente bancária. Para evitar a confusão que se estabelece nesses casos, melhor seria efetuar a contabilização das movimentações bancárias em Livro Caixa Auxiliar (um para cada banco e outro para o tesoureiro), que seriam totalizados no Livro Caixa Geral. Diante dessa forma de contabilização,adicionado de registros das contas a receber e a pagar, na prática tem-se um sistema de contabilização básico.

1.5. Textos a Serem Lidos

Por isso, é extremamente interessante que sejam lidos os seguintes textos:

1. A Contabilidade Simplificada das ME e EPP
2. NBC-ITG-1000 - Escrituração Contábil  para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte
3. Balanço de Abertura da Escrituração Contábil
4. Incentivos Fiscais à Contabilização
5. O Que os Empresários Precisam e Devem Saber
6. Indenização do Fundo de Comércio e de Lucros Cessantes
7. Os Prejuízos dos Comerciantes Assaltados

1.6. O Perfeito Gerenciamento do Fluxo de Caixa

Veja em Contabilidade Gerencial outras formas de controle das disponibilidades em dinheiro,das contas a receber e a pagar mediante a utilização do que se convencionou chamar de Planilha de Fluxo de Caixa (Contabilidade Financeira), que inclui o investimento das sobras em Títulos e Valores Mobiliários e a obtenção ou captação de recursos financeiros para cobrir as deficiências no Fluxo de Caixa.

2. CAIXA REGISTRADORA ECD - ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

As empresas comerciais, em substituição ao Livro Caixa, geralmente usam Caixas Registradoras ou sistema de processamento de dados, que, além de registrar a entrada de numerário e sua transferência para o Caixa Geral, também registra em Contas a Receber os pagamentos efetuados por clientes ou fregueses mediante a utilização de cartões de crédito e de débito e ainda a saídas ou baixas nos Estoques de produtos para venda e de mercadorias para revenda.

Produtos são os de fabricação própria e mercadorias são os produtos adquiridos de terceiros.

Veja o sistema de utilização de Caixa Registradora, que é um equipamento ECF - Emissor de Cupom Fiscal (Convênio ECF 01/1998).

Veja ainda Contabilidade Digital.

3. LIVRO CAIXA - DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS

1. Pessoas Físicas de Modo Geral
2. Garimpeiro Autônomo
3. Prestação de Serviços de Transporte Autônomo

3.1. Pessoas Físicas de Modo Geral: Perguntas e Respostas da Receita Federal - Ano-Calendário 2009

NOTA: Veja também as Perguntas e Respostas relativas ao Ano-Calendário 2010. A Instrução Normativa 015/2001 continua em vigor,servindo como regra geral para utilização do Livro Caixa por Autônomos.

Quem pode deduzir as despesas escrituradas em livro Caixa?

O contribuinte que receber rendimentos do trabalho não assalariado, o titular de serviços notariais e de registro e o leiloeiro podem deduzir da receita decorrente do exercício da respectiva atividade as seguintes despesas escrituradas em livro Caixa: (art. 51 da IN SRF15/2001, Art. 6º da Lei 8.134/1990 e inciso I do art. 4º da Lei 9.250/1995)

1 - a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários; (art. 51 da IN SRF 15/2001)

2 - os emolumentos pagos a terceiros, assim considerados os valores referentes à retribuição pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais; e (art. 51 da IN SRF 15/2001)

3 - as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e a manutenção da fonte produtora; (art. 51 da INSRF 15/2001)

4 - A partir de 28 de agosto de 2009, até o exercício de2014, ano-calendário de 2013, para fins de implementação dos serviços de registros públicos, em meio eletrônico, os investimentos e demais gastos efetuados com informatização, que compreende a aquisição de hardware, aquisição e desenvolvimento de software e a instalação de redes pelos titulares dos referidos serviços, poderão ser deduzidos da base de cálculo mensal e da anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. (art. 3º da Lei 12.024/2009)

Os investimentos e gastos efetuados deverão estar devidamente escriturados no Livro Caixa e comprovados com documentação idônea, a qual será mantida em poder dos titulares dos serviços de registros públicos, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição. (§ 1º do art. 3º da Lei 12.024/2009)

Na hipótese de alienação dos bens acima mencionados, o valor da alienação deverá integrar o rendimento bruto da atividade. (§ 2º do art. 3ºda Lei 12.024/2009)

O excesso de deduções apurado no mês pode ser compensado nos meses seguintes, até dezembro, não podendo ser transposto para o ano seguinte.(§ 3º do art. 3º da Lei 12.024/2009)

Atenção: Não são dedutíveis: (art. 51 da IN SRF 15/2001)

• as quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como as despesas de arrendamento (leasing); (art. 51 da IN SRF 15/2001)
• as despesas de locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo, quando correrem por conta deste; (art. 51 da IN SRF 15/2001)
• as despesas relacionadas à prestação de serviços de transporte e aos rendimentos auferidos pelos garimpeiros.

As despesas de custeio escrituradas em livro Caixa podem ser deduzidas independentemente deas receitas serem oriundas de serviços prestados como autônomo a pessoa física ou jurídica.

(Lei 9.250/1995, art. 4º, inciso I; Lei 12.024/2009, art. 3º, RIR/1999, art. 75; Instrução Normativa SRF 15/2001, art. 51)

3.2. Garimpeiro Autônomo - Lei7.713/1988:

Art. 10. O imposto incidirá sobre dez por cento do rendimento bruto auferido pelos garimpeiros matriculados nos termos do art. 73 do Decreto-Lei 227, de 28 de fevereiro de 1967, remunerado pelo art. 2º do Decreto-Lei 318, de 14 de março de 1967, na venda a empresas legalmente habilitadas de metais preciosos, pedras preciosas e semipreciosas por eles extraídos.

Parágrafo único. A prova de origem dos rendimentos de que trata este artigo far-se-á com base na via da nota de aquisição destinada ao garimpeiro pela empresa compradora (emitida por PCO -Posto de Compra de Ouro).

OBSERVAÇÃO: A Nota de Negociação (Nota de Aquisição) referida no parágrafo único acima é a instituída pela IN SRF 049/2001. Os Postos de Compra de Ouro- PCO são regulamentados pelo Banco Central do Brasil (Ver o MNI 1-4-1). Ver ainda Ouro - Ativo Financeiro - MTVM -Manual de Títulos e Valores Mobiliários.

Considerando que o garimpeiro matriculado é tributado por uma espécie de Lucro Presumido, visto que é tributado em apenas 10% do valor da Nota de Negociação de Ouro (Nota de Aquisição emitida pelo PCO - Posto de Compra de Ouro, não pode deduzir quaisquer outras despesas do seu Rendimento Tributável.

3.3. Prestação de Serviços por Transportador Autônomo

Considerando que o Transportador Autônomo brasileiro é tributado por uma espécie de Lucro Presumido, visto que é tributado em apenas sobre uma parcela do valor cobrado pelo Transporte, não são dedutíveis quais despesas operacionais.